Politique de confidentialité - Municipalité de Sainte-Christine
Sainte-Christine, Quebec
· adopted 2023-11-06
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Politique de confidentialité
Municipalité de Sainte-Christine
ADOPTÉE LE : 6 NOVEMBRE 2023
RÉSOLUTION NO 244-11-2023
1
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION .......................................................................................................................................... 1
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION ............................................................................. 1
1.
Définitions .......................................................................................................................................... 1
2. Objectifs .............................................................................................................................................. 2
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT ............... 3
3. Confidentialité .................................................................................................................................... 3
4. Types de renseignements personnels recueillis par les services ....................................................... 3
5. Consentement à la collecte de renseignements personnels ............................................................... 3
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION ................................................................... 5
6. Droits d'accès ...................................................................................................................................... 5
7. Droit de rectification ........................................................................................................................... 5
8. Procédure d'accès ou de rectification .................................................................................................6
9. Conservation et protection des renseignements personnels ............................................................. 7
10.
Transferts des renseignements personnels à l'externe de la Municipalité .................................... 7
11.
Droit d'accès à un document de la Municipalité............................................................................. 7
12.
Responsable de la protection des renseignements personnels ......................................................9
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES .....................................................................................9
13.
Plaintes ............................................................................................................................................9
14.
Dispositions finales ....................................................................................................................... 10
ANNEXE I - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE (ARTICLE 4) ........................................................... 11
1
INTRODUCTION
La Municipalité de Sainte-Christine est un organisme public assujetti à la Loi sur
l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels L.R.C.Q, c. A-2.1 (ci-après la « loi sur l'accès »).
La Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte
et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables.
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
Définitions
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Christine;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans
le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les
règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité ;
2
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire,
que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement
personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout
individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) :
Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à
la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2.
Objectifs
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle
de vie ;
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles
celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et
leur donner accès lorsque requis.
3
CHAPITRE II
--
COLLECTE
DE
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
Confidentialité
3.1
La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le
rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans
l'exercice de leurs fonctions.
3.2
La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention
de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle
que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur
confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions
prévue à la Loi sur l'accès.
4.
Types de renseignements personnels recueillis par les
services
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le
type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des
employés de la Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces
derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en
Annexe I de la présente Politique.
5.
Consentement à la collecte de renseignements personnels
5.1
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout
RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
5.2
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques,
pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est
demandé, et doit être :
a)
Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b)
Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c)
Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de
cause.
4
5.3
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la
Municipalité ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne
concernée sans le consentement spécifique de cette personne à tel
transfert.
5.4
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne
concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements
personnels et recevoir tout de même des services de la part de la
Municipalité.
5.5
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de
RP la concernant, la personne concernée doit :
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la
Municipalité ou tout autre document intégrant une demande
visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements
personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire
et en avisant l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir
ledit formulaire ;
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la
Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la
Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins
de signifier son refus ;
5.6
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services
de la Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la
collecte et la détention de tout RP.
5.7
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès
à tout service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins
d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la
Municipalité ;
Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet
d'une évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux
membres de l'évaluation foncière de la Municipalité ;
5.8
Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement
vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la
reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est
justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque
reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des
renseignements personnels.
5
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
Droits d'accès
6.1
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la
concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2
Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le
droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la
Municipalité la concernant ;
6.3
La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de
la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre
connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant
les heures d'ouverture habituelles, soit de 9 h à 12 h et de 13 h 00 à
16 h 00 du lundi au jeudi, et d'en obtenir une copie ;
6.4
Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend
des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre
d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la
Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5
de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue
de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit.
Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la
reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette
personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de
paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur
les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c
A-2.1, r 3 ;
6.6
Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la
personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé,
avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission
du document.
7.
Droit de rectification
7.1
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un
fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou
équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa
6
collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la
Loi sur l'accès ;
7.2
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une
demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger
que cette demande soit enregistrée ;
7.3
La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un
fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée
requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une
attestation du retrait de celui-ci.
8.
Procédure d'accès ou de rectification
8.1
Une demande de communication ou de rectification ne peut être
considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne
physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre
de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de
la succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès
de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant
mineur est décédé.
8.2
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa
demande.
8.4
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande
et l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de
les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en
révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de
rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la
date de sa réception.
8.6
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique
paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des
activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai,
le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au
requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée.
8.7
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
7
8.8
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant.
Elle s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus
s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision
à la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le
délai dans lequel il peut être exercé.
8.9
Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande
soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les
recours prévus à la Loi sur l'accès.
9.
Conservation et protection des renseignements personnels
9.1
La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP
collecté.
9.2
Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte,
la détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service
au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures
possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées
prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les
lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des
personnes concernées.
10.
Transferts des renseignements personnels à l'externe de la
Municipalité
10.1
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement
spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité
ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe
de la Municipalité.
10.2
Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen
technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11.
Droit d'accès à un document de la Municipalité
11.1
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité
que ce soit la Municipalité qui assure leur conservation ou encore un
tiers.
