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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANGÈLE-DE-MONNOIR
POLITIQUE ADMINISTRATIVE CONCERNANT LES RÈGLES DE GOUVERNANCE
EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANGÈLE-DE-MONNOIR
À une séance ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Angèle-de-
Monnoir, tenue le 3 octobre 2023, à 20 heures, à l'endroit ordinaire des réunions du conseil,
à laquelle séance étaient présents :
LE MAIRE SUPPLÉANT : M. Marcel Boulay
LES MEMBRES DU CONSEIL :
Mme Isabelle Sévigny,
Mme Johanne Lacourse,
M. Marcel Boulay,
Mme Lise Dufour,
M. Étienne Decelles.
Tous membres du conseil et formant quorum.
Considérant
que
la
Municipalité
de
Sainte-Angèle-de-Monnoir
(ci-après
la
« Municipalité ») est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1
(ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
Considérant que la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels
qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables ;
Considérant qu'en 2022, la Municipalité employait, en moyenne, 50 salariés ou moins, et
qu'elle n'est donc pas assujettie à l'obligation de constituer un comité sur l'accès à
l'information et la protection des renseignements personnels conformément au Règlement
excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à
l'information et la protection des renseignements personnels ;
Considérant que pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée
la présente politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels;
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
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CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
AUX FINS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE, LES EXPRESSIONS OU LES
TERMES SUIVANTS ONT LA SIGNIFICATION ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Angèle-de-Monnoir;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le
cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que
ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
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Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection
des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2. OBJECTIFS
La Politique de gouvernance PRP vise les objectifs suivants :
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
PRP ;
Protéger les RP recueillis par la Municipalité tout au long de leur cycle de vie ;
Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la PRP, dont la Loi sur
l'accès, et aux meilleures pratiques en cette matière ;
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité
et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II -- MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Municipalité ne collecte que les RP nécessaires aux fins de ses activités.
Sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès, la Municipalité ne procède
pas à la collecte de RP sans avoir préalablement obtenu le consentement de la personne
concernée.
Est entendu que le consentement doit être donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé. Le consentement de la
personne concernée doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
Au moment de la collecte de tout RP, la Municipalité s'assure d'obtenir de façon
expresse le consentement libre et éclairé de la personne concernée. La Municipalité
doit notamment indiquer :
Les fins auxquelles tout RP est requis ;
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Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande de collecte de RP ;
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un refus de répondre à la
demande ;
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un retrait de son
consentement à la communication ou à l'utilisation des RP suivant une
demande facultative ;
Les droits d'accès et de rectification aux RP collectés ;
Les moyens par lesquels tout RP est recueilli ;
Les précisions nécessaires relativement (1) au recours par la Municipalité
à une technologie afin de recueillir tout RP, comprenant des fonctions qui
permettent l'identification, la localisation ou le profilage de la personne
concernée et (2) aux moyens offerts, à la personne concernée, pour en
activer ou désactiver les fonctions ;
Les précisions relatives à la durée de conservation de tout RP ;
Les coordonnées de la personne responsable de la PRP au sein de la
Municipalité.
4. CONSERVATION
ET
UTILISATION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
La Municipalité restreint l'utilisation de tout RP aux fins pour lesquelles il a été
recueilli et pour lequel la Municipalité a obtenu le consentement exprès de la personne
concernée, le tout sous réserve des exceptions prévues par la Loi sur l'accès.
La Municipalité limite l'accès à tout RP détenu aux seules personnes pour lesquelles
ledit accès est requis à l'exercice de leurs fonctions au sein de la Municipalité.
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la
sensibilité des RP détenus afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur
intégrité sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
La Municipalité conserve les données et documents comportant des RP :
a) pour la durée nécessaire à l'utilisation pour laquelle ils ont été obtenus
ou
b) conformément aux délais prévus à son calendrier de conservation.
Lors de l'utilisation de tout RP, la Municipalité s'assure de l'exactitude du RP. Pour
ce faire, elle valide son exactitude auprès de la personne concernée de façon régulière
et, si nécessaire, au moment de son utilisation.
La Municipalité accorde le même haut taux d'attente raisonnable de protection, en
matière de confidentialité et d'intégrité envers tout RP qu'elle collecte, conserve et
utilise que le RP soit sensible ou non.
5. FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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La Municipalité établit et maintient à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements
personnels.
Cet inventaire doit contenir les indications suivantes :
a) la désignation de chaque fichier, les catégories de renseignements qu'il
contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le mode
de gestion de chaque fichier ;
b) la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
c) les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque
fichier ;
d) les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de
leurs fonctions ;
e) les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
personnels.
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la Loi sur l'accès.
6. COMMUNICATION À DES TIERS
La Municipalité ne peut communiquer à des tiers tout RP sans un consentement exprès
de la personne concernée sauf exception prévue à la Loi sur l'accès.
La Municipalité indique, dans les registres exigés par la Loi sur l'accès, toutes les
informations relatives à la transmission de tout RP à un tiers à quelques fins que ce
soit.
7. DESTRUCTION OU ANONYMISATION
Lorsque des RP ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis
et lorsque le délai prévu au calendrier de conservation est expiré, la Municipalité doit
les détruire de façon irréversible ou les rendre anonymes.
La procédure de destruction devra être approuvée par le greffier-trésorier et le RPRP
afin de s'assurer notamment du respect de l'article 199 du Code municipal.
L'anonymisation vise une fin sérieuse et légitime et la procédure est irréversible.
Sur recommandation du RPRP, toute procédure d'anonymisation doit être approuvée
par le greffier-trésorier.
CHAPITRE III -- RÔLES ET RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
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8. CONSEIL
Le comité approuve la présente Politique et veille à sa mise en œuvre, notamment en
s'assurant :
a) De prendre les décisions nécessaires relevant de sa compétence pour voir à la
mise en œuvre et au respect de la présente Politique ;
b) Que la direction générale et les directeurs de service de la Municipalité fassent
la promotion d'une culture organisationnelle fondée sur la protection des RP
et des comportements nécessaires afin d'éviter tout incident de confidentialité ;
c) Que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome leurs pouvoirs
et responsabilités.
9. DIRECTION GÉNÉRALE
Le comité est responsable de la qualité de la gestion de la PRP et de l'utilisation de toute
infrastructure technologique de la Municipalité à cette fin.
À cet égard, il doit mettre en œuvre la présente Politique en :
a) Veillant à ce que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome
leurs pouvoirs et responsabilités ;
b) S'assurant que les valeurs et les orientations en matière de PRP soient
partagées et véhiculées par tout gestionnaire et employé de la Municipalité ;
c) Apportant les appuis financiers et logistiques nécessaires à la mise en œuvre et
au respect de la présente politique ;
d) Exerçant son pouvoir d'enquête et appliquant les sanctions appropriées aux
circonstances pour le non-respect de la présente Politique.
10. RESPONSABLE
LA
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Le RPRP, en collaboration avec le RAD, contribue à assurer une saine gestion de la PRP
au sein de la Municipalité. Il soutient le conseil, la direction générale et l'ensemble du
personnel de la Municipalité dans la mise en œuvre de la présente Politique. Certaines
tâches sont dévolues au Comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels prévu à l'article 8.1 de la Loi sur l'accès ainsi que les
obligations qui en découlent.
Notamment, le RPRP s'assure de :
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a) Définir et approuver les orientations en matière de PRP au sein de la
Municipalité ;
b) Déterminer la nature des RP devant être collectés par les différents services de
la Municipalité, leur conservation, leur communication à des tiers et leur
destruction ;
c) Suggérer les adaptations nécessaires en cas de modifications à la Loi sur
l'accès, à ses règlements afférents ou l'interprétation des tribunaux, le cas
échéant ;
d) Planifier et assurer la réalisation des activités de formation des employés de la
Municipalité en matière de PRP ;
e) Formuler des avis sur les initiatives d'acquisition, de déploiement et de refonte
de systèmes d'information ou de toute nouvelle prestation électronique de
services de la Municipalité nécessitant la collecte, l'utilisation, la conservation,
la communication à des tiers ou la destruction des RP, et ce, tant au moment
de la mise en place de ces initiatives que lors de toute modification à celles-ci ;
f) Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux sondages
qui collectent ou utilisent des RP, ou encore en matière de vidéosurveillance ;
g) Veiller à ce que la Municipalité connaisse les orientations, les directives et les
décisions formulées par la CAI en matière de PRP ;
h) Évaluer le niveau de PRP au sein de la Municipalité ;
i) Recommander au greffier-trésorier de procéder à l'anonymisation de RP en
lieu et place de la destruction de RP qui n'est plus utile à la Municipalité ;
j) Faire rapport au conseil et à la direction générale, sur une base annuelle, quant
à l'application de la présente politique.
