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MUNICIPALITÉ DE
SAINT-ZÉPHIRIN-DE-COURVAL
Politique de gestion contractuelle
Adoptée le 20 décembre 2010
Résolution No : 146-12-2010
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Politique de gestion contractuelle
Objet de la politique .......................................................................................................... 3
Ensemble de mesures no 1 ................................................................................................. 4
Ensemble de mesures no 2 ................................................................................................. 5
Ensemble de mesures no 3 ................................................................................................. 5
Ensemble de mesures no 4 ................................................................................................. 6
Ensemble de mesures no 5 ................................................................................................. 6
Ensemble de mesures no 6 ................................................................................................. 7
Ensemble de mesures no 7 ................................................................................................. 7
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OBJET DE LA POLITIQUE
La présente politique constitue une politique de gestion contractuelle instaurant des
mesures conformes à celles exigées en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal.
Ainsi, la Municipalité de Saint-Zéphirin-de-Courval instaure par la présente politique des
mesures visant à :
1. Assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des
membres d'un comité de sélection relativement à une demande de soumission
pour laquelle il a présenté une soumission;
2. Favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des
offres;
3. Assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté
sous l'égide de cette loi;
4. Prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
5. Prévenir les situations de conflit d'intérêt;
6. Prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et
l'objectivité du processus de demande de soumission et de la gestion du contrat
qui en résulte;
7. Encadrer la prise de toute décision qui a pour effet d'autoriser la modification
d'un contrat;
Le tout, afin de promouvoir la transparence de l'octroi des contrats municipaux dans le
respect des règles relatives à l'adjudication de tels contrats prévus dans les lois qui
régissent le fonctionnement des organismes municipaux.
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ENSEMBLE DE MESURES NO. 1
Mesures visant à assumer que tout soumissionnaire ou l'un de ses
représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le
but de l'influencer, avec un des membres d'un comité de sélection
relativement à une demande de soumission pour laquelle il a présenté
une soumission.
1.1
Un responsable en octroi de contrat doit être nommé pour chaque appel d'offres
afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant
toute procédure d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels.
1.2
Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit pour tout
renseignement s'adresser au responsable en octroi de contrat dont les coordonnées
apparaissent à l'appel d'offres.
1.3
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa soumission,
que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n'a communiqué ou tenté de
communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en
octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements
relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle
a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
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ENSEMBLE DE MESURES NO. 2
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter
contre le trucage des offres.
Ensemble de mesures no 2
2.1
Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement aux
normes de confidentialité.
2.2
Assurer la formation des employés et des membres du conseil relativement aux
normes de confidentialité.
2.3
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa
soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour
convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
2.4
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant
que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, à communiqué ou a convenu
d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un
concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera
automatiquement rejetée.
ENSEMBLE DE MESURES NO. 3
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et
l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des
lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
Ensemble de mesures no 3
3.1
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa soumission,
que lui, et tout collaborateur ou employé, a respecté la loi sur le lobbyisme en
rapport avec cet appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle
a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
3.2.
Le directeur général doit suivre une formation sur la loi et s'assurer d'informer les
élus et le personnel administratif de la loi en matière de lobbyisme.
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ENSEMBLE DE MESURES NO. 4
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption.
4.1
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser
dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des
personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des
soumissions.
4.2.
Intégrer à tout appel d'offres une clause à l'effet que le soumissionnaire du seul
fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir fait de gestes d'intimidation,
de trafic d'influence ou de corruption en regard du présent contrat.
ENSEMBLE DE MESURES NO. 5
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts.
5.1
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement solennel à
juger les offres avec impartialité et éthique.
5.2
Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de
sélection.
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ENSEMBLE DE MESURES NO. 6
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes
de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
de mesures no 6
6.1
Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que
l'évaluation des offres ne soit entièrement complétée.
6.2
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout
employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement
à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne
responsable.
6.3
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa soumission,
que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n'a communiqué ou tenté de
communiquer avec un membre de l'organisme municipal, autre que le responsable
en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements
relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle
a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
ENSEMBLE DE MESURES NO. 7
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet
d'autoriser la modification d'un contrat.
