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Novembre 2023
POLITIQUE DE GOUVERNANCE
CONCERNANT L'ACCÈS À L'INFORMATION
ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Ville de Sainte-Anne-des-Monts
TABLE DES MATIERES
1. PRÉAMBULE ................................................................................................................................. 3
2. OBJET ........................................................................................................................................... 3
3. CADRE NORMATIF........................................................................................................................ 3
4. DÉFINITIONS ................................................................................................................................ 3
5. CHAMP D'APPLICATION ............................................................................................................... 4
6. L'ACCÈS À DES DOCUMENTS ........................................................................................................ 4
7. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.................................................................... 5
8. REGISTRES .................................................................................................................................... 7
9. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE .............................................................. 9
10. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............................... 9
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ..................................................................................... 9
12. TRAITEMENT DES PLAINTES .................................................................................................... 10
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ..................................................................... 10
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................ 10
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS .................................................................................................... 11
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ............................................................................................... 13
17. SANCTIONS .............................................................................................................................. 13
18. MISE À JOUR ............................................................................................................................ 13
19. ENTRÉE EN VIGUEUR ............................................................................................................... 13
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1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Sainte-Anne-des-Monts (la « Ville ») traite des
Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site Web, de ses citoyens et de ses employés.
À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels
qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente Politique. Celle-ci énonce
les principes-cadres applicables à la protection des Renseignements personnels que la Ville détient tout au long
du Cycle de vie de ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui traite ces
renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des Renseignements
personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville.
2. OBJET
La présente Politique :
- énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des Renseignements personnels tout au
long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des Personnes concernées;
- prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des Renseignements personnels;
- définit les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements personnels à la Ville;
- décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette
Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la Ville à l'adresse suivante : https://villesadm.net
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
CAI : la Commission d'accès à l'information du Québec.
Comité : le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de la Ville.
Cycle de vie : l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement personnel soit la collecte,
l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-ci.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) : la démarche préventive qui vise à mieux protéger les
Renseignements personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous
les facteurs qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des Personnes
concernées.
Incident de confidentialité : désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisées par la loi
d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.
4
Loi : désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, RLRQ, c. A-2.1.
Personne concernée : désigne une personne physique à qui se rapportent les Renseignements personnels.
Renseignement personnel : désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de
l'identifier directement, par le recours à cette seule information, ou indirectement, par combinaison avec
d'autres informations.
Responsable de l'accès aux documents (RAD) : désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction
et qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la Loi.
Renseignement personnel sensible : désigne tout Renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment
médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué,
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.
Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : désigne la personne qui, au sein de la
Ville, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection
des Renseignements personnels.
5. CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Ville et à toute personne qui
traite des Renseignements personnels que la Ville détient.
6. L'ACCÈS À DES DOCUMENTS
La Ville rend accessibles les documents qu'elle détient. Elle assure cette accessibilité en conformité avec les
procédures prévues dans la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels et sous réserve des restrictions qui y sont également prévues.
6.1. Droit d'accès
Toute personne qui en fait la demande a le droit d'accéder aux documents de la Ville, sous réserve des autres
dispositions de la Loi, laquelle s'applique à tous les documents, quelle que soit leur forme : écrite, graphique,
sonore, visuelle, informatisée ou autre.
6.2. Restrictions au droit d'accès
Le droit d'accès à un document ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document ni aux esquisses,
ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.
Le droit d'accès doit également être fait dans le respect des Renseignements personnels. Dans un document,
sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent, directement ou
indirectement, de l'identifier.
Les renseignements détenus sont considérés comme étant confidentiels et ne peuvent pas être communiqués
sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi.
La Ville ne refusera pas l'accès à un document pour le seul motif qu'il comporte des Renseignements personnels,
sauf si ces renseignements en forment la substance. Le caviardage peut être utilisé pour donner accès à un
document.
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La Ville a la responsabilité de protéger les Renseignements personnels qu'elle possède et d'en assurer la
confidentialité.
6.3. Procédure d'accès
L'accès à un document est gratuit.
Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa retranscription, de sa reproduction ou de sa transmission
peuvent être exigés du demandeur.
Les frais exigibles pour la transcription et la reproduction des documents et des Renseignements personnels
détenus par la Ville sont prescrits au Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels (chapitre A-2.1, r.3).
La Ville informera le demandeur du montant approximatif qui lui sera facturé, avant de procéder à la
transcription, la reproduction ou la transmission du document. Dans un cas d'accès à plus d'un document,
l'information distinguera les frais de transcription ou de reproduction pour chacun des documents identifiés.
7. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans le respect des
principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
7.1. Collecte
7.1.1. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et de ses
activités. Avant de recueillir des Renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur traitement. La
Ville ne recueille que les Renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
7.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée.