11. RESPONSABLE DE L'ACCÈS AUX DOCUMENTS
Dans le cadre de cette fonction, le responsable de la conformité doit :
a) Recevoir toutes les demandes qui sont de la nature d'une demande d'accès aux
documents au sens de la Loi sur l'accès, y compris les demandes
d'informations ;
b) Répondre aux requérants de l'accès à des documents en fonction des
prescriptions de la Loi sur l'accès.
12. DIRECTEUR DE SERVICE
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Chaque directeur de service est responsable de veiller à la PRP au sein du service qu'il
dirige ainsi que des infrastructures technologiques nécessaires à cette fin auxquelles les
employés du service et lui ont accès dans le cadre de leurs fonctions à la Municipalité.
À ce titre, chaque directeur de service doit :
a) Faire connaître la présente politique en matière de PRP aux employés de son
service et s'assurer de son application et son respect par ceux-ci ;
b) S'assurer que les mesures de sécurité déterminées et mises en place soient
appliquées systématiquement à l'occasion de son emploi et de celui des
employés qu'il dirige dans le service dont il est responsable ;
c) Participer à la sensibilisation de chaque employé de son équipe aux enjeux de
la PRP ;
d) Désigner, au sein de son service, le ou les employés dont la tâche inclue
spécifiquement les fonctions de veiller à la collecte, la détention, la
conservation ou la destruction des RP et leur protection ;
e) Dans le cas où aucun employé n'est désigné, le directeur de service assume les
tâches et responsabilités prévues à l'article 13.
13. RESPONSABLE DE LA PRP AU SEIN DES DIFFÉRENTS SERVICES DE LA
MUNICIPALITÉ
Chaque directeur de service de la Municipalité doit identifier le responsable de la PRP au
sein de son service au RPRP. Les employés de chaque service de la Municipalité ainsi
désignés sont responsables au sein de leur service de certaines étapes de la vie des RP,
c'est-à-dire la collecte et la détention.
Chaque responsable au sein d'un service susmentionné travaille en étroite collaboration
avec le RPRP afin d'inventorier les diverses catégories de RP recueillies, détenues,
communiquées à des tiers, le cas échéant, détruites ou rendues anonymes et de maintenir à
jour cet inventaire. Le responsable doit également voir à ce que les employés du service
obtiennent tout consentement requis de tout individu aux fins de collecter, détenir ou
transférer à des tiers le cas échéant. Le responsable doit voir à la conservation et au
classement des consentements recueillis de manière que ceux-ci puissent être facilement
retracés.
14. EMPLOYÉS
Chaque employé doit :
a) Prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger les RP ;
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b) Mettre tout en œuvre pour respecter le cadre légal applicable et les mesures
prévues aux différentes politiques et directives de la Municipalité en lien avec
la protection des RP ;
c) N'accéder qu'aux RP nécessaires dans l'exercice de ses fonctions ;
d) Signaler au RPRP tout incident de confidentialité ou traitement irrégulier des
RP ;
e) Participer activement à toute activité de sensibilisation ou formation données
en matière de PRP ;
f) Collaborer avec le RPRP et le RAD.
15. FORMATION DU PERSONNEL DE LA MUNICIPALITÉ EN VUE DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le RPRP établit le contenu et le choix des formations offertes à tous les employés de la
Municipalité et détermine la fréquence à laquelle les employés doivent suivre toute
formation établie.
Les activités de formation ou de sensibilisation inclus notamment :
Formation à l'embauche sur l'importance de la PRP et les actions à prendre
dans son travail ;
Formation à tous les employés sur la mise en œuvre de la présente politique ;
Formation aux employés utilisant un nouvel outil informatique impliquant des
RP ;
Formation sur les mises à jour de la présente politique ou des mesures de
sécurité des RP, le cas échéant ;
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
16. SONDAGES
Avant d'effectuer ou de permettre à une tierce partie d'effectuer un sondage auprès des
personnes concernées pour lesquelles la Municipalité détient, recueille ou utilise des RP,
le RPRP devra préalablement faire une évaluation des points suivants :
la nécessité de recourir au sondage ;
l'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des
renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation.
