Politique de gestion contractuelle (Règlement 592-24) — full text

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## PROVINCE DE QUÉBEC MRC DES MASKOUTAINS MUNICIPALITÉ DE SAINT-SIMON  ## RÈGLEMENT # 592-24 PORTANT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE Considérant que la Municipalité a adopté a adopté le Règlement # 561-21 portant sur la gestion contractuelle le fer juin 2021; Considérant que la Loi édictant la Loi visant à protéger les élus municipaux et à favoriser l'exercice sans entraves de leurs fonctions et modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal (L.Q. 2024 c. 24) a été sanctionnée le 6 juin 2024 et que certaines de ses dispositions entrent en vigueur le 6 décembre 2024 ; Considérant que l'article 60 de cette loi impose aux municipalités l'obligation de prévoir, dans le règlement portant sur la gestion contractuelle, des mesures pour favoriser les biens et les services québécois ou autrement canadiens et les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada aux fins de la passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel ; Considérant que le règlement portant sur la gestion contractuelle doit être remplacé afin d'y intégrer des mesures pour favoriser les biens et les services québécois ou autrement canadiens et les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec, conformément à l'article 60 de la loi précitée ; Considérant qu'il y a lieu pour le conseil de remplacer le Règlement # 561-21 portant sur la gestion contractuelle afin d'intégrer les nouvelles mesures prévues à l'article 60 de la loi précitée et afin de permettre l'octroi de contrats de gré à gré d'une valeur allant jusqu'au seuil d'appel d'offres publics établi par règlement ministériel ; Considérant qu'un avis de motion du Règlement numéro 592-24 portant sur la gestion contractuelle a été donné le 5 novembre 2024 ; Considérant que le projet de règlement a été présenté le 5 novembre 2024 ; ## 306-12-2024 En conséquence, il est unanimement résolu que le Règlement # 592-24 portant sur la gestion contractuelle soit adopté et qu'il y soit décrété ce qui suit: ## CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES ## Section | - DÉFINITIONS 1. ans le présent règlement et sauf exception, les expressions ou le nots suivants signifient - a) « Achat » : Toute fourniture d'un bien ou d'un service requis dans le cours des opérations de la Municipalité, qui peut être acquise par appel d'offres ou de gré à gré; - b) « Achat au comptoir »: Toute fourniture d'un bien ou d'un service, qui peut être acquise de gré à gré de manière ponctuelle et pour lequel le prix est déjà fixé par le fournisseur pour l'ensemble de sa clientèle, tel que l'achat de denrées, de fournitures de bureau ou de produits en vente libre; - c) « Appel d'offres » : Processus d'acquisition publique ou par voie d'invitation écrite qui sollicite auprès des fournisseurs des soumissions écrites de prix pour des biens ou services suivant les conditions définies à l'intérieur de documents prévus à cette fin Est exclue la demande de prix lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent règlement - d) « Bon de commande » : Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le service à exécuter selon les conditions afférentes; - e) « Comité de sélection »: Comité formé lorsque le processus d'adjudication prévoit l'utilisation d'un système de pondération et d'évaluation des offres, peu importe la méthode retenue; - f) « Contrat » : Tout engagement par lequel la Municipalité obtient des services (incluant des assurances), fait exécuter des travaux ou achète des biens et pour lequel elle s'engage à débourser une somme à titre de paiement à un entrepreneur ou à un fournisseur, à l'exception d'un contrat de travail ou d'une entente intermunicipale; - g) « Contrat d'approvisionnement » : Contrat pour l'achat ou la location de biens meubles dans lequel des frais peuvent être inclus pour l'installation, le fonctionnement et l'entretien des biens; - h) « Contrat de construction »: Contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d'un bâtiment ou d'un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d'excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d'équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l'installation et la réparation des équipements fixes d'un bâtiment ou d'un ouvrage de génie civil; - i) « Contrat de services » : Contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus ; - j) « Contrat de services professionnels »: Contrat pour la urniture de services qui, en vertu d'une loi ou d'un reglement, n euvent être rendus que par un médecin. un dentiste. un infirmie un pharmacien, un médecin vétérinaire, un ingénieur, un arpenteur-géomètre, un architecte, un comptable professionnel agréé, un avocat ou un notaire ;   INITALES DU OY - k) « Demande de prix » : Communication écrite ou verbale tenue de façon confidentielle avec un minimum de deux (2) fournisseurs aux fins d'obtenir des prix par écrit, l'utilisation du courriel étant autorisé; - 1) « Dépassement de coût » : Tout coût excédentaire au coût initial d'un contrat, autre qu'une variation dans les quantités estimées à prix unitaire; - m) « Fonctionnaire responsable » : Le fonctionnaire responsable de l'appel d'offres ou de la gestion du contrat, selon le contexte; - n) « Fournisseur » : Personne physique ou morale retenue pour l'exécution d'un contrat à la suite d'un appel d'offres ou à la suite de la conclusion d'un contrat