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Ville de Sainte-Adèle
Politique de gestion contractuelle
Politique numéro : GESTION CONTRACTUELLE-2024-001
Date d'entrée en vigueur : 15 juillet 2024
Résolution : 2024-309
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TABLE DES MATIÈRES
PRÉAMBULE ......................................................................................... 3
PORTÉE .............................................................................................. 3
Objectifs ............................................................................................ 3
DÉFINITIONS des termes .......................................................................... 4
Principes généraux ................................................................................. 4
Éthique et déontologie ............................................................................ 5
Responsabilités ..................................................................................... 5
Regroupement des achats ........................................................................ 6
Fournisseurs ......................................................................................... 6
Fournisseurs locaux ................................................................................ 7
Processus d'acquisition ........................................................................... 7
Exceptions........................................................................................... 9
Tableau sommaire des procédures d'acquisition ........................................... 100
3
PRÉAMBULE
La politique d'approvisionnement en biens et services présente aux élus municipaux et aux
employés de la Ville les lignes directrices à suivre pour l'acquisition de biens et de services pour
le compte de la Ville. Elle se veut aussi un outil de référence s'adressant aux fournisseurs de la
Ville qui y trouveront les informations nécessaires pour comprendre les règles sous-jacentes aux
décisions prises par les élus et les employés de la Ville.
PORTÉE
La présente politique s'applique à toute acquisition et à toute location de biens meubles, de
services, incluant les contrats de services professionnels, et à l'exécution de travaux. Elle doit
être interprétée en tenant compte des dispositions prévues dans les lois et les règlements
régissant la Ville de Sainte-Adèle ainsi que du Règlement 1315 sur la gestion contractuelle
adopté par la Ville, ces derniers ayant préséance sur les directives et procédures administratives
prévues dans la politique d'approvisionnement.
La politique est adoptée par le conseil municipal et ne peut être modifiée que par résolution
adoptée par ce dernier. Elle lie le conseil municipal, les gestionnaires et les employés qui
doivent, en tout temps, en tenir compte dans l'exercice de leurs fonctions.
OBJECTIFS
Par l'adoption d'une politique d'approvisionnement, la Ville de Sainte-Adèle poursuit les
objectifs suivants :
-
Encourager les meilleures pratiques afin de favoriser l'utilisation optimale des deniers
publics en matière d'approvisionnement ;
-
Obtenir des biens, des services généraux et professionnels et faire exécuter des travaux
aux meilleurs coûts et conditions possibles tout en respectant les lois et les principes de
saine gestion ;
-
Simplifier et clarifier le processus d'achat pour accroître l'efficacité des pratiques
d'approvisionnement dans le but de maintenir une gestion rigoureuse, performante et
responsable ;
-
Établir le rôle de chacun des intervenants et les responsabiliser ;
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DÉFINITIONS DES TERMES
ACHAT :
Toute fourniture d'un bien ou d'un service requis dans le cours normal
des opérations de la Ville.
APPEL D'OFFRES :
Processus d'acquisition publique qui sollicite auprès des fournisseurs des
propositions écrites de prix pour des biens ou services suivant des
conditions définies à l'intérieur de documents prévus à cette fin, et ce,
pour tout contrat de 85,000 $ et plus. Il vise à favoriser l'exercice de la
libre concurrence et à obtenir un meilleur rapport qualité/prix pour les
biens et services acquis par la Ville.
BON DE COMMANDE : Document confirmant à un fournisseur la marchandise à livrer ou le
service à exécuter selon les conditions négociées, et ce, dans le cadre
d'un contrat.
CONTRAT DE
GRÉ À GRÉ :
Tout contrat qui est conclu après une négociation entre la Ville et un
fournisseur.
DEMANDE DE PRIX :
Processus administratif, autre que l'appel d'offres, qui consiste à
obtenir, de la part d'un ou plusieurs fournisseurs, des prix reliés à
l'acquisition de biens ou de services.
DÉPASSEMENT DE
COÛT :
Tout coût supplémentaire au coût initial du contrat soumis par un
soumissionnaire, un adjudicataire ou un fournisseur.
ESTIMATION DE
COÛT :
Estimation réaliste et raisonnable du coût d'un bien ou d'un service
préalablement au processus d'appel d'offres.
FOURNISSEUR :
Toute personne physique ou morale qui est en mesure d'offrir des biens
et services répondant aux exigences et aux besoins exprimés par la Ville.
