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1
Adoptée le : 14-05-2018
Résolution : 2018-05-129
Politique de dons, de commandites et de subventions
2
Table des matières
Politique sur les dons, les commandites et de subventions ....................................................... 3
Portée .......................................................................................................................................... 3
Définitions ................................................................................................................................... 3
Principes généraux. ..................................................................................................................... 3
Les objectifs ................................................................................................................................. 4
Secteurs d'interventions ............................................................................................................. 4
Traitement des demandes........................................................................................................... 4
Les exigences ............................................................................................................................... 5
Critères d'évaluation ................................................................................................................... 5
Critères de recevabilité ou d'irrecevabilité des demandes ......................................................... 7
Bilan ............................................................................................................................................. 8
Reddition de compte ................................................................................................................... 8
Dispositions finales ...................................................................................................................... 8
3
Politique sur les dons, les commandites et de subventions
La Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton soutient la vie culturelle, sociale, environnementale
et économique du territoire par l'entremise de dons, de commandites, d'aide financière et
d'initiatives citoyens diverses.
Portée
La présente politique de dons et commandites se veut un outil d'aide à la prise de décision pour
les membres du conseil municipal de Sainte-Cécile-de-Milton lors de demandes de soutien
financier ou technique formulées par divers organismes du milieu.
Elle définit les objectifs, les principes, les secteurs d'intervention en matière de soutiens
financiers ou techniques et les exigences.
Définitions
Un don est une contribution financière, en biens ou en services, qu'accorde la municipalité à des
fins caritatives et sociales pour soutenir la réalisation d'une activité, d'un événement ou d'un
projet.
Une commandite est une dépense qu'effectue la municipalité en échange d'une contrepartie
d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie peut prendre la forme de publicité,
d'une visibilité ou d'un accès au potentiel commercial exploitable de l'activité, de l'événement
ou du projet commandité.
Une subvention est une aide financière accordé à un organisme sans but lucratif.
Principes généraux.
1. La municipalité n'accepte pas les demandes de soutien provenant d'individu pour son
bien personnel.
2. La municipalité n'accepte pas les demandes d'organismes à but lucratif.
3. Dans son appréciation de toute demande d'aide financière qui lui est présentée, la
municipalité tient compte de l'aide qu'elle a déjà consentie au requérant dans la même
année.
4. La municipalité ne se substitue pas au secteur privé, en ce sens que les organismes
doivent également, lorsque possible, s'associer des partenaires du milieu privé.
5. L'organisme demandeur ne doit pas être associé, ni son événement, à une cause
religieuse ou politique.
6. Les ententes conclues ne doivent d'aucune façon constituer un engagement pour
l'avenir ni influer de manière explicite ou implicite sur la conduite des affaires courantes
de la municipalité.
4
7. La relation créée aux termes d'une entente ne doit pas permettre à un employé
municipal ou à un élu de recevoir des biens, des services ou des éléments d'actif pour
son usage ou son gain personnels.
8. Les demandes qui répondent aux critères d'acceptation feront l'objet d'une entente
signée entre les parties.
9. Aucun don, commandite ou aide financière n'est automatiquement renouvelé.
10. Toutes demandes de dons, des commandites et d'aide financière sont gérées avec un
souci de transparence et d'équité.
Les objectifs
La présente politique vise l'atteinte des principaux objectifs suivants :
1. Supporter les organismes qui collaborent au mieux-être de la collectivité.
2. Assurer un traitement juste des différentes demandes et une répartition équitable des
ressources municipales par l'établissement de règles et critères d'attribution des dons et
commandites.
3. Favoriser un partenariat qui contribue à l'avancement de la collectivité.
4. Favoriser l'épanouissement de la personne et accroître la qualité de vie des citoyens et
des citoyennes.
5. Promouvoir l'excellence et l'entraide.
Secteurs d'interventions
Les secteurs d'intervention privilégiés par la municipalité sont : Le sociocommunautaire,
l'environnement, la santé, l'éducation et l'art et la culture.
La Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton peut à l'occasion prendre en considération des
demandes provenant d'autres secteurs d'activité (par exemple le socio-économique, le sport ou
la science) si le contexte ou la situation l'exige.
