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Salnte -Anne-des-Lacs
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
ET DES ARCHIVES
Politique numéro 2025-02
Adoptée le 10 février 2025 - Résolution numéro 8447-02-25
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Présentation générale de la politique
Afin d'assurer I'efficacité de leurs opérations administratives et de respecter leurs obligations
légales, les municipalités doivent gérer I'ensemble du cycle de vie de leurs documents (actifs,
semi-actifs et inactifs). Pour ce faire, elles doivent adopter une politique de gestion
documentaire, ainsi que maintenir à jour auprès de Bibliothèque et Archives nationales du
Québec (ci-après : < BAnQ >) un calendrier de conservation pour I'ensemble de ses
documents.
La Municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs reconnaît, en adoptant la présente politique de
gestion documentaire et des archives (ci-après : < la Politique >), que l'ensemble de ses
documents actifs, semi-actifs et inactifs représente un actif informationnel riche. Ces
documents contribuent à la réalisation de la mission de la Municipalité et à la constitution de
sa mémoire.
Champ d'application et cadre normatif
Par la présente Politique, la municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs établit ses orientations en
matière de gestion des documents depuis leur création ou leur réception jusqu'à leur
versement aux archives ou leur élimination. Elle engage tout le personnel de la Municipalité
et s'applique à tout document, quel que soit son support, créé ou reçu par tout membre du
personnel dans le cadre de ses fonctions, incluant le personnel temporaire, saisonnier,
contractuel et étudiant.
La gestion documentaire est un partenariat et elle est la responsabilité de I'ensemble des
services de la Municipalité. Chaque employé est donc responsable de la gestion des
documents qu'il crée ou qu'il reçoit quotidiennement. Cette gestion doit s'effectuer en
conformité avec les principaux outils documentaires, particulièrement le plan de classification
et le calendrier de conservation.
La présente politique s'appuie sur différents textes normatifs, notamment :
.
Code civil du Québec ;
.
Code municipal du Québec ;
.
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels ;
.
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des
renseignements personnels ;
.
Loi concernant le cadre juridique des technologies de I'information ;
.
Loi sur les archives ;
.
Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics.
Objectifs
La Politique promeut un système de gestion documentaire qui assure I'authenticité, la
disponibilité, la fiabilité et I'intégrité des documents de la Municipalité, tout au long de leur
cycle de vie et, quel qu'en soit le support, le tout conformément aux besoins de la Municipalité
et aux exigences posées par le cadre législatif et administratif quel elle est assujettie.
L'application de la Politique vise aussi I'atteinte des objectifs suivants :
.
D'optimiser I'utilisation des ressources par une gestion efficace, économique et
sécuritaire des documents municipaux ;
.
De réduire la masse documentaire, tant papier que technologique, tout en
préservant les documents essentiels qui ont une valeur administrative, légale,
fiscale ou historique ;
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D'intégrer les documents technologiques aux processus de gestion
documentaire ;
o De préciser les rôles et les responsabilités des intervenants ;
.
De préserver la mémoire institutionnelle de la Municipalité par le traitement et la
conservation de ses archives et en garantir I'accès aux générations futures ;
.
Se doter d'un cadre de gestion uniforme favorisant les moyens et les ressources
les plus efficaces pour organiser, repérer, diffuser, reproduire, conserver et
éliminer les documents et en assurer le contrôle, I'intégrité et la sécurité.
4. Définitions
Ces définitions ne peuvent en aucun cas être interprétées de manière à déroger à la Loi sur
les Archives ou à toute autre loi ou à tout autre règlement applicable.
4.1 Archives : L'ensemble des documents, quelles que soient leur date ou leur
nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou
I'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale. >.
(Loi sur les archives, L.R.Q., c.A-21.1).
4.2 Archive permanente: Ensemble de documents ayant une valeur historique ou
de recherche et conservé de façon permanente.