découlant d'une négociation de gré à gré dans les cas applicables; 5. « Procédure de sollicitation »: Ensemble des mécanismes unifiés par la Municipalité en vue de l'attribution d'un contrat à un fournisseur selon l'une ou l'autre des méthodes d'adjudication prévues dans les présentes (appel d'offres public, appel d'offres sur invitation, demande de prix ou sollicitation de gré à gré); - p) « Responsable de l'activité budgétaire » : Tout fonctionnaire qui répond aux exigences réglementaires sur le contrôle et suivi budgétaire à titre de responsable d'activité budgétaire; - q) « S.A.P. »: Seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel; 8. г) « Soumissionnaire »: Personne physique ou morale qui a l'intention de soumissionner ou qui a déposé une soumission dans le cadre d'un appel d'offres et qui s'est engagée à satisfaire aux exigences et conditions des documents d'appel d'offres si le contrat lui est octroyé. ## Section II - OBJeT 2. L'objet du présent règlement est de mettre en place des règles de gestion contractuelle qui porte sur les sept (7) catégories de mesure ui sont exigées par l'article 938.1.2 du Code municipal (RLRQ, c. C 27.1), dans le but d'assurer aux contribuables de la Municipalité que les sommes dépensées aux fins de l'achat de biens ou de services le sont conformément aux principes d'équité, de transparence et de saine 2. 3. ## Section III - CHAMP D'APPLICATION 4. Les dispositions du présent règlement : - a) n'ont pas pour effet de remplacer ou modifier toute disposition législative ou réglementaire en matière de passation de contrats municipaux, notamment les dispositions applicables aux contrats d'une valeur égale ou supérieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel; - b) n'ont pas pour effet d'empêcher qu'un contrat puisse être conclu dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, auquel cas le préfet, ou toute autre personne autorisée par l'article 937 du Code municipal ou par Règlement de la Municipalité, peut passer outre aux présentes règles et adjuger le contrat nécessaire afin de pallier à la situation; 4. n'ont pas pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré; - d) n'ont pas pour effet d'empêcher la Municipalité de procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de ce faire; - e) s'appliquent peu importe que le contrat soit octroyé par le conseil ou par un fonctionnaire autorisé; - f) lient les soumissionnaires, les fournisseurs, de même que toute personne qui, par ses actions, cherche à conclure un contrat avec la Municipalité. Tout intervenant autorisé ou tout fournisseur ou entrepreneur impliqué dans un processus contractuel doit agir conformément au règlement de gestion contractuelle. 5. Les dispositions du présent règlement ne s'appliquent pas : - a) lors d'un achat au comptoir; - b) aux exceptions qui apparaissent à l'article 938 du Code municipal. ## CHAPITRE 2 - MESURES VISÉES À L'ARTICLE 938.1.2 DU CODE MUNICIPAL ## Section | - LES MESURES FAVORISANT LE RESPECT DES LOIS APPLICABLES QUI VISENT À LUTTER CONTRE LE TRUQUAGE DES OFFRES. 6. Aucun employé ou membre du conseil ne peut divulguer u renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité de personnes qui ont été invitées à déposer un prix ou une soumission,   qui ont présenté un prix ou une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié, et ce jusqu'a l'ouverture des soumissions. 7. Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s'adresser uniquement par écrit au fonctionnaire responsable ou à son représentant dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres. 8. Tout employé ou membre du conseil de la Municipalité ne doit pas communiquer de renseignement à un soumissionnaire dans le cadre d'un processus d'appel d'offres et doit le diriger obligatoirement vers le fonctionnaire responsable ou son représentant dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres. 9. Tout renseignement disponible concernant un appel d'offres doit être accessible de manière impartiale uniforme les soumissionnaires potentiels. Plus particulièrement, le fonctionnaire responsable doit s'assurer que les documents qui auraient été préparés par un consultant pour la Municipalité et qui contiennent des renseignements techniques doivent être accessibles à l'ensemble des soumissionnaires potentiels. 10. Tout appel d'offres doit prévoir que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, un soumissionnaire, ainsi que tout sous-contractant qu'il associe à la mise en œuvre de sa soumission, ne doit pas avoir été déclaré, dans les cinq (5) dernières années, coupable de collusion, de manœuvres frauduleuses ou autres actes de même nature, ou tenu responsable de tels actes à l'occasion d'un appel d'offres ou d'un contrat, par une décision finale d'un tribunal, d'un organisme ou d'une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires. 11. Le fonctionnaire responsable doit s'assurer que les soumissionnaires n'ont pas été reconnus coupables d'infraction à une loi visant à contrer le truquage des offres telles que la Loi prévoyant certaines mesures afin de lutter contre la criminalité dans l'industrie de la construction (L.Q., 2009, c. 57) et la Loi sur la concurrence (L.R.C., 1985, c. C-34), et doit aussi s'assurer que l'établissement d'un lien d'affaires avec un soumissionnaire ne va pas à l'encontre d'une sanction qui lui est imposée. Section II - LES MESURES VISANT À ASSURER LE RESPECT DE LA LOI SUR LA TRANSPARENCE ET L'ÉTHIQUE EN MATIÈRE DE LOBBYISME (RLRQ, C. T11.011) ET DU CODE DE DÉONTOLOGIE DES LOBBYISTES ADOPTÉ EN VERTU DE CETTE LOI. 12. Tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit affirmer solennellement, par une déclaration écrite qu'il doit joindre à sa soumission, que si des communications d'influence ont eu lieu pour l'obtention du contrat, elles ont respecté la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (dont des extraits sont joints en Annexe II) et le Code de déontologie des lobbyistes. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet automatique de la soumission. - Tout contrat doit prévoir une clause permettant à la Municipalité, en cas de non-respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou le Code de déontologie des lobbyistes, de résilier ce  contrat si le non-respect est découvert après son attribution, et ce, pour autant que le manquement soit lié à des évènements directement reliés au contrat avec la Municipalité. 14. Tout élu ou employé municipal qui est approché par une personne cherchant à influencer une prise de décision sur un sujet visé par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme doit demander à cette personne si elle est inscrite au Registre des lobbyistes. Jans le cas contraire, l'élu ou l'employé municipal doit l'informer de 'existence de la loi précitée et de l'obligation de s'inscrire au Registre des lobbyistes. ## Section III - LES MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES GESTES D'INTIMIDATION, DE TRAFIC D'INFLUENCE OU DE CORRUPTION. 15. Les garanties financières exigées d'un soumissionnaire doivent être adaptées en fonction de la nature réelle du besoin en vue d'éviter de les surévaluer ou qu'elles ne soient pas disproportionnées par rapport au contrat. 16. Aucune clause d'un appel d'offres ne doit permettre le retrait d'une soumission après son ouverture. La garantie de soumission déposée, le cas échéant, doit être confisquée et l'excédent de coûts pour la Municipalité doit être réclamé du soumissionnaire défaillant, s'il était le plus bas soumissionnaire conforme. 17. En vue d'éviter de mettre en présence les soumissionnaires potentiels, aucune participation obligatoire à des visites de chantiers en groupe ne doit être prévue. Toutefois, lorsqu'il s'agit d'un projet de réfection d'ouvrage existant dont l'ampleur est telle que le projet ne peut pas être décrit de façon précise aux documents d'appel d'offres, les visites obligatoires doivent être effectuées de manière individuelle sur rendez-vous avec les 18. Tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit affirmer solennellement, par une déclaration écrite (jointe en Annexe III) qu'i doit joindre à sa soumission, qu'à sa connaissance et après une vérificatiication, entente ou arrangement avec un concurrent. sa soumission est établie sans collusion, Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet automatique de la soumission. 19. Toute déclaration de culpabilité d'un soumissionnaire à l'effet qu'i aurait établi une soumission avec collusion, communication, entente ol rangement avec un concurrent, doit être sanctionnée par so éliaibilité à soumissionner pour tout contrat avec la Municinali pendant cinq (5) ans qui suivent sa reconnaissance de culpabilité. ## Section IV - LES MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES SITUATIONS DE CONFLITS D'INTÉRÊTS. 20. Le comité de sélection doit être composé d'au moins trois (3) membres, en plus d'un (1) secrétaire du comité, qui ne sont pas des membres du conseil.  21. Le comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres, mais sa composition doit être gardée confidentielle. 22. Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel, selon le formulaire joint en Annexe IV du présent règlement: - a) à exercer ses fonctions sans partialité, favoritisme ou considération et en respectant les règles d'éthique applicables; - b) advenant le cas où il apprenait que l'un des soumissionnaires ou ou encore membres du conseil d'administration de l'un d'entre eux lui serait apparenté ou aurait des liens d'affaires en concurrence soumissionnaires sous évaluation, à en avertir sans délai le secrétaire du comité de sélection. 23. Le secrétaire du comité de sélection doit s'assurer que les membres de ce comité disposent de l'information pertinente relativement à leur mandat et leur donne accès à une formation de base. Section V - LES MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR TOUTE AUTRE SITUATION SUSCEPTIBLE DE COMPROMETTRE L'IMPARTIALITÉ ET L'OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS DE DEMANDES DE SOUMISSIONS ET DE LA GESTION DU CONTRAT QUI EN RÉSULTE 24. Les membres d'un comité de sélection doivent s'engager à ne divulguer aucun renseignement portant sur les discussions et les pointages attribués lors de leurs travaux. 2. Le fonctionnaire responsable ou son représentant dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres, sont les seuls pouvant émettre un addenda dans le cadre d'un processus d'appel d'offres. Ce fonctionnaire doit s'assurer de fournir soumissionnaires une information impartiale, uniforme, égale et éliminer tout favoritisme. 3. Lorsqu'un système de pondération et d'évaluation des offres est prévu pour l'adjudication d'un contrat, les documents d'appel d'offres peuvent prévoir l'utilisation d'un formulaire permettant présentation uniforme des informations requises des soumissionnaires pour la démonstration de la qualité. 