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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ SAINT-VALENTIN
POLITIQUE
PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES
FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE
L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT
1.
Introduction
La Municipalité de Saint-Valentin a le souci de se conformer à la Loi favorisant
la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l'Autorité des
marchés publics (LAMP) et d'appliquer les meilleures pratiques de réception et
de traitement des plaintes. Le conseil municipal procède donc à la mise en place
d'une politique de traitement des plaintes à l'égard du processus de demande de
soumissions publiques et des avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré
avec un fournisseur unique dont la valeur est égale ou supérieure au seuil
minimal d'appel d'offres public prévue au Code municipal.
2.
OBJETS
La présente politique a pour objets :
a. D'assurer un traitement équitable des plaintes formulées à la Municipalité
dans le cadre de l'adjudication d'un contrat à la suite d'une demande de
soumissions publique ;
b. D'assurer un traitement équitable des manifestations d'intérêt formulées à la
Municipalité dans le cadre d'un contrat qui, n'eut été de l'article 938 CM aurait
été assujetti à l'article 935 CM avec un fournisseur qui est le seul en mesure de
fournir les biens ou les services en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de
l'article 938 CM ;
c.
D'identifier la personne à qui ces plaintes ou manifestations d'intérêt devront
être transmises, incluant son adresse électronique.
3.
INTERPRÉTATION
La présente politique ne doit pas être interprétée comme permettant de déroger
aux dispositions impératives des lois qui régissent les contrats des municipalités,
incluant les dispositions prévues à ces lois quant au droit de formuler une plainte,
les modalités de recevabilité de cette plainte, les délais applicables, etc.
4.
FONCTIONNAIRE RESPONSABLE
Le directeur général et secrétaire-trésorier de la Municipalité est désigné
responsable de la présente politique. À cette fin, il est désigné comme étant la
personne à qui doit être adressée toute plainte relative à un processus de demande
de soumissions publique, de même que toute manifestation d'intérêt à la suite de
la publication d'un avis d'intention, conformément à l'article 938.0.0.1 CM.
En cas d'absence ou d'impossibilité d'agir du directeur général et secrétaire-
trésorier, le directeur général et secrétaire-trésorier adjoint assume cette
responsabilité ou toute autre personne désignée par le directeur général et
secrétaire-trésorier.
Toute plainte ou manifestation d'intérêt doit être transmise à l'adresse courriel
suivante : [email protected], ou à toute autre
adresse désignée par le fonctionnaire responsable et qui devra être indiquée dans
la demande de soumissions publique ou l'avis d'intention de conclure un contrat
de gré à gré.
5.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Le directeur général et secrétaire-trésorier doit agir en toute impartialité et avec
diligence dans l'application des dispositions du CM relatives à la réception,
l'examen, le traitement et le suivi des plaintes ou des manifestations d'intérêt.
Lors du traitement de la plainte reçue, le directeur général et secrétaire-trésorier
doit vérifier l'intérêt du plaignant. Seuls une personne intéressée ou un groupe de
personnes intéressées à soumissionner ou leur représentant peuvent porter plainte
relativement à ce processus.
Ensuite, le directeur général secrétaire-trésorier doit sans délai inscrire au
Système électronique d'appels d'offres (SEAO) la date à laquelle la plainte a été
reçue du plaignant qui a l'intérêt requis au sens du paragraphe précédent. La
plainte doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de
réception des plaintes indiquée dans le SEAO.
La troisième étape consiste à analyser la recevabilité du contenu de la plainte.
Cette dernière doit avoir été présentée par voie électronique sur le formulaire
déterminé par l'Autorité des marchés publics et transmise à l'adresse :
[email protected]
Une plainte doit contenir les informations suivantes :
-
Date;
-
Identification et coordonnées du plaignant :
o
nom
o
adresse
o
numéro de téléphone
o
adresse courriel
-
Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :
o
numéro de la demande de soumission
o
numéro de référence SEAO
o
titre
-
Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte ;
-
Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte ;
-
Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité
des marchés publics.
Si le contenu de la plainte est recevable, le directeur général et secrétaire-trésorier
procède à l'analyse de celle-ci à partir des éléments soulevés par le plaignant
dans le formulaire de plainte relativement aux documents concernés par le
processus d'adjudication visé.
Suivant l'analyse de la plainte, l'organisme municipal peut, s'il le juge
nécessaire, modifier les documents de demande de soumissions par addenda.