4.3 Calendrier de conseruation : instrument de gestion qui regroupe les règles de
conservation dont se dote la municipalité afin de gérer efficacement la masse
documentaire en fonction du cadre législatif applicable. ll permet de diffuser les
règles de conservation, de les appliquer, de les faire approuver et d'en assurer le
contrôle, le suivi, le maintien et la tenue à jour.
4.4 Classification : Analyse d'un document afin de déterminer le sujet en se basant
sur un regroupement logique hiérarchique qui permet d'attribuer une cote.
4.5 Conservation : Garde des documents et ensemble de mesures adoptées pour
les conserver dans des conditions satisfaisantes et sécuritaires.
4.6 Cycle de vie : Ensemble des étapes que franchit un document et qui vont de sa
création en passant par son enregistrement, son transfert, sa consultation, son
traitement et sa transmission, jusqu'à sa conservation ou sa destruction en
conformité avec le calendrier de conservation.
4.7 Déclassement : Opération par laquelle l'établissement applique les délais inscrits
au calendrier de conservation. Ce procédé se traduit par un transfert des
documents au service des archives pour entreposer ou pour disposition finale.
4.8 Document: lnformation portée par un support. L'information y est délimitée et
structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte et elle est
intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images.
4.9 Document actif : Document couramment utilisé à des fins administratives,
financières ou légales et généralement conservé dans les espaces de bureau.
4.10 Document semi-actif : Document occasionnellement utilisé à des fins
administratives, financières ou légales.
4.11 Document inactif : Document qui n'est plus utilisé à des fins administratives,
financières ou légales. ll est conservé s'il possède une valeur historique, sinon il
peut être éliminé.
4.12 Document essentiel : Document indispensable au fonctionnement d'un
organisme et qui assure la continuité de celui-ci à la suite d'un désastre dont la
perte ou la destruction entraînerait des conséquences légales ou financières
graves.
4.13 Dossier principal : Dossier qui contient I'information la plus complète sur le sujet.
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5.
4.14 Dossier secondaire : Dossier qui contient une partie de l'information contenue
dans le dossier principal ou une copie de toute I'information contenue dans ce
dernier. La gestion des règles de conservation ne s'applique pas à ce type de
dossier.
4.15 Gestion des archives : contrôle planifié, systématique et précis des normes et
procédures régissant la création, l'évaluation, I'accroissement, la classification, la
description, l'indexation, la diffusion et la préservation des archives.
4.16 Numérisation : action de transférer l'information d'un document papier
(analogique) sur un support numérique (technologique). Ce procédé de transfert
de support se fait en utilisation un numériseur. Le numériseur est l'équipement qui
permet de transformer des documents sur supports papier et de les enregistrer
sous forme de fichiers d'images.
4.17 Numérisation de diffusion : opération de transfert de support d'un document
permettant d'utiliser l'information en format numérique sans détruire le format
d'origine.
4.18 Numérisation de substitution : opération de transfert de support d'un document
dont le résultat possède la même valeur juridique et dont le document d'origine
peut faire I'objet d'une destruction.
4.19 Plan de classification : Structure hiérarchique et logique permettant
I'identification des dossiers de toutes les unités administratives d'une
organisation.
4.20 Règle de conservation : Norme déterminant les délais de conservation des
documents actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux
archives historiques. L'ensemble des règles forme le calendrier de conservation.
4.21 Support: Élément matériel sur lequel l'information est consignée (papier, bande,
disque magnétique, etc.).
Principes directeurs
5.1 La Municipalité est propriétaire de tous les documents produits ou reçus par ses
employés dans le cadre de leurs fonctions. Toute personne qui cesse d'être
titulaire d'une fonction au sein d'un organisme public doit laisser sous la garde de
cet organisme les documents qu'elle a produits ou reçus en cette qualité (L.R.Q.,
chap. A-21.1).
5.2 La présente politique s'applique à tous les documents générés par les fonctions
et activités de I'organisme, et ce, peu importe leur support (documents
numériques, papiers, audiovisuels, etc.) et leur date de création.