27. Tout appel d'offres doit prévoir qu'aucune personne qui a participé à l'élaboration de l'appel d'offres ne peut soumissionner, ni contrôler directement ou indirectement une entreprise soumissionnaire. Ne sont toutefois pas visées par la présente exclusion, les personnes qui ont participé à l'élaboration de clauses techniques ou à l'estimation des coûts d'un projet, dans la mesure où les documents qu'ils ont préparés, incluant la ventilation détaillée des coûts, sont fournis 'ensemble des soumissionnaires 28. Tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit produire une déclaration relative à ses intentions de sous-contracter lorsque cette option est permise et qui précise, le cas échéant, les souscontractants visés de façon à limiter toute collusion l'exception de ceux qui sont déterminés par l'intermédiaire du Bureau des soumissions déposées du Québec ou par une agence détenant un permis courtage de transport en vrac.  L'appel d'offres peut cependant prévoir, dans le cadre d'un contrat de construction, que la liste des sous-contractants sera déposée avant la signature du contrat ou au plus tard, à la date d'ouverture du chantier. Tout appel d'offres peut prévoir que le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entrainer le rejet automatique de la soumission. 29. Tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit affirmer solennellement, par une déclaration écrite qu'il doit joindre à sa soumission (Annexe II), qu'à sa connaissance et après vérificatior sérieuse. ni lui ni aucun collaborateur ou emplové n'a communiqué ol tenter de communiquer avec un employé ou un membre du conseil de la Municipalité dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à cet appel d'offres, sauf dans le cadre d'une communication écrite avec le fonctionnaire responsable ou son représentant dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet automatique de la soumission. Si un tel acte est découvert après l'adjudication du contrat, la Municipalité se réserve le droit, à sa seule discrétion, de résilier le contrat, sans préjudice de ses autres droits et recours contre ce cocontractant. 30. Toute entreprise ayant un siège social au Québec, intéressée à conclure un contrat de construction de 25 000 $ ou plus avec la Municipalité doit fournir une attestation délivrée par Revenu Québec indiquant qu'elle a produit les déclarations et les rapports exigés en vertu des lois fiscales du Québec et qu'elle n'a pas de compte en souffrance à l'endroit de Revenu Québec. Dans l'éventualité où l'adjudicataire utilise des sous-contractants, il a la responsabilité de s'assurer qu'ils détiennent une attestation valide de Revenu Québec si le montant de leur sous-contrat respectif est de 25 000 $ ou plus. 2. 30.1 Toute entreprise intéressée à conclure un contrat avec la Municipalité doit fournir une déclaration d'intégrité attestant qu'elle a pris connaissance des exigences d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre d'une partie à un contrat public, et dont le respect est évalué au regard notamment des éléments prévus aux articles 21.26, 21.26.1 et 21.28 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), et s'engager à prendre toutes les mesures nécessaires pour y satisfaire pendant toute la durée du contrat à être conclu. De plus, tout appel d'offres doit prévoir que tout soumissionnaire doit attester, par une déclaration d'intégrité qu'il doit joindre à sa soumission (Annexe V), qu'il a pris connaissance des exigences d'intégrité auxquelles le public est en droit de s'attendre d'une partie à un contrat public, et dont le respect est évalué au regard notamment des éléments prévus aux articles 21.26, 21.26.1 et 21.28 de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), et s'engager à rendre toutes les mesures nécessaires pour v satisfaire pendant toute a durée du contrat à être conclu Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet automatique de la soumission.  ## Section VI - LES MESURES VISANT À ENCADRER LA PRISE DE TOUTE DÉCISION AYANT POUR EFFET D'AUTORISER LA MODIFICATION D'UN CONTRAT 31. La Municipalité doit s'assurer que des réunions de chantier soient régulièrement tenues pendant l'exécution de travaux de construction afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat et particulièrement, le contrôle des coûts qui en résultent. 32. En cas d'imprévu et s'il devient nécessaire de modifier un contrat en cours de réalisation, les règles suivantes doivent être respectées : - a) la modification doit être accessoire au contrat et ne pas en changer la nature, la modification du contrat étant l'exception; - b) un fonctionnaire ne peut autoriser une modification d'un contrat entraînant un dépassement de coûts que dans la mesure où il respecte les seuils autorisés par les dispositions réglementaires décrétant les règles de délégation, de contrôle et de suivi budgétaires en vigueur, auquel cas il doit émettre un bon de commande; - c) tout dépassement de moins de 25 000 $ doit être autorisé par écrit par la directrice générale; - d) tout dépassement de plus de 25 000 $ doit être autorisé par résolution du conseil de la Municipalité. Section VII - LES MESURES POUR FAVORISER LA ROTATION DES ÉVENTUELS COCONTRACTANTS À L'ÉGARD DES CONTRATS QUI COMPORTENT UNE DÉPENSE D'AU MOINS 25 000 $ MAIS INFÉRIEURE AU SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC FIXÉ PAR RÈGLEMENT MINISTÉRIEL 33. La Municipalité doit favoriser une rotation parmi les éventuels cocontractants qui peuvent répondre à ses besoins et, lorsqu'il