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POLITIQUE-CADRE
SUR LA GOUVERNANCE
(PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS)
(adoptée en vertu de la Loi modernisant des disposiƟons législaƟves en
maƟère de protecƟon des renseignements personnels (Loi 25)
2 octobre 2023
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Table des matières
1. PRÉAMBULE ................................................................................................................................. 3
2. OBJET ........................................................................................................................................... 3
3. CADRE NORMATIF........................................................................................................................ 3
4. DÉFINITIONS ................................................................................................................................ 3
5. CHAMP D'APPLICATION ............................................................................................................... 5
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.................................................................... 5
6.1. Collecte ................................................................................................................................. 5
6.2. UƟlisaƟon.............................................................................................................................. 5
6.3. CommunicaƟon .................................................................................................................... 6
6.4. ConservaƟon ......................................................................................................................... 6
6.5. DestrucƟon et anonymisaƟon .............................................................................................. 7
7. REGISTRES .................................................................................................................................... 7
8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE .............................................................. 9
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................. 9
10. SONDAGES ............................................................................................................................... 10
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ................................................................................... 10
12. TRAITEMENT DES PLAINTES .................................................................................................... 11
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ..................................................................... 11
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................ 11
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS .................................................................................................... 11
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ............................................................................................... 14
17. SANCTIONS .............................................................................................................................. 14
18. MISE À JOUR ............................................................................................................................ 14
19. ENTRÉE EN VIGUEUR ............................................................................................................... 14
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1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses acƟvités et de sa mission, la municipalité de Sainte-Élizabeth-de-
Warwick (la « Municipalité ») traite des Renseignements personnels, notamment ceux des
visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés. À ce Ɵtre, elle reconnait
l'importance de respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels
qu'elle déƟent.
Afin de s'acquiƩer de ses obligaƟons en la maƟère, la Municipalité s'est dotée de la
présente PoliƟque. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protecƟon des
Renseignements personnels que la Municipalité déƟent tout au long du Cycle de vie de
ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protecƟon des Renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe à
toute personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les
principes de protecƟon des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses
foncƟons ou qui découlent de sa relaƟon avec la Municipalité.
2. OBJET
La présente PoliƟque :
-
énonce les principes encadrant la gouvernance de la Municipalité à l'égard des
Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits
des Personnes concernées ;
-
prévoit le processus de traitement des plaintes relaƟves à la protecƟon des
Renseignements personnels ;
-
définit les rôles et responsabilités en maƟère de protecƟon des Renseignements
personnels à la Municipalité ;
-
décrit les acƟvités de formaƟon et de sensibilisaƟon que la Municipalité offre à son
personnel
3. CADRE NORMATIF
La présente PoliƟque s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protecƟon des renseignements personnels (RLRQ, c.
A-2-1.). Conformément à ceƩe Loi, la présente PoliƟque est accessible via le site Internet de la
Municipalité hƩps://www.sainte-elizabeth-de-warwick.ca/.
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente PoliƟque, les termes suivants désignent :
« CAI » la Commission d'accès à l'informaƟon du Québec.
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« Comité » le Comité sur l'accès à l'informaƟon et la protecƟon des renseignements
personnels de la Municipalité. Notre Municipalité ne possède pas de comité, puisqu'elle
est exemptée d'en former un. Les personnes responsables de l'accès à l'informaƟon sont
le Maire/la Mairesse et la DirecƟon générale.
« Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement personnel
soit la collecte, l'uƟlisaƟon, la communicaƟon, la conservaƟon et la destrucƟon de celui-
ci.
« ÉvaluaƟon des facteurs relaƟfs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche prévenƟve qui
vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à respecter la vie privée des
personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des
conséquences posiƟves et négaƟves sur le respect de la vie privée des Personnes
concernées.
« Incident de confidenƟalité » désigne toute consultaƟon, uƟlisaƟon ou communicaƟon
non autorisées par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute perte ou autre aƩeinte
à la protecƟon de ce renseignement.
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protecƟon
des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les
Renseignements personnels.
« Renseignement personnel » désigne toute informaƟon qui concerne une personne
physique et qui permet de l'idenƟfier directement
- soit par le recours à ceƩe seule informaƟon
- ou indirectement
- soit par combinaison avec d'autres informaƟons.
