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Adoptée le 6 décembre 2010
Résolution no 10-1202
POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
SOMMAIRE
OBJET..............................................................................................................................................2
Ensemble de mesures no 1........................................................................................................3
Ensemble de mesures no 2........................................................................................................4
Ensemble de mesures no 3........................................................................................................5
Ensemble de mesures no 4........................................................................................................6
Ensemble de mesures no 5........................................................................................................7
Ensemble de mesures no 6........................................................................................................8
Ensemble de mesures no 7........................................................................................................9
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
OBJET
La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre
les personnes voulant contracter avec la municipalité.
Elle traite des mesures :
1. visant à assumer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses représentants
n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de
l'influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la
demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission;
2. favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage
des offres;
3. visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en
vertu de cette loi;
4. ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence
ou de corruption;
5. ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
6. ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
7. visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 1
1.1
Un responsable en octroi de contrat doit être nommé, pour chaque appel
d'offres, afin de pouvoir fournir les informations administratives et
techniques
concernant
toute
procédure
d'appel
d'offres
aux
soumissionnaires potentiels.
1.2
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa
soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n'a
communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de
sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but
d'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel
d'offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d'entraîner le
rejet de la soumission.
Mesures visant à assumer que tout soumissionnaire,
ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer,
dans le but de l'influencer, avec un membre du comité de sélection
relativement à la demande de soumissions
pour laquelle il a présenté une soumission.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 22
2.1
Informer, sensibiliser et assurer la formation des employés et des membres
du Conseil relativement aux normes de confidentialité.
2.2
Insérer dans tout document d'appel d'offres, une mesure relative aux
pratiques anticoncurrentielles. La mesure est ce qui suit :
Mesures favorisant le respect des lois applicables
qui visent à lutter contre le trucage des offres.
Le fournisseur, du seul fait de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d'offres,
agi à l'encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1685, ch. C-34), laquelle stipule notamment que
constitue un acte criminel le fait de participer à un trucage des soumissions, à savoir :
-
l'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l'une d'elles consent ou
s'engage à ne pas présenter de soumissions en réponse d'un appel d'offres ;
-
la présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou arrangement entre plusieurs
soumissionnaires.
Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention avec la Loi précitée, de
communication d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux
facteurs ou aux formules pour établir des prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission
ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres.
Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence
(L.R., 1685, ch. C-34). Il s'agit en soi d'une forme de fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de
soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende que le tribunal estime
indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une de ces peines.»
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 3
3.1
Tout membre du Conseil ou tout employé s'assure que toute personne qui
cherche à l'influencer est inscrite au registre des lobbyistes prévu par la Loi
sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme («Loi»). Si la
personne n'est pas inscrite au registre, il l'invite à le faire.
3.2
Si une personne refuse de s'inscrire au registre des lobbyistes ou de
respecter la Loi ou le Code de déontologie des lobbyistes («Code»), le
membre du Conseil ou l'employé s'abstient de traiter avec cette personne
et, s'il y a lieu, communique avec le Commissaire au lobbyisme.
3.3
Tout appel d'offres et tout contrat doit prévoir :
-
une déclaration dans laquelle le soumissionnaire ou, le cas échéant, le
cocontractant atteste que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est
livré à une communication d'influence aux fins de l'attribution du
contrat ou, si une communication d'influence a eu lieu, que
l'inscription au registre des lobbyistes a été faite et que la Loi et le Code
ont été respectés;
-
une clause permettant à la municipalité, en cas de non-respect de la Loi
ou du Code, de rejeter la soumission, de ne pas conclure le contrat ou
de le résilier si le non-respect est découvert après l'attribution du
contrat.
Mesures visant à assurer le respect de
la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et
du Code de déontologie des lobbyistes
adopté en vertu de cette loi.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 4
4.1
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite,
favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes.
L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que
lors de l'ouverture des soumissions.
4.2
Intégrer à tout appel d'offres une clause à l'effet que le soumissionnaire du
seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir fait de gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption en regard du présent
contrat.
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation,
de trafic d'influence ou de corruption.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 5
5.1
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement
solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.
5.2
Déléguer au directeur général la responsabilité de constituer le comité de
sélection.
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 6
6.1
Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que
l'évaluation des offres ne soit entièrement complétée.
6.2
Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du Conseil et à tout
employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision
relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur
à la personne responsable.
Mesures ayant pour but de prévenir
toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité
du processus de demandes de soumissions
et de la gestion du contrat qui en résulte.
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
Ensemble de mesures no 7
7.1
Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le
directeur général de la municipalité en plus de l'ingénieur ou du
consultant responsable du contrat. Le directeur pourra autoriser des
directives de changements pour un maximum de 10 % du coût du contrat.
Tout dépassement du 10 % devra être autorisé par une résolution du
Conseil.
7.2
Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des
contrats.
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision
ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat