Politique de gestion des reserves et des excedents accumules — full text

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Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 1 sur 8 1. Préambule Le conseil municipal et les gestionnaires de la Municipalité de Sainte-Geneviève-de-Batiscan accordent une grande importance à la gestion financière. Ce principe de gestion permet de mettre en œuvre des stratégies adaptées en fonction des besoins de l'organisation municipale et conséquemment pour la pérennité et le bénéfice financier de ces citoyens. La mise en place d'une politique de gestion des réserves et des excédents accumulés s'avère un guide permettant une gestion transparente des fonds publics accumulés. Cette politique vise plus particulièrement la constitution et l'accumulation de réserve financière et d'excédent : - Dans le cadre de projets ou d'initiatives pour lesquels elle juge pertinent d'accumuler des sommes nécessaires à leurs réalisations ; - Dans le cadre de la planification d'entretien et de mise aux normes d'infrastructures ; - Afin de faire face à des situations exceptionnelles et imprévues ; - Afin d'assurer la fluidité financière dans les opérations courantes. 2. Objectifs Les objectifs poursuivis par cette politique sont : - Prévoir des directives claires et utiles à la prise de décisions relatives à la gestion des réserves et des excédents accumulés ; - Gérer de façon prudente et responsable les finances de la Municipalité ; - Viser l'équité intergénérationnelle et le respect de la capacité de payer de la population ; - Assurer la pérennité des actifs de la Municipalité et préserver son patrimoine; - Assurer une situation budgétaire équilibrée ; - Maintenir le niveau de services offerts aux citoyens ; - Maintenir un seuil minimal de l'excédent de fonctionnement non affecté et en établir les règles d'utilisation et de gestion afin de faire face à des imprévus ; - Définir clairement des mécanismes de constitution, de dotation et d'utilisation des réserves et des excédents accumulés. Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 2 sur 8 3 Encadrement légal La Municipalité de Sainte-Geneviève-de-Batiscan s'assure que ses politiques, directives et pratiques de gestion respectent le cadre légal et réglementaire en vigueur. 3.1 Réserves financières Le code municipal édicte les règles et obligations en matière de création, d'utilisation et de gestion des réserves financières. Le conseil de la Municipalité peut créer, par règlement, des réserves financières à des fins déterminées. 3.2. Fonds réservés Ces fonds sont créés par règlement ou par résolution du conseil afin de répondre à des besoins spécifiques en conformité avec différentes lois. 3.3. Surplus affectés Le conseil de la Ville, par simple résolution, peut décréter des « surplus affectés » à même les surplus non affectés, en précisant les fins de la création de ces surplus affectés. L'utilisation et la réaffectation de ces « surplus affectés » sont de l'autorité du conseil de la Municipalité. 3.4. Surplus non affectés Les surplus non affectés constituent des réserves disponibles, pour lesquelles le conseil de la Municipalité peut en déterminer l'usage par résolution. 4 Pratiques de gestion Pour atteindre les objectifs fixés par la politique de gestion des réserves et des excédents accumulés, la Municipalité se dote de pratiques de gestion. Ces pratiques guident les décisions concernant la gestion des réserves et des excédents accumulés. La présente politique ne traite pas des réserves financières, des fonds réservés ou des excédents affectés dont l'utilisation et l'alimentation sont déjà prévues par la Loi ou une norme comptable appuyée par le Manuel de présentation de l'information financière municipale et pour lesquels la Municipalité n'a pas de pouvoir discrétionnaire sur ces sommes. 4.1 Réserves financières et excédent de fonctionnements affectés La Municipalité gère un niveau d'actifs financier et non financier (infrastructures) d'une importance considérable. Dans le cadre d'une saine gestion, il est souhaitable que des réserves soient constituées pour pourvoir à la pérennité des services et ainsi gérer les risques financiers afférents. Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 3 sur 8 4.2 Niveau global projeté Outre les réserves en vigueur au moment de l'adoption de la présente politique et celles pour les dépenses d'élection, le niveau global projeté d'une réserve financière ne peut excéder l'évaluation des dépenses pour lesquelles il a été constitué. L'évaluation des besoins peut provenir, sans si limiter, d'un plan de gestion des actifs (PGA), d'un plan d'intervention pour le renouvellement des conduites (PI), d'un plan d'intervention sur le réseau routier local (PIRRL).et du plan triennal d'immobilisation 4.3 Utilisation Toute utilisation d'une somme provenant d'une réserve financière ou de l'excédent de fonctionnement non affecté nécessite l'autorisation du conseil municipal. 4.4 Ajouts de nouvelles réserves ou modifications aux réserves existantes L'ajout de nouvelles réserves financières ou les modifications aux réserves existantes peuvent découler de la décision du conseil municipal de consacrer annuellement des sommes à des besoins spécifiques, ponctuels ou récurrents. 