Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes

Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Quebec

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Politique de reconnaissance et soutien aux organismes Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier Par le Service sports, loisirs, culture et vie communautaire Adoptée le 28 novembre 2022 Amendée le 15 février 2024 Politique de reconnaissance et soutien aux organismes Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 1 La Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier est fière de pouvoir compter sur l'apport de nombreux organismes et bénévoles sur son territoire. Ceux-ci constituent une force motrice dans le milieu et contribuent grandement à l'offre en loisir et par le fait même à la qualité de vie des citoyennes et citoyens. La Ville, consciente des nombreux défis que doivent relever les organismes, veut les accompagner et les soutenir le plus efficacement possible. Le Service sports, loisirs, culture et vie communautaire a procédé à l'étude et à la refonte de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes afin de redéfinir ses interventions et son rôle. La Politique a été repensée dans l'optique de simplifier le volet administratif imputable aux organismes en ayant le souci constant de demeurer équitable pour le partage des ressources, et ce, dans le respect de l'identité propre à chacun des organismes. Par cette Politique, la Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques veut réaffirmer sa volonté de remplir pleinement son rôle de facilitateur auprès des organismes du milieu. Elle désire garder au premier plan de ses préoccupations l'importance de leur apport significatif et de la reconnaissance qu'elle leur accorde. Pierre Dolbec Maire Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 2 Avec la refonte de sa Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes, la Ville veut répondre aux besoins croissants du milieu en adaptant les procédures aux nouvelles réalités. Tout en respectant la capacité d'adaptation du Service, cette politique vise à faciliter l 'accès des organismes à la reconnaissance et au soutien de la Ville. Ainsi, elle désire offrir un accompagnement de qualité qui tient compte de l 'identité propre à chacun des organismes afin de soutenir adéquatement ces partenaires essentiels dans l 'offre de loisir. En définissant des paramètres et des critères propres à maintenir l 'équité entre les organismes, cette politique veut assurer une meilleure planification des actions dans un cadre administratif le moins lourd possible pour les organismes. Le Service sports, loisirs, culture et vie communautaire offre une gamme variée d 'activités sportives, culturelles, communautaires et de plein air dans le but de contribuer à la qualité de vie des citoyens tout en étant à l'écoute de leurs besoins. Il est également actif dans la gestion et la réalisation d'événements dans le milieu et soutient les organismes et les bénévoles dans leurs actions. La qualité de vie des citoyens se situe donc au centre des préoccupations du Service. En ce sens, l'apport des organismes bénévoles devient alors un rouage important permettant l 'atteinte maximale de cette mission. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 3 Organisme : Organisation à but non lucratif, légalement incorporée ou non selon la Loi sur les compagnies (L.R.Q. chap. C -38, a. 218 partie III). Ville : Personne morale légalement constituée et régie par la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., c. C-19). Conseil municipal : Assemblée délibérante composée d 'élus qui administrent les affaires de la Ville selon les droits et devoirs dévolus par la Loi sur les cités et villes, de même que par certaines lois connexes, comme la Loi sur la fiscalité municipale et la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme. Conseil d'administration : Le conseil d'administration est l'organe décisionnel et l'instance habilitée par les lois à prendre un certain nombre de décisions stratégiques pour un organisme. Les membres du conseil d'administration sont élus lors de l'assemblée générale. Notion de résidence : Adresse où loge une personne en permanence. L 'adresse d'un terrain vacant ou d'un commerce n'est pas considérée dans la notion de résidence. Procédures administratives : Dans le cadre de cette politique, toute procédure liée à l'obtention et au maintien d'un statut et à l'accès au soutien de la Ville. Clientèle vulnérable : Groupe composé de toutes personnes qui, en raison de leur âge ou de leur handicap, doivent être protégées contre toute forme d'abus, d'agression ou d'exploitation. Service : Afin d'alléger le texte, Service fait référence au Service sports, loisirs, culture et vie communautaire. Politique : Afin d'alléger le texte, Politique fait référence à Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 4 La Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier dénombre sur son territoire plus de 25 organismes sans but lucratif auxquels elle a accordé un statut de reconnaissance. Les organismes sont opérés par plus de 185 personnes œuvrant sur des conseils d 'administration. Cela représente également l'implication de 2 000 bénévoles en moyenne par année. Les organismes reconnus par la Ville œuvrent principalement dans les domaines culturel, communautaire, sportif ou de loisir. Le monde du loisir est en constante évolution et les changements très marqués dans les tendances au cours des dernières années représentent des défis de taille pour les organismes. Des constats préoccupants ressortent des études sur le bénévolat, ils démontrent un affaiblissement des OBNL en général. Difficultés de renouvellement des administrateurs, heures de bénévolat assumées par un nombre de plus en plus réduit de personnes, modification dans l'aménagement du temps libre, motivations différentes pour appréhender le bénévolat, réduction de la durée dans le temps de l 'engagement bénévole, taux élevé de roulement parmi les bénévoles, sont