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Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT ET
D'ACHAT LOCAL
POUR LES BIENS ET SERVICES DE MOINS DE
100 000 $
ADOPTÉE LE 7 MAI 2018
Rés : #18-05-06
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
PRÉAMBULE
La Politique d'approvisionnement et d'achat local précise les orientations privilégiées
et les façons de faire de la Municipalité de Saint-Siméon en matière
d'approvisionnement et d'achat local.
RÉFÉRENCES
Lois provinciales en matière de travail, notamment la Politique de gestion
contractuelle de la Municipalité de Saint-Siméon, le Code d'Éthique de la Municipalité
de Saint-Siméon, le Code municipal du Québec, la Loi d'accès à l'égalité dans les
organismes publics, la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels.
BUT
Le conseil de la municipalité désire par cette politique d'approvisionnement et de
l'achat local définir pour la Municipalité de Saint-Siméon, les règles en matières de
fourniture de biens et services et de gestion des inventaires tout en orientant la
stratégie et les actions en faveur de l'achat local pour l'approvisionnement des
contrats de moins de 100 000 $.
ARTICLE
01
-
DÉFINITIONS
Achat
Toute fourniture d'un bien ou d'un service requis dans
le cours normal des opérations de la Municipalité.
Appel d'offres
Processus d'acquisition public ou par voie d'invitation
qui sollicite auprès de fournisseurs des propositions
écrites de prix pour le bien ou services suivant des
conditions définies à l'intérieur d'un devis.
Bon de commande
Document confirmant à un fournisseur la marchandise
à livrer ou le service à exécuter selon les conditions
négociées.
Contrat
Entente écrite décrivant les termes et conditions liant la
Municipalité avec un fournisseur relativement à l'achat
ou la location d'un bien ou un service duquel découle
une obligation de nature monétaire.
Devis
Document de nature administrative ou technique qui
décrit par l'entremise de clauses et spécifications le bien
ou service à acquérir de même que les conditions
inhérentes.
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
Fournisseurs
Toute personne physique ou morale qui offre des biens
ou des services.
Municipalité
Désigne la Municipalité de Saint-Siméon.
Requérant
La personne qui requiert un bien ou un service pour
l'accomplissement de sa tâche et la réalisation d'une
activité municipale dont elle a la responsabilité.
Soumission
Proposition reçue suite à un appel d'offres.
ARTICLE
02
-
OBJECTIFS
La Politique d'approvisionnement et d'achat local vise à doter adéquatement la
Municipalité de Saint-Siméon d'une politique qui assure aux contribuables que les
sommes dépensées pour les fourniture de biens et de services, de quelque nature
que ce soit ou de quelque importance financière que ce soit, le sont selon des règles
précises conformes aux principes d'une saine administration tout en favorisant
l'intégration des notions de l'achat local. Elle vise également à doter la Municipalité
d'un processus d'approvisionnement souple, confidentiel, rigoureux, transparent et
équitable.
Définir et diffuser les principes et les processus en matière d'approvisionnement,
d'achat local et de développement durable.
Préciser les règles et responsabilités des différentes instances et des différents
intervenants de la Municipalité de Saint-Siméon.
Cette politique vise à :
-
permettre à la Municipalité d'acheter aux meilleures conditions (prix, qualité,
service, délai, etc.), tout en tenant compte des exigences des services-clients
et des disponibilités du marché;
-
définir
les
responsabilités
des
services-clients
et
du
Service
d'approvisionnements en matière de fourniture de biens et services;
-
favoriser les économies d'échelle par des regroupements d'achats;
-
assurer la disponibilité des marchés à long terme tout en favorisant
l'acquisition chez les fournisseurs locaux de toutes tailles;
-
favoriser l'adéquation entre les besoins opérationnels de la Municipalité et le
potentiel des marchés locaux;
-
favoriser les intérêts de la Municipalité;
-
gérer les inventaires de façon efficiente afin de répondre aux besoins des
requérants;
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
-
favoriser la normalisation des biens et services;
-
gérer efficacement le processus d'approvisionnement en privilégiant le plus
possible les produits et services écologiques. Opter, par exemple, pour des
produits durables, recyclables, réutilisables et de qualité supérieure;
-
sensibiliser les fournisseurs à tenir compte des notions de développement
durable et d'achat local dans leurs produits et services offerts à la
Municipalité.
