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POLITIQUE DE GESTION DES EMPLOYÉS CADRE
Adopté en automne 2023
Pleinement en vigueur le 1er janvier 2024
Mise à jour en automne 2024
Le genre masculin est utilisé afin d'alléger le texte et désigne aussi bien les femmes
que les hommes.
0. DÉFINITIONS
Cadre
Ce terme désigne les postes suivants :
- Direction générale et greffier-trésorier
- Greffier-Trésorier(e} adjoint(e}
- Directrice générale adjointe
- Directeur (Surintendant) des Travaux publics
- Directrice loisirs et de la vie communautaire
Municipalité :
La municipalité de Sainte-Élisabeth qui est l'employeur du personnel cadre.
1. OBJECTIFS
Cette politique constitue un ensemble d'énoncés de principes devant régir la gestion
du personnel cadre et orienter les relations professionnelles entre les cadres et la
Municipalité.
2. APPLICATION
La Politique de gestion du personnel-cadre est sous l'autorité du Conseil municipal qui
en délègue l'application à la Direction générale.
La présente politique s'applique aux employés-cadres réguliers permanents.
La présente politique ne peut avoir pour effet de restreindre les droits ou les
privilèges que confèrent aux cadres toute Loi, décret ou règlement s'appliquant à
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une personne concernée par cette politique ou de la soustraire aux obligations qui
lui sont faites.
La présente politique s'applique dès son adoption par une résolution du Conseil
municipal et demeure en vigueur tant qu'elle n'est pas amendée ou abrogée par une
résolution du Conseil.
3. EMPLOI
3.1. Sélection
3.1.1. Dans une situation de recrutement, la Municipalité forme un
comité de sélection composé de deux (2) membres du conseil et
de la direction générale.
3.1.2. La direction générale transmet au comité de sélection la liste des candidats
et leurs dossiers.
3.1.3. Mandat du comité de sélection :
-
Établir les critères, le processus et les outils de sélection ;
-
Rencontrer les candidats admissibles et éligibles que lui
recommande la Direction générale ;
-
Faire une recommandation d'embauche.
3.1.4. Si aucun des candidats n'est recommandé, la Direction générale réaffiche le
poste.
3.2. Embauche
La Municipalité embauche tout son personnel-cadre par résolution.
3.3. Horaire
L'horaire régulier est du lundi au vendredi. L'employé- cadre doit être
disponible après les heures régulières sans compensation financière ou autre.
L'employé-cadre est rémunéré pour un minimum de 1,820 heure par année. Les
heures supplémentaires ne sont pas cumulées, reportées à une année subséquente,
ni rémunérées.
L'employé-cadre peut s'absenter de son travail pour cause de naissance,
mariage, mortalité dans sa famille ou en tant que membre d'un jury et
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également pour d'autres raisons, et ce, sans perte de salaire (selon la loi des
normes du travail). Un avis écrit doit être transmis à la direction générale
lorsqu'une telle situation se produit en spécifiant la période d'absence et de
retour.
3.4.
Période de probation
3.4.1. Tout employé- cadre nouvellement embauché ou tout employé
promu ou muté à un poste- cadre est soumis à une période de
probation de 6 mois.
3.4.2. Toute période d'absence durant les 6 mois de probation s'ajoute à
la fin de la période de probation prévue.
3.4.3. Durant la séance ordinaire du Conseil municipal précédant la fin de la
probation, la direction générale informe le Conseil municipal de son
intention de maintenir ou pas le cadre dans ses fonctions.
3.5.
Suspension
Pour des motifs sérieux, la Municipalité peut en tout temps suspendre (avec
solde) un cadre pour une période n'excédant pas 15 jours ouvrables et 2 jours
ouvrables si la suspension est sans soldes.
À moins d'une situation urgente et exceptionnelle, la Municipalité fait parvenir
alors un avertissement ou une mesure disciplinaire par écrit au cadre concerné.
La Municipalité peut envisager de réinstaller le cadre dans ses fonctions, de
résilier son contrat ou d'autres mesures, incluant une suspension pour un temps
indéfini.
