Politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Stanislas
Saint-Stanislas, Quebec
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Politique adoptée par le Conseil de la Municipalité de Saint-Stanislas
lors de la séance ordinaire du Conseil du 04-03-2024
au moyen de la résolution numéro 2024-03-32
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINT-STANISLAS
TABLE DES MATIÈRES
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION ...................................................................... 1
1. Définitions ........................................................................................................................... 1
2. Objectifs .............................................................................................................................. 3
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT .................... 3
3. Confidentialité ...................................................................................................................... 3
4. Types de renseignements personnels recueillis par les services ......................................... 3
5. Consentementà la collecte de renseignements personnels .................................................. 4
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION .............................................................. 5
6. Droits d'accès ...................................................................................................................... 5
7. Droit de rectification ........................................................................................................... 6
8. Procédure d'accès ou de rectification .................................................................................. 6
9. Conservation et protection des renseignements personnels ................................................ 7
10. Transferts des renseignements personnels à l'externe de la municipalité de saint-stanislas .8
11. Droit d'accès à un document de la municipalité de saint-stanislas ..................................... 8
12. Responsable de la protection des renseignements personnels ............................................. 9
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES ............................................................................ 9
13. Plaintes ................................................................................................................................ 9
14. Dispositions finales ........................................................................................................... 10
Politique de confidentialité
1
CONSIDÉRANT que la Municipalité de Saint-Stanislas est un organisme public assujetti à la Loi
sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT que la Municipalité de Saint-Stanislas s'engage à protéger les renseignements
personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et
règlements applicables ;
CONSIDÉRANT que la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité de
Saint-Stanislas et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la Municipalité de Saint-Stanislas ;
CONSIDÉRANT que pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la
présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Saint-Stanislas.
EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Alain Déry et résolu à l'unanimité d'adopter la Politique
de confidentialité de Municipalité de Saint-Stanislas et qu'il y soit décrété ce qui suit :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
Définitions
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Saint-Stanislas;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel;
Politique de confidentialité
2
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité de Saint-Stanislas et plus précisément sa création, sa modification, son transfert,
sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité de
Saint-Stanislas collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité de Saint-
Stanislas dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un
employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de
Saint-Stanislas ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse
postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les
données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité,
comme l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le
numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément
à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de
la Municipalité de Saint-Stanislas ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection
des renseignements personnels détenus par la Municipalité de Saint-Stanislas.
Politique de confidentialité
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2.
Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
- Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
- Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité de Saint-Stanislas tout
au long de son cycle de vie ;
- Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité de Saint-Stanislas ;
- Assurer la confiance du public en la Municipalité de Saint-Stanislas, faire preuve de
transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité de Saint-Stanislas et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
Confidentialité
3.1. La Municipalité de Saint-Stanislas conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et
le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs
fonctions.
3.2. La Municipalité de Saint-Stanislas précise sa pratique de confidentialité lors de
l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La Municipalité de Saint-Stanislas applique des mesures de sécurité équivalente, quelle
que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité
et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès.
4.
Types de renseignements personnels recueillis par les services
La Municipalité de Saint-Stanislas détermine, sur une base régulière et au moins chaque
année, le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des
employés de la Municipalité de Saint-Stanislas ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels
ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de
la présente Politique.
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5.