ARTICLE
03
-
PRINCIPES
La Politique d'approvisionnement et d'achat local s'appuie sur de principes d'équité,
de transparence, d'intégrité, d'honnêteté et de loyauté.
Elle se veut un moyen de permettre à la Municipalité de réaliser sa mission, dans le
respect de ses valeurs, en fournissant aux services des biens et services de qualité,
aux conditions les plus avantageuses en conformité avec les lois, les accords
commerciaux en vigueur ainsi que toute autre décision du conseil de la municipalité.
La présente politique doit s'inscrire dans l'esprit des stratégies d'achat local et de
développement durable. Favoriser l'achat local pour conserver une économie
locale dynamique et assurer les emplois dans notre municipalité. Favoriser un
développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la
capacité des générations futures de répondre aux leurs (comme par exemple
par l'acquisition de produits fabriqués à partir de matières recyclées (papier,
poubelles de plastique...), par l'utilisation de produits d'entretien dont la
composition n'altère pas les surfaces des équipements ou par l'utilisation de
produits biodégradables...).
Cette politique doit inciter les fournisseurs de la Municipalité à fournir des produits
et services qui sont conformes aux lois.
ARTICLE
04
-
CHAMPS D'APPLICATION
La
direction
générale
est
responsable
de
l'ensemble
des
processus
d'approvisionnement, de la gestion et de l'application de la présente politique.
1er CHAMP
:
LES DEMANDES de moins de 500 $
Les demandes de biens et services de moins de 500 $ suivent un processus inscrit
dans la Politique d'approvisionnement et d'achat local de la Municipalité de Saint-
Siméon.
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
2e CHAMP
:
LES DEMANDES de 500 $ à 24 999 $
Les demandes de biens et services si situant entre 500 $ et 24 999 $ suivent un
processus inscrit dans la Politique d'approvisionnement et d'achat local de la
Municipalité de Saint-Siméon.
3e CHAMP
:
LES DEMANDES de 25 000 $ à 99 999 $
Les demandes de biens et services si situant entre 25 000 $ et 99 999 $ suivent un
processus inscrit dans la Politique d'approvisionnement et d'achat local de la
Municipalité de Saint-Siméon.
ARTICLE
05
-
PROCESSUS D'ACQUISITION
1er CHAMP
:
Moins de 500 $
Favoriser l'achat local si le produit est disponible par un fournisseur ayant une place
d'affaires dans la Municipalité de Saint-Siméon dans la mesure où le prix est
comparable. Si le produit est offert par plus d'un fournisseur local, le choix des
fournisseurs sollicités pour chacun des marchés de la Municipalité doit se faire de
façon à assurer une rotation de ceux-ci, afin de veiller à ce qu'ils soient traités
équitablement.
La Municipalité pourra élargir son champ de sélection aux fournisseurs ayant une
place d'affaires sur le territoire de Charlevoix, si non, le Québec.
2e CHAMP
:
Entre 500 $ et 24 999 $
Le requérant (employé municipal ou représentant de la municipalité) d'un bien ou
service d'une valeur maximale se situant entre 500 $ et 24 999 $ requis dans le
cadre des opérations courantes de la Municipalité doit :
-
obtenir l'autorisation d'une personne autorisée à dépenser;
-
s'assurer si le bien (ou un équivalent) est disponible en inventaire;
-
vérifier s'il existe une entente d'approvisionnement pour ce bien ou service.