3.6.
Congédiement
Pour des motifs graves (fraude, incapacité, négligence, inconduite,
immoralité, insubordination, incompétence), la Municipalité peut suspendre
un cadre jusqu'à l'étude de son dossier et le congédier ensuite sous réserve de
l'application des mesures prévues aux Lois et règlements en vigueur.
3.7.
Dossier personnel
3.7.1. Chaque employé-cadre a la responsabilité de s'assurer que ses données
sociales sont à jour à son dossier. C'est donc à lui/elle d'informer et de
transmettre tout changement (exemple : changement d'adresse, éligibilité aux
assurances collectives, état civil, etc.) qui puisse affecter le traitement
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administratif de son lien d'emploi.
3.7.2. La Municipalité verse au dossier personnel du cadre toute
observation, avertissement ou mesure disciplinaire écrite qui s'adresse à lui
et toute évaluation écrite après l'avoir avisé verbalement de son contenu.
3.7.3. L'employé-cadre peut consulter les éléments contenus dans son dossier
personnel.
3.7.4. L'employé-cadre peut contester par écrit le bienfondé d'une
observation ou d'un avertissement ou d'une mesure disciplinaire écrite par
l'employeur. Cette contestation est versée à son dossier.
4.71.1. Vacances annuelles
4.712. Le versement du salaire poursuivra son calendrier de versement
normal.
La durée prévue de vacances est :
À l'entrée de
service
15 jours
*Maximum 5 jours
pendant la probation.
5 à 9 années
complétées
20 jours
10 ans et plus
25 jours
Le projet de vacances du cadre est approuvé par la direction générale
4.71.2. L'employé-cadre soumet son choix de dates de vacances pour le 15
décembre selon la procédure et les modalités établies par la
Municipalité. Aux fins de détermination des vacances annuelles,
l'année débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Le cadre
se doit de respecter la période de deux semaines de fermeture des
bureaux durant la période de Noël et du Jour de l'An.
4.71.3. Les vacances acquises au cours d'une année sont prises au cours de
l'année suivante. Aucune période de vacances ne sera cumulée,
reportée à une année subséquente, ni rémunérée si elle n'est pas prise
dans les délais prescrits.
4.72. Journées de maladie ou personnelles
4.72.1. La Municipalité exige un certificat médical comportant un
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diagnostic pour les absences de trois (3) jours ouvrables ou plus.
4.72.2. Dans le cas d'abus ou d'absences répétées d'un employé-cadre, la
Municipalité peut exiger un certificat médical comportant un
diagnostic et la date du retour au travail pour toute absence en
maladie, après avoir avisé par écrit l'employé-cadre de cette
obligation qui peut demeurer en vigueur pour une période de six (6)
mois et peut être prolongée au besoin. Une telle exigence constitue
une mesure disciplinaire.
4.72.3. À la demande de la Municipalité, l'employé-cadre est tenu de se
présenter chez un médecin choisi par la
Municipalité aux fins de vérification ou d'expertise.
4.72.4. Tout diagnostic demeure au dossier médical de l'employé-cadre.
4.73. Jours fériés et chômés
4.73.1. À moins que les besoins du service ne l'empêchent, les jours suivants
sont chômés et payés:
Au nombre de 12 journées, mais sans être inférieur à ce qui est prévu pour
les employés syndiqués.
Si un cadre doit travailler physiquement (télétravail exclu) dans les lieux
appartenant à la municipalité pendant une journée fériée, il reçoit 1 / 1820e
de son traitement annuel.
Pour la période comprise entre le 23 décembre et le 2 janvier, il est
convenu que chaque cadre doit être disponible, minimalement pour une
période de garde de 72h, autant pour son service que pour les besoins
globaux de la municipalité.
4.74. Assurances collectives
La Municipalité convient de maintenir en vigueur un régime d'assurance
collective.
