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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANGÈLE-DE-MONNOIR
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANGÈLE-DE-MONNOIR
À une séance ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Angèle-de-
Monnoir, tenue le 3 octobre 2023, à 20 heures, à l'endroit ordinaire des réunions du conseil,
à laquelle séance étaient présents :
LE MAIRE SUPPLÉANT : M. Marcel Boulay
LES MEMBRES DU CONSEIL :
Mme Isabelle Sévigny,
Mme Johanne Lacourse,
M. Marcel Boulay,
Mme Lise Dufour,
M. Étienne Decelles.
Tous membres du conseil et formant quorum.
Considérant
que
la
Municipalité
de
Sainte-Angèle-de-Monnoir
(ci-après
la
« Municipalité ») est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1
(ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
Considérant que la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels
qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables ;
Considérant que la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
Considérant qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité
et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
Considérant que telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Municipalité ;
Considérant que pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée
la présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Sainte-Angèle-de-Monnoir.
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EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Angèle-de-Monnoir;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le
cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que
ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
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confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection
des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2. OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement
la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de
son cycle de vie ;
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET
CONSENTEMENT
3. CONFIDENTIALITÉ
3.1. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend
accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs
fonctions.
3.2. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la
sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et
à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès.
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4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES
SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type
de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de
la Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont
recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente
Politique.
5. CONSENTEMENT
À
LA
COLLECTE
DE
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
5.1. La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans
le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues
à la Loi sur l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une
durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne
transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le
consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée
peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir
tout de même des services de la part de la Municipalité.
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité ou
tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son
consentement à la collecte de renseignements personnels, en signifiant son
refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l'employé de la
Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la
Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la
Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de
signifier son refus ;
En refusant les témoins de connexion lors de l'ouverture site internet de la
Municipalité.
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5.5. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la
Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la
détention de tout RP.
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout
service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins
d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
Le refus par un employé à la collecte de tout RP aux fins de compléter son
dossier employé ;
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une
évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de
l'évaluation foncière de la Municipalité ;
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une
demande de permis ou de certificat à la collecte de tout RP par le service
d'urbanisme;
Le refus par tout citoyen souhaitant s'inscrire à une activité municipale
(ou son enfant au camp de jour) à la collecte de tout RP afin de compléter
son dossier.
5.6. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal
ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction
ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des
fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux
mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. DROITS D'ACCÈS
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant
et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi
sur l'accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit
de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité la
concernant ;
6.3. La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la
personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à
distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures d'ouverture
habituelles, soit de 8 h à 16 h du lundi au jeudi et de 8 h à 12 h le vendredi, et
d'en obtenir une copie ;
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6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit
d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la
politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits
des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle
et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois,
des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la
transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité
établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les
prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la
reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels,
RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne
concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la
transcription, la reproduction ou la transmission du document.
7. DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier
de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger
que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou
sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de
rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande
soit enregistrée ;
7.3. La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier
contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une
copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de
celui-ci.
8. PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de
successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de
l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
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8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet
que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit
avis informe également le requérant du recours en révision prévu par la
section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification
avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la
Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une
période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen
de communication permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la
section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être
exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours
prévus à la Loi sur l'accès.
9. CONSERVATION
ET
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS.
9.1. La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la
détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec
ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de
s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique
soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec
pourront affecter les droits des personnes concernées.
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10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE
LA MUNICIPALITÉ
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique
obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun
transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen
technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce
soit la Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux
documents de la Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la
Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la
communication ne requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou de
confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment
précise pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt
jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le
délai prévu lui paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités
de la Municipalité, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger le
délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen
de communication permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des
20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à
sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa
forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur
place pendant les heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
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transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend
des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit
d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la
politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits
des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle
et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE
DE
LA
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
12.1. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou
fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable
de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux
coordonnées suivantes :
Mme Pierrette Gendron, directrice générale
Courriel : [email protected]
Télécopieur : 450 460-3853
Courrier : 5, chemin du Vide, Sainte-Angèle-de-Monnoir (Québec) J0L 1P0
12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la
protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection
des renseignements personnels de la municipalité de Sainte-Angèle-de-Monnoir
publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été
refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans
le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut
demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La
demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de
la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à
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l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la
décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent
en vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration de la
Municipalité.
14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation
du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur
le site Internet de la Municipalité.
(Original signé)
(Original signé)
Marcel Boulay
Pierrette Gendron
Maire suppléant
Directrice générale et greffière-
trésorière
Adoption de la politique : Le 3 octobre 2023
Résolution numéro : 23-10-277