Politique d'aide financière et de soutien aux organismes sans but lucratif

Sainte-Anne-des-Lacs, Quebec

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--"ff"" Salnte-Anne-des-Lacg POLITIQUE D'AIDE FINANCIERE ET DE SOUTIEN AUX ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF ET AUX REGROUPEMENTS DU MILIEU Pof itique numéro 2025-01 Adoptée le 10 février 2025 - Résolution numéro 8448-02-25 .\?aLtT( câ ,r" <}- d^3 b +tù, 'nn f -'4noc Présentation générale de la politique et des principes La Municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs, ci-après nommée << la municipalité > reconnait I'apport important des organismes à caractère non lucratif, ci-après nommé < OBNL r> et des regroupements de son milieu à caractère non lucratif, ci-après nommé ( regroupements de citoyens >, æuvrant sur son territoire par I'octroi d'aide financière directe ou de soutien matérielles, techniques, promotionnelles. La remise d'aide financière est sous réserve de la disponibilité de fonds dans I'enveloppe budgétaire réservée à cet effet. Lorsque les fonds sont entièrement utilisés pour une année donnée, la municipalité peut refuser une nouvelle demande jusqu'à la fin de son exercice financier. Le soutien matériel, technique et promotionnel est sous réserve de la disponibilité des ressources humaines et matérielles qui sont limitées. Le conseil exerce un pouvoir discrétionnaire de soutien au meilleur des informations qu'il possède eUou de celles fournies par les requérants. Les aides financières eUou le soutien octroyés ne sont pas nécessairement récurrents et doivent être reconsidérés chaque année. Cette politique se veut un guide de référence pour la Municipalité qui se réserve le droit, si elle le juge à propos, de déroger à celle-ci dans le cadre de circonstances particulières observées lors de l'évaluation d'une demande. ll est important de préciser que I'OBNL ou le regroupement du milieu requérant assume toujours l'entière responsabilité des activités et des évènements qu'il organise et réalise. 1. Objectifs visés La présente politique a pour objectif de : r Soutenir les interventions des OBNL et des regroupements du milieu à caractère non lucratif ; . Favoriser une utilisation équitable et appropriée des fonds publics et des ressources de la Municipalité ; o Permettre une équité positive parmi les demandes ; . Établir clairement les obligations réciproques entre les OBNL, les regroupements de citoyens et la Municipalité ; . Définir les diverses formes d'assistances possibles ; . Préciser les conditions permettant de bénéficier de l'aide financière et du soutien de la Municipalité; r Défïnir les différents types d'OBNL et de regroupements de citoyens admissibles; . Consolider le partenariat déjà existant entre la municipalité et son milieu. 2. Définitions 2.1 Organisme sans but lucratif (OBNL) : Organisme sans but lucratif incorporé selon la Loi sur les compagnies (Chapitre C-38) ou un organisme enregistré sans but lucratif en vertu de la Loi sur les clubs de récréation (Chapitre C-23). 2.2 Regroupement du milieu à caractère non lucratif : Ensemble de citoyens pratiquants ou mettant sur pied une activité commune de loisir, de culture, de mieux-être de la population, récréative, éducative ou sportive, sans caractère lucratif, suivant des intérêts et des besoins communs. Potitique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son milieu Numéro 2O25-O1 Page 2 sur 10 '\?ÀrrIÉ o' d'"c otroo"'oo 3. Critères d'admissibilités Le traitement d'une demande d'aide ou de soutien est assujetti au respect des critères suivants : 3.1 Seuls un OBNL ou un regroupement du milieu possédant une structure décisionnelle démocratique peuvent présenter une demande de subvention. 3.2 Dans le cadre d'un OBNL, être dûment incorporé ou enregistré et æuvrer sur le territoire de la Municipalité. 3.3 Dans le cadre d'un regroupement du milieu, æuvrer sur le territoire de la Municipalité. 