s'agit d'une demande de prix ou d'un appel d'offres sur invitation ou de gré à gré lorsque ce mode est autorisé, elle doit, dans la mesure du possible, inviter les nouveaux concurrents qui n'auraient pas été sollicités lors d'une adjudication antérieure. Pour les contrats de gré à gré, une nouvelle recherche de soumissionnaires doit être effectuée à chaque nouveau contrat lorsque le marché est suffisant. À cet effet, le fonctionnaire responsable de la sollicitation doit prendre les moyens nécessaires afin de favoriser une telle rotation et documenter le processus au moyen d'un support approprié, afin de favoriser une répartition équitable des contrats et l'accessibilité aux nouveaux concurrents de la région. La rotation ne doit pas se faire au détriment de la saine gestion des dépenses publiques. Advenant le cas où la rotation ne peut être profitable à la Municipalité, le fonctionnaire responsable de l'appel d'offres doit documenter sa décision en remplissant le formulaire prévu à l'Annexe | du présent règlement et en s'appuyant sur des faits objectifs et démontrables.  Section VIII - MESURES AFIN DE FAVORISER LES BIENS ET SERVICES QUEBECOIS OU AUTREMENT CANADIENS ET LES FOURNISSEURS, ASSUREURS ET ENTREPRENEURS QUI ONT UN ETABLISSEMENT AU QUEBEC OU AILLEURS AU CANADA AUX FINS DE LA PASSATION DE TOUT CONTRAT QUI COMPORTE UNE DEPENSE INFERIEURE AU SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC - 33.1 La Municipalité favorise, aux fins de la passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au SAP, l'acquisition de biens et la fourniture de services québécois ou autrement canadiens ainsi que les fournisseurs, assureurs entrepreneurs un établissement au Québec ou ailleurs au Canada. À cet effet, la Municipalité favorise l'acquisition de biens créés et fabriqués au Québec ou autrement au Canada de même aue la ourniture de services par des entreprises québécoises ou autrement fournisseurs, Lorsque la Municipalité procède à la sollicitation et à l'adjudication d'un contrat par demande de prix, appel d'offres sur invitation ou de gré à gré, elle doit s'assurer d'inviter des fournisseurs, assureurs et entrepreneurs qui sont en mesure de lui offrir des biens et services québécois ou autrement canadiens ainsi que des fournisseurs. assureurs et entrepreneurs qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada. À cet effet, le fonctionnaire responsable de la sollicitation doit prendre s moyens nécessaires afin de favoriser l'octroi de tout contrat ( mporte une dépense inférieure au SAP à des fournisseurs, assurel et entrepreneurs qui sont en mesure d'offrir à la Municipalité des biens et services québécois ou autrement canadiens ainsi qu'à des fournisseurs, assureurs et entrepreneurs qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada. Le fonctionnaire responsable de la sollicitation doit documenter le processus au moyen d'un support approprié. Le présent article ne peut avoir pour effet de nuire à la saine gestion des dépenses publiques. Advenant le cas où la fourniture de biens ou services par un fournisseur, assureur ou entrepreneur ayant un établissement au Québec ou Canada ne peut être profitable à la Municipalité, le fonctionnaire responsable de l'appel d'offres doit documenter sa décision en s'appuyant sur des faits objectifs et SEEE démontrables. - 33.2 Dans le cadre d'un appel d'offres par invitation lancé en vertu du présent règlement, la Municipalité se réserve le droit d'adjuger le contrat à un soumissionnaire qui n'a pas déposé la soumission la plus basse conditionnellement à ce que le prix de sa propre soumission n'excède pas le prix de la soumission la plus basse de plus de 5 %. - 33.3 Dans le cadre d'une demande de prix transmise à plusieurs fournisseurs, la Municipalité se réserve le droit d'offrir à un fournisseur cal ayant proposé un prix supérieur à un fournisseur « non local » sibilité de réduire son prix à celui du fournisseur « non local - 33.4 Dans le cadre d'une demande de prix transmise à plusieurs fournisseurs, la Municipalité peut, en cas d'égalité des prix proposés, favoriser le fournisseur local.  ## CHAPITRE 3 - RÈGLES DE PASSATION DE CERTAINS CONTRATS ## Section I - RÈGLES GÉNÉRALES DE SOLLICITATION ET D'ADJUDICATION DES CONTRATS 34. Sous réserve de ce qui peut être mentionné spécifiquement ci-après selon la nature du contrat à être octroyé, les règles prévues dans la résente section doivent être considérées de manière générale par l lunicipalité, lorsau'un processus de sollicitation est initié Lorsqu'applicable, l'utilisation de contrats à forfait et à prix unitaire est favorisée plutôt qu'à taux horaire, et ce, afin de permettre un partage des risques avec les fournisseurs. 35. La Municipalité peut procéder à la sollicitation et à l'adjudication d'un contrat de gré à gré lorsque l'objet de ce contrat apparaît à la liste des exceptions prévues à l'article 938 du Code municipal. La présente disposition n'a pas pour effet d'écarter l'application des dispositions prévues aux sections VI et VIII du chapitre 2 qui demeurent applicables à ces contrats, le cas échéant. 36. Lorsque la Municipalité est en mesure d'exercer un choix quant au mode de sollicitation, outre les situations décrites à l'article 34, les éléments suivants sont considérés : - a) Montant du contrat; - b) Concurrence dans le marché; - c) Impact sur l'économie régionale; - d) Possibilité de rotation parmi les concurrents; - e) Effort organisationnel requis; - f) Échéancier du besoin à combler; - g) Plus-value anticipée d'utilisation de la procédure. 