Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Sainte-Christine, Quebec
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Politique administrative
concernant les règles de
gouvernance en matière de
protection des
renseignements personnels
Municipalité de Sainte-Christine
ADOPTÉE LE : 6 NOVEMBRE 2023
1
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION .......................................................................................................................................... 3
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION ............................................................................. 3
1.
Définitions .......................................................................................................................................... 3
2. Objectifs .............................................................................................................................................. 4
CHAPITRE II -- MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ..................... 4
3. Collecte des renseignements personnels ............................................................................................ 4
4. Conservation et utilisation des renseignements personnels .............................................................6
5. Fichier de renseignements personnels ...............................................................................................6
6. Communication à des tiers ................................................................................................................. 7
7. Destruction ou anonymisation ........................................................................................................... 7
CHAPITRE III -- ROLES ET RESPONSABILITES A L'EGARD DE LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .......................................................................................................... 8
8. Conseil ................................................................................................................................................ 8
9. Direction générale.............................................................................................................................. 8
10.
Responsable de la protection des renseignements personnels ......................................................9
11.
Responsable de l'accès aux documents ......................................................................................... 10
12.
Directeur de service ....................................................................................................................... 10
13.
Responsable de la PRP au sein des différents services de la Municipalité .................................. 11
14.
Employés ....................................................................................................................................... 11
15.
Formation du personnel de la municipalité en vue de la protection des renseignements
personnels ............................................................................................................................................... 12
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES ................................................................................... 12
16.
Sondages ........................................................................................................................................ 12
17.
Acquisition, développement ou refonte d'un système d'information ou de prestation électronique
13
18.
Incidents de confidentialité........................................................................................................... 13
19.
Traitement des plaintes ................................................................................................................. 14
20.
sanctions ........................................................................................................................................ 15
21.
Disposition finale .......................................................................................................................... 15
3
INTRODUCTION
La Municipalité de Sainte-Christine est un organisme public assujetti à la Loi sur
l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels L.R.C.Q, c. A-2.1 (ci-après la « loi sur l'accès »).
La Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte
et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables.
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
Définitions
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Christine;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans
le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les
règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
4
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire,
que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement
personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout
individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) :
Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à
la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2.
Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer
efficacement la PRP ;
Protéger les RP recueillis par la Municipalité tout au long de leur cycle de vie ;
Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la PRP, dont la Loi sur
l'accès, et aux meilleures pratiques en cette matière ;
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II
--
MESURES
DE
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.
Collecte des renseignements personnels
3.1
La Municipalité ne collecte que les RP nécessaires aux fins de ses
activités.
5
3.2
Sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès, la Municipalité
ne procède pas à la collecte de RP sans avoir préalablement obtenu le
consentement de la personne concernée.
3.3
Est entendu que le consentement doit être donné à des fins
spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins
auxquelles il est demandé. Le consentement de la personne concernée
doit être :
a)
Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b)
Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c)
Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
3.4
Au moment de la collecte de tout RP, la Municipalité s'assure d'obtenir
de façon expresse le consentement libre et éclairé de la personne
concernée. La Municipalité doit notamment indiquer :
Les fins auxquelles tout RP est requis ;
Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande de collecte de
RP ;
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un refus de
répondre à la demande ;
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un retrait de son
consentement à la communication ou à l'utilisation des RP suivant
une demande facultative ;
Les droits d'accès et de rectification aux RP collectés ;
Les moyens par lesquels tout RP est recueilli ;
Les précisions nécessaires relativement (1) au recours par la
Municipalité à une technologie afin de recueillir tout RP,
comprenant des fonctions qui permettent l'identification, la
localisation ou le profilage de la personne concernée et (2) aux
moyens offerts, à la personne concernée, pour en activer ou
désactiver les fonctions ;
Les précisions relatives à la durée de conservation de tout RP ;
Les coordonnées de la personne responsable de la PRP au sein de la
Municipalité.
6
4.
Conservation et utilisation des renseignements personnels
4.1
La Municipalité restreint l'utilisation de tout RP aux fins pour lesquelles
il a été recueilli et pour lequel la Municipalité a obtenu le consentement
exprès de la personne concernée, le tout sous réserve des exceptions
prévues par la Loi sur l'accès.
4.2
La Municipalité limite l'accès à tout RP détenu aux seules personnes
pour lesquelles ledit accès est requis à l'exercice de leurs fonctions au
sein de la Municipalité.
4.3
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle
que soit la sensibilité des RP détenus afin de prévenir les atteintes à leur
confidentialité et à leur intégrité sous réserve des exceptions prévues à
la Loi sur l'accès.