11.2
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme :
écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
8
11.3
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux
documents de la Municipalité, sauf exception prévues par les
dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les
documents dont la communication ne requiert ni calculs ni comparaison
de renseignements ou de confection particulière ;
11.4
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être
suffisamment précise pour permettre de le trouver.
11.5
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les
vingt jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la
demande dans le délai prévu lui paraît impossible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable de
l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de
10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée, à
l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la demande
d'accès.
11.6
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout
moyen de communication permettant de la joindre, à moins que sa
reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés
pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un
document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les
heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
11.7
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de
sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être
exigés de la personne requérante conformément au Règlement sur les
frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission
de documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité
prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre
d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la
Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5
de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue
de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et
indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
9
12.
Responsable
de
la
protection
des
renseignements
personnels
12.1
Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document
ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne
responsable de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Heidi Bédard,
Directrice générale et greffière-trésorière
Municipalité de Sainte-Christine
646, 1er Rang O
Sainte-Christine (Québec) J0H 1H0
Courriel : [email protected]
Télécopieur : 819-858-9911
Ou
Jessica Robidoux,
Greffière-trésorière adjointe
Municipalité de Sainte-Christine
646, 1er Rang O
Sainte-Christine (Québec) J0H 1H0
Courriel : [email protected]
Télécopieur : 819-858-9911
12.2
Toute personne peut formuler une question concernant la présente
politique de confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13.
Plaintes
13.1
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité
gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions
de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels de la municipalité
de Sainte-Christine publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a
été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à
10
l'information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré,
toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à
l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être
faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de
l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information.
Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision
devrait être révisée.
14.
Dispositions finales
14.1
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site
Internet de la Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci
entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil
d'administration de la Municipalité.
14.3
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une
consultation du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de
15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
Jean-Marc Ménard,
Heidi Bédard,
Maire
Directrice générale et greffière-
trésorière
Adoption de la politique : 6 novembre 2023
11
ANNEXE
I
-
POLITIQUE
DE
CONFIDENTIALITE
(ARTICLE 4)
Fins de la collecte
Catégories de renseignements
personnels
Collecte facultative ou
obligatoire
Demande de
permis en
urbanisme
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse civique
4.
Adresse électronique
5.
Numéro de téléphone
6.
Adresse d'immeuble
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse civique,
Numéro de téléphone,
adresse d'immeuble
Facultatif : Adresse
courriel
Demande de
modification de
zonage
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse civique
4.
Matricule
5.
Lot
6.
No de téléphone
7.
Cellulaire
8.
Adresse courriel
9.
Adresse d'immeuble
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse civique,
Numéro de téléphone,
lot
Facultatif : Adresse
courriel, cellulaire,
adresse d'immeuble,
matricule
Permis de brûlage
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Numéro de téléphone
4.
Adresse du requérant
Obligatoire : Prénom,
nom, numéro de
téléphone, adresse du
requérant
Site Internet
1.
Adresse IP
Obligatoire : adresse
IP
Alertes et
notifications de
masse
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse civique
4.
Numéro de téléphone
5.
Numéro de cellulaire
6.
Adresse courriel
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse civique,
numéro de téléphone
ou cellulaire
Facultatif : Numéro de
cellulaire, adresse
courriel
12
Embauche
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse
4.
Date de naissance
5.
Numéro d'assurance sociale
6.
Numéro de téléphone
7.
Numéro de cellulaire
8.
Adresse courriel
9.
Coordonnées de contact en
cas d'urgence
10.
Renseignements financiers
(données relatives à un
compte bancaire)
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse, date de
naissance, numéro
d'assurance sociale,
numéro de téléphone
ou cellulaire,
renseignements
financiers
Facultatif : Numéro de
cellulaire, adresse
courriel, coordonnées
de contact en cas
d'urgence
Location de salle
ou utilisation
d'infrastructures
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Organisme, s'il y a lieu
4.
Adresse
5.
Numéro de téléphone
6.
Numéro de cellulaire
7.
Courriel
Obligatoire : Prénom,
nom, organisme,
adresse, numéro de
téléphone ou
cellulaire
Facultatif : Numéro de
cellulaire, courriel
Inscription au
programme de
financement
d'une installation
septique
individuelle
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Numéro de matricule
4.
Adresse de l'immeuble
5.
Adresse postale
6.
Numéro de téléphone
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse de
l'immeuble, adresse
postale, numéro de
téléphone
Facultatif : Numéro de
matricule
Plainte ou
signalement
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse
4.
Téléphone
5.
Adresse courriel
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse
Facultatif : Téléphone,
adresse courriel
Fournisseurs
1.
Nom
2.
Adresse
3.
Numéro de téléphone
4.
Adresse courriel
5.
Renseignements financiers
(données relatives à un
compte bancaire)
Obligatoire : Nom,
adresse, numéro de
téléphone,
renseignements
financiers, adresse
courriel
13
Demande
concernant les
mésententes
1.
Prénom
2.
Nom
3.
Adresse
4.
Téléphone
Obligatoire : Prénom,
nom, adresse, Numéro
de téléphone ou
cellulaire