10. Le fonctionnaire responsable de l'appel d'offres doit remplir le formulaire prévu à l'Annexe I du présent règlement afin de documenter sa décision quant au choix du mode de sollicitation. 37. maintenir padia orere lala de environie entie de promot de le développement durable. 12. La Municipalité favorise, pour tous les contrats non assujettis à un appel d'offres public, le recours aux entreprises de son territoire. 39. Tous les contrats d'approvisionnement, les contrats de services autres que professionnels, les contrats de services professionnels et les contrats de travaux de construction comportant une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel, peuvent être conclus de gré à gré par la Municipalité. Le fonctionnaire responsable a la responsabilité de vérifier auprès de plus d'une entreprise avant d'attribuer un contrat de gré à gré afin de assurer que ce contrat est à l'avantage de la Municipalité. II doi galement documenter les considérations qui l'ont amené à attribuer l contrat à une entreprise plutôt qu'une autre.  40. Lorsqu'elle procède à un appel d'offres public ou sur invitation, la Municipalité peut retenir l'une ou l'autre des quatre (4) méthodes d'évaluation suivantes selon la nature du contrat : - a) Le plus bas soumissionnaire conforme ; 3. La grille de pondération incluant le prix ; 4. La méthode de pondération et d'évaluation des offres à deux enveloppes; 5. La grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation. Malgré l'article 936.0.1.2 du Code municipal, tout contrat de services professionnels qui comporte une dépense supérieure au montant établi à l'article 39, mais inférieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel, peut être octroyé en procédant par un appel d'offres, en ne considérant que le prix, sans avoir à utiliser un système d'évaluation et de pondération des offres. 41. L'adjudication du contrat au soumissionnaire ayant déposé la plus basse soumission conforme dans le cadre d'un appel d'offres est la règle. Lorsqu'un système d'évaluation et de pondération des offres est utilisé, le contrat est accordé au soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage. ## CHAPITRE 4 - CONTRAVENTIONS AU RÈGLEMENT 42. Tout membre du conseil qui contrevient au présent règlement est passible des sanctions prévues par les dispositions du Code municipal en cas d'infraction, que ce soit des sanctions civiles ou pénales. 2. Les obligations imposées au présent règlement font partie intégrante de tout contrat de travail liant la Municipalité à un employé. En plus de toute sanction pénale prévue par la loi, un employé qui contrevient au présent règlement est passible de sanctions disciplinaires selon la gravité de la contravention commise, en fonction du principe de gradation des sanctions et pouvant entraîner une suspension sans traitement ou un congédiement. 44. Tout soumissionnaire ou sous-contractant qui contrevient à des exigences qui lui sont imposées par le présent règlement est sujet au rejet de sa soumission, à la résiliation de son contrat ou à l'inéligibilité 5) ses suive soume donation de culierite si entreri de le na prévoit une telle sanction. ## CHAPITRE 5 - MESURES TRANSITOIRES ET FINALES 45. La directrice générale est responsable de l'application du présent règlement. 46. Les dispositions du présent règlement s'appliquent à l'égard de tout contrat dont le processus d'adjudication commence après l'entrée en vigueur du règlement. 47. La Règlement # 561-21 adopté le 1er juin 2021 par la résolution # 154-06-2021 est abrogé. 48. Le présent règlement entre en vigueur selon la loi ADOPTÉ à Saint-Simon, ce 3 décembre 2024. Johanne Godin, DMA Directrice générale et greffière-trésorière  Conformément à l'article 446 du Code municipal, le présent certificat atteste que le règlement # 592-24 a reçu toutes les approbations nécessaires à son entrée en vigueur, selon les dates suivantes : Avis de motion donné le : Présentation du projet de règlement : Adoption du règlement : Avis de l'entrée en vigueur : Entrée en vigueur : 5 novembre 2024 5 novembre 2024 3 décembre 2024 4 décembre 2024 4 décembre 2024  INITALES DUGER ## Annexe | BESOINS DE LA MUNICIPALITÉ Objet du contrat Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.) /aleur estimée de la dépens incluant les options d renouvellement) Durée du contrat MARCHÉ VISÉ Région visée Nombre d'entreprises connues st-ce que la participation de toutes les entreprises connues es ouhaitable - [ ] Oui - - [ ] Non Sinon, justifiez. Estimation du coût de préparation d'une soumission Autres informations pertinentes MODE DE PASSATION CHOISI - [ ] Gré à gré Demande de prix Bro a gros insurerat passé de du RGC pour assurer la rotation sont-elles respectées ? Si oui, quelles sont les mesures concernées ? - [ ] Appel d'offres sur invitation - [ ] Appel d'offres public - [ ] Oui - - [ ] Non - Sinon, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable ? SIGNATURE DU FONCTIONNAIRE RESPONSABLE Prénom, nom Signature Date  ## Annexe Il  ## Extraits de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (RLRQ, c. T-11.0.11) 2. activités de lobbyisme au sens de la présente loi toutes les communications orales ou écrites avec un titulaire d'une charge publique en vue d'influencer ou pouvant raisonnablement être considérées, par la personne qui les initie, comme étant susceptibles d'influencer la prise de décisions relativement: 2. 