autant d'éléments auxquels sont confrontés les dirigeants des organismes. Ils doivent s'adapter rapidement et trouver des solutions innovantes pour faciliter le recrutement, la motivation et la relève des bénévoles. La Ville désire agir pour contrer l 'impact négatif des facteurs limitatifs du bénévolat. Les objectifs de la Politique visent donc une modernisation du système de reconnaissance et de soutien accru afin d'offrir une accessibilité et un accompagnement efficients aux organismes. Les objectifs suivants ont guidé la réflexion et la rédaction de cette Politique : - Présenter une classification des organismes simple et facilement applicable; - Permettre une accessibilité rapide à l'information et aux services; Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 4 - Permettre une accessibilité aux ressources rationnelles et équitables, basée sur des paramètres communs; - Accroître la visibilité, la motivation et la reconnaissance des bénévoles œuvrant dans les organismes; - Soutenir les possibilités de maillage et de réseautage des organismes qui soient propre à développer leur sentiment d 'appartenance. - Déterminer et définir les interventions et le rôle du Service sports, loisirs, culture et vie communautaire auprès des organismes; - Définir les critères de reconnaissance et d 'accès aux différentes formes de soutien disponibles; - Alléger les procédures administratives exigées aux organismes reconnus; - Établir des moyens de communication simples, accessibles, rapides et efficaces entre la Ville et les organismes et entre les organismes eux-mêmes. La valorisation La Ville reconnait l'importance et la valeur de l'action des organismes et des bénévoles pour la diversité et l'enrichissement de l'offre en loisir et pour la qualité de vie de l 'ensemble des citoyens. La participation active L'implication et l'engagement des Catherinois et des Catherinoises constituent le noyau et le moteur de l'action bénévole sur le territoire. La Ville se doit d 'encourager les initiatives citoyennes en demeurant à l'écoute pour apporter un soutien approprié et efficace. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 4 L'autonomie La Ville se doit de respecter la capacité d 'action et de prise en charge émanant du milieu en reconnaissant l'identité et la capacité des organismes et en supportant leur développement dans la mesure de leurs compétences respectives. Le réseautage La Ville croit fermement à la force du nombre et se veut le moteur de la concertation dynamique entre les organismes. L'équité Le partage des ressources et des services disponibles doit s'effectuer dans le cadre de critères bien établis de façon à favoriser une distribution et un accès le plus juste possible. Les clientèles vulnérables La Ville reconnaît une place privilégiée à la clientèle jeunesse, aux aînés et aux plus démunis. En conséquence, les organismes œuvrant auprès des jeunes et les organismes à vocation charitable doivent faire l'objet d'une attention particulière. La reconnaissance La reconnaissance d'un organisme constitue la première étape vers l 'accessibilité aux services et au soutien de la Ville. Elle doit permettre l 'acceptation des actions citoyennes qui mènent à une prise en charge d'un domaine d'activité. La reconnaissance entraîne une légitimation et une filiation importante avec la Ville. Le soutien Afin de maintenir le dynamisme, la richesse et la diversité du milieu, il est essentiel de fournir aux organismes un soutien constant, tant au niveau technique que financier. Ce soutien se doit d'être accessible et défini par des critères clairs et facilitants. La Ville doit remplir un rôle d'accompagnateur offrant un support adapté aux besoins et à l 'évolution du bénévolat. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 4 L'information L'accès à de l'information claire et précise est la pierre angulaire de la connaissance. La diffusion de l'information permet d'outiller adéquatement les organismes afin de faciliter leurs actions et l'atteinte de leurs objectifs respectifs. La Ville se doit d 'être à l'affût de l'information pertinente susceptible d'aider les organismes et doit mettre en place les moyens de diffusion nécessaires à son partage. La communication Une communication efficace et bidirectionnelle avec les organismes constitue un atout primordial à une collaboration étroite et efficace. La disponibilité et la qualité de l 'écoute ainsi que le délai rapide de la réponse sont autant d 'éléments facilitateurs que la Ville doit maintenir actifs. La Ville se doit aussi de jouer un rôle de courroie de transmission du message des organismes vers la population. La visibilité Pour que les organismes puissent contribuer activement à la qualité de vie du milieu, il est nécessaire de les faire connaître du public en leur offrant tous les moyens de visibilité dont la Ville dispose. La participation de divers organismes aux activités et événements de la Ville est également un moyen à privilégier. Le partenariat L'établissement et le maintien de bonnes relations entre la Ville et les organismes favorisent un sentiment d'appartenance propice au développement d 'un partenariat riche et productif. La Ville se doit aussi d'être l'instigateur et le facilitateur du réseautage entre les organismes pour permettre la mise en place d 'une vie associative dynamique propre à générer des retombées positives dans le milieu. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 5 En complémentarité avec la mission du Service, la Ville reconnaît les organismes selon quatre grands secteurs d'intervention. Ceux-ci font partie intégrante des compétences municipales reconnues et sont identifiés comme secteurs contribuant activement à la qualité de vie des citoyens. CULTUREL Le secteur culturel est un ensemble d'activités qui contribuent au développement personnel et collectif. Il relève essentiellement des domaines des arts, des lettres et du patrimoine. Les activités qui se classent dans le champ du loisir culturel s'avèrent celles que des individus pratiquent à titre d'amateurs ou celles auxquelles ils assistent à titre de spectateurs pendant leur temps libre. Les loisirs culturels s 'inscrivent dans les fonctions culturelles reconnues que sont la conservation, la création, la diffusion, la formation, l'innovation technologique, la production et la promotion. COMMUNAUTAIRE Le secteur communautaire supporte le développement social de la communauté. Il est constitué à partir d 'une initiative de citoyens et traduit une volonté d'engagement dans un mouvement de transformation sociale. Il est caractérisé par une pratique citoyenne et de larges approches. Il contribue également au mieux -être des citoyens. LOISIR Secteur multidisciplinaire qui présente des créneaux larges et variés tant au chapitre des clientèles que des formats de programme et d'activités autres que sportive, culturelle et communautaire. Exemples : activités scientifiques, activités d'horticulture et d'écologie, etc. SPORT Secteur d'intervention visant la promotion d'un mode de vie actif par le développement de la pratique d'activités physiques et sportives en fonction d'une ou plusieurs composantes du développement : initiation, récréation, compétition, excellence et saines habitudes de vie. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 6 Les organismes admissibles sont des OBNL reconnus selon trois catégories : ORGANISME AFFILIÉ La majorité des organismes sont reconnus selon ce statut. Organisme à but non lucratif qui contribue à la mission du Service par la mise en place d 'activités reconnues dans l'un des secteurs d'intervention. ORGANISME MANDATAIRE Organisme à but non lucratif qui reçoit un mandat de la Ville pour gérer un domaine d 'activité qui relève des compétences municipales. Il est lié avec la Ville par un protocole d'entente spécifique. ORGANISME COMPLÉMENTAIRE Cette catégorie comprend les organismes à but non lucratif telles les garderies (CPE), les bases de plein air, les coopératives, la Fabrique et les associations spontanées et d'intérêts divers avec lesquelles la Ville peut être amenée à collaborer. Elle comprend également les institutions publiques dans le domaine de l 'éducation, du tourisme et de la santé. ORGANISMES NON ADMISSIBLES Cette catégorie inclut les organismes à but lucratif tels que les commerces, les industries et les regroupements commerciaux ainsi que les organismes qui gèrent des activités à caractère commercial. Elle inclut également les organismes ésotériques, spirituels, religieux ou politiques. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 6 PROCESSUS DE RECONNAISSANCE La reconnaissance est une procédure essentiellement administrative établie selon des critères rigoureux et communs à l'ensemble des organismes. Elle comprend quatre étapes : le dépôt de la demande, l 'analyse, la recommandation et l'approbation du conseil municipal. Tout organisme, désirant se prévaloir d'une reconnaissance, doit au préalable obtenir l'assentiment de son conseil d'administration au moyen d'une résolution. Il doit par la suite remplir le formulaire de demande prévu à cet effet et le déposer accompagné de tous les documents requis à la réception du Service, située au 22 rue Louis-Jolliet. À la réception de la demande, le Service vérifie la présence de tous les documents et de tous les renseignements nécessaires à l'étude du dossier. Il procède à l'analyse de la demande et produit une recommandation au conseil municipal. Le statut de reconnaissance devient effectif après l 'approbation du conseil par voie de résolution. CRITÈRES DE RECONNAISSANCE Pour être reconnu, l'organisme doit rencontrer tous les critères ci-dessous : - Être un organisme à but non lucratif (OBNL), enregistré ou non; - Oeuvrer dans un des secteurs d'intervention reconnus; - Avoir son siège social sur le territoire de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier; - Représenter ou desservir des membres provenant majoritairement de Sainte-Catherine-de-la-Jacques- Cartier. Ce critère peut être compensé par le fait de tenir l'ensemble de ses activités sur le territoire et que celles-ci soient généralement accessibles à toute la population; - Avoir un conseil d'administration majoritairement composé d'administrateurs résidant à Sainte- Catherine-de-la-Jacques-Cartier et être également présidé par un membre résidant à Sainte-Catherine- de-la-Jacques-Cartier, pour les organismes ayant un soutien financier provenant principalement de la Ville et/ou occupant des locaux appartenant à la Ville; - Avoir une incidence positive sur l'offre en services ou en activités favorisant la qualité de vie des résidents de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier; - Ne pas dédoubler une offre en services identiques ou en activités déjà existantes; - Tenir l'ensemble de ses activités sur le territoire de la Ville; - Effectuer la recherche d'antécédents judiciaires des bénévoles, pour les organismes œuvrant auprès de clientèles vulnérables. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 6 CESSATION D'ACTIVITÉS En cas de cessation des activités de l'organisme, la reconnaissance et toutes les formes de soutien octroyées sont suspendues jusqu'à ce l'organisme concerné ait été signifié au Service, par un avis écrit définitif, son intention d'arrêter irrévocablement ses activités. La reconnaissance est alors retirée définitivement. RÉSILIATION DE LA RECONNAISSANCE Un organisme peut demander la résiliation de sa reconnaissance en faisant parvenir au Service une lettre signée accompagnée d'une résolution de son conseil d'administration attestant cette demande. La Ville se réserve aussi le droit de résilier la reconnaissance d'un organisme dans les cas suivants : - Un changement important au sein de l'organisme faisant en sorte que ce dernier ne réponde plus à un ou plusieurs critères de reconnaissance; - Le non-respect des exigences liées au maintien de la reconnaissance; - Une situation problématique ou un conflit diminuant la qualité des services rendus aux citoyens. PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT ANNUEL Le statut attribué à un organisme lui donne accès au soutien de la Ville pour une période d 'un an. Le processus de renouvellement doit se faire annuellement et il est obligatoire pour tous les organismes, sauf pour les organismes complémentaires puisqu'ils sont habituellement liés à la Ville par un protocole d'entente. Afin de maintenir sa reconnaissance, l'organisme doit transmettre le formulaire de renouvellement de reconnaissance en y indiquant les changements survenus dans l'année ou transmettre une résolution de son conseil d'administration certifiant qu'aucun changement n'est à signaler et que l'organisme désire renouveler sa reconnaissance pour une autre année. Une communication du Service est acheminée à l 'automne pour entamer le processus de renouvellement. 