Suivant cette évaluation, le RPRP devra faire des recommandations au conseil et à la
direction générale.
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17. ACQUISITION, DÉVELOPPEMENT OU REFONTE D'UN SYSTÈME
D'INFORMATION OU DE PRESTATION ÉLECTRONIQUE
Avant de procéder à l'acquisition, au développement ou à la refonte des systèmes de
gestion des RP, la Municipalité doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à
la vie privée.
Aux fins de cette évaluation, la Municipalité doit consulter, dès le début du projet, son
RPRP.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet prévu à l'article 17.1, le RPRP peut, à
toute étape, suggérer des mesures de protection des RP, dont notamment :
a) la nomination d'une personne chargée de la mise en œuvre des mesures
de PRP ;
b) des mesures de PRP dans tout document relatif au projet, tel qu'un
cahier des charges ou un contrat ;
c) une description des responsabilités des participants au projet en matière
de PRP ;
d) la tenue d'activités de formation sur la PRP pour les participants au
projet.
La Municipalité doit également s'assurer que dans le cadre du projet prévu à
l'article 17.1, le système de gestion des renseignements personnels permet qu'un RP
informatisé recueilli auprès de la personne concernée soit communiqué à cette dernière
dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
La réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être
proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur
utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.
18. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
L'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés de tout RP ou sa perte
constituent un incident de confidentialité au sens de la Loi sur l'accès.
La Municipalité assure la gestion de tout incident de confidentialité conformément à
la procédure de gestion des incidents de confidentialité dont font partie les règles
suivantes :
Tout incident de confidentialité avéré ou potentiel doit être rapporté le plus
rapidement possible au RPRP par toute personne qui s'en rend compte ;
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Le RPRP doit réviser l'information rapportée afin de déterminer s'il s'agit d'un
incident de confidentialité et dans l'affirmative :
Inscrire l'information pertinente au registre des incidents de confidentialité de
la Municipalité ;
Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de confidentialité ;
Identifier et recommander l'application de mesures d'atténuation appropriées,
le cas échéant.
19. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne physique qui estime que la Municipalité n'assure pas la protection des RP
de manière conforme à la Loi sur l'accès peut porter plainte de la manière suivante :
Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une
personne physique qui s'identifie.
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa plainte et indique
les délais pour y donner suite.
Le RPRP donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans les vingt jours
suivant la date de sa réception.
Si le traitement de la plainte dans le délai prévu à l'article 19.4 de la présente Politique
paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la
Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période
raisonnable et en donne avis au requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre ce dernier.
Dans le cadre du traitement de la plainte, le RPRP peut communiquer avec le plaignant
et faire une enquête interne.
À l'issue de l'examen de la plainte, le RPRP transmet au plaignant une réponse finale
écrite et motivée.
Si le plaignant n'est pas satisfait de la réponse obtenue ou du traitement de sa plainte,
il peut s'adresser par écrit à la CAI.
20. SANCTIONS
Tout employé de la Municipalité qui contrevient à la présente Politique ou aux lois et à la
réglementation en vigueur applicable en matière de PRP s'expose, en plus des pénalités
prévues aux lois, à une mesure disciplinaire pouvant notamment mener à une mesure
disciplinaire et pouvant aller jusqu'au congédiement. La direction générale, de concert avec
le Service des Ressources humaines, est chargée de décider de l'opportunité d'appliquer la
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sanction appropriée, le cas échéant. La Municipalité peut également transmettre à toute
autorité judiciaire les informations colligées sur tout employé, qui portent à croire qu'une
infraction à l'une ou l'autre loi ou règlement en vigueur en matière de PRP a été commis.
21. DISPOSITION FINALE
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil.
(Original signé)
(Original signé)
Marcel Boulay
Pierrette Gendron
Maire suppléant
Directrice générale et greffière-
trésorière
Adoption de la politique : Le 3 octobre 2023
Résolution numéro
: 23-10-278