Traitement des demandes
Toutes les demandes acheminées à la Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton sont assujetties à
ladite politique. Le processus de gestion des demandes de dons, de commandites et d'aide
financière comporte cinq étapes :
1. La réception du document de la demande dûment rempli auprès de la direction
générale de la municipalité;
2. L'analyse de la demande effectuée, la décision sera rendu par le Conseil municipal;
3. La réponse par écrit au demandeur;
4. La signature d'une entente;
5. Le suivi de l'entente, si nécessaire.
5
Les exigences
Toutes les demandes de dons, de commandites ou d'aide financière doivent faire l'objet d'une
demande officielle écrite qui comprend :
1. La description détaillée du projet ou de l'activité;
2. Toutes les informations de base (coordonnées complètes de l'organisme, personne
ressource et date de l'événement);
3. Un profil de l'organisme, sa raison d'être, le territoire touché, etc. doivent être résumés
dans la demande;
4. Le type de don demandé;
5. L'organisme demandeur doit démontrer une saine gestion;
6. Pour les commandites, une description détaillée de la contrepartie offerte à la
municipalité;
7. Les demandes doivent être adressées à la direction générale de la municipalité;
8. La municipalité se réserve le droit de demander un compte rendu suite à la tenue de
l'activité ou de la mise en place du projet.
La municipalité se réserve le droit de refuser toutes demandes qui bien quelles répondraient à
tous les critères d'admissibilité, seraient jugées trop importantes relativement au budget
disponible ou qui feraient en sorte que le budget alloué serait dépassé.
De plus toute demande provenant d'un organisme, d'une association ou d'un regroupement
ayant déjà fait une demande dans le passé, doit obligatoirement avoir un historique de relation
positive avec la municipalité.
Critères d'évaluation
Toute demande de soutien est analysée selon les critères et systèmes de pointage suivants sur
le formulaire d'analyse :
Pointage
1. Organisme admissible :
OSBL local
10
total
OSBL régional
8
Fondation locale, régionale ou suprarégionale
6
6
Fondation provinciale ou nationale
4
MRC ou municipalité de la MRC
2
Autre
0
2. Exemption de taxes :
Profite d'une aide sous forme de crédit de taxes foncières
-5
total
3. Activité ou projet :
Culture, sport, environnement ou autre Activité locale
5
total
Activité régionale
3
Activité provinciale ou nationale
1
4. Clientèle visée :
18 ans et moins
10
total
Famille et/ou ainés
10
18 ans et plus
3
5. Impact sur le milieu Miltonnais ( selon les statistiques de la Municipaité) :
Vise plus de 10 % de la population
10
total
Vise de 5 à 10 % de la population
5
Vise moins de 5 % de la population
3
Vise la population régionale
2
6. Contribution financière demandée :
Moins de 10 % du budget de l'activité
5
total
10 % et plus du budget
3
7
25 % et plus du budget
2
Plus de 50 % du budget
0
Activité avec droit d'entrée
-3
7. Communication et publicité (retombées et visibilité pour la municipalité) :
Fort
5
Moyen
2
Faible
1
Nulle
0
8. Cadre dans les orientations stratégiques de la municipalité
Beaucoup
5
total
Moyen
3
Un peu
1
Nul
0
Grand total :
/ 50 points
Critères de recevabilité ou d'irrecevabilité des demandes
1. Toute demande ayant obtenu un total de 30 points est admissible pour approbation et
décision par le conseil.
2. Toute nouvelle demande présentée à l'intérieur de la même année financière de la
municipalité (1er janvier au 31 décembre) sera évaluée selon les critères mentionnés à
l'article 7 et le total des points sera réduit de 20 % pour tenir compte du don ou
commandite dont a déjà bénéficié l'organisme.
3. Dans tous les cas, la direction générale assure le suivi des demandes.
4. Un accusé de réception sera envoyé sur réception d'une demande.
5. Une lettre sera transmise au demandeur suite à l'acceptation ou le refus d'une demande
8
Bilan
Dans le cas d'un don ou commandite de 500 $ ou plus, l'organisme devra remettre un bilan à la
municipalité, dans un délai de trois (3) mois suivant la réalisation de l'action financée (Annexe
2). Ce dernier se veut un résumé de la réalisation de l'objet, des retombées et des résultats
obtenus. À défaut du respect de cette exigence, l'organisme pourra voir ses demandes
subséquentes rejetées.
Reddition de compte
La direction générale rédige annuellement et remet au conseil, un rapport des dons et
commandites accordés au cours de l'année civile.
Exceptions
1. La présente politique ne s'applique pas aux rabais attribués sur des inscriptions aux
activités offertes par la Municipalité.