PRINCIPES GÉNÉRAUX
La Ville de Sainte-Adèle doit se conformer aux exigences de la Loi sur les cités et villes quant
aux modalités d'adjudication des contrats et de toute autre loi ou règlementation applicable en
matière d'approvisionnement.
Elle doit se doter de procédures et directives administratives internes qui sont respectées par
l'ensemble des services de la Ville. Elle doit faire preuve de prudence, d'intégrité et s'assurer
que les processus en place encouragent une saine concurrence et l'équité entre les fournisseurs.
Le fractionnement de projet d'acquisition de biens ou services dans le but d'éviter les
procédures et les délais prévus à cette politique est interdit.
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ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE
Toute personne qui participe à un processus d'approvisionnement en biens et services doit
respecter, notamment, la présente politique, le Règlement 1315 sur la gestion contractuelle et
le Code d'éthique et déontologie en vigueur.
RESPONSABILITÉS
DIRECTION GÉNÉRALE
Le directeur général de la Ville est responsable de veiller à l'application de la présente politique
sous réserve du pouvoir de contrôle du maire prévu à l'article 52 de la Loi sur les cités et villes.
SERVICE DE LA TRÉSORERIE
Le Service de la trésorerie est responsable de concevoir et mettre en place un système de
contrôle interne rigoureux, en tenant compte des coûts et des avantages des contrôles, pour
assurer l'atteinte des objectifs décrits dans la présente politique et protéger les ressources de
la Ville.
La division d'approvisionnement est responsable de la préparation de certains documents et devis
d'appel d'offres, des demandes de prix et du processus de mise en concurrence. Il est également
responsable d'assister le service requérant afin de déterminer les fournisseurs à contacter et de
tenir à jour la liste des fournisseurs.
SERVICE DU GREFFE
Dans le respect des lois et des règlements en matière d'adjudication de contrats, le Service du
greffe est responsable de la révision des documents d'appel et de la gestion du processus,
incluant, mais sans s'y limiter, la rédaction et publication des avis et documents nécessaires,
l'ouverture des soumissions reçues et la préparation des rapports d'adjudication à soumettre au
conseil municipal. De plus, il agit à titre de conseiller auprès des différents intervenants de la
Ville en matière d'interprétation et d'application des lois, règlements et politiques.
SERVICE REQUÉRANT
Dans le cadre du processus d'approvisionnement, le service requérant doit :
-
Planifier, déterminer et justifier ses besoins de façon rigoureuse en tenant compte des
délais inhérents au processus d'approvisionnement ;
-
S'assurer de la disponibilité budgétaire et obtenir les autorisations nécessaires prévues
au Règlement concernant les dispositions en matière de délégation, de contrôle et de
suivi budgétaire avant d'autoriser un achat ;
-
Émettre et transmettre les bons de commande ou autres documents contractuels ;
-
S'assurer du respect de la présente politique, des directives et procédures relatives au
processus d'approvisionnement par tout le personnel du service ;
-
Appliquer les mesures de contrôles internes en vigueur ;
-
Préparer les devis techniques ;
-
Préparer et fournir une estimation du prix d'un projet en tout temps ;
-
Assurer la confidentialité du nombre et de l'identité des soumissionnaires potentiels ou
officiels dans le cadre du processus d'appel d'offres ;
-
Effectuer l'analyse de la conformité technique des soumissions ;
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-
Assurer le suivi de la réalisation des contrats et préparer les avis de changement requis ;
-
Recevoir et contrôler la quantité et la qualité des biens et services reçus ;
-
Évaluer, au besoin, la qualité du fournisseur ;
-
S'assurer d'obtenir les meilleurs prix possibles.
FOURNISSEURS
Les fournisseurs qui communiquent avec un élu ou un employé municipal en vue d'influencer une
prise de décision relativement à l'attribution d'un contrat ou d'un autre avantage pécuniaire
doivent démontrer qu'ils sont inscrits au registre des lobbyistes tel que prévu à la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme.
Les fournisseurs s'engagent à n'offrir, en aucune circonstance, des cadeaux ou faveurs
personnelles à un employé ou représentant de la Ville.
REGROUPEMENT DES ACHATS
Les regroupements d'achats de même produits ou services utilisés par les différents services de
la Ville doivent être favorisés afin d'accroître le pouvoir d'achat de la Ville et ainsi générer des
économies.