7.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les Personnes concernées,
notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs Renseignements personnels et de leurs droits quant
à ces renseignements, par exemple, au moyen d'une Politique de confidentialité ou d'un avis « juste-à-temps ».
7.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à
des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut
que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
7.2. Utilisation
7.2.1. La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été
recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la Personne concernée y consent préalablement.
7.2.2. Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la Personne concernée,
dans l'un ou l'autre des cas suivants :
- lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été
recueillis;
- lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne concernée;
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- lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue
expressément par la lo ;
- lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et que
les renseignements sont dépersonnalisés.
7.2.3. Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois premiers cas
de figure énumérés à l'article 7.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet,
tel que décrit à l'article 8.1.3.
7.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements personnels est jugé
plus à risque pour les Personnes concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 9 des présentes
afin de mitiger les risques identifiés.
7.2.5. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements personnels qu'elle recueille,
utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement :
- les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
et le mode de gestion de chaque fichier;
- la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
- les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier;
- les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions;
- les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des Renseignements personnels.
7.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements
dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi.
7.3. Communication
7.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des Renseignements
personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le consentement doit être donné expressément
lorsque des Renseignements personnels sensibles sont en cause.
7.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de
services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville doit
conclure une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions
contractuelles types de la Ville.
7.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la Ville procède à une
ÉFVP conformément à l'article 9 des présentes. Une communication à des tiers est consignée au registre prévu
cet effet.
7.4. Conservation
7.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements personnels qu'elle détient
soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
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7.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses activités,
sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
7.5. Destruction et anonymisation
7.5.1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont été collectés, ces
renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant
les délais prévus au calendrier de conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville.
8. REGISTRES
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
8.1. Registre des communications de Renseignements personnels sans le consentement d'une Personne
concernée dans les cas suivants :
- lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne concernée à une personne ou à un organisme privé
afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers;
- lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à l'application d'une loi au Québec,
que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi;
- lorsque la Ville communique des Renseignements personnels nécessaires à l'application d'une convention
collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions de
travail;
- lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur de services
dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services;
- lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de
statistique;
- après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des Renseignements personnels dans les cas visés
par l'article 68.
Ce registre comprend :
- la nature ou le type de renseignement communiqué;
- la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
- la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une
communication de Renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
- la raison justifiant cette communication.
8.2. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la mise en œuvre d'un
programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services ou la réalisation
d'une mission commune. Un tel registre comprend :
- le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
- l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires;
- la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
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- la nature ou le type de renseignements recueillis;
- la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
- la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et, au sein de l'organisme
receveur, qui a accès aux renseignements.
8.3. Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins et sans le
consentement de la Personne concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils
ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à
l'application d'une loi au Québec. Un tel registre comprend :
- la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire
la base juridique applicable;
- dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui
rend nécessaire l'utilisation du renseignement;
- la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée.
8.4. Registre des communications d'information concernant un Incident de confidentialité à une personne ou à
un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de confidentialité.
8.5. Registre des Incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
- une description des Renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information n'est pas connue,
la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
- une brève description des circonstances de l'incident;
- la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une approximation de cette
période;
- la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident;
- le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une approximation de ce nombre;
- une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un risque qu'un
préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées, tels que la sensibilité des Renseignements personnels
concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées
de leur utilisation et la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables;
- si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de transmission des avis à la
Commission d'accès à l'information du Québec et aux Personnes concernées, en application du deuxième
alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont
été donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant;
- une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance de l'incident, afin de
diminuer les risques qu'un préjudice soit causé.
9
9. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
9.1. La Ville réalise une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privé (ÉFVP), notamment dans le contexte des
traitements suivants de Renseignements personnels :
- avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information
ou de prestation électronique de services qui implique des Renseignements personnels;
- avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions ou à la mise en
œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou
pour la réalisation d'une mission commune;
- avant de communiquer des Renseignements personnels sans le consentement des Personnes concernées à
une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche
ou de production de statistique;
- lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans consentement des Personnes
concernées, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès;
- lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels hors Québec ou confier à une personne ou
à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver de
tels renseignements pour son compte.
9.2. En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des Renseignements personnels à être traités,
des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la
proportionnalité des mesures proposées pour protéger les Renseignements personnels.
9.3. De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure
que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des
Renseignements personnels généralement reconnus.
9.4. La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations en matière de
protection des Renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger
efficacement ces renseignements.
10. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
10.1. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des fins de recherche. Une
telle demande doit être soumise au Responsable de la protection des renseignements personnels de la Ville ;
10.2. Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la Ville
doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la Ville et
toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les Renseignements
personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits suivants :
- le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit
en format électronique ou non électronique;
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-
à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un Renseignement personnel informatisé
recueilli auprès d'une Personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un Renseignement
personnel la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment
utilisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à
tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
- le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la Ville;
- le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels sont utilisés pour prendre une
décision fondée sur un traitement automatisé.
11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces
renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
11.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être
accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la Personne
concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
11.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées peuvent être faites
verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas
recevoir de réponse écrite.
11.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront
une réponse écrite.
11.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour permettre
au Responsable de la protection des renseignements personnels de localiser lesdits Renseignements personnels.
Le droit d'accès ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants.
12. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité
aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements personnels doit être transmise au Responsable de la
protection des renseignements personnels, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la
disponibilité des Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces
mesures tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité
de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
13.2. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un engagement
de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux Renseignements
personnels.
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1. Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément par le Comité de la Ville. La Ville prend
alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux
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incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protection des Renseignements
personnels, le cas échéant.
14.2. Tout Incident de confidentialité est signalé au Responsable de la protection des renseignements personnels
et est consigné au registre des Incidents de confidentialité, conformément à l'article 8.5 de la présente Politique.
14.3. Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les Personnes concernées, la
Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1. La protection des Renseignements personnels que la Ville détient repose sur l'engagement de tous ceux
qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des suivants énumérés aux articles 16.2 à 16.5 :
15.2. Le Responsable de la protection des renseignements personnels :
- s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie, de la collecte à la
destruction;
- siège au Comité;
- se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous réserve des responsabilités
dévolues au Responsable de l'accès aux documents, y compris :
-
donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande;
-
aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
-
répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas
possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, dans un délai de 10 jours
supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit;
-
prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements
recherchés lorsque sa demande est imprécise;
-
motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
-
à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la décision le concernant;
-
rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée du
texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours
en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé;
-
veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour
permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi.
- supervise la tenue des registres énumérés à l'article 8 de la présente Politique.
- participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de confidentialité, notamment eu
égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la
probabilité que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes ;
- le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de
Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers
conformément à l'article 7.3.2 de la présente Politique.
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15.3. Le Comité :
- veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du personnel et des
membres de la direction de la Ville sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et
de protection des Renseignements personnels;
- élabore les principes de diffusion de l'information;
- approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de protection des Renseignements
personnels;
- émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la communication de
données ou le profilage;
- identifie les principaux risques en matière de protection de Renseignements personnels et en avise la
direction afin que des mesures correctives soient proposées;
- approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des Renseignements personnels qui auront
été établis;
- émet des directives pour la protection des Renseignements personnels, notamment pour la conservation de
ceux-ci par des tiers et hors Québec;
- est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets d'acquisition, de
développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation électronique de services
impliquant des renseignements personnels :
- veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés,
aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des Renseignements et au support sur
lequel ils seront hébergés;
- le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la Personne concernée les
Renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré
et couramment utilisé;
- fait part au Responsable de la protection des renseignements personnels des recommandations qui ne sont
pas suivies;
- doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les Renseignements personnels et conseiller la
Ville quant aux suites à y donner;
- revoit la procédure dans l'éventualité d'un Incident de confidentialité;
- revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements personnels provenant de sondages;
- revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements personnels;
- revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée dans le cadre de son
utilisation.
15.4. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient :
- agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités;
- n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions;
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- n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l'accomplissement de ses
fonctions;
- conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient accès;
- protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de
passe;
- s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice de
ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire;
- s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les Renseignements personnels obtenus ou
recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligation de confidentialité;
- détruit tout Renseignement personnel conformément aux règles établies par la Ville ;
- participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des Renseignements
personnels qui lui sont destinées;
- signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité qui pourrait
compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements
personnels conformément à la procédure établie par la Ville.
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
Tous les employés de la Ville qui sont en contact avec des Renseignements personnels reçoivent une copie de la
présente Politique et des procédures qui s'y rattachent. Des activités de formation et de sensibilisation peuvent
être tenues selon les besoins et adaptées selon les tâches, les types de Renseignements personnels et les étapes
du Cycle de vie impliqués dans les processus. Des mises à jour sont effectuées lors de modifications aux lois, à la
présente Politique ou aux procédures qui en découlent.
17. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable.
18. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des Renseignements
personnels et à améliorer le programme de protection des Renseignements personnels de la Ville, la présente
Politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous référer à la Politique sur le site Web de la Ville pour
consulter la version la plus récente.
19. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Ville.