Il pourra alors faire une demande d'achat qui sera traitée par la direction générale
en s'assurant de suivre la procédure établie ci-après :
-
Valider la disponibilité de ce bien (ou l'équivalent) ou service chez un
fournisseur ayant une place d'affaires sur le territoire de la Municipalité de
Saint-Siméon;
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
-
négocier le prix dans le meilleur intérêt de la Municipalité;
-
demander un prix comparable à des fournisseurs extérieurs de la
municipalité;
-
accepter un montant égal ou supérieur à 10% d'un fournisseur inscrit à
notre banque de fournisseur et qui a une place d'affaires dans la
municipalité;
-
présenter les pièces justificatives à la direction;
-
obtenir, avant d'acheter le bien ou service, un numéro d'ordre qui devra être
approuvée par une ressource autorisée selon la délégation de dépenser en
vigueur;
-
Nombre de fournisseurs invités : Au moins deux (2) et dans le mesure du
possible, avoir au moins (1) fournisseur ayant une place d'affaires dans la
Municipalité de Saint-Siméon.
3e CHAMP
:
Entre 25 000 $ et 99 999 $
Le requérant (employé municipal ou représentant de la municipalité) d'un bien ou
service d'une valeur maximale se situant entre 25 000 $ et 99 999 $ requis dans le
cadre des opérations courantes de la Municipalité doit :
-
obtenir l'autorisation d'une personne autorisée à dépenser;
-
s'assurer si le bien (ou un équivalent) est disponible en inventaire;
-
vérifier s'il existe une entente d'approvisionnement pour ce bien ou service.
Il pourra alors faire une demande d'achat qui sera traitée par la direction générale
en s'assurant de suivre la procédure établie ci-après :
-
Valider la disponibilité de ce bien (ou l'équivalent) ou service chez un
fournisseur ayant une place d'affaires sur le territoire de la Municipalité de
Saint-Siméon;
-
négocier le prix dans le meilleur intérêt de la Municipalité;
-
demander un prix comparable à des fournisseurs extérieurs de la
municipalité;
-
accepter un montant égal ou supérieur à 3% d'un fournisseur inscrit à notre
banque de fournisseur et qui a une place d'affaires dans la municipalité;
-
présenter les pièces justificatives à la direction;
-
obtenir, avant d'acheter le bien ou service, un numéro d'ordre qui devra être
approuvée par une ressource autorisée selon la délégation de dépenser en
vigueur;
-
Nombre de fournisseurs invités : Au moins deux (2) et dans le mesure du
possible, avoir au moins (1) fournisseur ayant une place d'affaires dans la
Municipalité de Saint-Siméon.
Politique d'approvisionnement et d'achat local - Mai 2018
ARTICLE
06
-
ÉTHIQUE
Il est de la responsabilité de tous les intervenants qui participent au processus
d'approvisionnement de contribuer à maintenir la bonne image de la Municipalité,
de développer et maintenir de bonnes relations entre la Municipalité et ses
fournisseurs et de se rappeler que chacun représente la Municipalité dans ses
rapports avec ces derniers. Pour ce faire, ils doivent :
-
accorder un traitement équitable à tous les fournisseurs;
-
assurer la même présentation du devis aux fournisseurs;
-
assurer la transparence dans le traitement des dossiers d'acquisition;
-
faire en sorte d'appliquer la présente politique dans le meilleur intérêt de la
Municipalité;
ARTICLE
07
-
ABROGATION DE LA POLITIQUE DU 5 DÉCEMBRE
2011
La présente Politique d'approvisionnement et d'achat local abroge celle adoptée par
le conseil municipal le 5 décembre 2011.
ARTICLE
08
-
ENTRÉE EN VIGUEUR
La Politique d'approvisionnement et d'achat local entre en vigueur au moment de son
adoption par résolution du Conseil municipal.
______________________________________
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Sylvain Tremblay, maire
Sylvie Foster, directrice générale