Dans la mesure où le processus d'acquisition respecte ses obligations légales, la participation à
des regroupements coopératifs avec d'autres partenaires municipaux, paramunicipaux,
gouvernementaux ou autres institutions est encouragée par la Ville si cela lui permet de profiter
de meilleurs prix et conditions. Une résolution du Conseil autorisant la participation au
regroupement est nécessaire, peu importe le montant.
FOURNISSEURS
Le processus d'approvisionnement de biens ou de services auprès de fournisseurs de qualité doit
être privilégié dans la mesure où les lois et règlements le permettent. Même si les critères ci-
dessous énumérés ne peuvent justifier le rejet d'une soumission, ils peuvent être utilisés pour
justifier la décision de ne pas faire de demande de prix ou un appel d'offres par voie d'invitation
écrite à ce fournisseur. La qualité d'un fournisseur s'évalue en tenant compte, entre autres, des
éléments suivants :
-
Respectueux des lois et règlements en vigueur tant dans son domaine d'activités que
dans celui du secteur municipal ;
-
Réputation dans le milieu ou lors de contrat antérieur avec la Ville ;
-
Situation financière saine ;
-
Expérience, expertise, outillage et main-d'œuvre suffisante pour faire face à ses
obligations ;
-
Capacité à fournir les services et/ou les biens selon les quantités requises et les délais
accordés ;
Une fiche d'évaluation de rendement insatisfaisant d'un fournisseur doit être obligatoirement
remplie par le service requérant lorsqu'il constate qu'un fournisseur n'a pas été en mesure de
respecter ses engagements contractuels envers la Ville.
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Le fournisseur appelé à soumettre un prix de quelque façon que ce soit investi du temps et de
l'argent pour répondre. Les processus en place doivent lui assurer un traitement impartial de son
offre.
FOURNISSEURS LOCAUX
Pour favoriser le développement de l'économie et la création d'emploi sur son territoire, la Ville
priorise les demandes de prix ou l'envoi des appels d'offres par voie d'invitation écrite aux
fournisseurs connus ayant leur place d'affaires et exerçant légalement leurs activités sur le
territoire de la Ville susceptibles d'être en mesure de fournir les biens ou services requis. Dans
le cas d'un contrat pouvant être accordé de gré à gré, à qualité et prix égaux, le contrat sera
automatiquement accordé au fournisseur local.
PROCESSUS D'ACQUISITION
Les contrats d'acquisition de biens ou de services ne doivent pas être fractionnés dans le but
de se soustraire aux exigences légales et à l'application de la présente politique ou encore
dans le but d'éviter d'obtenir les approbations requises par le Règlement concernant les
dispositions en matière de délégation, de contrôle et de suivi budgétaire.
Les personnes autorisées à dépenser conformément au règlement ci-dessus mentionné doivent
approuver les demandes de biens et services avant le début du processus d'acquisition.
Les demandes de biens et services pour l'acquisition d'équipements informatiques et de logiciels
nécessitent une approbation administrative préalable du Service de la trésorerie et les demandes
pour l'acquisition d'appareils cellulaires et de photocopieurs doivent être soumises au directeur
général pour approbation et ce peu importe le montant de l'achat.
Les montants ci-après mentionnés incluent les frais de livraison, d'installation et toutes les taxes
sans tenir compte des remboursements de taxes applicables. Pour établir le niveau d'autorisation
requis, le requérant doit additionner le coût de tous ses besoins en biens et services pour réaliser
un projet.
Les dépenses d'honoraires et services professionnels de plus de 2500 $ ne pouvant être autorisées
que par le directeur général, un service requérant ce genre de services devra choisir les
fournisseurs à inviter à soumettre des prix.
CONTRATS SOUS LE SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC
Généralités
Le service requérant a la possibilité de procéder à une recherche de prix dans les situations où
la présente politique ne l'exige pas s'il juge qu'il est dans l'intérêt de la Ville de l'effectuer.
Toutefois, les avantages liés à la recherche de prix doivent être supérieurs aux coûts engagés
par la Ville pour effectuer cette recherche.
Pour les contrats de moins de 25 000 $, le directeur général peut autoriser un service requérant
à procéder à l'acquisition de biens ou de services auprès d'un fournisseur sans demande de prix
auprès d'autres fournisseurs dans les situations décrites à l'article 16 du Règlement 1315 sur la
gestion contractuelle.
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Pour les contrats dont la valeur est supérieure à 25 000 $, mais inférieure au seuil d'appel
d'offres public, le service requérant doit suivre la procédure prévue au Règlement 1315 sur la
gestion contractuelle pour procéder sans mise en concurrence.
