Politique d'approvisionnement et d'achat local

Sainte-Agathe-des-Monts, Quebec · adopted 2022-03-22

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POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENTET D'ACHAT LOC Adoptée le 2 juin 2020Résolution 2020-06-183Modifiée le 22 mars 20 Ici bat le cœur des Laurentides Politique d'approvisionnement et d'achat local 1 Table des matières 1. BUT ____________________________________________________________ 2 2. DÉFINITIONS ____________________________________________________ 2 3. ACHAT LOCAL __________________________________________________ 2 4. DÉMARCHES POUR L'ATTRIBUTION DE CONTRATS DE SERVICES ET D'ACQUISITION DE BIENS ________________________________________ 3 5. REGROUPEMENT D'ACHATS _____________________________________ 4 6. CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS ______________________ 4 7. DISPOSITIONS DES BIENS DE LA VILLE ___________________________ 4 8. DIVULGATION DES RÉSULTATS DES DEMANDES DE PRIX _________ 5 9. PRÉSÉANCE ____________________________________________________ 5 10. MODIFICATION __________________________________________________ 5 11. ENTRÉE EN VIGUEUR ____________________________________________ 5 Politique d'approvisionnement et d'achat local 2 1. BUT Par la présente politique (ci-après nommé « politique »), le conseil municipal (ci-après nommé « conseil ») désire définir les règles et les pouvoirs délégués aux fonctionnaires municipaux dans le cadre de l'acquisition de biens et de services requis pour les opérations de la Ville de Sainte-Agathe-des-Monts (ci-après nommée « Ville »). Le Règlement de gestion contractuelle s'applique en parallèle à la présente politique pour tout achat de biens ou de services de plus de 25 000$ mais en-deçà du seuil où un appel d'offres public est obligatoire. Le conseil souhaite également favoriser la transparence à l'égard des fournisseurs et promouvoir les entreprises ayant un établissement sur le territoire de l'agglomération de Sainte-Agathe-des-Monts (ci-après nommée « Agglomération »), le tout dans le respect des lois et règlements en vigueur 2. DÉFINITIONS Fournisseur local : Une entreprise qui possède un établissement situé dans les limites de l'Agglomération, laquelle doit être enregistrée comme telle au Registraire des entreprises du Québec. Fournisseur régional : Une entreprise qui possède un établissement situé dans les limites de la MRC des Laurentides ou de la MRC des Pays-d'en-Haut, laquelle doit être enregistrée comme telle au Registraire des entreprises du Québec. Fournisseur externe : Une entreprise qui ne possède pas d'établissement dans l'agglomération, la MRC des Laurentides ou la MRC des Pays-d'en-Haut. 3. ACHAT LOCAL Afin de maintenir une offre de produits et de services compétitive au sein de l'Agglomération, l'achat local est encouragé. Lorsqu'un seul fournisseur local peut répondre au besoin de la Ville, à la suite d'une démarche répondant aux exigences de l'article 4 de la politique, un contrat de moins de 49 999 $ peut être octroyé à ce fournisseur. Lorsqu'un seul fournisseur local peut répondre au besoin de la Ville, à la suite d'une démarche répondant aux exigences de l'article 4 de la politique, un contrat de plus de 50 000 $ mais en-deçà du seuil au-delà duquel un appel d'offres public est obligatoire, peut être octroyé à ce fournisseur à la condition que le prix de ce dernier ne soit pas plus de 10 % supérieur au prix du fournisseur régional ou externe. Lorsqu'un seul fournisseur régional peut répondre au besoin de la Ville, à la suite d'une démarche répondant aux exigences de l'article 4 de la politique, un contrat un contrat de plus de 50 000 $ mais en-deçà du seuil au-delà duquel un appel d'offres public est Politique d'approvisionnement et d'achat local 3 obligatoire, peut être octroyé à ce fournisseur à la condition que le prix de ce dernier ne soit pas plus de 5 % supérieur au prix du fournisseur externe. Le fonctionnaire responsable doit respecter en tout temps sa délégation de pouvoir de dépenser. 4. DÉMARCHES POUR L'ATTRIBUTION DE CONTRATS DE SERVICES ET D'ACQUISITION DE BIENS VALEUR DE LA DÉPENSE (taxes incluses) NOMBRE MINIMAL DE FOURNISSEURS INVITÉS PROCESSUS 10 000 $ à 24 999 $ Demande de prix à un ou deux fournisseurs locaux - Demande de prix verbale documentée auprès de deux fournisseurs locaux offrant ces produits ou services, s'il y a en a plus d'un - Octroi au plus bas soumissionnaire, le cas échéant, sinon au seul fournisseur local par le fonctionnaire détenant la délégation de pouvoir, conformément à l'article 3 de la politique De 25 000 $ à 49 999 $ Demande de prix à deux fournisseurs locaux - Demande de prix écrite aux fournisseurs en sollicitant d'abord les locaux - Octroi au plus bas soumissionnaire, le cas échéant, sinon au seul fournisseur local par le fonctionnaire détenant la délégation de pouvoir, conformément à l'article 3 de la politique - Lors de la préparation du bon de commande, le fonctionnaire doit remplir l'annexe de la politique pour indiquer les fournisseurs sollicités ou le motif de la demande à un seul fournisseur De 50 000 $ au seuil d'appel Demande de prix à deux fournisseurs locaux - Octroi du contrat par résolution du conseil au fournisseur, selon l'une des approches suivantes: Politique d'approvisionnement et d'achat local 4 VALEUR DE LA DÉPENSE (taxes incluses) NOMBRE MINIMAL DE FOURNISSEURS INVITÉS PROCESSUS d'offres public obligatoire 1. De gré à gré avec demande de prix écrite à seul fournisseur 2. De gré à gré avec demande de prix écrite à plus d'un fournisseur 3. À la suite d'un appel d'offres sur invitation - Si un fournisseur est local ou régional, l'article 3 de la politique s'applique - L'annexe 4 du règlement de gestion contractuelle doit être remplie et jointe à la résolution 5. REGROUPEMENT D'ACHATS Toute adhésion de la Ville à un regroupement d'achats doit être autorisée au préalable par résolution du conseil. La politique ne s'applique pas dans un tel cas. 6. CONTRATS DE SERVICES PROFESSIONNELS La Ville favorise la demande de prix à plus d'un fournisseur local ou régional, selon le contexte. 7. DISPOSITIONS DES BIENS DE LA VILLE Les fonctionnaires doivent disposer des biens appartenant à la Ville à titre onéreux à moins d'une disposition expresse d'une loi qui permet d'en disposer à titre gratuit. Toute disposition de biens appartenant à la Ville doit être approuvée par le conseil sauf pour les biens de moins de 10 000 $ laquelle fait l'objet d'un dépôt au conseil par le directeur du service concerné dans les soixante jours de cette disposition. ** Un avis public doit être publié pour toute disposition de biens d'une valeur supérieure à 10 000 $** Politique d'approvisionnement et d'achat local 5 8. DIVULGATION DES RÉSULTATS DES DEMANDES DE PRIX Seuls le nom et le prix global du fournisseur à qui le contrat a été octroyé à la suite de la demande de prix peuvent être divulguer. 9. PRÉSÉANCE Les dispositions des lois et règlements applicables à la Ville ont préséance sur la présente politique. 10. MODIFICATION La présente politique ne peut être modifiée que par une résolution du conseil. 11. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil. Politique d'approvisionnement et d'achat local 0 ANNEXE FORMULAIRE D'OCTROI DE GRÉ À GRÉ SELON LA DÉLÉGATION DE POUVOIR AUX FONCTIONNAIRES (25 000 $ - 49 999 $) BESOIN DE LA VILLE Objet du contrat (décrire l'objet du contrat) : Valeur estimée de la dépense (incluant les options de renouvellement) : Durée de contrat : Motif d'octroi de contrat de gré à gré (Règlement 2019-M-276) : Degré d'expertise nécessaire Qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la Ville Délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services Qualité des biens, services ou travaux recherchés Modalités de livraison Services d'entretien Expérience et la capacité financière requises Compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché Fournisseur a un établissement sur le territoire de la Ville Autre critère directement relié au marché Autre : (spécifiez) : _________________________________ FOURNISSEUR Type de fournisseur retenu: Fournisseur local (Agglomération de Sainte-Agathe) Fournisseur régional (MRC des Laurentides et MRC des Pays- d'en-Haut) Fournisseur externe (autres) Liste des fournisseurs invités : ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ MODE DE PASSATION CHOISI Gré à gré avec demande de prix à un seul fournisseur Gré à gré avec demande de prix à plus d'un fournisseur MESURES D'APPLICATION - ROTATION Dans le cas d'un contrat passé de gré à gré, avec demande de prix à un seul fournisseur, les mesures mentionnées au Règlement numéro 2019-M-276 de gestion contractuelle pour assurer la rotation sont-elles respectées? Oui Non Si oui, quelles sont les mesures concernées : Identification des fournisseurs potentiels Politique d'approvisionnement et d'achat local 1 Rotation favorisée, sauf pour des motifs de saines administrations Appel d'intérêts aux fins de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins Constitution d'une liste de fournisseurs Si non, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable? Continuation du mandat Expériences antérieures avec le fournisseur Connaissances des besoins par le fournisseur Autres (spécifiez) : ________________________________________________________________ SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE Prénom, nom Signature Date