« Responsable de l'accès aux documents » ou RAD désigne la personne qui, au sein de la
Municipalité, exerce ceƩe foncƟon et qui doit répondre aux demandes d'accès aux
documents selon la Loi.
« Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui -- de
par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement inƟme, ou en raison de
la manière dont il est uƟlisé ou communiqué -- suscite un haut degré d'aƩente
raisonnable en maƟère de vie privée.
« Responsable de la protecƟon des renseignements personnels » ou « RPRP » désigne la
personne qui, au sein de la Municipalité, exerce ceƩe foncƟon et veille à y assurer le
respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la protecƟon des Renseignements
personnels.
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5. CHAMP D'APPLICATION
La présente PoliƟque s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Municipalité et à
toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Municipalité déƟent.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protecƟon des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans
le respect des principes suivants, sauf excepƟon prévue par la Loi.
6.1. Collecte
-
6.1.1. La Municipalité ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la
réalisaƟon de sa mission et de ses acƟvités. Avant de recueillir des Renseignements
personnels, la Municipalité détermine les fins de leur traitement. La Municipalité ne
recueille que les Renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
-
6.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée.
-
6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Municipalité informe les
Personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
Renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par exemple,
au moyen d'une PoliƟque de confidenƟalité ou d'un avis « juste-à-temps ».
-
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtenƟon d'un consentement, celui-ci doit être manifeste,
libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en
termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la
réalisaƟon des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2. UƟlisaƟon
-
6.2.1. La Municipalité n'uƟlise les Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles
ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Municipalité peut modifier ces fins si
la Personne concernée y consent préalablement.
-
6.2.2. Elle peut également les uƟliser à des fins secondaires sans le consentement de la
Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
o lorsque l'uƟlisaƟon est à des fins compaƟbles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis ;
o lorsque l'uƟlisaƟon est manifestement au bénéfice de la Personne concernée ;
o lorsque l'uƟlisaƟon est nécessaire à l'applicaƟon d'une loi au Québec, que ceƩe
uƟlisaƟon soit ou non prévue expressément par la loi ;
o lorsque l'uƟlisaƟon est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de
producƟon de staƟsƟques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
-
6.2.3. Lorsqu'elle uƟlise les Renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un
des trois premiers cas de figure énumérés à l'arƟcle 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner
une telle uƟlisaƟon au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'arƟcle 7.1.3.
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-
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements
personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, la Municipalité
entreprend une ÉFVP en vertu de l'arƟcle 8 des présentes afin de miƟger les risques
idenƟfiés.
-
6.2.5. La Municipalité établit et Ɵent à jour un inventaire des fichiers de Renseignements
personnels qu'elle recueille, uƟlise et communique. Cet inventaire conƟent
minimalement :
o les catégories de renseignements qu'il conƟent, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gesƟon de chaque fichier ;
o la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
o les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque
fichier ;
o les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs
foncƟons ;
o les mesures de sécurité prises pour assurer la protecƟon des Renseignements
personnels.
-
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard
des renseignements dont la confirmaƟon de l'existence peut être refusée en vertu des
disposiƟons de la Loi.
6.3. CommunicaƟon
-
6.3.1. Sous réserve des excepƟons prévues par la Loi, la Municipalité ne peut
communiquer des Renseignements personnels sans le consentement de la Personne
concernée. Le consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements
personnels sensibles sont en cause.
-
6.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour
l'exécuƟon d'un mandat, la Municipalité doit conclure une entente avec le fournisseur de
services ou le mandataire qui comprend les disposiƟons contractuelles types de la
Municipalité.
-
6.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des Ɵers hors Québec,
la Municipalité procède à une ÉFVP conformément à l'arƟcle 8 des présentes. Une
communicaƟon à des Ɵers est consignée au registre à prévu cet effet.
6.4. ConservaƟon
-
6.4.1. La Municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements
personnels qu'elle déƟent soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour
lesquelles ils sont recueillis ou uƟlisés.
-
6.4.2. La Municipalité conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que
nécessaire pour mener ses acƟvités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de
conservaƟon.
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6.5. DestrucƟon et anonymisaƟon
-
6.5.1. Lorsque sont aƩeintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels
ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi
sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservaƟon
et aux règles de gesƟon des documents de la Municipalité.
7. REGISTRES
7.1. Conformément à la Loi, la Municipalité Ɵent à jour les registres suivants :
-
7.1.1. Registre des communicaƟons de Renseignements personnels sans le consentement
d'une Personne concernée dans les cas suivants :
o lorsque la Municipalité communique l'idenƟté d'une Personne concernée à une
personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà
colligés par ces derniers ;
o lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels nécessaires
à l'applicaƟon d'une loi au Québec, que ceƩe communicaƟon soit ou non
expressément prévue par la loi ;
o lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels nécessaires
à l'applicaƟon d'une convenƟon collecƟve, d'un décret, d'une ordonnance, d'une
direcƟve ou d'un règlement qui établit les condiƟons de travail ;
o lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un
contrat de services ;
o lorsque la Municipalité communique des Renseignements personnels à des fins
d'étude, de recherche ou de staƟsƟque ;
o après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Municipalité communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'arƟcle 68.
-
7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
o la nature ou le type de renseignement communiqué ;
o la personne ou l'organisme qui reçoit ceƩe communicaƟon ;
o la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indicaƟon, le cas
échéant, qu'il s'agit d'une communicaƟon de Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ;
o la raison jusƟfiant ceƩe communicaƟon.
-
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des foncƟons ou de
la mise en oeuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Municipalité
collabore pour la prestaƟon de services ou la réalisaƟon d'une mission commune. Un tel
registre comprend :
o le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ;
o l'idenƟficaƟon du programme ou de l'aƩribuƟon pour lequel les renseignements
sont nécessaires ;
o la nature ou le type de la prestaƟon de service ou de la mission ;
o la nature ou le type de renseignements recueillis ;
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o la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
o la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements
et au sein de
o l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
-
7.1.4. Registre des uƟlisaƟons de Renseignements personnels au sein de la Municipalité à
d'autres fins et sans le consentement de la Personne concernée lorsque ceƩe uƟlisaƟon
est compaƟble avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à
l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'applicaƟon d'une loi au
Québec. Un tel registre comprend :
o la menƟon du paragraphe du deuxième alinéa de l'arƟcle 65.1 de la Loi
permeƩant l'uƟlisaƟon, c'est-à-dire la base juridique applicable ;
o dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'arƟcle 65.1 de la Loi, la
disposiƟon législaƟve qui rend nécessaire l'uƟlisaƟon du renseignement ;
o la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'uƟlisaƟon
indiquée.
-
7.1.5. Registre des communicaƟons d'informaƟon concernant un Incident de
confidenƟalité à une personne ou à un organisme suscepƟble de réduire le risque de
préjudice grave associé à un Incident de confidenƟalité ;
-
7.1.6. Registre des incidents de confidenƟalité. Un tel registre comprend :
o une descripƟon des renseignements personnels visés par l'incident ou, si ceƩe
informaƟon n'est pas connue, la raison jusƟfiant l'impossibilité de fournir une
telle descripƟon ;
o une brève descripƟon des circonstances de l'incident ;
o la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si ceƩe dernière n'est pas connue,
une approximaƟon de ceƩe période ;
o la date ou la période au cours de laquelle l'organisaƟon a pris connaissance de
l'incident ;
o le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une
approximaƟon de ce nombre ;
o une descripƟon des éléments qui amènent l'organisaƟon à conclure qu'il existe
ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux Personnes concernées,
tels que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les uƟlisaƟons
malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées
de leur uƟlisaƟon et la probabilité qu'ils soient uƟlisés à des fins préjudiciables ;
o si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de
transmission des avis à la CAI et aux Personnes concernées (Annexe 3), en
applicaƟon du deuxième alinéa de l'arƟcle 63.8 de la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protecƟon des renseignements personnels ou du
deuxième alinéa de l'arƟcle 3.5 de la Loi sur la protecƟon des renseignements
personnels dans le secteur privé, de même qu'une menƟon indiquant si des avis
publics ont été donnés par l'organisaƟon et la raison pour laquelle ils l'ont été, le
cas échéant ;
o une brève descripƟon des mesures prises par l'organisaƟon, à la suite de la
survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé
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8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1. La Municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de
Renseignements personnels :
-
avant d'entreprendre un projet d'acquisiƟon, de développement et de refonte d'un
système d'informaƟon ou de prestaƟon électronique de services qui implique des
Renseignements personnels ;
-
avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
aƩribuƟons ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle
collabore pour la prestaƟon de services ou pour la réalisaƟon d'une mission commune ;
-
avant de communiquer des Renseignements personnels sans le consentement des
Personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite uƟliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de producƟon de staƟsƟques ;
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans consentement des
Personnes concernées, conformément à l'arƟcle 68 de la Loi sur l'accès ;
-
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à l'extérieur du Québec
ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir,
d'uƟliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2. En effectuant une ÉFVP, la Municipalité Ɵent compte de la sensibilité des Renseignements
personnels à être traités, des fins de leur uƟlisaƟon, de leur quanƟté, de leur distribuƟon et
de leur support, ainsi que de la proporƟonnalité des mesures proposées pour protéger les
Renseignements personnels.