6 Adoption d'une résolution du conseil d'administration autorisant la demande de reconnaissance TABLEAU SYNTHÈSE DES PROCESSUS Dépôt de la demande comprenant le formulaire et les documents requis :  Lettres patentes  Calendrier d'activités  Règlements généraux  Liste de membres avec la ville de provenance  Preuve d'assurance  Vérification d'antécédents judiciaires : bénévoles impliqués avec clientèle vulnérable Analyse et recommandation du Service Approbation du conseil municipal par résolution : le statut devient effectif Renouvellement annuel à l'automne :  Résolution du conseil d'administration si aucun changement OU  Formulaire indiquant les changements, obligatoire seulement s'il y en a Cessation d'activités :  Avis écrit définitif de la part de l'organisme Résiliation de la reconnaissance  Non-conformité à un ou plusieurs critères de reconnaissance  Non-respect des exigences liées au maintien de la reconnaissance  Situation problématique ou conflit qui influencent la qualité des services rendus aux citoyens Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 7 Le soutien de la part de la Ville pour tous les organismes reconnus comprend six (6) catégories : soutien physique, soutien administratif, soutien promotionnel, soutien professionnel, soutien financier et soutien aux événements. Le soutien est attribué en totalité ou partiellement selon la classification de l 'organisme. 1. SOUTIEN PHYSIQUE Le soutien physique prend principalement la forme de prêt de locaux, de plateaux d'activités ou de matériel appartenant à la Ville ou sous sa responsabilité. Prêt de locaux ou plateaux d'activités - Le prêt de plateaux d'activités sans tarif fixe. Seuls les frais d'entretien, de surveillance et de montage et de démontage de la salle apparaissant à l'annexe « B » du Règlement décrétant l'imposition des taux de taxation, de compensation et de la tarification de différents services municipaux s'appliquent. - Aucuns frais d'entretien, de surveillance, et de montage et de démontage lors d'assemblées générales, ou lors de toutes rencontres en sous-groupe nécessitant uniquement l'utilisation de petits locaux, lorsqu'il n'y a pas de consommation de nourriture ou de boisson . - L'utilisation gratuite d'un parc municipal pour des activités à caractère communautaire ou récréatif sur approbation de la direction du Service. - Une gratuité de frais d'entretien, de surveillance et de montage et démontage durant l'année applicable à l'activité choisie par l'organisme. Deux gratuités de ces frais par année pour les organismes effectuant huit (8) réservations payantes ou plus par année. - Gratuité pour les organismes jeunesse et à vocation charitable. (R. 1642-2024, a. 9) Le Service applique l'affectation des locaux et plateaux d'activités selon l'ordre suivant : les activités de la Ville, les activités des organismes reconnus et les activités à caractère privé. Le principe de premier arrivé, premier servi est aussi appliqué dans chaque catégorie. Les gymnases des écoles sont sous la responsabilité exclusive de la Ville et les organismes doivent en faire la demande via le Service. Il est également à noter que toutes les activités à caractère commercial sont prohibées. Maison des Organismes Des espaces communs, à la Maison des Organismes, sont mis à la disposition de tous les organismes qui peuvent en faire la demande au Service. Prêt de matériel Le prêt d'équipement appartenant à la Ville selon la disponibilité. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 7 2. SOUTIEN ADMINISTRATIF Photocopies L'accès à un service de photocopies incluant une gratuité de 1 000 copies (noir et blanc) par année. Un code d'accès doit être fourni à chaque organisme. Les photocopies supplémentaires en noir et blanc et toutes les photocopies en couleur sont facturées à l'organisme, selon le tarif en vigueur. Assurances L'accès à une assurance responsabilité et à une assurance des administrateurs à tarif avantageux est possible pour un organisme reconnu. Sur approbation de la Ville, un organisme pourra souscrire à une assurance offerte par l'Union des municipalités du Québec. 3. SOUTIEN PROMOTIONNEL La Ville met à la disposition des organismes des outils de promotion et de publicité. Ces outils sont accessibles sous certaines conditions, comme le respect des échéanciers. Les outils de promotion sont les suivants : Journal Le Catherinois ½ page par mois pour chaque organisme. La différence de tarification s'applique pour un plus grand format. Deux gratuités par année pour des activités spéciales avec une page complète. Les pages complètes doivent être approuvées par le Service. Voilà Publicité des événements spéciaux au besoin sur la plateforme Voilà de la Ville. Le babillard des organismes Chaque mois : babillard des organismes : version numérique sur le site de la Ville. Affichage Possibilité de publiciser les activités spéciales au moyen d'affiches publicitaires format papier dans certains édifices des loisirs : babillards du centre socioculturel Anne- Hébert, Pavillon Desjardins, Pavillon des Sports ainsi que la colonne Morris au coin rue Rouleau. Enseigne électronique En tout temps, affichage pour des activités spéciales. Programmation des loisirs Une fois par année dans la programmation annuelle des loisirs: présentation de l'organisme et de son calendrier des activités. Un rappel est envoyé aux organismes. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 7 4. SOUTIEN PROFESSIONNEL Le soutien professionnel consiste à mettre à la disposition des organismes la compétence d 'une ou plusieurs personnes-ressources du Service. Le soutien peut varier en fonction des priorités du Service ainsi que des ressources requises selon la demande. De façon plus précise, le soutien consiste à : - Conseiller pour le fonctionnement des organismes; - Accompagner pour les procédures administratives; - Assister au besoin aux réunions mensuelles et/ou assemblées annuelles; - Offrir des formations sur demande, gratuites ou à taux préférentiel; - Produire des documents de référence et des outils de fonctionnement; - Soutenir le recrutement en publicisant les opportunités de bénévolat; - Soutenir et accompagner pour les demandes de subvention. 5. SOUTIEN FINANCIER Le soutien financier est octroyé à partir des demandes produites par les organismes en utilisant le formulaire de demande d'aide financière. Il est établi annuellement selon les crédits disponibles au budget de fonctionnement de la Ville. Les critères pour l'octroi du soutien financier sont présentés en annexe. Tous les organismes bénéficiant d'une aide financière de la part de la Ville doivent effectuer une reddition de comptes auprès du Service en présentant les pièces justificatives reliées à l'utilisation des sommes reçues ainsi que le formulaire prévu à cet effet. Un rapport financier pour l'année doit aussi être fourni. Un organisme omettant d'effectuer la reddition de comptes ne pourra obtenir une aide financière subséquente de la part de la Ville. 6. SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS Le soutien aux événements spéciaux est offert aux organismes reconnus qui en font la demande. L 'événement doit se dérouler sur un site appartenant à la Ville. Le soutien peut varier en fonction des ressources disponibles selon la demande. Les organismes souhaitant bénéficier de ce soutien doivent faire une demande écrite au Service. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 7 1. SOUTIEN PHYSIQUE 2. SOUTIEN ADMINISTRATIF  Locaux  Plateaux d'activité  Matériel  Photocopies  Assurances 3. SOUTIEN PROMOTIONNEL 4. SOUTIEN PROFESSIONNEL  Le Catherinois  Plateforme Voilà  Babillard des organismes  Affiches  Enseigne électronique  Programmation des loisirs  Conseiller pour le fonctionnement des organismes  Accompagner pour les procédures administratives  Assister au besoin aux réunions mensuelles et/ou assemblées annuelles  Offrir des formations sur demande, gratuites ou à taux préférentiel  Produire des documents de référence et des outils de fonctionnement  Soutenir le recrutement en publicisant les opportunités de bénévolat  Soutenir et accompagner pour les demandes de subvention 5. SOUTIEN FINANCIER 6. SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS  Annuellement  Reddition de compte obligatoire  Événement spécial sur un site de la Ville  En fonction des ressources disponibles Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 8 AVEC LE SERVICE SPORTS, LOISIRS, CULTURE ET VIE COMMUNAUTAURE ET LA VILLE Le Service est la porte d'entrée des organismes pour toute communication avec la Ville. Les organismes sont appelés à mandater une seule personne (appelé répondant) pour les communications. Ainsi, les demandes, messages ou autres informations importantes lui sont transmis. Le répondant a la responsabilité de transmettre l'information à la ou aux personnes concernées au sein de son organisme. C'est également ce répondant qui s'occupe de transmettre toute demande de l'organisme. Les communications doivent se faire principalement par courriel à [email protected]. Le Service effectue aussi le lien entre les organismes et la direction de la Ville ainsi que le conseil municipal en transmettant les demandes accompagnées de recommandations le cas échéant. ENTRE LES ORGANISMES Les organismes qui le désirent peuvent communiquer entre eux. Une liste sera transmise annuellement à tous les organismes avec le nom et les coordonnées des répondants. Les organismes qui ne veulent pas faire partie de cette liste peuvent faire une demande à cet effet. Un formulaire de consentement à la divulgation de renseignements personnels devra être complété pour chaque répondant. AVEC LA POPULATION Une liste des organismes avec le nom des répondants est publiée régulièrement dans le journal Le Catherinois et sur le site Internet de la Ville permettant ainsi aux citoyens de communiquer avec un organisme. Les organismes qui ne veulent pas faire partie de cette liste peuvent faire une demande à cet effet. Le formulaire de consentement à la divulgation des renseignements personnels doit aussi être complété. De plus, les organismes disposent de tous les moyens mis à leur disposition par la Ville pour promouvoir leurs activités et rejoindre la population, comme stipulé à la page 17. 9 Le bénévolat est une richesse qu'il importe de valoriser. Dans ce sens, les bénévoles doivent se voir reconnaître un statut social clair. En les associant à ses événements, en publicisant leurs bons coups et en leur octroyant une place dans ses priorités d'action, la Ville désire encourager et soutenir leur engagement. Une capsule mensuelle dans le journal Le Catherinois et sur le site Internet de la Ville présentant un bénévole permet aussi de mettre en lumière ceux qui travaillent trop souvent dans l'ombre. La Ville organise une activité bisannuelle afin de souligner l'apport indispensable de tous les organismes et de leurs bénévoles. Cet événement est l'occasion de souligner les actions de bénévoles d'exception dont l'exemple est inspirant. De plus, une rencontre des représentants des organismes a lieu annuellement. Elle constitue un moment privilégié pour échanger et favoriser les possibilités de réseautage. Elle ouvre une voie de communication entre le Service et les intervenants du milieu. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes Un bénévole bien outillé et formé vivra une expérience de bénévolat agréable, positive et valorisante. La Ville veut donc assumer un rôle actif dans l'accès pour les organismes à une formation de qualité. Des organisations comme l'Unité de loisir et de sport de la Capitale-Nationale et le Centre d'action bénévole de Québec dispensent de la formation adaptée spécifiquement pour les OBNL, sur la gestion et la gouvernance. Des séances de formation ciblant des sujets comme les rôles et devoirs des administrateurs, le déroulement d'une assemblée générale, le recrutement et la motivation des bénévoles, les stratégies de communication et de commandites, la gestion d'événements et plusieurs autres peuvent aussi être accessibles au besoin. Le Service appuie les organismes dans la recherche de formations qui répondent à leurs besoins. Il demeure aussi à l'affût d'outils pour renforcer la connaissance et les habiletés nécessaires tant aux bénévoles qu'aux administrateurs. Politique de reconnaissance et soutien aux organismes 10 Cette politique se veut un outil afin de faciliter le travail des organismes bénévoles sur le territoire de la Ville de Sainte- Catherine-de-la-Jacques-Cartier. Il est le point d'ancrage de la collaboration entre la Ville et les nombreux bénévoles qui œuvrent à améliorer la qualité de vie des citoyens et citoyennes. Leur implication est essentielle au développement communautaire, récréatif, culturel et sportif. Le personnel du Service sports, loisirs, culture et vie communautaire pourra se référer à cette politique dans un but d'équité et de respect de la diversité des organismes, de leur mission et de leurs capacités. La Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier est fière de pouvoir compter sur l'engagement d'organismes et de personnes dévouées pour le bien-être de la collectivité. Elle tient à les remercier sincèrement pour leur apport précieux. Elle veut les assurer de son soutien basé sur l'écoute de leurs besoins dans un but de partenariat constant et de collaboration active. Ainsi, la Ville veut contribuer à la pérennité des organismes pour une collectivité vivante et dynamique. Annexe 1 - Demande de reconnaissance des organismes Annexe 1 Demande de reconnaissance des organismes Votre demande de reconnaissance doit être acheminée au : Service sports, loisirs, culture et vie communautaire 2, rue Laurier Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Québec G3N 1W1 Par courriel : [email protected] C R I T È R E S Être un organisme à but non lucratif (OBNL) Œuvrer dans un des secteurs d'intervention reconnus Avoir son siège social à Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier Représenter ou desservir des membres provenant majoritairement de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier. Ce critère peut être compensé par le fait de tenir l'ensemble de ses activités sur le territoire et que celles-ci soient généralement accessibles à toute la population; Avoir un conseil d'administration majoritairement composé d'administrateurs résidant à Sainte-Catherine-de-la-Jacques- Cartier et être également présidé par un membre résidant à Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, pour les organismes ayant un soutien financier provenant principalement de la Ville et/ou occupant des locaux appartenant à la Ville; Avoir une incidence positive sur l'offre en services ou en activités favorisant la qualité de vie des résidents de Sainte- Catherine-de-la-Jacques-Cartier; Ne pas dédoubler une offre en services ou en activités déjà existante; Tenir l'ensemble de ses activités sur le territoire de la Ville; Effectuer la recherche d'antécédents judiciaires des bénévoles, pour les organismes œuvrant auprès de clientèles vulnérables. Copie de vos lettres patentes (s'il y a lieu) Règlements généraux (s'il y a lieu) Copie de votre liste de membres avec adresses Copie de votre calendrier d'activités Copie d'une résolution de votre conseil d'administration demandant votre reconnaissance à la Ville Preuve d'assurance (responsabilité civile) Pour les organismes œuvrant auprès des clientèles vulnérables, formulaires de vérification d 'antécédents judiciaires pour chaque personne impliquée auprès de ces clientèles Pour qu'une demande de reconnaissance soit considérée par la Ville, l'organisme doit fournir les documents suivants : Pour qu'une demande de reconnaissance soit considérée par la Ville, l'organisme doit répondre aux critères suivants : Pour plus d'information, consultez le document « Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes » disponible au Service sports, loisirs, culture et vie communautaire ou sur le site internet de la Ville. D O C U M E N T S À A N N E X E R Annexe 1 - Demande de reconnaissance des organismes I D E N T I F I C AT I O N D E L' O R G A N I S M E Nom : Adresse : Numéro civique et rue Ville ADRESSE DE CORRESPONDANCE SI DIFFÉRENTE DU SIÈGE SOCIAL SIÈGE SOCIAL Contact : Province Code postal Téléphone Télécopieur Cellulaire Adresse courriel Site Internet Numéro civique et rue Ville Province Code postal R É P O N D A N T D E L' O R G A N I S M E Téléphone Cellulaire Adresse courriel Nom du répondant Le répondant est la personne ressource qui assure le lien de communication entre l'organisme et la Ville. R E N S E I G N E M E N T S S U R L' O R G A N I S M E Création : Date Votre organisme est légalement constitué? (corporation, association, club, etc.) Oui Non En voie d'incorporation Secteur d'intervention : Loisir Sport Culture Communautaire Spécifiez Autre : M E M B R E S Joindre la liste des membres, incluant la ville de provenance, en annexe Nombre de membres inscrits : Participation moyenne à vos activités : Résidents : Non-résidents : Résidents : Non-résidents : Âge des participants aux activités : 11 ans et moins 12-17 ans 18-54 ans 55 ans et plus Annexe 1 - Demande de reconnaissance des organismes M I S S I O N D E L' O R G A N I S M E C O N