4.4
La Municipalité conserve les données et documents comportant des RP :
d)
pour la durée nécessaire à l'utilisation pour laquelle ils ont été obtenus
ou
e)
conformément aux délais prévus à son calendrier de conservation.
4.5
Lors de l'utilisation de tout RP, la Municipalité s'assure de l'exactitude
du RP. Pour ce faire, elle valide son exactitude auprès de la personne
concernée de façon régulière et, si nécessaire, au moment de son
utilisation.
4.6
La Municipalité accorde le même haut taux d'attente raisonnable de
protection, en matière de confidentialité et d'intégrité envers tout RP
qu'elle collecte, conserve et utilise que le RP soit sensible ou non.
5.
Fichier de renseignements personnels
La Municipalité établit et maintient à jour un inventaire de ses fichiers de
renseignements personnels.
Cet inventaire doit contenir les indications suivantes :
a)
la désignation de chaque fichier, les catégories de renseignements
qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont
conservés et le mode de gestion de chaque fichier ;
b)
la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
7
c)
les catégories de personnes concernées par les renseignements versés
à chaque fichier ;
d)
les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans
l'exercice de leurs fonctions ;
e)
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
renseignements personnels.
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard
des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu
des dispositions de la Loi sur l'accès.
6.
Communication à des tiers
6.1
La Municipalité, ne peut communiquer à des tiers tout RP sans un
consentement exprès de la personne concernée sauf exception prévue à
la Loi sur l'accès.
6.2
La Municipalité indique, dans les registres exigés par la Loi sur l'accès,
toutes les informations relatives à la transmission de tout RP à un tiers
à quelques fins que ce soit.
7.
Destruction ou anonymisation
7.1
Lorsque des RP ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont
été recueillis et lorsque le délai prévu au calendrier de conservation est
expiré, la Municipalité doit les détruire de façon irréversible ou les
rendre anonymes.
7.2
La procédure de destruction devra être approuvée par le greffier-
trésorier et le RPRP afin de s'assurer notamment du respect de
l'article 199 du Code municipal.
7.3
L'anonymisation vise une fin sérieuse et légitime et la procédure est
irréversible.
7.4
Sur recommandation du RPRP, toute procédure d'anonymisation doit
être approuvée par le greffier-trésorier.
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CHAPITRE III
--
ROLES
ET
RESPONSABILITES
A
L'EGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
8.
Conseil
Le conseil approuve la présente Politique et veille à sa mise en œuvre, notamment
en s'assurant :
a)
De prendre les décisions nécessaires relevant de sa compétence pour
voir à la mise en œuvre et au respect de la présente Politique ;
b)
Que la direction générale et les directeurs de service de la Municipalité
fassent la promotion d'une culture organisationnelle fondée sur la
protection des RP et des comportements nécessaires afin d'éviter tout
incident de confidentialité ;
c)
Que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome leurs
pouvoirs et responsabilités.
9.
Direction générale
La direction générale est responsable de la qualité de la gestion de la PRP et de l'utilisation de
toute infrastructure technologique de la Municipalité à cette fin.
À cet égard, elle doit mettre en œuvre la présente Politique en :
a)
Veillant à ce que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière
autonome leurs pouvoirs et responsabilités ;
b)
S'assurant que les valeurs et les orientations en matière de PRP soient
partagées et véhiculées par tout gestionnaire et employé de la
Municipalité ;
c)
Apportant les appuis financiers et logistiques nécessaires à la mise en
œuvre et au respect de la présente politique ;
d)
Exerçant son pouvoir d'enquête et appliquant les sanctions appropriées
aux circonstances pour le non-respect de la présente Politique ;
9
10.
Responsable
de
la
protection
des
renseignements
personnels
Le PRPR, en collaboration avec le RAD, contribue à assurer une saine gestion de
la PRP au sein de la Municipalité. Il soutient le conseil, la direction générale et
l'ensemble du personnel de la Municipalité dans la mise en œuvre de la présente
Politique. Conformément au Règlement excluant certains organismes publics de
l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels (Décret 744-2023, 3 mai 2023), le RPRP assume les
tâches qui sont dévolues au Comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels prévu à l'article 8.1 de la Loi sur l'accès ainsi que les
obligations qui en découlent.