L'employé-cadre permanent est admissible aux garanties suivantes après sa
période de probation (Article
4.4.) :
L'assurance invalidité de longue durée
L'assurance-vie de base et facultative
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L'assurance soins médicaux
L'assurance médicaments
L'assurance voyage
L'assurance autres frais médicaux
L'assurance soins dentaires
Partage des primes :
Tel que recommandé par le courtier d'assurance.
4.75. Régime de retraite
La Municipalité convient de maintenir en vigueur un régime de retraite. Lors
de la préparation du budget annuel de la municipalité, soit avant le 1er
décembre, le cadre informe de sa cotisation pour l'année suivante. La
contribution de l'employeur vari selon la contribution de l'employé.
Part employeur
Part employée
Régime bonifié
7%
3%
6%
2.5%
5%
2%
4%
1%
Régime de base
3%
0% (minimum)
En cas d'atteinte, des maximums des crédits spéciaux pour fonds de travailleur ou
l'abolition du crédit spécial, le cadre peuvent choisir un autre régime de retraite reconnu
en complément ou en substitut. Un seul régime substitut peut exister déjà pour
l'ensemble des employés-cadres.
4.76. Frais de déplacement Aucune indemnité fixe (hebdomadaire, mensuelle ou
annuelle) n'est versée à !'Employé-cadre qui utilise son véhicule personnel dans
l'exercice de ses fonctions.
En cas de besoin non récurrent, qu'il soit de garde ou non, l'employé-cadre se voit
rembourser le kilométrage en cours entre son lieu réel de départ et son
déplacement lié à un besoin de la municipalité. Pour fin de calculs, c'est le
kilométrage réel incluant le retour au point de départ qui est comptabilisé,
multipliés par le taux prévu à la politique de remboursement des frais de
déplacement. Si le déplacement est joint à une journée de travail, seulement la
portion inhabituelle est indemnisée.
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Le cadre doit utiliser les véhicules de la municipalité dès que possible, en limitant
l'usage de son véhicule personnel.
Si l'employé-cadre utilise son véhicule personnel dans l'exercice de ses
fonctions, il reçoit les allocations prévues. À la Politique concernant le
remboursement des frais de repas et déplacement pour les élus et les employés.
4.77. Associations et corporations professionnelles
La Municipalité rembourse 100 % de la cotisation de l'employé-cadre qui
appartient à un ordre professionnel ou à un ordre professionnel reconnu par le
Code des professions pour pouvoir exercer ses fonctions ou d'une association
professionnelle sur la base d'un avis de pertinence émis par la direction
générale.
4.78. Primes d'ancienneté ou de fonction
Aucune prime d'ancienneté ou de fonction n'est versée à l'Employé-cadre.
4.79. Prime de gestion des imprévus
(8760$/an)
Un salaire de 1$/h sera versé à la personne responsable de la gestion des imprévus en
dehors des heures de travail. Ce montant est versé à chaque paie régulière. La personne
responsable de la gestion des imprévus doit être en mesure à répondre à l'ensemble des
besoins pour la prise de décision (et non l'action sur le terrain), autant pour les systèmes
d'alarme intrusion, l'aqueduc, les égouts, les mesures d'urgence, etc.
Pour le calcul du nombre d'heures, le cumul des heures se fait en continu, jusqu'à la
relève. Ainsi, les heures régulières de travail sont comptabilisées. Il y a 168$/ semaine :
7 jours.
Il y a un maximum de 504$/mois par cadre, afin de favoriser une période de
déconnexion et de repos et une alternance dans les cadres.
Interventions exceptionnelles lors de congé, autrement que le repos hebdomadaire et les
congés personnels
Le cadre qui est interpelé par le travail, alors qu'il est dans un congé (férié, vacances
annuelles, etc.) reçoit une compensation de 100$ par dérangement, avec un maximum de
2 compensations dans une même journée. Seul un autre cadre ou le maire peut interpeler
en dehors des heures de travail. Les autres appels doivent être filtrés, car aucune
compensation n'est effectuée si l'appel est fait par autrui qu'un autre cadre ou le maire.