1° à l'élaboration, à la présentation, à la modification ou au rejet d'une proposition législative ou réglementaire, d'une résolution, d'une orientation, d'un programme ou d'un plan d'action; 3. 2° à l'attribution d'un permis, d'une licence, d'un certificat ou d'une autre autorisation; 4. 3° à l'attribution d'un contrat, autrement que dans le cadre d'un appel d'offres public, d'une subvention ou d'un autre avantage pécuniaire, ou à l'attribution d'une autre forme de prestation déterminée par règlement du gouvernement; 5. 4° à la nomination d'un administrateur public au sens de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (RLRQ, c. M-30), ou à celle d'un sous-ministre ou d'un autre titulaire d'un emploi visé à l'article 55 de la Loi sur la fonction publique (RLRQ, c. F-3.1.1) ou d'un emploi visé à l'article 57 de cette loi. Le fait, pour un lobbyiste, de convenir pour un tiers d'une entrevue avec le titulaire d'une charge publique est assimilé à une activité de lobbyisme. 3. Sont considérés lobbyistes aux fins de la présente loi les lobbyistes-conseils, les lobbyistes d'entreprise et les lobbyistes d'organisation. ## On entend par : - «lobbyiste-conseil » toute personne, salariée ou non, dont l'occupation ou le mandat consiste en tout ou en partie à exercer des activités de lobbyisme pour le compte d'autrui moyennant contrepartie; - « lobbyiste d'entreprise » toute personne dont l'emploi ou la fonction au sein d'une entreprise à but lucratif consiste, pour une partie importante, à exercer des activités de lobbyisme pour le compte de l'entreprise; - « lobbyiste d'organisation » toute personne dont l'emploi ou la fonction consiste, pour une partie importante, à exercer des activités de lobbyisme pour le compte d'une association ou d'un autre groupement à but non lucratif. 4. Sont considérés titulaires d'une charge publique aux fins de la présente loi : - 1° Les ministres et les députés, ainsi que les membres de leur personnel ; - 2° Les membres du personnel du gouvernement ; - 3° Les personnes nommées à des organismes du gouvernement au sens de la Loi sur le vérificateur général (RLRQ, c. V-5.01), ainsi que les membres du personnel de ces organismes ; - 4° Les personnes nommées à des organismes à but non lucratif qui ont pour objet de gérer et de soutenir financièrement, avec des fonds provenant principalement du gouvernement, des activités de nature publique sans offrir eux-mêmes des produits ou services au public, ainsi que les membres du personnel de ces organismes ; - 5° Les maires, les conseillers municipaux ou d'arrondissements, les préfets, les résidents et autres membres du conseil d'une communauté métropolitaine ainsi que les membres de leur personnel de cabinet ou du personnel des municipalités et des ordanismes visés aux articles 18 ou 19 de la Loi sur le  régime de retraite des membres des conseils municipaux (RLRQ, c. R-9.3). 5. La présente loi ne s'applique pas aux activités suivantes : 2. Les représentations faites dans le cadre de procédures judiciaires ou juridictionnelles ou préalablement à de telles procédures ; 3. Les représentations faites dans le cadre d'une commission parlementaire de l'Assemblée nationale ou dans le cadre d'une séance publique d'une municipalité ou d'un organisme municipal ; 4. Les représentations faites dans le cadre de procédures publiques ou connues du public à une personne ou à un organisme dont les pouvoirs ou la compétence sont conférés par une loi, un décret ou un arrêté ministériel; 5. 4° Les représentations faites, par une personne qui n'est pas un lobbyiste-conseil, relativement à l'attribution d'une forme de prestation visée au paragraphe 2° ou 3° du premier alinéa de l'article 2, lorsque le titulaire d'une charge publique autorisé à prendre la décision ne dispose à cet égard que du pouvoir de s'assurer que sont remplies les conditions requises par la loi pour l'attribution de cette forme de prestation ; 6. 5° Les représentations faites, en dehors de tout processus d'attribution d'une forme de prestation visée au paragraphe 2° ou 3° du premier alinéa de l'article 2, dans le seul but de faire connaître l'existence et les caractéristiques d'un produit ou d'un service auprès d'un titulaire d'une charge publique ; 7. 6° Les représentations faites dans le cadre de la négociation, postérieure à son attribution, des conditions d'exécution d'un contrat ; 8. 7° Les représentations faites dans le cadre de la négociation d'un contrat individuel u collectif de travail ou de la négociation d'une entente collective de services professionnels, notamment une entente visée par la Loi sur l'assurance maladie (RLRQ, c. A-29) ; 9. 8° Les représentations faites, par une personne qui n'est pas un lobbyiste-conseil, pour le compte d'un ordre professionnel ou du Conseil interprofessionnel du Québec auprès du ministre responsable de l'application des lois professionnelles ou auprès d'un membre ou d'un employé de l'Office des professions relativement à l'élaboration, à la présentation, à la modification ou au rejet de propositions concernant le Code des professions (RLRQ, c. C-26), la loi ou les lettres patentes constitutives d'un ordre professionnel ou les règlements pris en vertu de ces lois ; 10. 9° Les représentations faites, dans le cadre de leurs attributions, par les titulaires d'une charge publique ; 11. 10° Les représentations faites en réponse à une demande écrite d'un titulaire d'une charge publique, y compris les représentations faites dans le cadre d'appels d'offres publics émis sous l'autorité d'un tel titulaire ; 12. 