Règlement numéro 78-2020 sur la gestion contractuelle — full text

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## PROVINCE DE QUÉBEC MRC DE L'ISLET MUNICIPALITÉ DE SAINTE-FÉLICITÉ ## RÈGLEMENT NUMÉRO 78-2020 SUR LA GESTION CONTRACTUELLE ATTENDU QU'une Politique de gestion contractuelle a été adoptée par la Municipalité le 6 décembre 2010, conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M.»): ATTENDU QUE l'article 938.1.2 C.M. a été remplacé, le 1° janvier 2018, obligeant les municipalités, à compter de cette dernière date, à adopter un règlement sur la gestion contractuelle, la politique actuelle de la Municipalité étant cependant réputée être un tel règlement; ATTENDU QUE la Municipalité souhaite, comme le lui permet le 4° alinéa de l'article 938.1.2 C.M., prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'aprèsune demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M; ATTENDU QU'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement; ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics; ATTENDU QU'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été déposé à la séance du 25 mai 2020 par Yves Pelletier ; ATTENDU QUE le présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à lagestion contractuelle pourtout contrat qui sera conclu par la Municipalité, incluant certaines règles de passation des contrats pour les contrats quicomportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M., ce seuil étant, depuis le 19 avril 2018, de 101 100S, et pourra être modifié suite à l'adoption, par le Ministre, d'un règlement en ce sens ; EN CONSÉQUENCE, sur une proposition de Christian Thériault, appuyé par Guy Pellerin et résolu unanimement que le présent règlement soit adopté et qu'il soit ordonné et statué comme suit : CHAPITRE I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES SECTION I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES - Objet du règlement Le présent règlement a pour objet : - de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la Municipalité, conformément à l'article 938.1.2 C.M.; - b) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M.. ## 2. Champ d'application Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la Municipalité, y compris un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l'article 935 ou aux articles 938.0.1 et 938.0.2 C.M.. Le présent règlement s'applique peu importe l'autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la Municipalité. SECTION II ## DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ## 3. Interprétation du texte Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. 1-16). Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois ne permettent expressément d'y déroger parle présentrèglementdont, parexemple, certaines des mesures prévuesau Chapitre Il du présent règlement. ## 4. Autres instances ou organismes La Municipalité reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. ## 5. Règles particulières d'interprétation Le présent règlement ne doit pas être interprété : - a) de façon restrictive ou littérale; - b) comme restreignant la possibilité pour la Municipalité de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire. Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter : - selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions; - de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la Municipalité. ## 6. Terminologie À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant : «Appeld offres»: «Soumissionnaire»: Appeld'offrespublicousurinvitationexigéparlesarticles935 et suivants C.M. ou un règlement adopté en vertu de cette loi. Sont exclues de l'expression « appel d'offres», les demandes de prix qui sont formulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent règlement. Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres. ## CHAPITRE II ## RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION ## 7. Généralités La Municipalité respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le C.M.... De façon plus particulière : - a) elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la loi ou un règlement adopté en vertu d'une loi impose un tel appel d'offres, à moins d'une disposition particulière à l'effet contraire prévue au présent règlement; - b) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres public est imposé par la loi ou par un règlement adopté en vertu de la loi; - c) ellepeut procéderde gré à grédans les cas où laloiou le présentrèglementluipermetde le faire. Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré. 8. Contrats pouvant être conclus de gré à gré Sous réserve de l'article 11, tout contrat visé à l'un des paragraphes du premier alinéa de l'article 935 C.M., comportant une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M, peut être conclu de gré à gré par la Municipalité. ## 9 Rotation - Principes Municipalité tavorise. si possible. la rotation parmi les fournisseurs potentiels. à l'égard c ntrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8. La Municipalité. dans la prise décision à cet égard, considère notamment les principes suivants : - a) le degré d'expertise nécessaire; - b) la qualité des travaux, services oumatériaux déjà dispensésoulivrés àla Municipalité; - c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services; d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés; - e) les modalités delivraison; - f) les services d'entretien; - g) l'expérience et la capacité financière requises; - h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché; - i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la Municipalité; - j) tout autre critère directement relié au marché. ## 10. Rotation - Mesures - a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le territoire de la Municipalitécompteplusd'un fournisseur, cette identificationpeut se limiteràcedernier territoireou, le cas échéant, leterritoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir; - b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l'article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration; - C) la Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins; ## 11. Généralités ## 12. Mesures Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 9, la Municipalité applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes : - à moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d'analyse que l'on retrouve à l'Annexe 4; - pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les fournisseurs potentiels, la Municipalité peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article. CHAPITRE III MESURES SECTION I CONTRATS DE GRÉ À GRÉ Pour certains contrats, la Municipalité n'est assujettie à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d'offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la Municipalité, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s'agit, notamment, de contrats : - [ ] qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d'appel d'offres (contrats autres que des contrats d'assurance pour l'exécution de travaux, d'approvisionnement et de services); - [ ] expressément exemptés du processus d'appel d'offres (notamment ceux énumérés à l'article 938 C.M. et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; - [ ] d'assurance, pour l'exécution de travaux, d'approvisionnement ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000 $. Lorsque la Municipalité choisit d'accorder un contrat de gré à gré, les mesures suivantes s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec lanature du contrat: - a) Lobbyisme - Mesures prévues aux articles 16 (Devoir d'information des élus et employés) et 17 (Formation); - Mesure prévue à l'article 19 (Dénonciation); - c) Conflit d'intérêts - Mesure prévue à l'article 21 (Dénonciation); - d) Modification d'un contrat - Mesure prévue à l'article 27 (Modification d'un contrat). ## 13. Document d'information La Municipalité doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à la gestion contractuelle joint à l'Annexe 1, de façon à informer la population et d'éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement. ## SECTION II TRUQUAGE DES OFFRES ## 14. Sanction si collusion Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la Municipalité de rejeter une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. ## 15. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. SECTIONIII LOBBYISME ## 16. Devoir d'information des élus et employés Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat, l'existence de la Loi sur la transparence etl 'éthique enmatière de lobbyisme, lorsqu'ilestime qu'il y a contravention à cette loi. ## 17. Formation La Municipalité privilégie la participation des membres du conseil et des fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme. ## 18. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication d'influence a eu lieu, qu'elle a fait l'objet d'une inscription au registre des lobbyistes lorsqu'une telle inscription est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être taite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. ## SECTION IV ## INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION ## 19. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d'un service de police ou d'une autre autorité publique. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## 20. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la Municipalité. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. ## SECTION V ## CONFLITS D'INTÉRÊTS ## 21. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, impliqué dans la préparation de documents contractuels ou dans l'attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la Municipalité. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## 22. Déclaration Lorsque la Municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat faisantl'objetdel' évaluation. Il doitégalements' engager ànepas divulguer lemandatquiluia été confié par la Municipalité, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. ## 23. Intérêt pécuniaire minime L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 21 et 22. SECTION VI ## IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ## 24. Responsable de l'appeld'offres Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l'appeld' offres. ## 25. Questions des soumissionnaires Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et émet, s'il le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnairesobtiennentlesréponsesaux questionsposéesparlesautres. Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires. ## 26. Dénonciation Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer l'existence de toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au maire; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre personne œuvrant pour la Municipalité, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le maire ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au maire suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ## SECTION VII MODIFICATION D'UN CONTRAT ## 27. Modification d'un contrat Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix, doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification. La Municipalité ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature. ## 28. Réunions de chantier Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la Municipalité favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ## CHAPITRE IV ## DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES ## 29. Application du règlement L'application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général de la Municipalité. Ce dernier est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent règlement, conformément à l'article 938.1.2 C.M.. ## 30. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle Le présent règlement remplace et abroge la Politique de gestion contractuelle adoptée par le conseil le 6 décembre 2010 et réputée, depuis le 1° janvier 2018, un règlement sur la gestion contractuelle en vertu de l'article 278 de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c.13). ## 31. Entrée en vigueur et publication Le présentrèglement entre en vigueur conformément à laloi etest publié sur le site Internetde la Municipalité. De plus, une copie de ce règlement est transmise au MAMOT. Adopté à Sainte-Félicité, ce 1e juin 2020. Maire Avis de motion : 25 mai 2020 Projet de règlement : 25 mai 2020 Adoption : 1er juin 2020 Publication : 3 juin 2020 Vraie copie certifiée conforme, fait à Sainte-Félicité le 7 décembre 2022  Julie Bélanger, directrice générale et secrétaire-trésorière Secrétaire-trésorière ## ANNEXE « A » ## Déclaration relative à un comité de sélection Je, soussigné(e), adjudicataire ou représentant de l'adjudicataire du contrat (identifier brièvement le contrat), déclare solennellement qu'au meilleur de ma connaissance, ni moi ni aucun autre représentant de l'adjudicataire n'a pris l'initiative de communiquer ou de tenter de communiquer avec un des membres du comité de sélection, depuis sa nomination sur le comité, afin de favoriser ma soumission ou celle de l'adjudicataire. ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à ce Commissaire à l'assermentation pour le district de ## Déclaration relative à l'absence de truquage des offres et de gestes d'intimidation Je, soussigné(e), soumissionnaire ou représentant du soumissionnaire (nom), déclare solennellement qu'au meilleur de ma connaissance, - a) la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres; - b) ni moi ni aucun des collaborateurs ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou de toute autre personne oeuvrant pour la municipalité dans le cadre de l'appel d'offres. ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à ce Commissaire à l'assermentation pour le district de ## Clause devant être insérée dans tout document d'appel d'offres ## « Collusion "Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d'offres, agi à l'encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, Ch, C-34), laquelle stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à savoir : - L'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l'une d'elles consent ou s'engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d'offres; - La présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou arrangement entre plusieurs soumissionnaires. Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres. Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, Ch. C-34). Il s'agit en soi d'une forme de fixation des prix. Quiconque participe à un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une de ces peines." ## ANNEXE « D» ## Déclaration relative à l'absence d'intérêt pécuniaire particulier Je, soussigné(e), déclare solennellement n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard de ce contrat. ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à ce Commissaire à l'assermentation pour le district de ## ANNEXE « E » ## Clause devant être insérée dans tout document d'appel d'offres « Toute demande d'information relativement au présent appel d'offres doit être adressée à : Julie Bélanger, directrice générale Municipalité de Sainte-Félicité Tél: 418-359-2321 Fax : 418-359-2321 Courriel : [email protected]