2. La Fabrique de la Paroisse de Sainte-Cécile-de-Milton est admissible à recevoir une
location de salle gratuite au Centre communautaire pour la tenue de son brunch annuel
sur réception d'une demande transmise à la direction générale mentionnant la date
prévue de l'événement.
Dispositions finales
La présente politique entre en vigueur le 14 mai 2018.
Cette politique remplace toutes directives, politiques ou résolutions adoptées antérieurement.
ANNEXE 1 - Demande de dons, de commandites et d'aide financière
En vertu de la politique de dons et commandites, tout demandeur doit remplir le présent
formulaire. La Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton a besoin de ces informations pour
être en mesure de bien évaluer votre demande. Toute information manquante pourrait
entraîner le rejet de la demande.
Toute demande doit être envoyée à l'attention de la direction générale à l'adresse
suivante :
Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton.
Demande de dons et commandites
112, rue Principale
Sainte-Cécile-de-Milton (Québec) J0E 2C0
ou à l'adresse électronique suivante : [email protected]
La demande sera étudiée le mois suivant sa réception. L'organisme demandeur sera avisé
par écrit de la décision.
Pour toute information, communiquez avec la direction générale au 450 378-1942 poste
122
1. Identification de l'organisme demandeur (fournir sur demande une copie des
lettres patentes) :
Nom de l''organisme :
Adresse :
Téléphone :
Télécopieur :
Adresse électronique :
@
Responsable :
Fonction :
S'agit-il d'une première demande d'aide financière à la
municipalité pour ce projet ?
oui non
2. Description de l'organisme : Mission, objectifs et clientèles rejointes :
3. Informations générales relatives à la demande
Titre du projet :
Explication du projet (à quoi servira le don ou commandite demandé) :
2
POLITIQUE D'OCTROI DE DONS, COMMANDITES ET AIDE FINACIÈRE
DOCUMENT DE TRAVAIL DERNIÈRE MISE À JOUR 28-01-2021
par la Responsable des loisirs, de la vie communautaire et des communications.
4. Impact sur le milieu : Clientèle visée, nombre de personnes qui profiteront de
l'activité offerte et de quelle façon :
5. Retombées et visibilité offertes pour la Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton
et ses citoyens : Décrivez les retombées (Culturelles, économiques et sociales,
etc.) S'il y a lieu, joindre le plan de visibilité.
6. Budget de l'activité (revenus et
dépenses, partenaires et montants
détaillées des soutiens financiers)
REVENUS
Identifier la liste des partenaires financiers au
projet (contributions du milieu, coûts de
participation au projet, palier gouvernementaux,
dons etc.
Montant ($)
$
$
$
$
$
$
$
Financement total du projet
$
DÉPENSES
Préciser les dépenses reliées au projet (Salaires,
logistique, promotion, locations diverses etc.)
Montant ($)
$
$
$
$
$
$
Total des dépenses
$
7. Si la contribution demandée est autre que financière, indiquez le soutien
souhaité :
8. Date et lieu de réalisation du projet :
9. Informations complémentaires :
Je, soussigné, certifie qu'à ma connaissance, les renseignements donnés dans le présent
formulaire, sont exacts et complets.
Signature : ______________________________________________________________
Date : __________________________________________________________________
4
POLITIQUE D'OCTROI DE DONS, COMMANDITES ET AIDE FINACIÈRE
DOCUMENT DE TRAVAIL DERNIÈRE MISE À JOUR 28-01-2021
par la Responsable des loisirs, de la vie communautaire et des communications.
ANNEXE 2 - Grille d'analyse de la demande
Commentaires
Pointage
1. Organisme admissible
/ 10
2. Exemption de taxes
/ -5
3. Activité ou projet
/ 5
4. Clientèle visée
/ 10
5. Impact sur le milieu
Miltonnais
/ 10
6. Contribution financière
demandée
/ 5
7. Bénéficie d'une aide
financière d'un palier
gouvernemental.
/ -3
8. Communication et
publicité
/ 5
9. Cadre dans les
orientations stratégiques
du Conseil de la
municipalité
/ 5
Total
Autre : 2e demande dans l'année (moins 20% du pointage final)
Transmis au conseil municipal en date du :
Montant accordé :
En date du :
$
Demande rejetée le :
ANNEXE 1 - Demande de dons, de commandites et d'aide financière
En vertu de la politique de dons et commandites, tout demandeur doit remplir le présent
formulaire. La Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton a besoin de ces informations pour
être en mesure de bien évaluer votre demande. Toute information manquante pourrait
entraîner le rejet de la demande.
