Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique — full text

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE Adoptée le 12 septembre 2023 Résolution 2023-09-429 Ici bat le cœur des Laurentides Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 1 Table des matières 1. QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »? ___________ 3 2. COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS? ________________________________________________________________ 3 3. QUELS RENSEIGNEMENTS SONT RECUEILLIS ET POURQUOI? ______ 3 5. À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? __________________________________________________ 4 6. OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS? ________________ 5 7. COMBIEN DE TEMPS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT- ILS CONSERVÉS? ________________________________________________ 5 8. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS PROTÉGÉS? _____________________________________________________ 5 9. DANS QUELS CAS CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS? ________ 6 10. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? __________________________________________________ 7 11. COMMENT CONTACTER LA VILLE? ________________________________ 7 12. MISE À JOUR LA POLITIQUE ______________________________________ 8 13. ENTRÉE EN VIGUEUR ____________________________________________ 8 Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 2 La Ville de Sainte-Agathe-des-Monts s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels lorsque vous naviguez via notre site Web, les services en ligne et les applications. Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont la Ville recueille, utilise et communique vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions ou les communiquions de la manière décrite dans la politique. Si vous souhaitez en savoir plus sur les pratiques générales de la Ville en matière de protection des renseignements personnels nous vous invitions à consulter la Politique sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels. EN BREF COMMENT : Lorsque vous naviguez sur le site Web, téléchargez une des applications mobiles ou communiquez avec la Ville, celle-ci recueille certains renseignements qui vous concernent et qui permettent de vous identiﬁer. QUOI : La Ville recueille des renseignements qui permettent de vous identiﬁer, des renseignements d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de ses services. POURQUOI : Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer le site Web ou les applications. De plus, des fournisseurs qui aident la Ville à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements. OÙ : La Ville est située au Québec, mais certains fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec. VOS DROITS : Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectiﬁcation de ces renseignements en écrivant à la Ville. VOTRE CONSENTEMENT : Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut empêcher de continuer à vous servir. Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 3 1. QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »? Un « renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identiﬁer directement, soit par le recours à cette seule information ou indirectement, soit par combinaison avec d'autres informations. Ce terme englobe aussi un renseignement personnel sensible. 2. COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS? Les Services municipaux recueillent vos renseignements personnels par des moyens technologiques notamment lorsque vous naviguez sur le site Web, téléchargez une application mobile, effectuez un paiement en ligne ou communiquez avec la Ville par le biais de formulaires en ligne. 3. QUELS RENSEIGNEMENTS SONT RECUEILLIS ET POURQUOI? Les Services municipaux recueillent seulement les renseignements personnels dont ils ont besoin pour offrir les services municipaux. Les renseignements personnels nécessaires à la création d'un compte sur une de nos plateformes, à une demande à un des services municipaux, à un abonnement à notre infolettre ou à un paiement en ligne sont conservés par la Ville. Ces renseignements sont recueillis notamment pour : - Faire une demande de service - Vous éviter d'avoir à vous identifier à chaque demande de service - Améliorer les services - Répondre à vos demandes, questions, plaintes, commentaires etc. Seul le personnel responsable de la gestion des plateformes ou de la prestation du service spécifique d'un service demandé aura accès aux renseignements. Les informations demandées sont obligatoires pour la création d'un compte, pour répondre à votre demande, vous faire parvenir l'infolettre ou traiter votre paiement. Sans la transmission de ces informations, il se peut qu'il ne soit pas possible de vous rendre le service désiré. Vous avez les droits d'accès et de rectification relativement à vos renseignements personnels prévus par la Loi sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, lorsque vous naviguez sur le site internet voici comment vos renseignements personnels peuvent être recueillis : Statistiques La Ville a recours à des outils d'analyse (Google Analytics) sur ses Plateformes. Ces outils permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation d'Internet. La Ville conserve ce type d'information pour comptabiliser, entre autres : - le nombre de visiteurs - les pages les plus fréquentées Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 4 - la technologie utilisée par la clientèle de ses Plateformes (« cookies ») - les sites référents - le pays d'origine des utilisateurs (géolocalisation) Les données recueillies par Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs de Google et peuvent être traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les données peuvent être assujetties à la législation de ce pays. 4. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PEUVENT ÊTRE UTILISÉS? Publication La Ville effectue certaines publications en utilisant les renseignements personnels fournis à Meta notamment sur Facebook et Instagram. Dans ce cas, les règles qui régissent l'utilisation des renseignements personnels sont celles de Meta. La Ville n'utilise pas directement les renseignements personnels recueillis de ses utilisateurs et citoyens aux fins de faire des publications. Sondage La Ville peut à l'occasion envoyer une demande de sondage à ses citoyens ou utilisateurs à des fins municipales notamment afin d'améliorer la qualité de ses services ou obtenir l'opinion de ses citoyens. À cet effet, la Politique cadre relative à la gouvernance en matière de renseignements personnels s'appliquera ainsi que la présente politique dans le cas où des renseignements personnels sont recueillis. Généralités Vos renseignements personnels peuvent parfois être utilisés pour : - Respecter les obligations légales municipales; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que ceux de la Ville; - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes. 5. À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? La Ville ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives (par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations financières (numéros de cartes de crédit) qui pourraient permettre de vous identifier. La Ville s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un tiers. Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 5 Lorsque la Ville retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à la Ville et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Ville est assujettie. Dans certaines circonstances, la Ville fait appel à des fournisseurs pour l'aider à vous servir notamment pour la prise d'appels, les paiements en ligne, l'inscription aux activités ou à notre infolettre. La Ville doit prendre des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter la présente politique avant de leur communiquer vos renseignements personnels aux ﬁns mentionnées. 6. OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS? La Ville héberge et traite vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où la Ville engage des fournisseurs de services tiers, notamment Google Analytics. Les données recueillies par Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs de Google et peuvent être traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les données peuvent être assujetties à la législation de ce pays. Toutefois, les pratiques municipales concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoise applicables en matière de protection des renseignements personnels. 7. COMBIEN DE TEMPS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS CONSERVÉS? La Ville conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux ﬁns décrites dans cette politique, pour se conformer à ses obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec ses clients ou partenaires. La Ville supprime les renseignements personnels selon le calendrier de conservation approuvé par la Bibliothèque et archives nationales Québec (BAnQ). Vous pouvez en tout temps demander la rectiﬁcation ou la suppression de renseignements, à cet effet nous vous référons à la section 9 de la présente politique. 8. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS PROTÉGÉS? Mesures La Ville a mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu'elle détient, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Les serveurs sont également gérés par des tiers spécialisés. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, la Ville appliquera la directive en cas d'incident de conﬁdentialité laquelle a été adoptée par le conseil municipal. Celle-ci prévoit que la Ville avisera les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 6 risque de préjudice sérieux et qu'elle mettra en place des mesures pour limiter les conséquences négatives, le cas échéant. Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l'accès aux serveurs sont soumis à la double authentification. Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec un service de la Ville n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous avez fournis a été compromise), veuillez contacter immédiatement la Ville à l'adresse indiquée dans la section 10 de la présente politique. Limite de responsabilité Transmettre des informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement sécurisé et la Ville ne peut garantir la sécurité de vos transmissions de données. Toutes celles que vous transmettez le sont à vos propres risques. Malgré l'adoption par la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts d'une politique sur la protection des renseignements personnels à l'intention de ses gestionnaires et employés autorisés, il est possible que de tels renseignements soient divulgués ou interceptés sans droit. La Ville ne peut être tenue responsable de quelque dommage que ce soit, direct ou indirect, subi en relation avec l'utilisation des Plateformes. La Ville ne peut pas non plus être tenue responsable des algorithmes que contiennent ses Plateformes, de l'incompatibilité de tout logiciel téléchargé ou copié à partir de celles-ci, d'une interruption, d'une défectuosité, d'un délai de traitement ou de transmission, ou de la présence d'un virus, d'un ver ou d'un cheval de Troie informatique, ou d'autres éléments destructeurs ou encore d'une panne de courant ou de système, et ce, que la Ville soit informée ou non de la possibilité de ces dommages, pertes ou dépenses. 9. DANS QUELS CAS CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS? Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels la Ville n'a aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. La Ville n'est pas responsable de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Vous êtes invités à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 7 10. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS? Accès, suppression et rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que la Ville détient à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que la Ville détient à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez-nous en informer sans tarder de tout changement. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, la Ville peut vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. [Note : entre en vigueur le 22 septembre 2024] Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que la Ville ne soit plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, écrivez-nous aux coordonnées mentionnées à la section 10 de la présente politique. La Ville pourrait vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous. 11. COMMENT CONTACTER LA VILLE? Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Responsable de la protection des renseignements personnels Me Stéphanie Allard Directrice et greffière Service juridique et greffe 50, rue Saint-Joseph Sainte-Agathe-des-Monts, Québec J8C 1M9 819-326-4595, poste 3260 [email protected] Le Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement aux pratiques de la Ville à l'égard de vos renseignements personnels. Politique de confidentialité relative à la collecte de renseignements personnels par un moyen technologique 8 12. MISE À JOUR LA POLITIQUE Si la Ville apporte des changements importants à cette politique, par exemple, pour se conformer aux nouvelles exigences de la loi, une nouvelle version de la politique sera mise à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. 13. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil de la Ville.