3.4 L'OBNL ou le regroupement du milieu doit poursuivre des objectifs s'intégrant aux politiques municipales, favorisant I'amélioration de la qualité de vie des citoyens, favorisant I'accès aux activités pour les citoyens, favorisant la pérennité et le développement de la Municipalité et I'esprit de communauté, favorisant l'implication et permettant cette implication des citoyens. 3.5 L'OBNL ou le regroupement du milieu doit être reconnu par la Municipalité comme æuvrant au sein de la communauté, auprès de citoyens de la Municipalité. Pour ce faire, I'OBNL ou le regroupement du milieu doit remplir le formulaire de reconnaissance joint en annexe << A > des présentes et aussi disponible sur le site internet de la Municipalité. 3.5 Pour effectuer une demande d'aide ou de soutien, I'OBNL ou le regroupement du milieu doit, annuellement, transmettre à la Municipalité le formulaire de demande d'aide dûment complété, joint en annexe <r B > ainsi que les documents demandés comme complément à la demande, joint en annexe << C n des présentes. Les formulaires sont également disponibles sur le site internet de la Municipalité. 3.7 Aucun employé rémunéré par I'OBNL ne peut faire partie du conseil d'administration dudit organisme. Le respect de ces normes rendra I'OBNL ou le regroupement du milieu admissible à l'évaluation de sa demande. Cela ne signifie toutefois pas que I'aide ou le soutien lui sera accordé puisqu'une analyse complète de chaque demande est requise. 4. Paramètres d'appréciation de la demande Considérant le nombre de demandes et le budget limité dont dispose la Municipalité, les membres du Conseil, dans le cadre de leur réflexion, peuvent être amenés à considérer notamment les éléments suivants : a) Capacité de réaliser le projet ; b) Projet ayant des retombées dans la communauté locale ; c) Efforts d'autofinancement ; d) Développement de la collectivité résultant des activités de l'organisme demandeur. Dans certains cas, bien que I'organisme se soit révélé admissible, il se peut que I'analyse de ces paramètres permette de conclure qu'il n'est pas approprié de lui accorder I'aide ou le soutien demandé, en tout ou en partie. Dans le cas où une aide ou un soutien est accordé, en tout ou en partie, sous forme d'équipements fournis gratuitement par la Municipalité, une évaluation de leur coût sera faite Potitique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son mitieu Numéro 2O25-o1 Page 3 sur 10 ..1^LrIl ca J" O- ; ^"3 b +tù ot'^oo.'oo par la direction ou le fonctionnaire du service concerné et jointe à la demande d'aide qui sera ultérieurement étudiée par le Conseil de la Municipalité. Dans le cas où la demande est accordée, cette évaluation sera transmise à son bénéficiaire. 5. Exigences à remplir Dans le cadre d'une demande d'aide financière ou de soutien, I'OBNL ou le regroupement du milieu requérant doit déposer auprès de la Municipalité, au plus tard le 5 octobre de chaque année, les documents suivants : 1) Le formulaire de demande dûment complété et signé (Annexe u B n); 2) Le formulaire de demande accompagné des pièces justificatives dont la liste est jointe à I'Annexe << C n des présentes ; 3) La demande d'aide financière ou de soutien accompagné de tout autre document pouvant être utile à I'analyse de cette dernière. Toute demande reçue après le délai mentionné ci-haut pourra faire, à la discrétion du conseil, l'objet d'une analyse. 6. Procédure 6.1 Reconnaissance par la Municipalité : Préalablement à toute demande d'aide ou de soutien ou conjointement avec celle-ci, l'OBNL ou le regroupement du milieu doit obtenir sa reconnaissance par la Municipalité. Pour ce faire, elle doit faire sa demande de reconnaissance en remplissant le formulaire joint en << Annexe A >> et le transmettre à la Municipalité. L'OBNL ou le regroupement du milieu qui ont déjà obtenu une reconnaissance avant l'entrée en vigueur de la présente politique seront exemptés de déposer le formulaire de I'Annexe << A >. 