Notamment, le RPRP s'assure de :
a)
Définir et approuver les orientations en matière de PRP au sein de la
Municipalité ;
b)
Déterminer la nature des RP devant être collectés par les différents
services de la Municipalité, leur conservation, leur communication à des
tiers et leur destruction ;
c)
Suggérer les adaptations nécessaires en cas de modifications à la Loi sur
l'accès, à ses règlements afférents ou l'interprétation des tribunaux, le
cas échéant ;
d)
Planifier et assurer la réalisation des activités de formation des
employés de la Municipalité en matière de PRP ;
e)
Formuler des avis sur les initiatives d'acquisition, de déploiement et de
refonte de systèmes d'information ou de toute nouvelle prestation
électronique de services de la Municipalité nécessitant la collecte,
l'utilisation, la conservation, la communication à des tiers ou la
destruction des RP, et ce, tant au moment de la mise en place de ces
initiatives que lors de toute modification à celles-ci ;
f)
Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux
sondages qui collectent ou utilisent des RP, ou encore en matière de
vidéosurveillance ;
g)
Veiller à ce que la Municipalité connaisse les orientations, les directives
et les décisions formulées par la CAI en matière de PRP ;
h)
Évaluer le niveau de PRP au sein de la Municipalité ;
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i)
Recommander au greffier-trésorier de procéder à l'anonymisation de
RP en lieu et place de la destruction de RP qui n'est plus utile à la
Municipalité ;
j)
Faire rapport au conseil et à la direction générale, sur une base
annuelle, quant à l'application de la présente politique.
11.
Responsable de l'accès aux documents
Dans le cadre de cette fonction, le responsable de la conformité doit :
a)
Recevoir toutes les demandes qui sont de la nature d'une demande
d'accès aux documents au sens de la Loi sur l'accès, y compris les
demandes d'informations ;
b)
Répondre aux requérants de l'accès à des documents en fonction des
prescriptions de la Loi sur l'accès.
12.
Directeur de service
Chaque directeur de service est responsable de veiller à la PRP au sein du service
qu'il dirige ainsi que des infrastructures technologiques nécessaires à cette fin
auxquelles les employés du service et lui ont accès dans le cadre de leurs fonctions
à la Municipalité.
À ce titre, chaque directeur de service doit :
a)
Faire connaître la présente politique en matière de PRP aux employés
de son service et s'assurer de son application et son respect par ceux-
ci ;
b)
S'assurer que les mesures de sécurité déterminées et mises en place
soient appliquées systématiquement à l'occasion de son emploi et de
celui des employés qu'il dirige dans le service dont il est responsable ;
c)
Participer à la sensibilisation de chaque employé de son équipe aux
enjeux de la PRP ;
d)
Désigner, au sein de son service, le ou les employés dont la tâche inclue
spécifiquement les fonctions de veiller à la collecte, la détention, la
conservation ou la destruction des RP et leur protection ;
e)
Dans le cas où aucun employé n'est désigné, le directeur de service
assume les tâches et responsabilités prévues à l'article 13.
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13.
Responsable de la PRP au sein des différents services de la
Municipalité
Chaque directeur de service est responsable de veiller à la PRP au sein du service
qu'il dirige ainsi que des infrastructures technologiques nécessaires à cette fin
auxquelles les employés du service et lui ont accès dans le cadre de leurs fonctions
à la Municipalité.
À ce titre, chaque directeur de service doit :
a)
Faire connaître la présente politique en matière de PRP aux employés
de son service et s'assurer de son application et son respect par ceux-
ci ;
b)
S'assurer que les mesures de sécurité déterminées et mises en place
soient appliquées systématiquement à l'occasion de son emploi et de
celui des employés qu'il dirige dans le service dont il est responsable ;
c)
Participer à la sensibilisation de chaque employé de son équipe aux
enjeux de la PRP ;
d)
Désigner, au sein de son service, le ou les employés dont la tâche inclue
spécifiquement les fonctions de veiller à la collecte, la détention, la
conservation ou la destruction des RP et leur protection ;
e)
Dans le cas où aucun employé n'est désigné, le directeur de service
assume les tâches et responsabilités prévues à l'article 13.
14.
Employés
Chaque employé doit :
a)
Prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger les RP ;
b)
Mettre tout en œuvre pour respecter le cadre légal applicable et les
mesures prévues aux différentes politiques et directives de la
Municipalité en lien avec la protection des RP ;
c)
N'accéder qu'aux RP nécessaires dans l'exercice de ses fonctions ;
d)
Signaler au RPRP tout incident de confidentialité ou traitement
irrégulier des RP ;
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e)
Participer activement à toute activité de sensibilisation ou formation
données en matière de PRP ;
f)
Collaborer avec le RPRP et le RAD.
15.
Formation du personnel de la municipalité en vue de la
protection des renseignements personnels
Le RPRP établit le contenu et le choix des formations offertes à tous les employés
de la Municipalité et détermine la fréquence à laquelle les employés doivent suivre
toute formation établie.