8.3. De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du
Québec, la Municipalité s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protecƟon adéquate,
notamment au regard des principes de protecƟon des Renseignements personnels
généralement reconnus.
8.4. La réalisaƟon d'une ÉFVP sert à démontrer que la Municipalité a respecté toutes les
obligaƟons en maƟère de protecƟon des Renseignements personnels et que toutes les
mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
9.1. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des fins de
recherche. Une telle demande doit être soumise à la DirecƟon générale;
9.2. Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être communiqués
à ceƩe fin, la Municipalité doit conclure une entente avec les chercheurs qui conƟent les
disposiƟons contractuelles types de la Municipalité et toute mesure supplémentaire idenƟfiée
dans l'ÉFVP.
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10. SONDAGES
Toute personne, organisme ou autre organisaƟon qui souhaite effectuer un sondage auprès
de Personnes concernées au moyen de Renseignements personnels que déƟent la
Municipalité doit le faire conformément à la PoliƟque de la Municipalité sur les sondages
(Annexe 1).
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les
Renseignements personnels sont détenus par la Municipalité dispose notamment des droits
suivants :
-
le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Municipalité et d'en
obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique ;
o à moins que cela ne soulève des difficultés praƟques sérieuses, un
Renseignement personnel informaƟsé recueilli auprès d'une Personne
concernée, et non pas créé ou inféré à parƟr d'un Renseignement personnel
la concernant, lui est communiqué dans un format technologique structuré
et couramment uƟlisé, à sa demande. Ce renseignement est aussi
communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé
par la loi à recueillir un tel renseignement.
-
le droit de faire recƟfier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu
par la Municipalité ;
-
le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels sont
uƟlisés pour prendre une décision fondée sur un traitement automaƟsé.
11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujeƫ à certaines excepƟons idenƟfiées dans la Loi.
11.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant,
la Municipalité informe la Personne concernée de l'obligaƟon de payer des frais avant de
traiter sa demande.
11.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées
peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
11.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
11.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suffisamment
précises pour permeƩre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le droit
d'accès ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existants.
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12. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relaƟve aux praƟques de protecƟon des Renseignements personnels de la
Municipalité ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements
personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. La Municipalité met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidenƟalité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels recueillis, uƟlisés,
communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures Ɵennent notamment en compte du degré
de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quanƟté,
de leur localisaƟon et de leur support.
13.2. La Municipalité gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux
soumis à un engagement de confidenƟalité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs
foncƟons aient accès aux Renseignements personnels.
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1. Tout Incident de confidenƟalité est pris en charge conformément au Plan de réponse aux
incidents de la Municipalité (Annexe 2). La Municipalité prend alors les mesures raisonnables
pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de
même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protecƟon des
Renseignements personnels, le cas échéant.
14.2. Tout Incident de confidenƟalité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
Incidents de confidenƟalité, conformément à l'arƟcle 7.1.6 de la présente PoliƟque.
14.3. Si l'Incident de confidenƟalité présente un risque de préjudice sérieux pour les
Personnes concernées, la Municipalité avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1. La protecƟon des Renseignements personnels que la Municipalité déƟent repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus parƟculièrement des
suivants :
15.2. Le RPRP :
-
s'assure de la protecƟon des Renseignements personnels tout au long de leur Cycle
de vie, de la collecte à la destrucƟon ;
-
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de recƟficaƟon, sous
réserve des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
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o donner au requérant un avis de la date de récepƟon de sa demande ;
o aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
o répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la
demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des
acƟvités de la Municipalité, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après
avoir avisé le requérant par écrit ;
o prêter assistance au requérant pour idenƟfier le document suscepƟble de
contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise
o moƟver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
o la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant ;
o rendre sa décision par écrit et en transmeƩre une copie au requérant. Elle
doit être accompagnée du texte de la disposiƟon sur laquelle le refus s'appuie,
le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant
notamment le délai dans lequel il peut être exercé;
o veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé
le temps requis pour permeƩre au requérant d'épuiser les recours prévus à la
Loi.
-
supervise la tenue des registres énumérés à l'arƟcle 7 de la présente PoliƟque.
-
parƟcipe à l'évaluaƟon du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidenƟalité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux
conséquences anƟcipées de leur uƟlisaƟon et à la probabilité que ces renseignements
soient uƟlisés à des fins malveillantes ;
-
le cas échéant, effectue des vérificaƟons des obligaƟons de confidenƟalité en lien avec
la communicaƟon de Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de
contrats de services confiés à des Ɵers conformément à l'arƟcle 6.3.2 de la présente
PoliƟque.
15.3. Le Comité (assumé par le DirecƟon générale) :
-
veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisaƟon et la formaƟon des membres
du personnel et des membres de la direcƟon de la Municipalité sur les obligaƟons et les
praƟques en maƟère d'accès à l'informaƟon et de protecƟon des Renseignements
personnels ;
-
élabore les principes de diffusion de l'informaƟon ;
-
approuve la présente PoliƟque-cadre sur la gouvernance en maƟère de protecƟon des
Renseignements personnels ;
-
émet des direcƟves sur l'uƟlisaƟon d'ouƟls informaƟques markeƟng impliquant la
communicaƟon de données ou le profilage ;
-
idenƟfie les principaux risques en maƟère de protecƟon de Renseignements personnels
et en avise la direcƟon afin que des mesures correcƟves soient proposées ;
-
approuve toute dérogaƟon aux principes généraux de protecƟon des renseignements
personnels qui auront été établis ;
-
émet des direcƟves pour la protecƟon des Renseignements personnels, notamment pour
la conservaƟon de ceux-ci par des Ɵers et à l'extérieur du Québec ;
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-
est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisiƟon, de développement et de refonte des systèmes d'informaƟon ou de
prestaƟon électronique de services impliquant des renseignements personnels : - veille à
ce que la réalisaƟon de l'ÉFVP soit proporƟonnée à la sensibilité des renseignements
concernés, aux fins auxquelles ils sont uƟlisés, à la quanƟté et à la distribuƟon des
Renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés ; - le cas échéant, s'assure
que le projet permet de communiquer à la Personne concernée les Renseignements
personnels informaƟsés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et
couramment uƟlisé ;
-
escalade les recommandaƟons qui ne sont pas suivies à la DirecƟon générale;
-
doit être avisé de tout Incident de confidenƟalité impliquant les Renseignements
personnels et conseiller la Municipalité quant aux suites à y donner ;
-
revoit le Plan de réponse aux incidents de confidenƟalité (Annexe 2)dans l'éventualité
d'un Incident de confidenƟalité ;
-
revoit les règles pour la collecte et la conservaƟon des Renseignements personnels
provenant de sondages, y compris dans le cadre de la PoliƟque de la Municipalité sur les
sondages (Annexe 1) ;
-
revoit toute quesƟon d'intérêt touchant la protecƟon des Renseignements personnels ;
-
revoit les mesures relaƟves à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée
dans le cadre de son uƟlisaƟon.
15.4. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Municipalité déƟent :
-
agit avec précauƟon et intègre les principes énoncés à la présente PoliƟque à ses acƟvités;
-
n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses foncƟons ;
-
n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers desƟnés à
l'accomplissement de ses foncƟons ;
-
conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient accès
-
protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès
par un mot de passe ;
-
s'absƟent de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend connaissance
dans l'exercice de ses foncƟons, à moins d'être dûment autorisée à le faire ;
-
s'absƟent de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les Renseignements
personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses foncƟons et mainƟent ses obligaƟon
de confidenƟalité ;
-
détruit tout Renseignement personnel conformément à la procédure de destrucƟon des
renseignements personnels de la Municipalité (Annexe 4);
-
parƟcipe aux acƟvités de sensibilisaƟon et de formaƟon en maƟère de protecƟon des
Renseignements personnels qui lui sont desƟnées ;
-
signale tout manquement, Incident de confidenƟalité ou toute autre situaƟon ou
irrégularité qui pourrait compromeƩre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité
ou la confidenƟalité de Renseignements personnels conformément à la procédure établie
par la Municipalité.