S E I L D' A D M I N I S T R AT I O N Nombre de membres formant le conseil d'administration: Résidents : Non-résidents : Téléphone Adresse courriel Nom Président : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Vice-président : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Secrétaire : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Trésorier : Adresse Autres administrateurs (inscrire les noms et coordonnées ci-dessous) Annexe 1 - Demande de reconnaissance des organismes A C T I V I T É S R É G U L I È R E S ( R É U N I O N S, A S S E M B L É E S , E TC. ) E T S P É C I A L E S A T T E S TAT I O N E T S I G N AT U R E Indiquez la date prévue pour chaque activité Je déclare que tous les renseignements fournis ci-haut sont complets et exacts. Nom en lettres moulées Signature Titre Date (année/mois/jour) C O N S E I L D' A D M I N I S T R AT I O N ( S U I T E ) Si vous manquez d'espace, vous pouvez écrire au verso ou annexer des pages. Extrait du procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de , tenue le (nom de l'organisme) . (date) IL EST PROPOSÉ PAR , (nom du proposeur) APPUYÉ PAR , (nom du secondeur) ET RÉSOLU que le conseil d'administration autorise le dépôt d'une demande de reconnaissance de ________________ ___________________________________, auprès de la Ville de Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier. (nom de l'organisme) ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ __________________________________ __________________________________ Signature du président ou de la présidente Signature du ou de la secrétaire Annexe 1b Demande de reconnaissance des organismes Annexe 1 - Résolution demande e reconnaissance Annexe 2 - Demande d'aide financière Annexe 2 Demande d'aide financière Votre demande d'aide financière doit être accompagnée d'une résolution de votre conseil d'administration, de la liste des membres du conseil d'administration et des membres réguliers pour l'année en cours et du rapport financier de la dernière année. Vous devez faire parvenir le tout au : Service sports, loisirs, culture et vie communautaire 2, rue Laurier Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Québec G3N 1W1 Par courriel : [email protected] Pour plus d'information, consultez le document « Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes » disponible au Service sports, loisirs, culture et vie communautaire ou sur le site internet de la Ville I D E N T I F I C AT I O N D E L' O R G A N I S M E Nom : Adresse : Numéro civique et rue Ville SIÈGE SOCIAL Contact : Province Code postal Téléphone Télécopieur Cellulaire Adresse courriel Site Internet P E R S O N N E R E S P O N S A B LE D E L A D E M A N D E Téléphone Cellulaire Adresse courriel Nom du répondant Annexe 2 - Demande d'aide financière T I T R E D U P R O J E T D E S C R I P T I O N D U P R O J E T Cochez le bon choix et décrivez l'activité, l'événement, les travaux ou les acquisitions prévus au projet. Activité : Événement : Travaux : Acquisitions : Autres : Annexe 2 - Demande d'aide financière C L I E N T È LE C I B L E M O N TA G E F I N A N C I E R D U P R O J E T Présentez un budget équilibré comprenant les revenus et les dépenses. Si vous manquez d'espace, vous pouvez écrire au verso ou annexer des pages. En cas de manque d'espace, vous pouvez écrire au verso ou annexer des feuilles. O B J E C T I F S V I S É S REVENUS DÉPENSES Total des revenus : (Les deux totaux doivent être égaux) Total des dépenses : Annexe 2 - Demande d'aide financière I D E N T I F I C AT I O N D E S PA R T E N A I R E S E T D E S M O D E S D E F I N A N C E M E N T Exemples : commandites, levée de fonds, etc. A R G U M E N TA I R E Montant demandé et justification de la demande. Si vous manquez d'espace, vous pouvez écrire au verso ou annexer des pages. A T T E S TAT I O N E T S I G N AT U R E Je déclare que tous les renseignements fournis ci-haut sont complets et exacts. Nom en lettres moulées Signature Titre Date (année/mois/jour) Résolution du conseil d'administration Pour permettre un traitement rapide de votre demande, n'oubliez pas de joindre les documents ci-dessous : Liste des membres Liste des membres du conseil d'administration Rapport financier Reddition de comptes (si vous avez reçu une aide financière l'année précédente) Si la résolution ne peut être fournie pour la date demandée, vous devez nous la faire parvenir le plus tôt possible. Annexe 3 - Demande de renouvellement de reconnaissance des organismes Annexe 3 Renouvellement reconnaissance des organismes Vous n'avez pas à remplir ce formulaire si vous n'avez aucun changement à signifier. Votre demande de renouvellement doit être acheminée au : Service sports, loisirs, culture et vie communautaire 2, rue Laurier Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Québec G3N 1W1 Liste des administrateurs Rapport d'activités de la dernière année Preuve d'assurance (responsabilité civile) Copie de votre liste de membres avec la ville de provenance Tout changement aux lettres patentes et/ou aux règlements Calendrier des activités pour l'année à venir Pour qu'un renouvellement de reconnaissance soit considéré par la Ville, l'organisme doit annexer les documents suivants : Pour plus d'information, consultez le document « Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes » disponible au Service sports, loisirs, culture et vie communautaire ou sur le site internet de la Ville D O C U M E N T S À A N N E X E R I D E N T I F I C AT I O N D E L' O R G A N I S M E Nom : Adresse : Numéro civique et rue Ville ADRESSE DE CORRESPONDANCE SI DIFFÉRENTE DU SIÈGE SOCIAL SIÈGE SOCIAL Contact : Province Code postal Téléphone Télécopieur Cellulaire Adresse courriel Site Internet Numéro civique et rue Ville Province Code postal Aucun changement, indiquez seulement le nom de l'organisme ci-dessous et cochez ici Annexe 3 - Demande de renouvellement de reconnaissance des organismes R É P O N D A N T D E L' O R G A N I S M E Téléphone Cellulaire Adresse courriel Nom du répondant Le répondant