Les activités de formation ou de sensibilisation inclus notamment
Formation à l'embauche sur l'importance de la PRP et les actions
à prendre dans son travail ;
Formation à tous les employés sur la mise en œuvre de la présente
politique ;
Formation sur les mises à jour de la présente politique ou des
mesures de sécurité des RP, le cas échéant .
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
16.
Sondages
Avant d'effectuer, ou de permettre à une tierce partie d'effectuer un sondage
auprès des personnes concernées pour lesquelles la Municipalité détient, recueille
ou utilise des RP, le RPRP devra préalablement faire une évaluation des points
suivants :
la nécessité de recourir au sondage ;
l'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la
sensibilité des renseignements personnels recueillis et de la
finalité de leur utilisation.
Suivant cette évaluation, le RPRP devra faire des recommandations au conseil et à
la direction générale.
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17.
Acquisition,
développement
ou
refonte
d'un
système
d'information ou de prestation électronique
17.1
Avant de procéder à l'acquisition, au développement ou à la refonte des
systèmes de gestion des RP, la Municipalité doit procéder à une
évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Aux fins de cette évaluation, la Municipalité doit consulter, dès le début
du projet, son RPRP.
17.2
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet prévu à l'article 17.1, le RPRP
peut, à toute étape, suggérer des mesures de protection des RP, dont
notamment :
a)
la nomination d'une personne chargée de la mise en œuvre des mesures
de PRP ;
b)
des mesures de PRP dans tout document relatif au projet, tel qu'un
cahier des charges ou un contrat ;
c)
une description des responsabilités des participants au projet en
matière de PRP ;
d)
la tenue d'activités de formation sur la PRP pour les participants au
projet.
17.3
La Municipalité doit également s'assurer que dans le cadre du projet
prévu à l'article 17.1, le système de gestion des renseignements
personnels permet qu'un RP informatisé recueilli auprès de la personne
concernée soit communiqué à cette dernière dans un format
technologique structuré et couramment utilisé.
17.4
La réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit
être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la
finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur
support.
18.
Incidents de confidentialité
L'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés de tout RP ou sa perte
constituent un incident de confidentialité au sens de la Loi sur l'accès.
La Municipalité assure la gestion de tout incident de confidentialité conformément
à la procédure de gestion des incidents de confidentialité dont font partie les règles
suivantes :
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Tout incident de confidentialité avéré ou potentiel doit être
rapporté le plus rapidement possible au RPRP par toute personne
qui s'en rend compte ;
Le RPRP doit réviser l'information rapportée afin de déterminer
s'il s'agit d'un incident de confidentialité et dans l'affirmative :
Inscrire l'information pertinente au registre des incidents de
confidentialité de la Municipalité ;
Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de
confidentialité ;
Identifier et recommander l'application de mesures
d'atténuation appropriées, le cas échéant.
19.
Traitement des plaintes
Toute personne physique qui estime que la Municipalité n'assure pas la protection
des RP de manière conforme à la Loi sur l'accès peut porter plainte de la manière
suivante :
19.1
Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par
écrit par une personne physique qui s'identifie.
19.2
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
19.3
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa
plainte et indique les délais pour y donner suite.
19.4
Le RPRP donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans
les vingt jours suivant la date de sa réception.
19.5
Si le traitement de la plainte dans le délai prévu à l'article 19.4 de la
présente Politique paraît impossible à respecter sans nuire au
déroulement normal des activités de la Municipalité, le RPRP peut,
avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période raisonnable et
en donne avis au requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre ce dernier.
19.6
Dans le cadre du traitement de la plainte, le RPRP peut communiquer
avec le plaignant et faire une enquête interne.
19.7
À l'issue de l'examen de la plainte, le RPRP transmet au plaignant une
réponse finale écrite et motivée.
15
19.8
Si le plaignant n'est pas satisfait de la réponse obtenue ou du traitement
de sa plainte, il peut s'adresser par écrit à la CAI.
20.
sanctions
Tout employé de la Municipalité qui contrevient à la présente Politique ou aux lois
et à la réglementation en vigueur applicable en matière de PRP s'expose, en plus
des pénalités prévues aux lois, à une mesure disciplinaire pouvant notamment
mener à une mesure disciplinaire et pouvant aller jusqu'au congédiement. La
direction générale, de concert avec le Service des Ressources humaines, est chargée
de décider de l'opportunité d'appliquer la sanction appropriée, le cas échéant. La
Municipalité peut également transmettre à toute autorité judiciaire les
informations colligées sur tout employé, qui portent à croire qu'une infraction à
l'une ou l'autre loi ou règlement en vigueur en matière de PRP a été commis.
21.
Disposition finale
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil.
Jean-Marc Ménard,
Heidi Bédard,
Maire
Directrice générale et greffière-
trésorière
Adoption de la politique : 6 novembre 2023