14
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Municipalité offre des acƟvités de formaƟon et de sensibilisaƟon à son personnel en maƟère
de protecƟon des Renseignements personnels. Notamment, elle :
-
Exige que le personnel municipal et ses collaborateurs lisent la PoliƟque;
-
Effectue des rappels annuels concernant la PoliƟque;
-
Informe personnel municipal et ses collaborateurs des mises à jour de la PoliƟque;
17. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente PoliƟque est passible de sancƟons selon le cadre normaƟf
applicable.
18. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évoluƟon du cadre normaƟf applicable en maƟère de protecƟon des
Renseignements personnels et à améliorer le programme de protecƟon des Renseignements
personnels de la Municipalité, la présente PoliƟque pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-
vous rendre à la version sur le site Web de la Municipalité pour consulter la version la plus récente.
19. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente PoliƟque entre en vigueur lors de son adopƟon par le Conseil de la Municipalité.
15
Annexe 1 - PoliƟque de la Municipalité sur les sondages
PoliƟque sur les sondages de la Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick
1. Contexte et portée
La Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick s'engage à respecter et à protéger la vie privée et
les renseignements personnels de toutes les personnes qui répondent à ses sondages en adhérant
à la présente PoliƟque sur les sondages et à sa PoliƟque-cadre sur la gouvernance ainsi que la
PoliƟque sur la confidenƟalité. La présente PoliƟque sur les sondages s'applique aux enquêtes,
aux sondages et aux études de recherche. Lorsque la PoliƟque sur la protecƟon de la vie privée
fait référence au « site Web » ou au « site », ces termes englobent tous les programmes ou logiciels
uƟlisés dans le cadre de votre parƟcipaƟon à un sondage.
La présente PoliƟque sur les sondages s'applique à la Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick
exclusivement.
2. Accès à des renseignements idenƟficatoires
Seules les personnes suivantes auront accès à des renseignements idenƟficatoires :
-
personnel ayant reçu une formaƟon parƟculière pour travailler avec les données;
-
chercheurs ou organismes ayant reçu notre approbaƟon ou liés par contrat;
-
Ɵerces parƟes qui nous aident à réaliser le sondage, fournissent des ouƟls logiciels ou
nous aident à analyser les données recueillies.
Dans toute autre circonstance, aucun renseignement idenƟficatoire ayant été recueilli ne sera
communiqué à de Ɵerces parƟes, et ce, à aucun moment, à moins que cela se fasse conformément
à la PoliƟque-cadre sur la gouvernance, la PoliƟque sur la confidenƟalité et la PoliƟque sur les
sondages, ou que nous vous indiquions clairement, à l'avance, quels renseignements
idenƟficatoires pourraient être partagés. Les données recueillies au moyen d'un sondage
pourraient être traitées et entreposées à l'étranger, et les gouvernements, tribunaux et
organismes d'applicaƟon de la loi ou de réglementaƟon du pays en quesƟon pourraient être en
mesure d'obtenir une divulgaƟon de vos renseignements en vertu d'une ordonnance légale
donnée dans ce pays.
UƟlisaƟon de données anonymes agrégées
Nous pourrons communiquer des données anonymes agrégées à d'autres parƟes. Par exemple,
nous pourrons uƟliser les idées et les commentaires, en tout ou en parƟe, dans un format agrégé
anonyme, aux fins d'élaboraƟon de poliƟques et d'efforts de représentaƟon et de mobilisaƟon.
Aux fins d'exacƟtude staƟsƟque, la Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick ne transmeƩra
pas de données agrégées anonymes à des parƟes externes dans les cas où une cohorte ou un
groupe d'intérêt compte moins de 30 personnes répondantes. Aux fins de confidenƟalité des
renseignements des personnes répondantes, la Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick ne
16
publiera pas de données agrégées lorsqu'un échanƟllon compte moins de cinq personnes ou si le
nombre de personnes répondantes pourrait entraîner la divulgaƟon de renseignements
personnels idenƟficatoires.
Toutes les données sont cryptées, et seules les personnes autorisées peuvent y accéder, au moyen
d'un processus d'authenƟficaƟon rigoureux assujeƫ aux poliƟques de sécurité informaƟque. La
Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick confirme qu'elle prend, conformément à la loi
applicable, toutes les mesures appropriées pour empêcher le traitement ou la divulgaƟon, sans
autorisaƟon ou de manière illégale, de renseignements personnels ainsi que la perte ou la
destrucƟon accidentelle, ou l'endommagement, de renseignements personnels.
Modalités
Vous comprenez qu'en plus des Clauses et condiƟons légales et de la PoliƟque sur la protecƟon de
la vie privée du site amc.ca, les modalités suivantes s'appliquent lorsque vous parƟcipez à une
enquête, à un sondage et/ou à une étude :
-
Droit d'auteur
Vous convenez qu'en soumeƩant des réponses ou du contenu, vous nous accordez le droit
non exclusif irrévocable d'uƟliser indéfiniment ceƩe informaƟon. Vous renoncez à tous vos
droits moraux à l'égard de votre contenu. Sous réserve de nos Clauses et condiƟons légales,
à la PoliƟque sur la protecƟon de la vie privée et à la présente PoliƟque sur les sondages,
vous nous permeƩez d'afficher, de copier, de traduire, de publier, de distribuer, de
transmeƩre, d'imprimer et d'uƟliser ces renseignements.
-
InterdicƟon de reproduire l'informaƟon contenue dans le sondage
Il peut arriver que, dans le cadre d'un sondage, nous vous communiquions des
renseignements confidenƟels; nous vous demanderons de ne pas conserver, divulguer, ni
uƟliser ces renseignements autrement que pour les fins décrites. Vous devez immédiatement
averƟr la Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick si vous avez connaissance d'une
uƟlisaƟon ou d'une divulgaƟon non autorisée, présumée ou réelle, de renseignements
confidenƟels ou personnels qui ont pu vous être fournis dans le cadre d'un sondage.
-
Responsabilité quant à l'exacƟtude et à l'exhausƟvité des renseignements sur les clients
En acceptant de parƟciper à un sondage, vous vous engagez à faire de votre mieux pour fournir
des renseignements exacts et complets sur le sujet dont il est quesƟon. La Municipalité de
Sainte-Élizabeth-de-Warwick uƟlisera tous les renseignements et les données que vous
communiquez sans les vérifier de manière indépendante, sauf si les normes ou les praƟques
sectorielles en vigueur l'exigent. La Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick n'assume
aucune responsabilité quant à l'exacƟtude ou à l'exhausƟvité de ces renseignements ou
données.
17
ConsidéraƟons générales
Votre parƟcipaƟon à un sondage est volontaire; lorsque vous choisissez d'y parƟciper, vous pouvez
vous reƟrer à tout moment. Vous ne serez pas pénalisé le cas échéant, mais la Municipalité de
Sainte-Élizabeth-de-Warwick pourrait ne pas être en mesure d'annuler ou de reƟrer les données
saisies après que celles-ci ont été intégrées à un corpus agrégé.
Il est interdit de transmeƩre un sondage sans la permission de la Municipalité de Sainte-
Élizabeth-de-Warwick.
Veuillez fournir uniquement des réponses perƟnentes et mesurées et vous abstenir d'uƟliser des
termes offensants, injurieux ou inappropriés de quelque façon.
La Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick se réserve le droit de reƟrer un sondage et la
possibilité d'y parƟciper, ou d'y meƩre fin, à tout moment et pour quelque raison que ce soit.
LimitaƟon de responsabilité
En acceptant de parƟciper à un sondage, vous convenez avec la Municipalité de Sainte-Élizabeth-
de-Warwick qu'aucune des parƟes ne peut tenir l'autre responsable de tout dommage-intérêt
indirect, parƟculier, puniƟf, consécuƟf ou accessoire, y compris pour la perte de profits.
Que faire si j'ai des quesƟons ou des préoccupaƟons?
Vous pouvez adresser vos quesƟons ou faire part de vos préoccupaƟons en lien avec les poliƟques
menƟonnées, vous pouvez communiquez avec la DirecƟon générale à dg@sainte-elizabeth-de-
warwick.ca . Pour en savoir davantage sur vos droits relaƟfs à la protecƟon des renseignements
personnels, veuillez communiquer avec le Commissariat à la protecƟon de la vie privée du Canada
(hƩps://www.priv.gc.ca/f) ou avec la Commission d'accès à l'informaƟon du Québec
(hƩps://www.cai.gouv.qc.ca/ ) .