5.3 Tous les documents et les archives de la Municipalité sont conservés selon les
règles du calendrier de conservation en vigueur approuvé par (BAnQ) afin de
permettre une utilisation rationnelle et rigoureuse des espaces physiques et
technologiques dédiés à la conservation des documents.
5.4 Selon les procédures et sous réserve de la Loi sur I'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute
personne peut consulter ou obtenir une copie des documents versés aux archives.
5.5 L'élimination des documents s'effectue, de façon confidentielle, par une méthode
approuvée par la direction générale à partir des délais prescrits au calendrier de
conservation.
5.6 Les documents essentiels à la continuité ou au rétablissement des opérations de
la Municipalité doivent faire I'objet de mesures de sécurité appropriées pour en
assurer la sauvegarde.
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5.7 La Municipalité informe les membres de son personnel de leurs obligations à
l'égard de la gestion des documents et leur fournit le support et les outils
nécessaires à l'exercice de cette responsabilité.
5.8 Substitution de support:
i. La substitution de support est l'opération qui consiste à reproduire de
façon identique un document sur un support autre que son support
d'origine, par exemple par sa numérisation.
ii. Tout projet de changement doit préalablement être soumis à
I'approbation de BAnQ. Aussi, pour que le document source puisse être
détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en
conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte
qu'il puisse être démontré. au besoin. que le document résultant du
transfert comoorte la même information que le document source et que
son intéqrité est assurée (Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l'information, art 17).
A cette fin, une procédure de numérisation des documents est jointe en
annexe << A > de la présente politique.
iii. Afin de s'assurer de I'accessibilité et de la pérennité des documents
conservés sur support numérique, une migration des données vers de
nouveaux supports devrait être effectuée selon un calendrier approuvé
par la direction générale pouvant être modifié selon les obligations et
priorités de la municipalité.
5.9 Gestion des documents inactifs vs archives permanentes: En vertu de I'article 15
de Loi sur /es archives, les organismes publics tels que les municipalités locales
sont responsables de la gestion de leurs documents inactifs. Ainsi, ces organismes
doivent conserver ou éliminer leurs documents inactifs conformément aux
modalités prévues dans leur calendrier de conservation approuvé par la BAnQ.
En ce qui concerne les documents destinés à être conservés de façon
permanente, ces organismes doivent veiller à leur préservation et à leur diffusion
dans le respect de certains principes et concepts archivistiques généralement
reconnus. La Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics,
adoptée en 1991, donne des indications à cet égard.
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soient crassées et décrites de façon
satisfaisante, c'est-à-dire qu'elles sont clairement identifiées et
repérables dans un délai raisonnable ;
, Veiller à ce que les archives soient entreposées dans des conditions de
conservation adéquates ;
, Assurer I'accès aux archives en établissant des modalités de
consultation souples et adaptées aux besoins du milieu tout en
respectant les exigences de la Loi sur I'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(RLRQ, chapitre A-2.1).
6. Rôles et responsabilités
6.1 Conseilmunicipal : Le Conseilmunicipala la responsabilité du respect des lois,
des politiques, des règlements et des directives en vigueur. ll approuve la
présente politique et mandate la direction générale pour agir en son nom pour
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l'approbation des outils archivistiques tels que le calendrier de conservation et le
plan de classification.
6.2 Direction générale : À titre de responsable des archives municipales, la personne
agissant comme directeur(trice) général(e) s'assure de I'application de la présente
politique, ainsi que du respect des lois et règlements s'appliquant. Elle :
o S'assure du respect de la présente Politique ;
o Gère le cycle de vie des documents et applique le calendrier de
conservation des documents et des archives.
r Réalise I'ensemble des opérations se rapportant à la conception, au
développement, à l'implantation et à la maintenance d'un système de
gestion intégrée des documents ;
o Représente la Municipalité dans ses échanges officiels avec la BAnQ.
6.3 Employés municipaux : Pour les documents placés sous leur responsabilité, les
employés doivent se conformer à la présente politique, au calendrier de
conservation officiel, aux directives et aux procédures de gestion documentaire et
des archives. lls doivent remettre à la Municipalité les documents sous leur
responsabilité lorsqu'ils quittent leur fonction ou à la fin de leur mandat.