Le directeur général et secrétaire-trésorier transmet sa décision par voie
électronique au plaignant, à l'égard, soit :
1. Des motifs du rejet de sa plainte en raison de l'absence d'intérêt ;
2. Des motifs du rejet de sa plainte en raison de sa non-recevabilité ;
3. Du traitement de sa plainte.
Le directeur général et secrétaire-trésorier doit également informer le plaignant
de son droit d'adresser une plainte à l'Autorité des marchés publics (AMP), dans
les trois jours suivant la réception de sa décision, en vertu de la Loi sur l'autorité
des marchés publics, en cas de désaccord ou d'insatisfaction de la décision
rendue.
Le directeur général et secrétaire-trésorier doit sans délai inscrire au SEAO la
date à laquelle sa décision a été transmise.
Le directeur général et secrétaire-trésorier traite toutes les plaintes reçues en
conformité avec les dispositions applicables du Code municipal.
6.
MOTIFS AU SOUTIEN D'UNE PLAINTE DANS LE CADRE
L'ADJUDICATION D'UN CONTRAT À LA SUITE D'UNE
DEMANDE DE SOUMISSIONS PUBLIQUE
Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au
processus d'adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement au
processus de demande de soumissions publique lorsqu'elle est d'avis que la
demande de soumissions prévoit des conditions qui :
-
N'assure pas un traitement intègre et équitable des concurrents ;
-
Ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés
pour répondre aux besoins exprimés ou ;
-
Ne sont pas autrement conformes au cadre normatif de la Municipalité.
7.
AVIS D'INTENTION DE CONCLURE UN CONTRAT DE GRÉ À
GRÉ AVEC UN FOURNISSEUR UNIQUE DONT LA VALEUR
EST ÉGALE OU SUPÉRIEURE AU SEUIL MINIMAL D'APPEL
D'OFFRES PUBLIC
Étape préalable :
Conformément à l'article 13.1 de la Loi sur les contrats des organismes publics,
le directeur général et secrétaire-trésorier s'assure de publier un avis d'intention
dans le SEAO dans un délai d'au moins quinze (15) jours avant que l'organisme
municipal conclue un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique dont la
valeur est égale ou supérieure au seuil minimal d'appel d'offres public.
L'avis d'intention doit contenir :
1. Le nom de la personne avec qui l'organisme municipal envisage de conclure
de gré à gré le contrat ;
2. La description détaillée des besoins de l'organisme municipal et des
obligations prévues au contrat ;
3. La date prévue de conclusion du contrat ;
4. Les motifs invoqués par l'organisme municipal pour conclure le contrat de
gré à gré ;
5. L'adresse et la date fixée pour qu'une personne manifeste par voie
électronique son intérêt et qu'elle démontre qu'elle est en mesure de réaliser
ce contrat selon les obligations et les besoins énoncés dans l'avis d'intention.
Une personne peut manifester son intérêt dans un contrat devant être conclu de
gré à gré avec un « fournisseur unique » si elle est en mesure de démontrer
qu'elle peut réaliser ce contrat eu égard aux besoins de la Municipalité et aux
obligations du contrat énoncées dans l'avis d'intention.
Étapes subséquentes :
Le directeur général et secrétaire-trésorier procède à l'analyse de la capacité de la
personne à exécuter le contrat selon les obligations et les besoins énoncés dans
l'avis d'intention. Il doit énoncer l'ensemble des observations et explications par
écrit. La décision rendue de maintenir ou non son intention de conclure de gré à
gré doit s'appuyer sur cette analyse.
Le directeur général et secrétaire-trésorier doit transmettre la décision de
maintenir ou non l'intention de conclure le contrat de gré à gré, par voie
électronique, à la personne ayant manifesté son intérêt. Le directeur général
secrétaire-trésorier doit également informer la personne de son droit de formuler
une plainte à l'AMP dans les (3) jours suivant la réception de la décision, en
vertu de la Loi sur l'autorité des marchés publics, en cas de désaccord ou
d'insatisfaction de la décision rendue.
8.
ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil de la
Municipalité.
Dès son entrée en vigueur, la Municipalité de Saint-Valentin, conformément à
l'article 938.1.3 du Code municipal, la rend accessible en tout temps en la
publiant sur son site internet.
Adopté le :
4 Juin 2019
Résolution no :
2019-06-132
En vigueur le :
5 Juin 2019