6.2 Demande d'aide ou de soutien : Toute demande d'aide financière ou de soutien doit être présentée à l'aide du formulaire de demande joint en Annexe << B n des présentes, lequel doit être dûment complété et signé par un représentant autorisé par l'OBNL ou par le regroupement du milieu. De plus, le formulaire de demande doit être accompagné des pièces justificatives énumérées à I'Annexe << C > de la présente politique. Le formulaire ainsi que les documents I'accompagnant doivent être transmis par courriel à : [email protected], au plus tard, le 5 octobre de chaque année. Les demandes reçues seront soumises au conseil municipal pour analyse. Les demandes accueillies feront l'objet d'une résolution du conseil, adoptée en assemblée publique. Le versement de l'aide ou du soutien ne sera effectué qu'après la confirmation par résolution. Rappelons que la Municipalité dispose d'une enveloppe budgétaire et de ressources limitées et fera inévitablement un choix parmi les projets présentés. 6.3 Demande d'aide financière : Tout OBNL ou regroupement du milieu dont une demande complète a été transmise au Conseil pour évaluation peut être assujetti à certaines conditions ci-après exposées. Potitique d'aide financière et de soutien aux oBNL et aux regroupements de son milieu Numéro 2025-01 Page4surl0 .\eÀl'I' c€ è'" o- Èêi %-f -'4nçc Lorsque I'aide financière que le conseil souhaite accorder est égale ou supérieure à 5 000 $, I'OBNL ou le regroupement du milieu doit au préalable, avant tout versement, signer une entente avec la Municipalité à cet effet. Cette entente peut comprendre, entre autres, mais non limitativement, les éléments suivants : . L'obligation pour I'OBNL ou le regroupement du milieu de produire un rapport de gestion de l'aide fournie (reddition de comptes) ainsi que les états financiers de I'année de la demande, à être déposés au Conseil au plus tard à la séance de février de l'année suivant l'octroi de I'aide financière. o L'engagement des membres du CA de I'OBNL ou des dirigeants du regroupement du milieu de la bonne gestion de l'aide accordée. . L'engagement des membres du CA de I'OBNL ou des dirigeants du regroupement du milieu à maintenir un comportement éthique et respectueux envers la Municipalité et tout employé ou fonctionnaire de cette dernière. . Le remboursement de l'aide assujettie à certaines conditions. 6.4 Demande de soutien promotionnel : Le soutien promotionnel consiste à rendre accessibles les outils de communications de la Municipalité à I'OBNL ou au regroupement du milieu, sous certaines conditions. L'OBNL ou le regroupement du milieu qui en fait la demande doit: . Respecter les échéanciers de livraison du contenu à publier et les critères demandés par la Municipalité. . Assumer les frais de production, de transport et de livraison. Les outils de communications de la Municipalité disponibles sont: le bulletin municipal, les médias sociaux, l'infolettre et l'affichage extérieur sur les enseignes statiques. La politique sur I'affichage en vigueur demeure applicable. La Municipalité se réserve le droit de refuser toute demande dont le contenu à publier est contraire aux objectifs, règlements ou lois en vigueur. 6.5 Demande de soutien autre que promotionnelle : La Municipalité offre du soutien aux OBNL et aux regroupements du milieu sous différentes formes à travers son Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire, selon la disponibilité des ressources, à savoir : . Ressources-conseils pour le fonctionnement des OBNL et des regroupements du milieu (transmettre des informations nécessaires pour faciliter ses activités). . Arrimage des activités : faciliter la rencontre des dirigeants des différents organismes visant la planification des activités. r Prêt de matériel et d'équipement selon leur disponibilité et sous certaines conditions dont notamment le respect de la politique relative au prêt et à Ia location de certains locaux et autres espaces municipaux. Potitique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son mitieu Numéro 2025-01 PageSsurl0 r'"c oâ'"oo"f 7. Remboursement de I'aide Dans l'éventualité où l'objet de la demande d'aide ne peut se réaliser ou que le bilarn demandé au point 6.3 des présentes, n'est pas fourni, le bénéficiaire de l'aide sera dans I'obligation de rembourser en totalité l'aide financière octroyée selon les délais établis dans I'entente signée entre la municipalité et I'OBNL ou le regroupement du milieu. 