Approbation et révision de la politique
7.1 La présente politique a été adoptée le 10 têvrier 2025 par résolution numéro 8447-
02-24.
7.2 La politique fera l'objet d'une révision au besoin.
Signée à Sainte-An
, lu lE- fêvrier 2025
Mairesse
Anne-Claire Robert
Directrice générale et greffièretrésorière
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ANNEXE A
Procédure de numérisation des documents
1. lntroduction
La Municipalité a I'obligation d'effectuer la gestion documentaire et archivistique de ses
documents durant l'ensemble de leur cycle de vie, dont les processus numériques font partie
intégrante.
La présente procédure encadre le déroulement des projets de numérisation de documents
de la Municipalité. Elle apporte des clarifications quant aux éléments techniques, aux normes
minimales et le cadre législatif à respecter pour la numérisation, pour I'archivage permanent
et à long terme d'informations numériques.
2. Champ d'application et cadre normatif
La présente procédure s'adresse à tous les services et directions de la Municipalité et à tous
les employés et fonctionnaires de la municipalité interpellés par le processus de
numérisation.
Elle concerne tous les documents voués à une conservation permanente ou à long terme
qui sont appelés à être soumis à un processus de numérisation.
Différents textes normatifs servent de fondement à la présente procédure, notamment :
.
Loi concernant le cadre juridique des technologiques de l'information ;
.
Loi sur les archives ;
.
Calendrier de conservation de la Municipalité ;
.
Plan de classification de la Municipalité ;
.
Politique de gestion documentaire et des archives.
3. Définitions
Métadonnées : Données propres à un document et servant à le caractériser, à le décrire, à
le définir. Certaines métadonnées s'ajoutent automatiquement dès la création d'un document
(ex. : la date et l'heure de création) et d'autres doivent être ajoutées manuellement (ex. :
sujet, cote, desti natai re).
Ppp : < Pixel par pouce >. Unité de mesure de la qualité de la résolution des écrans
d'ordinateur et des documents. Plus le nombre de pixels est élevé, meilleure est la qualité.
4. Objectifs de la procédure
a. Changer le support des documents, afin que la version numérique devienne
l'exemplaire principal (original) et le support papier I'exemplaire secondaire
(copie);
b. Respecter les exigences en matière de transfert, de diffusion, de conservation et
destruction des archives ;
c. Normaliser les processus de travailen matière de numérisation ;
d. Faciliter l'accès et la consultation des documents numérisés ;
e. Respecter les exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies
de I'information, notamment :
i. Préserver I'intégrité des documents ;
ii. Documenter adéquatement le processus de numérisation ;
iii. Permettre l'élimination de certains documents papiers après leur
numérisation;
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iv. Garantir la sécurité de l'information et assurer la disponibilité, l'intégrité
et la confidentialité.
f. Préserver des documents à risque face à la détérioration ;
g. Sauvegarder la sécurité des documents essentiels ;
h. La substitution dans le but de réduire la masse documentaire.
5. Rôle et responsabilités des interyenants
Conseilmunicipal :
.
Adopte la présente procédure ;
.
Adopte les modifications au calendrier de conservation nécessaire au processus
de numérisation ;
o Adopte la résolution permettant de demander l'autorisation de destruction des
documents sources à la BAnQ.
o Autoriser les projets de numérisation effectués par des fournisseurs externes au
besoin.
Direction générale :
o Veille à l'application de la présente politique ;
o Assure la formation et l'accompagnement du personnel nécessaire à I'application
de la politique ;
o Exerce une surveillance du processus et propose des pistes d'amélioration ;
.
Tiens à jour un logiciel de gestion documentaire ;
o Veille à la numérisation des documents inactifs visés par les projets de
numérisation;
o Détermine les objectifs du projet de numérisation ;
r
Détermine les séries documentaires à numériser et les échéanciers ;
.
