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Politique de confidentialité
PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE LA PAROISSE DE SAINTE-ANNE-DES-LACS
MRC DES PAYS-D'EN-HAUTS
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-ANNE-DES-LACS
SÉANCE ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de la Municipalité de la Paroisse de
Sainte-Anne-des-Lacs, tenue le 2024-04-08, à 19 h 30, à l'endroit ordinaire des réunions du
conseil, à laquelle séance étaient présents :
LA MAIRESSE : Madame Catherine Hamé
LES MEMBRES DU CONSEIL :
MONSIEUR JOHN DALZELL, CONSEILLER
MONSIEUR JEAN SÉBASTIEN VAILLANCOUR, CONSEILLER
MADAME HÉLÈNE MORRISON, CONSEILLÈRE
MONSIEUR LOUIS DUPUIS, CONSEILLER
MADAME CAROLINE DESROSIER, CONSEILLÈRE
MONSIEUR SYLVAIN HARVEY, CONSEILLER
Tous membres du conseil et formant quorum.
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de la Paroisse de Sainte-Anne-des-Lacs (ci-après la
« Municipalité ») est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la
« Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle
collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité et
diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la Municipalité ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la
présente Politique de confidentialité de la Municipalité de la Paroisse de Sainte-Anne-des-Lacs.
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-
dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de la Municipalité de la Paroisse de
Sainte-Anne-des-Lacs;
Employé : Désigne une personne élue, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte,
détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre
de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
Renseignement personnel: Désigne toute information qui concerne une personne physique et
qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de
téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou
professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut
degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du
préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information
financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale,
le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable: Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès :
a) Exerce cette fonction et réponds aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité ;
b) Exerce cette fonction et veille à la protection des renseignements personnels détenus par la
Municipalité.
2. OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par la Municipalité
tout au long de son cycle de vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout renseignement personnel,
les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des renseignements personnels et les mesures de protection
des renseignements personnels appliquées par la Municipalité et leur donner accès
lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3. CONFIDENTIALITÉ
3.1. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout renseignement personnel
recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans
l'exercice de leurs fonctions.
3.2. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout renseignement
personnel.
3.3. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la
sensibilité des protections des renseignements personnels détenus, afin de prévenir
les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, selon les besoins de la présente politique, le type de renseignement
personnel recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la
Municipalité ayant accès à ces renseignements personnels et les moyens par lesquels ces derniers
sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente
Politique.
5. CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1. La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout renseignement
personnel sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne transmet
pas à un tiers un renseignement personnel concernant une personne concernée sans
le consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de
même des services de la part de la Municipalité.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de renseignement
personnel la concernant, la personne concernée doit :
−
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité ou tout
autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la
collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas
le formulaire et en avisant l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir
ledit formulaire ;
−
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité,
afin de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité, en suivant les
indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son refus ;
5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la
Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention
de tout renseignement personnel.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service
de la Municipalité lors d'un refus par un candidat employé à la collecte de tout
renseignement personnel aux fins d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par
la Municipalité.
5.8. Le consentement à la collecte de tout renseignement personnel au moyen d'un
enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à
la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en
fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise
aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. DROITS D'ACCÈS
6.1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout renseignement
personnel la concernant et conservée dans un fichier de renseignements personnels,
sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de
recevoir l'information relative à tout renseignement personnel détenu par la
Municipalité la concernant ;
6.3. La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout renseignement
personnel de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre
connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures
d'ouverture habituelles, soit de 9 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30 du lundi au vendredi, et
d'en obtenir une copie ;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au
présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en
vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées
en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5. L'accès d'une personne concernée à tout renseignement personnel la concernant est
gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la
reproduction et de la transmission du renseignement personnel peuvent être exigés
de cette personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement de
ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne
concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la
transcription, la reproduction ou la transmission du document.
7. DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de
tout renseignement personnel la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou
équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa
communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de
rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit
enregistrée ;
7.3. La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier
contenant tout renseignement personnel, délivre sans frais à la personne concernée
requérante, une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon
le cas, une attestation du retrait de celui-ci
8. PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de
successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité
parentale même si l'enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au responsable de la Municipalité.
8.3. Le responsable avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que
la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis
informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec
diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la
Municipalité, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une
période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8. Le responsable rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant,
et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le responsable veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à
la Loi sur l'accès.
9. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
9.1. La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout renseignement
personnel collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention
ou le traitement de tout renseignement personnel, par un fournisseur de service au
Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin
de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique
soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront
affecter les droits des personnes concernées.
10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA MUNICIPALITÉ
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu
à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de
tout renseignement personnel en faveur d'un tiers à l'externe de la Municipalité.
10.2. Lorsque tout renseignement personnel est transféré à un tiers par l'entremise d'un
moyen technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces renseignements personnels désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
11.1. La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la
Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents
de la Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le
droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni
calculs ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment
précise pour permettre de le trouver.
11.5. Le responsable doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt
jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai
prévu lui paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la
Municipalité, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un
maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des
20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.
Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant
les heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
11.7. Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès
prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique
établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes
handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c.
E-20.1) ;
11.9. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1. Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier
contenant tout renseignement personnel doit être adressée par écrit à la personne
responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements
personnels aux coordonnées suivantes :
773, chemin de Sainte-Anne-des-Lacs, Sainte-Anne-des-Lacs
12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la
protection d'un renseignement personnel peut porter plainte en suivant les
dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité de Sainte-
Anne-des-Lacs publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée en
tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai
prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la
Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision
doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration
du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer
brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration de la Municipalité.
14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du
responsable et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le
site Internet de la Municipalité.
Catherine Hamé, mairesse
Anne-Claire Robert, directrice générale
Adoption de la politique : 8 avril 2024