0,01 $ À 5 000 $ (taxes incluses)
-
Le service requérant procède à l'acquisition auprès du fournisseur susceptible d'offrir le
meilleur prix en tenant compte de la présence de fournisseurs locaux
-
L'émission d'un bon de commande n'est pas obligatoire pour les montants en bas de
5 000 $ à condition qu'une facture, un bon de travail ou un bon de livraison sur lequel
sont décrits en détail les services ou biens acquis, ainsi que les prix, et signé par
l'acheteur soit transmis dans la journée même au service requérant, et le tout doit être
transmis au Service de la trésorerie ;
5 001 $ À 15 000 $ (taxes incluses)
-
Le service requérant procède à l'acquisition après avoir effectué une demande de prix
verbale auprès d'au moins 2 fournisseurs susceptibles d'offrir le meilleur prix et en
tenant compte de la présence de fournisseurs locaux ;
-
Les fournisseurs peuvent répondre verbalement aux demandes de prix, ces réponses
doivent être consignées sur un formulaire à cet effet.
-
Un bon de commande doit être émis par le service requérant et transmis au Service de
la trésorerie le plus rapidement possible après avoir procédé à la commande.
15 001 $ À 24 999 $ (taxes incluses)
-
Le service requérant procède à l'acquisition après avoir effectué une demande de prix
écrite, dont il conserve une preuve d'envoi et de réception, auprès d'au moins
3 fournisseurs susceptibles d'offrir le meilleur prix et en tenant compte de la présence
de fournisseurs locaux ;
-
Un bon de commande doit être émis par le service requérant et le directeur de service
doit s'assurer de la disponibilité budgétaire avant de commander.
-
Le service requérant soumet le bon de commande au directeur général pour approbation
avant l'octroi du contrat.
CONTRATS DE 25 000 $ AU SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC
-
Le service requérant doit soumettre une estimation du prix, un devis et une liste de
fournisseurs (en tenant compte de la présence de fournisseurs locaux) à la division
d'approvisionnement avant de débuter le processus de mise en concurrence ;
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-
La division d'approvisionnement procède à une mise en concurrence sous forme de
demande de prix écrite, dont il conserve une preuve d'envoi et de réception, auprès
d'au moins 3 fournisseurs susceptibles d'offrir le meilleur prix ou la meilleure offre
globale
-
La division d'approvisionnement peut également procéder par appel d'offres publiques
ou sur invitation avec ou sans système de pondération, le cas échéant.
-
Le service requérant et/ou la division approvisionnement doit soumettre au conseil un
rapport afin d'obtenir une résolution pour l'octroi du contrat.
CONTRATS SUPÉRIEURS AU SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC
-
L'octroi de ces contrats s'effectue par demande de soumissions publiques conformément
aux articles 573 et suivants de la Loi sur les cités et villes
-
Le service requérant doit fournir une estimation écrite du coût du contrat et un devis au
Service du greffe.
-
Le Service du greffe s'assure de la gestion du processus d'appel d'offres publiques
CONTRATS POUR SERVICES PROFESSIONNELS OU SPECTACLES OU ACQUISITION
D'ŒUVRES D'ART
-
Le service requérant procède à l'acquisition ou l'attribution de contrat sans obligation
de procéder par demande de prix
EXCEPTIONS
L'article 573.3 de la Loi sur les cités et villes prévoit différents cas d'exception où le processus
d'approvisionnement par appel d'offres n'est pas obligatoire. Un service désirant se prévaloir
d'un de ces cas d'exception doit en faire part au Service du greffe afin de vérifier que cette
exception s'applique.
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TABLEAU SOMMAIRE DES PROCÉDURES D'ACQUISITION
Montant achat
Demande de prix
Documents pour octroyer le contrat
0,01 $ à 5 000 $
Non exigé, mais
souhaitable
Bon de commande, sauf si facture ou
bon de travail ou bon de livraison signé
disponible immédiatement (- 2500 $)
5 001 $ à 15 000 $
Verbale -
formulaire/2 fournisseurs
Bon de commande
15 001 $ à 24 999 $
Écrite/3 fournisseurs
Bon de commande autorisé par le
directeur général
25 000,00 $ au seuil
d'appel d'offres public
Écrite/Mise en
concurrence d'au moins
3 fournisseurs ou
rotation
Résolution du conseil
Supérieur au seuil
d'appel d'offres public
Appel d'offres public
Consulter le Service du
greffe
Résolution du conseil