Apporte les modifications nécessaires au calendrier de conservation.
Service de ressources informatiques :
.
Assure la sécurité des logiciels et des bases de données ;
.
Fournir, calibrer et tenir à jour le matériel informatique dédié à la numérisation ;
.
Soutenir la direction générale dans l'application de la présente procédure.
Fonctionnaire et employés municipaux ou toute autre personne désignée :
.
Responsable des processus de numérisation ;
o Numérise les documents conformément à la présente procédure ;
.
Effectue le contrôle qualité des projets de numérisation afin de s'assurer de
l'intégrité des documents numérisés ;
6. Séries documentaires à numériser et échéanciers
En fonction des objectifs définis au point 4 de la présente procédure, la détermination des
séries documentaires les plus pertinentes à numériser en se basant sur les critères suivants :
.
Les documents sont sujets à une conservation permanente ;
.
Les documents sont des documents essentiels pour la Municipalité ;
.
Les documents sont fréquemment manipulés et leur forme physique est
susceptible de se détériorer ou d'être abimée plus rapidement qu'a I'habitude ;
.
La numérisation favorise I'accès à sa consultation ;
.
Les exigences de la Loi nécessitent un support précis.
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Des échéanciers raisonnables et réalistes seront fixés, en tenant compte de la préparation
physique des documents.
7. Modification au calendrier de conservation
Avant le début de toute opération technique, la personne désignée devra être prévenue afin
de prévoir sous quelle règle et quel délai les documents numérisés devront être conservés.
Le calendrier de conservation doit pouvoir inclure les documents résultant de la numérisation
(spécialement dans le cadre d'une numérisation de substitution). Des modifications doivent
être faites au besoin et être approuvées par BAnQ, suivant la législation en vigueur.
8. Documentation du processus de numérisation
La documentation du processus de numérisation doit rapporter toute action posée sur les
documents numérisés. Elle doit prouver que le contenu n'a, en aucun cas, été modifié, qu'il
est complet, que des mesures de sécurité ont été appliquées pendant tout le processus et
que le nouveau support est stable et pérenne. L'Annexe A1 de la présente procédure doit
être remplie.
La documentation doit inclure les informations concernant toutes les étapes du transfert et
doit être conservée jusqu'à la fln du cycle de vie du document numérisé.
Tout employé, fonctionnaire ou fournisseur externe effectuant une opération de numérisation
des documents appartenant à la municipalité doit prendre connaissance de la présente
politique et signer la déclaration de conformité jointe en Annexe A2 des présentes.
9. Format de conservation
Selon les recommandations émises par BAnQ, la Municipalité choisit les formats d'archivage
qui permettent de garantir la stabilité et la pérennité des documents numérisés en fonction
de leur valeur pour la Municipalité, à savoir :
.
TIFF non compressé pour la conservation d'images numériques (photos) ;
.
PDF/A (norme OSO19005) pour la conservation permanente des documents
contenant principalement du texte (25 ans ou plus selon le calendrier de
conservation) ;
.
PDF pour les documents à détruire (moins de 10 ans ou à faible valeur pour la
Municipalité).
10. Destruction de documents sources
Les documents dont les supports ont une grande valeur et/ou une facture historique,
archivistique ou patrimoniale seront conservés, suivant la Loi sur les archives. La
documentation du processus de numérisation doit être complète avant de pouvoir détruire
les documents sources.
La destruction des documents de conservation permanente ou longue en format papier doit
être autorisée par BAnQ.
Certains documents doivent être fournis à BAnQ afin d'obtenir l'autorisation de destructions
des documents sources :
.
Brève description du projet de numérisation et des manipulations effectuées ;
.
Liste des documents qui ont été numérisés, incluant leur support d'origine et les
dates extrêmes ;
o Une résolution du conseil municipal autorisant la direction générale à demander
la destruction selon le modèle fourni par BAnQ ;
o Tout autre document pertinent.
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11. Appareils et paramétrage
Une résolution minimale de 300 ppp est recommandée afin d'assurer une meilleure
performance d'impression.
12. Utilisation des services d'entreprises de numérisation
La Municipalité peut faire appel à une personne avec les compétences requises en matière
archivistique ou à une entreprise spécialisée dans les services de numérisation. Chacune
d'entre elle et ses employés doivent compléter l'Annexe A1 et I'Annexe A2 des présentes.
La Municipalité doit effectuer les vérifications finales des documents même si I'entreprise
nous assure que cela a été fait. ll est de la responsabilité de la Municipalité de s'assurer que
les numérisations atteignent les exigences légales minimales et que la qualité des images
répond à nos attentes.
13. Mesures applicables en cas de nonobseryance
Dans le cas d'inobservance de la présente procédure, la direction générale peut prendre les
mesures nécessaires pour procéder à un audit, exiger une reddition de comptes, la
modification d'un projet de numérisation ainsi que toutes autres mesures légales,
14. Entrée en vigueur et révision.
La présente politique entre en vigueur le 10 février 2025. Elle pourra être révisée en tout
temps selon les priorités organisationnelles, l'évolution du cadre juridique ou des techniques
de numérisation.
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ANNâ(E A1
DOCUMENTATION DU PROCESSUS DE NUMÉRFATION
1. Description des documents sources
Titre du document visé
Série documentaire au plan de classification
Dates extrêmes
Support
Nombre de pages
o
de la numérisation
2. Description du matériel et des réglages
M
ue et modèle du numériseur
Date du dernier
ustements
au calib
N
des
ils
Looiciel de numérisation
3. Préparation à la numérisation
Dates des tests de numérisation
Corrections apportées, s'il y a lieu
4. Processus de numérisation
Date(s) de numérisation
Format de numérisation
Résolution . 300 pppfl 600 ppp E 1 200 ppp E Autres I
Spectre de couleur : Couleur f]
Noir et blanc !
Sépia fl
Nombre de pages numérisées
Nom de la personne ayant procédé à la numérisation
5. Sécurité des documents
Mesures de sécurité physiques en place pendant le processus
Restrictions informatiques en place pendant le processus
6. Arch
des documents numérisés
Titre n
ue des documents
Date d'indexation dans le logiciel de gestion documentaire
Titre d'indexation dans le logiciel, si différent du titre numérique
Est-ce que l'Annexe A2 a été complétée ?
7. Traitement de I'image
Modifications apportées au document
Justification de la modification
Logicielde traitement de l'image
8. Gontrôle de la qualité du document
a) Texte bien lisible
b) Mots et phrases complets
c) Résolution suffisante et permettant les agrandissements
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Etrtr
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d) lmage nette et droite
e) Couleurs fidèles à I'original
0 Équilibre des teints respectés
g) Luminosité adéquate
h) Conhaste adéquat
i) Aucune marque, tache, zone d'ombre, obstruction
j) La conversion des formats n'a pas corrompu les fichiers
k) Le nombre de page(s) ou de documents numérisés correspond à celui
du(des) document(s) source(s)
l) Les mesures de sécurité ont été maintenues pendant toute la durée du
trtrtr
E]tr
E]
trl
E]
Nom de la compagnie de numérisation
Dates du service
Signature
Politique de gestion documentaire et des archives
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Date
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ANNFj(Ë A2:
DÉcLARATION DE CONFORMIÉ DE LA REPRODUCTION DES DOCUMENTS
Nom et prénom de l'employé
Numéro d'employé
Direction / Service
Je, soussigné(e),
à l'emploi de la
Municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs, déclare solennellement ce qui suit
par la Municipalité ;
qualité et la quantité des documents numérisés dans le cadre de mon travail
quotidien ;
reproduction fidèle et intègre des documents sources et qu'elles seront déposées
à I'intérieur du lieu de dépôt de documents numériques désigné pour ma
direction ;
données numérisées.
En foi de quoi, j'ai signé(e) à Sainte-Anne-des-Lacs
Signature
Date
Titre d'emploi
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