Ensemble de mesures no 7
7.1
Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le directeur
général de la municipalité en plus de l'ingénieur ou du consultant responsable du
contrat. Le directeur pourra autoriser des directives de changements pour un
maximum de 10% du coût du contrat. Tout dépassement du 10% devra être
autorisé par une résolution du conseil.
7.2
Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des contrats.
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MUNICIPALITÉ SAINT-ZÉPHIRIN-DE-COURVAL
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ANNEXE I
DÉCLARATION DU MEMBRE DE COMITÉ DE SÉLECTION ET DU SECRÉTAIRE DE COMITÉ
Je soussigné, _______________________________________ membre du comité de sélection dument
nommé à cette charge par le directeur général de la municipalité :
Pour :
__________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(Nom et numéro de l'appel d'offres)
en vue de procéder (ou d'assister dans le cas du secrétaire du comité) à l'évaluation qualitative des
soumissions dans le cadre de l'appel d'offres précédemment mentionné (ci-après l' « appel d'offres ») :
déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards.
1. J'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration;
2. Je m'engage, dans l'exercice de la charge qui m'a été confié de juger les offres présentées par les
soumissionnaires sans partialité, faveur ou considération, selon l'éthique; (pour les membres du
comité seulement)
3. Je m'engage également à procéder à l'analyse individuelle de la qualité de chacune des
soumissions conformes reçues et ce, avant l'évaluation en comité de sélection; (pour les membres
du comité seulement)
4. Je m'engage à ne divulguer en aucun cas le mandat qui m'a été confié par la Municipalité de
Saint-Zéphirin-de-Courval et à garder le secret des délibérations effectuées en comité;
5. J'atteste que je ne possède aucun intérêt pécuniaire ou lien d'affaires dans les personnes morales,
sociétés ou entreprises qui sont soumissionnaires auprès de la Municipalité de saint-Zéphirin-de-
Courval dans le cadre de l'appel d'offres.
6. Je déclare que je vais prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de me placer dans une
situation potentielle de conflit d'intérêt et de n'avoir aucun intérêt direct ou indirect dans l'appel
d'offres, à défaut, je m'engage formellement à dénoncer mon intérêt et à mettre fin à mon mandat.
______________________________________________________________
(Fonction occupée par la personne faisant la déclaration)
___________________________________________
(Signature)
Assermentée devant moi à _________________________
ce __________e jour de ____________________20_____
____________________________________________
(Secr.-très. de la municipalité de Saint-Zéphirin-de-Courval)
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MUNICIPALITÉ SAINT-ZÉPHIRIN-DE-COURVAL
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ANNEXE II
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
CONTRAT :
__________________________________________
(Titre)
Je soussigné' __________________________________________________
(nom et tire de la personne autorise par l'entreprise)
En présentant à la Municipalité de Saint-Zéphirin-de-Courval la soumission ci-jointe (ci-après appelée la
« soumission ») atteste que les les déclarations ci-après sont complètes et exactes.
Au nom de : __________________________________________________
(nom de l'entreprise)
(ci-après appelé le « soumissionnaire »)
J'atteste n'avoir, ni aucun de nos représentants, communiqué ou tenté de
communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de
sélection et/ou d'un membre de l'organisme municipal autre que le responsable.
La soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir
des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
J'atteste ne m'être, ni aucun de nos collaborateurs ou employés, livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
J'atteste que ni moi ni aucun des représentants de l'entreprise ne s'est livré à une
communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat.
J'atteste que toutes démarches ou communications d'influence des représentants,
collaborateurs ou employés de l'entreprise auprès de ceux de la Municipalité de Saint-
Zéphirin ont été réalisées conformément à la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbysme (L.R.Q. c. T-11.011) et au Code de déontologie des lobbyistes
adopté en vertu de cette loi.
J'ai lu et je comprends le contenu de la présente attestation.
Je reconnais que la soumission pourrait être jugée non conforme et rejetée si l'une ou
l'autre des attestations contenues dans la présente déclaration est incomplète ou
inexacte.
Et j'ai signé, à _____________________________ le ________________
________________________________________________
(Signature personne autorisée)