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Un appel initié par le cadre en congé n'est pas considéré par la présente ni tout appel lié
sur le même sujet.
En cas d'absence du maire, le maire suppléant répond au
présent critère pour l'application de la compensation.
Allocation pour cellulaire de fonction
Tout cadre qui peut être interpelé afin de réaliser une gestion des imprévus, selon
le premier article, se voit attribuer un budget de remboursement maximal de 1000$
annuellement. Ce remboursement est versé au prorata des mois de présence. Le
remboursement est cessé complètement en cas d'absence pour 100% des jours d'un
mois. Cette allocation est versée à la condition de présenter des preuves justificatives
suffisantes incluant les accessoires, les mensualités et les frais d'appareils.
L'employé est responsable du compte fournisseur.
Le remplacement d'un appareil, en supplément de cette allocation, est à la discrétion du
Conseil municipal.
5.10. Formation
La Municipalité prévoit à son budget annuel 1% du salaire de chacun des cadres. Ce
montant sera réservé pour les employés-cadres et tout montant inutilisé au 31 août
de chaque année financière sera redistribué aux employé(e)s de soutien pour leur
formation de l'année courante.
Toute formation doit préalablement être approuvée par la direction générale via un
bon de commande.
6. CLAUSES ADMINISTRATIVES
6.1. Santé et sécurité au travail
Selon la loi applicable, la Municipalité doit prendre les mesures nécessaires pour
protéger la santé, la sécurité et l'intégrité physique des employés-cadres. Parmi
les risques : incendie, effondrement du bâtiment, activités terroristes, risques liés
aux déplacements, risques d'agression, etc. La Municipalité est responsable de
mettre en place un plan de mesure d'urgence et de le communiquer à chaque
employé-cadre.
La Municipalité et les employés-cadres s'entendent pour utiliser les moyens
nécessaires pour protéger la santé et le bienêtre des employés-cadres et pour
établir des conditions et des méthodes de travail assurant la sécurité, la santé et
le bienêtre du personnel.
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6.2. Droit d'auteur et propriété intellectuelle
L'ensemble des droits, titres ou intérêts dans toute invention, découverte, idée,
amélioration, ouvrage écrit ou programme informatique et dans tout le matériel
susceptible de droit d'auteur ou brevet qui est fait ou conçu par la personne-
cadre, par elle-même ou avec d'autres personnes, pendant la durée de son emploi
et en rapport avec les tâches faisant l'objet de son travail demeure la propriété
de la Municipalité de Ste-Élisabeth. Tout rapport, mémoire, recherche, étude ou
autre document du même ordre fait au nom et à la demande du Municipalité sont
la propriété propre de la Municipalité. Les livres comptables, les dossiers, les
documents bancaires, ou tout autre document produit au nom de la Municipalité
sont la propriété exclusive du de la municipalité, et en tout temps, sauf avec la
permission de l'employeur, doivent demeurer en permanence aux bureaux ou
dans tout local identifié.
6.3. Appréciation du rendement
L'appréciation du rendement de l'employé-cadre est réalisée par la
Municipalité à la fin de la période de probation.
Tous les employés- c a d r e s sont appréciés une fois par année par leur
supérieur immédiat. Une copie de l'évaluation du rendement est déposée au
dossier de l'employé et une copie est remise à l'employé-cadre.
6.4.Code d'éthique, politiques et règlements de régie interne
Tous les employés municipaux sont tenus de respecter leur Code d'éthique ainsi
que toutes politiques ou tous les règlements de régie interne en vigueur.
7. ENTRÉE EN VIGUEUR
Les conditions de travail prévues dans ce document sont en vigueur à compter de
leur adoption par le conseil municipal de la Municipalité, sauf pour les
changements suivants qui entrent en vigueur au 1er janvier 2024 :
-
Régime de retraite (maintien du statut quo)
-
Budget de remboursement de cellulaire (maintenue à 50$/mois)
-
Allocation pour dérangement exceptionnel lors de vacances (100$)