Consentement à la collecte de renseignements personnels
5.1. La Municipalité de Saint-Stanislas ne procède pas à la collecte et à la conservation de
tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions
prévues à la Loi sur l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité de Saint-
Stanislas ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le
consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même
des services de la part de la Municipalité de Saint-Stanislas.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
− À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de sa
conversation, en s'adressant à l'employé de la Municipalité de Saint-Stanislas
répondant à l'appel, en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte,
l'utilisation et la détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite
conversation ;
− À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité de Saint-
Stanislas ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son
consentement à la collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en
ne signant pas le formulaire et en avisant l'employé de la Municipalité de Saint-
Stanislas lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
− Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité de
Saint-Stanislas, afin de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité de
Saint-Stanislas, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son
refus ;
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5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la
Municipalité de Saint-Stanislas lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte
et la détention de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service de
la Municipalité de Saint-Stanislas dans les circonstances suivantes :
− Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la Municipalité de Saint-Stanislas ;
− Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation
foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l'évaluation foncière
de la Municipalité de Saint-Stanislas ;
5.8 Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel,
comporte le droit pour la Municipalité de Saint-Stanislas de procéder à la reproduction
ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour
lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la
protection des renseignements personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
Droits d'accès
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et
conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de
recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité de Saint-Stanislas la
concernant ;
6.3. La Municipalité de Saint-Stanislas donne accès à l'information relativement à tout RP
de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à
distance ou dans les bureaux de la Municipalité de Saint-Stanislas pendant les heures
d'ouverture habituelles, soit de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h du lundi au jeudi et de 8 h à
12 h le vendredi, et d'en obtenir une copie ;
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6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité de Saint-Stanislas prend
des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès
prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité de Saint-Stanislas tient compte
de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits
des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et
sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des
frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission
du RP peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité de Saint-Stanislas établit
le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du
Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la Municipalité de Saint-Stanislas entend exiger des frais, elle doit informer la
personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à
la transcription, la reproduction ou la transmission du document.
7.
Droit de rectification
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout
RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit
rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas
autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité de Saint-Stanislas refuse en tout ou en partie d'accéder à une
demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette
demande soit enregistrée ;
7.3. La Municipalité de Saint-Stanislas, lorsqu'elle accède à une demande de rectification
d'un fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante,
une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de
celui-ci.
8.
Procédure d'accès ou de rectification
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement
que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de
personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de
liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d'assurance vie ou d'indemnité de décès
de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est
décédé.
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8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité de Saint-Stanislas.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la
Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe
également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de
la Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec
diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité
de Saint-Stanislas, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une
période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de
la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et
d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du chapitre
IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé,
le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur
l'accès.
9.
Conservation et protection des renseignements personnels
9.1. La Municipalité de Saint-Stanislas héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP
collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité de Saint-Stanislas, dans certaines circonstances confie la
collecte, la détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au
Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de
s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient
respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les
droits des personnes concernées.
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10. Transferts des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité de Saint-
Stanislas
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu
à cet effet de la personne concernée, la Municipalité de Saint-Stanislas ne procède à
aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité de Saint-
Stanislas.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la
politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP
désormais.
11. Droit d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Stanislas
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité de Saint-
Stanislas que ce soit la Municipalité de Saint-Stanislas qui assure leur conservation ou
encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de
la Municipalité de Saint-Stanislas, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi
sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne
requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise
pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui
suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui
paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité de
Saint-Stanislas, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un
maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20
premiers jours suivant la réception de la demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.
Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant
les heures habituelles de travail de la Municipalité de Saint-Stanislas ou à distance.
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11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité de Saint-
Stanislas prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre
d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité de
Saint-Stanislas tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi
assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration
scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E 20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. Responsable de la protection des renseignements personnels
12.1. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Stanislas à un
document ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne
responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements
personnels aux coordonnées suivantes :
Madame Marie-Claude Jean
[email protected]
12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Municipalité de Saint-Stanislas.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. Plaintes
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité de Saint-
Stanislas gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection
des renseignements personnels de la Municipalité de Saint-Stanislas publiée sur le site
Internet de la Municipalité de Saint-Stanislas.
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13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité de Saint-Stanislas
a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans
le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut
demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La
demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la
décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information.
Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. Dispositions finales
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité de Saint-Stanislas dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil de la Municipalité de Saint-Stanislas.
14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP
et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de
la Municipalité de Saint-Stanislas.
Directrice générale
Maire
et greffière-trésorière
Adoption de la politique : 04-mars 2024