Toute demande doit être envoyée à l'attention de la direction générale à l'adresse
suivante :
Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton.
Demande de dons et commandites
112, rue Principale
Sainte-Cécile-de-Milton (Québec) J0E 2C0
ou à l'adresse électronique suivante : [email protected]
La demande sera étudiée le mois suivant sa réception. L'organisme demandeur sera avisé
par écrit de la décision.
Pour toute information, communiquez avec la direction générale au 450 378-1942 poste
122
1. Identification de l'organisme demandeur (fournir sur demande une copie des
lettres patentes) :
Nom de l''organisme :
Adresse :
Téléphone :
Télécopieur :
Adresse électronique :
@
Responsable :
Fonction :
[Tapez ici]
S'agit-il d'une première demande d'aide financière à la
municipalité pour ce projet ?
oui non
2. Description de l'organisme : Mission, objectifs et clientèles rejointes :
3. Informations générales relatives à la demande
Titre du projet :
Explication du projet (à quoi servira le don ou commandite demandé) :
2
POLITIQUE D'OCTROI DE DONS, COMMANDITES ET AIDE FINACIÈRE
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par la Responsable des loisirs, de la vie communautaire et des communications.
4. Impact sur le milieu : Clientèle visée, nombre de personnes qui profiteront de
l'activité offerte et de quelle façon :
5. Retombées et visibilité offertes pour la Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton
et ses citoyens : Décrivez les retombées (Culturelles, économiques et sociales,
etc.) S'il y a lieu, joindre le plan de visibilité.
6. Budget de l'activité (revenu et dépenses,
partenaires et montants détaillées des
soutiens financiers)
REVENUS
Identifier la liste des partenaires financiers au
projet (contributions du milieu, coûts de
participation au projet, palier gouvernementaux,
dons etc.
Montant ($)
$
$
$
$
$
$
$
Financement total du projet
$
[Tapez ici]
DÉPENSES
Préciser les dépenses reliées au projet (Salaires,
logistique, promotion, locations diverses etc.)
Montant ($)
$
$
$
$
$
$
Total des dépenses
$
7. Si la contribution demandée est autre que financière, indiquez le soutien
souhaité :
8. Date et lieu de réalisation du projet :
9. Informations complémentaires :
Je, soussigné, certifie qu'à ma connaissance, les renseignements donnés dans le présent
formulaire, sont exacts et complets.
Signature : ______________________________________________________________
Date : __________________________________________________________________
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par la Responsable des loisirs, de la vie communautaire et des communications.
ANNEXE 2 - Grille d'analyse de la demande
Commentaires
Pointage
1. Organisme admissible
/ 10
2. Exemption de taxes
/ -5
3. Activité ou projet
/ 5
4. Clientèle visée
/ 10
5. Impact sur le milieu
Miltonnais
/ 10
6. Contribution financière
demandée
/ 5
7. Bénéficie d'une aide
financière d'un palier
gouvernemental.
/ -3
8. Communication et
publicité
/ 5
9. Cadre dans les
orientations stratégiques
du Conseil de la
municipalité
/ 5
Total
Autre : 2e demande dans l'année (moins 20% du pointage final)
Transmis au conseil municipal en date du :
Montant accordé :
En date du :
$
Demande rejetée le :
Bilan d'activité
En vertu de la politique de dons et commandites, tout organisme ayant reçu un don ou une
commandite de 500 $ et plus doit remplir le présent formulaire et le transmettre à
l'attention du Conseil municipal à l'adresse suivante :
Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton
112, rue Principale
Sainte-Cécile-de-Milton (Québec) J0E 2C0
Ou à l'adresse électronique suivante : [email protected]
Pour toute information, communiquez avec la direction générale au 450 378-1942 poste 122
Nom de l'organisme :
Adresse :
Municipalité :
Code postal :
Adresse électronique :
Responsable :
Fonction :
Titre du projet :
Résumé de l'activité :
Impact sur le milieu : Clientèle visée, nombre de personnes qui profiteront de l'activité
offerte de quelle façon :
Retombées et visibilités offertes pour la Municipalité de Sainte-Cécile-de-Milton et ses
citoyens : Décrivez les retombés (culturelles, économiques, sociales, etc. )