est la personne ressource qui assure le lien de communication entre l'organisme et la Ville. Aucun changement, cochez ici M E M B R E S Joindre la liste de vos membres en annexe Nombre de membres inscrits : Participation moyenne à vos activités : Résidents : Non-résidents : Résidents : Non-résidents : Âge des participants aux activités : 11 ans et moins 12-17 ans 18-54 ans 55 ans et plus C O N S E I L D' A D M I N I S T R AT I O N Nombre de membres formant le conseil d'administration : Résidents : Non-résidents : S'il n'y a eu aucun changement de membre ou de titre, cochez ici Téléphone Adresse courriel Nom Président : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Vice-président : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Secrétaire : Adresse Téléphone Adresse courriel Nom Trésorier : Adresse Annexe 3 - Demande de renouvellement de reconnaissance des organismes A T T E S TAT I O N E T S I G N AT U R E Je déclare que tous les renseignements fournis ci-haut sont complets et exacts. Nom en lettres moulées Signature Titre Date (année/mois/jour) R A P P O R T D' A C T I V I T É S D E L A D E R N I È R E A N N É E Activités régulières (réunions, assemblées, etc.) et spéciales. Inscrivez la date pour chaque activité. Vous pouvez également joindre une copie de votre rapport d'activités si vous en avez produit un. Autres administrateurs (inscrire les noms et coordonnées ci-dessous, si vous manquez d'espace, annexez une page) C O N S E I L D' A D M I N I S T R AT I O N ( S U I T E ) Annexe 4 - Résolution de renouvellement de reconnaissance des organismes Annexe 4 Renouvellement reconnaissance des organismes Si vous n'avez aucun changement à signifier, vous pouvez adopter la résolution ci-dessous et la retourner avec les documents requis. Votre résolution de renouvellement doit être acheminée au : Service sports, loisirs, culture et vie communautaire 2, rue Laurier Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Québec G3N 1W1 Rapport d'activités de la dernière année Preuve d'assurances (responsabilité civile) Copie de votre liste de membres avec adresses Calendrier des activités pour l'année à venir Pour qu'un renouvellement de reconnaissance soit considéré par la Ville, l'organisme doit annexer les documents suivants : D O C U M E N T S À A N N E X E R R É S O LU T I O N IL EST PROPOSÉ PAR ______________________________________________________________________ ET RÉSOLU que le conseil d'administration de __________________________________________________ (nom de l'organisme) effectue par la présente une demande de renouvellement de sa reconnaissance auprès de la Ville de Sainte- Catherine-de-la-Jacques-Cartier pour une période d'un an, se terminant le 31 décembre de la prochaine année. Le conseil d'administration certifie qu'il n'y a aucun changement au sein de l'organisme notamment au conseil d'administration et dans les règlements ou dans les lettres patentes. Date d'adoption de la résolution : ______________________________________________________________ Certification de la résolution : Je certifie que la présente résolution est conforme à ce qui a été adopté par le conseil d'administration. __________________________________________ ____________________________________ (nom en lettres moulées) (signature) Annexe 5 - Reddition de compte Annexe 5 Reddition de compte Comme vous avez obtenu une aide financière de la Ville l'année dernière, vous devez procéder à une reddition de compte afin de justifier l'utilisation du montant qui vous a été versé. Vous pouvez le faire de deux façons : soit en produisant un bilan financier de vos activités vérifié par un comptable reconnu ou en remplissant le formulaire ci-dessous et en y joignant des copies de toutes les pièces justificatives, factures et autres. Vous pouvez faire parvenir le tout au : Service sports, loisirs, culture et vie communautaire 2, rue Laurier Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier, Québec G3N 1W1 Par courriel : [email protected] I D E N T I F I C AT I O N D E L' O R G A N I S M E Nom : Adresse : Numéro civique et rue Ville SIÈGE SOCIAL Province Code postal P E R S O N N E R E S P O N S A B LE D E L A R E D D I T I O N D E C O M P T E Téléphone Cellulaire Adresse courriel Nom du résponsable D E S C R I P T I O N D E S D É P E N S E S Si vous manquez d'espace, vous pouvez écrire au verso ou annexer des pages. Description Montant A T T E S TAT I O N E T S I G N AT U R E Je déclare que tous les renseignements fournis ci-haut sont complets et exacts. Nom en lettres moulées Signature Titre Date (année/mois/jour) Annexe 6 - Critères aide financière Annexe 6 Demande d'aide financière Chaque demande d'aide financière est étudiée selon les critères suivants et pondérés selon un pourcentage. T A B L E A U D E S C R I T È R E S E T P O U R C E N TA G E Critères % Enrichissement de l'offre en loisir sur le territoire. /20 Impact du projet sur la qualité de vie des citoyens. /10 Retombées économiques et rayonnement prévus pour la Ville. /5 Respect des secteurs d'intervention reconnus. /15 Implication de l'organisme dans le milieu. /10 Proportion de résidents parmi les participants au projet. /15 Clientèle cible reconnue parmi les clientèles privilégiées. /10 Effort de financement provenant d'autres sources. /5 Capacité de l'organisme à réaliser le projet (budgétaire et humaine). /10 TOTAL /100 Annexe 7 - Soutien aux organismes Annexe 7 Tableau selon la classification Chaque catégorie d'organisme a droit au soutien selon le tableau suivant : T A B L E A U D U S O U T I E N S E LO N L A C L A S S I F I C AT I O N D E L' O R G A N I S M E Catégorie d'organisme Soutien physique Locaux/matériel Soutien administratif Soutien promotionnel Soutien professionnel Soutien financier Soutien aux événements Affilié Tout Tout Tout Tout Tout Tout Mandataire Tout Tout Tout Tout Tout Tout Complémentaire Réunions et assemblées sans frais/ Locaux avec frais spéciaux pour les activités ou selon entente Selon entente Selon entente N/A N/A Selon entente à l'occasion