8. Entrée en vigueur Cette politique entre en vigueur le 10 février 2025 lors de son adoption par le conseil municipal. rine Hamé re Robert Mairesse Directrice générale et greffière-trésorière Potitique d'aide linancière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son mitieu Numéro 2O25-O1 Page 6 sur 10 . \eÀ!'r€ cÊ ôt noi ?ols ANNEXE ( A D FORMULAIRE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF OU DES REGROUPEMENTS DU MILIEU Secteur d'activités Numéro d'entreprise (NEO) Date de constitution du regroupement du milieu Nom Adresse code T hone Courriel Liens vers vos médias sociaux (Site web, Facebook, autres) : Nature des activités : Environnemental : fl Cufturel : E Sportif : E Com.unautaire Autre (précisez) : Description de I'OBNL ou du regroupement du milieu (Mission, vision, valeurs) Clientèle visée Date de votre dernière assemblée oénérale Votre dossier est à jour au REQ ? Avez-vous un compte au nom de votre organisme dans une institution financière ? Si oui, à quelle institution financière ? Combien de personnes de la communauté bénéficient de votre service annuellement ? Quelles sont les municipalités desservies par votre orqanisme ? Personne-ressource avec laquelle la municipalité va correspondre Document à joindre : Lettre de motivation afin d'être reconnu par la municipalité tr Date de réception de la dema Documents annexes Signature Potitique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son milieu Numéro 2O25-O1 tr Oui Date Non PageTsurl0 ANNEXE ( B D FORMULAIRE DE DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE ET DE SOUTIEN AUX OBNL OU AUX REGROUPEMENTS DU MILIEU Note: des erreurs ou des inexactitudes dans les renseignements foumis pourraient retarder I'analyse de votre demande d'aide ou de soutien, ou faire I'objet d'une demande de renseignements supplémentaires. Nom (officiel) Numéro d'entreprise (NEQ): Champ d'activités Adresse : (rue. ville. code oostal) Téléphone Courriel Reconnaissance la Prénom et nom Fonction au sein de I'orqanisme Adresse (rue. ville. code postal) ? Oui Non Date Courriel Description sommaire du projet - Objectifs à atteindre, clientèle visée, activités prévues, retombés prévisibles pour la communauté, etc.) d'exécution du Plan budoétaire du oroiet Montant de l'aide demandé et source Tvoe de soutien demandé : Avez-vous un olan à annexer à la demande ? Oui Ûoindre en annexe) Non information Première personne: Nom: Signature Deuxième pensonne: Nom: Signature Fonction Date: Fonction Date: Potitique d'aicte financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son mitieu Numéro 2025-01 Page 8 sur 10 Oui Non Favorable Montant de l'aide financière ou du soutien recommandé Poste(s) budgétaire(s) Signature Politique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son milieu Numéro 2025-01 Défavorable Date Page 9 sur 10 .\tAa{lÊ ââ r ANNEXE ( C D LISTE DES DOCUMENTS À FOURNIRACCOMPAGNANT LA DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE / SOUTIEN AUX OBNL ET AUX REGROUPEMENTS DE CITOYENS DU MILIEU A. Toute demande d'aide financière ou de soutien aux organismes à but non lucratif doit être accompagnée des documents suivants : 1. Le dernier bilan et les derniers états financiers acceptés par I'assemblée générale des membres de I'organisme ; 2. Preuve d'assurances ; 3. Tout autre document pouvant être utile à la demande d'aide financière. B. Toute demande d'aide ou de soutien aux regroupements du milieu doit être accompagnée des documents suivants : 1. Lettre de constitution du regroupement du milieu ou son équivalent ; 2. Liste des membres dirigeants (administrateurs) ; 3. Brève description des objectifs généraux poursuivis par l'organisme ou le regroupement quifait la demande ; 4. Preuve d'assurances ; 5. Tout autre document pouvant être utile à la demande d'aide financière. Potitique d'aide financière et de soutien aux OBNL et aux regroupements de son milieu Numéro 2o25-O1 Page 10 sur 10