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Annexe 2 - Plan de réponse aux incidents de confidenƟalité
Étape 1 : Rassemblement de l'équipe de travail et mener l'enquête préliminaire.
A. Comprendre la nature de l'incident.
a. IdenƟficaƟon de la source.
b. CommunicaƟon avec le partenaire responsable en technologie et en sécurité de
l'informaƟon.
c. IdenƟfier un porte-parole
B. IdenƟfier les renseignements qui ont été compromis.
a. Consulter le Registre des données personnelles conservées.
b. Déterminer le nombre d'individus concernées.
c. IdenƟfier le niveau de risque selon la grille d'évaluaƟon.
d. Consulter les professionnels en droit pour nous assister.
C. Consulter les poliƟques internes et les contrats conclus avec des Ɵers.
a. PoliƟque-cadre sur la gouvernance.
b. PoliƟque sur les données personnelles.
D. Consulter notre police d'assurance.
a. Valider si notre police d'assurance couvre l'incidents.
b. Informer l'assureur.
Étape 2 : Signalement aux autorités compétentes et noƟficaƟon aux personnes concernées.
A. Aviser la Commission d'accès à l'informaƟon (CAI) via le formulaire.
B. Aviser les personnes concernées à l'aide du modèle d'avis.
C. MeƩre en place des mesures pour réduire les conséquences négaƟves de l'incident de
sécurité.
Étape 3 : Signalement aux Ɵers.
A. Revoir les contrats avec les Ɵers. S'il y a une obligaƟon contractuelle, aviser le Ɵers de la
situaƟon dès que possible.
Étape 4 : Mise à jour du registre des incidents de confidenƟalité.
A. Documenter le registre.
Étape 5 : Mise en place des mesures correcƟves et prévenƟves.
A. Poursuivre l'enquête pour déterminer la brèche qui a occasionné l'incident de sécurité.
B. Revoir les poliƟques, les règles, les formaƟons et les stratégies appropriées.
C. Renégocier les ententes contractuelles, s'il y a lieu, avec les Ɵers.
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Annexe 3 - Modèle d'avis d'incident de sécurité à la personne
concernée
Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick
IMPORTANT - Avis d'incident de sécurité
Bonjour X,
La Municipalité de Sainte-Élizabeth-de-Warwick Ɵent à vous aviser de la situaƟon suivante :
DescripƟon des renseignements personnels
visés par l'incident
DescripƟon des circonstances de l'incident
Date ou la période où l'incident a eu lieu
Mesures prises ou envisagées pour diminuer
les risques qu'un préjudice soit causé à la
suite de l'incident
Mesures proposées à la personne concernée
afin de diminuer le risque qu'un préjudice lui
soit causé ou d'aƩénuer celui-ci
Coordonnées d'une personne ou d'un service
avec qui la personne concernée peut
communiquer
pour
obtenir
davantage
d'informaƟons au sujet de l'incident.
[email protected]
819-358-5162
243, rue Principale, Sainte-Élizabeth-de-
Warwick Québec J0A 1M0
Nous sommes désolés des inconvénients engendrés,
_____________________________________
DirecƟon générale et greffier-trésorier
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Annexe 4 : Procédure de destrucƟon des renseignements
personnels
La Municipalite de Sainte-Élizabeth-de-Warwick s'engage à détruire les renseignements
personnels lorsque ces données n'ont plus d'uƟlité.
A. Dans le cas de renseignements sur des supports papier, les documents seront
détruits lors de la destrucƟon annuelle des documents municipaux. Les documents
sont détruits par une firme spécialisée qui détruit les documents dans le
staƟonnement municipal via un camion-ouƟl approprié. Les documents ne
peuvent être transportés par un membre du personnel afin qu'ils soient détruits
autrement.
B. Dans le cas des renseignements sur des supports numériques, les documents
seront détruits sur une base annuelle pendant la période de déclassement des
documents municipaux. Au besoin, le personnel contactera le support
informaƟque et ses partenaires Ɵers afin que les documents soient définiƟvement
détruits.
a. Dans l'éventualité que la Municipalité doit se déparƟr d'un appareil
électronique contenant un disque dur, elle s'engage à remeƩre l'appareil
électronique à une entreprise spécialisée dans l'effacement et la
récupéraƟon des données afin que les données ne soient pas compromises
dans le transport, le démantèlement ou la réuƟlisaƟon.
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