11° Les représentations dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité d'un lobbyiste ou de son client, d'un titulaire d'une charge publique ou de toute autre personne. 6. Ne constituent pas des activités de lobbyisme et, comme telles, sont exclues de l'application de la présente loi les communications ayant pour seul obiet de s'enquérir de la nature ou de la portée des droits ou obligations d'un client, d'une entreprise ou d'un groupement en application de la loi. ## Annexe III ## MUNICIPALITÉ DE SAINT-SIMON APPEL D'OFFRES NUMÉRO CONTRAT POUR ## DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE Je, soussigné, dûment autorisé de \_ à titre de représentant pour la présentation de la présente soumission, affirme solennellement que : [chaque case applicable doit être cochée] - [ ] Je suis autorisé par le soumissionnaire à signer la présente déclaration en son nom; - [ ] Je sais que la soumission ci-jointe peut être rejetée si les déclarations contenues à la présente ne sont pas vraies ou complètes; - [ ] Je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente ne sont pas vraies ou complètes; - [ ] L J'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration; Je déclare qu'à ma connaissance et après vérification sérieuse: - [ ] que la présente soumission a été établie sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent; - [ ] qu'il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, facteurs ou formules pour présenter un prix, à la décision de présenter ou ne pas présenter une soumission ou à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres; - [ ] que ni moi ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenter de communiquer avec un employé ou un membre du conseil de la Municipalité dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à cet appel d'offres, sauf dans le cadre d'une communication avec le fonctionnaire responsable ou son représentant, dont les coordonnées apparaissent à cet appel d'offres ; - [ ] que ni moi, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à cet appel d'offres. - [ ] C que je n'ai pas été déclaré coupable d'une infraction à une loi qui m'empêcherait de contracter avec un organisme public. Je déclare: [cocher l'une ou l'autre des options] - [ ] que je n'ai, en aucun moment, directement ou par l'entremise d'une   autre personne, effectué des communications d'influence pour l'obtention du contrat auprès d'un membre du conseil ou d'un employé de la Municipalité; OU - [ ] - que j'ai, directement ou par l'entremise d'une autre personne, effectué des communications d'influence pour l'obtention du contrat auprès d'un membre du conseil ou d'un employé de la Municipalité, mais qu'elles ont respecté la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et le Code de déontologie des lobbyistes. Les personnes qui ont ainsi été contactées sont les suivantes : Je déclare: [cocher l'une ou l'autre des options] - [ ] que je suis un lobbyiste inscrit au registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ; OU - [ ] que je ne suis pas un lobbyiste inscrit au registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme NOM DE LA PERSONNE AUTORISÉE : SIGNATURE: DATE: AFFIRMÉ SOLENNELLEMENT DEVANT MOI À. CE LE JOUR DE 20 COMMISSAIRE À L'ASSERMENTATION DISTRICT DE ## Annexe IV ## MUNICIPALITÉ DE SAINT-SIMON CONTRAT POUR \_ APPEL D'OFFRES NUMÉRO ## DÉCLARATION ET ENGAGEMENT D'UN MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION Je, soussigné que : \_ à titre de membre du comité de sélection pour l'adjudication du contrat ci-haut mentionné, affirme solennellement 1. Je m'engage, en ma qualité de membre du présent comité de sélection : - [ ] - à ne pas mentionner que je suis membre du présent comité de sélection à qui que ce soit, sauf aux autres membres du comité de sélection ou au secrétaire du comité; 2. De plus, advenant le cas où j'apprenais que l'un des soumissionnaires ou actionnaires ou encore membres du conseil d'administration de l'un d'eux me serait apparentée ou aurait des liens d'affaires avec moi, ou que je serais en concurrence avec un des soumissionnaires sous évaluation, j'en avertirais sans délai le secrétaire du comité de sélection. - [ ] à agir fidèlement et conformément au mandat qui m'a été confié, sans partialité, faveur ou considération et en respectant les règles d'éthique applicables; - [ ] à ne pas révéler ou à faire connaître, sans y être tenu, quoi que ce soit dont j'aurais pris connaissance dans l'exercice de mes fonctions, sauf aux autres membres du comité de sélection, au secrétaire du comité et au Conseil de la Municipalité; - J'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration; 3. NOM DU MEMBRE DU COMITÉ DE SÉLECTION : SIGNATURE : DATE : AFFIRMÉ SOLENNELLEMENT DEVANT MOI À CE E JOUR DE 20 COMMISSAIRE À L'ASSERMENTATION DISTRICT DE  ## Annexe V ## MUNICIPALITÉ DE SAINT-SIMON APPEL D'OFFRES NUMERO CONTRAT POUR ## DÉCLARATION D'INTÉGRITÉ DU SOUMISSIONNAIRE DEVANT ÊTRE ALISATION DUN CONTRAT PUBLIE VUE DE LA Loi sur les contrats des organismes publics (c. C-65 1, a. 21.2, al 1) Je, soussigné, , à titre de représentant dûment autorisé de pousa présentation de la présente soumission, affirme solennellement ce nécessaires pour y satisfaire NOM DE LA PERSONNE AUTORISÉE : SIGNATURE: DATE : Affirmé solennellement devant moi à Ce e jour de 20 Commissaire à l'assermentation District de Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission. »