4.4.1 Affectations des excédents à une réserve Toute réserve doit bénéficier à l'ensemble de la population desservie par l'activité concernée et correspondre à une des fins ci-dessous. À cet égard, le conseil municipal peut allouer un montant provenant de l'excédent de fonctionnement annuel ou de l'excédent de fonctionnement non affecté à l'une ou l'autre des réserves ci-après. En tout les cas le conseil pourra utiliser le montant accumulé à une réserve pour réaliser le remboursement anticipé d'une dette à long terme pour lequel une réserve est constituée sous réserve de respecter le premier paragraphe ci-haut mentionné. Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 4 sur 8 4.4.1.1 Réserve pour les dépenses en immobilisations ou évènements nécessitant l'accumulation de certaines sommes : Cible : Montant déterminé par un plan d'intervention et/ou un plan de gestion des actifs ou autre méthode déterminant un besoin d'investissement Utilisation : Réalisation d'études, acquisition, aménagement et mise aux normes des immobilisations. 4.4.1.2 Réserve pour les routes et la voirie : Cible : Montant déterminé par un plan d'intervention et/ou un plan de gestion des actifs ou autre méthode déterminant un besoin d'investissement Utilisation : Réalisation d'études, remplacements d'éléments de fondation, de sous- fondation et de drainage, aménagement et mise aux normes des immobilisations. 4.4.1.3 Réserve pour l'eau potable : Cible : Montant déterminé par un plan d'intervention et/ou un plan de gestion des actifs ou autre méthode déterminant un besoin d'investissement. Annuellement toute somme excédentaire à ce service en vertu des règlements qui y sont consacrés y est consacré. Utilisation : cette réserve servira à financer les dépenses en lien avec l'approvisionnement, le traitement et la distribution de l'eau potable de même que pour le maintien aux normes des infrastructures. 4.4.1.4 Réserve pour l'assainissement des eaux : Cible : Montant déterminé par un plan d'intervention et/ou un plan de gestion des actifs ou autre méthode déterminant un besoin d'investissement. Annuellement toute somme excédentaire à ce service en vertu des règlements qui y sont consacrés y est consacré Utilisation : Cette réserve servira à financer les dépenses en lien avec la collecte et le traitement de l'eau usée dont notamment, mais sans ci-limité à la vidange des étangs. Après le dépôt des états financiers de chaque exercice, l'excédent de fonctionnement annuel, l'excédent de fonctionnement non affecté et les réserves feront l'objet d'une analyse par le Service Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 5 sur 8 des finances en fonction des pratiques décrites dans la présente politique, et ce, afin de guider le conseil municipal quant aux décisions à prendre. 4.5 Réserves financières et excédent de fonctionnement non affecté L'excédent de fonctionnement non affecté constitue pour la Municipalité une source de financement à laquelle elle peut recourir pour financer ses opérations ou pour procéder à l'acquisition d'immobilisations. Ainsi, afin de se donner les moyens de réaliser ses objectifs, la Municipalité désire mettre en place des balises afin d'encadrer l'utilisation de l'excédent de fonctionnement non affecté. 4.5.1 Seuil minimal de l'excédent de fonctionnements non affecté Pour conserver une agilité opérationnelle permettant de réagir rapidement à des problématiques ou des opportunités qui peuvent survenir au cours d'un exercice financier ainsi que d'assurer une stabilité financière, l'excédent de fonctionnement non affecté devrait être maintenu à un niveau se situant à 50% du budget de fonctionnement de l'exercice en cours. 4.5.2 Utilisation de l'excédent de fonctionnement non affecté + Outre des affectations aux réserves prévues à 5.4.1, l'utilisation de l'excédent de fonctionnement non affecté est limitée au financement ou au paiement des éléments suivants : - Immobilisations destinées à l'ensemble des citoyens - Remboursement anticipé de la dette à long terme affectée à l'ensemble des citoyens ; - Équilibrer le budget annuel ; - Paiement pour s'acquitter d'un débours découlant d'un jugement d'un tribunal ; - Contexte particulier relatif à des situations d'urgence. 4.5.3 Affectations de l'excédent de fonctionnement annuel Après le dépôt des états financiers de chaque exercice, dans le but d'alimenter et de maintenir les excédents de fonctionnement accumulés nécessaires à la stabilité financière de la Municipalité, l'excédent de fonctionnement annuel sera ventilé dans l'ordre et de la façon suivante, et ce, jusqu'à ce qu'il soit complètement distribué : 4.5.3.1 À l'excédent de fonctionnement non affecté tel que décrit à 5.5.1 4.5.3.2À la réserve pour dépense en immobilisation 4.5.3.3 À la réserve pour les routes et la voirie Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 6 sur 8 4.5.3.4 Au remboursement de dettes à long terme affecté à l'ensemble des citoyens 4.5.3.5 Le solde, le cas échéant, demeure à l'excédent de fonctionnement non affecté. 5 Mise à jour La présente politique est révisée tous les 5 ans, ou au besoin. 6 Dérogation Toute dérogation à cette politique doit être autorisée par une résolution du conseil municipal. 7 Glossaire - Dépenses de fonctionnement L'ensemble des dépenses qui sont utilisées et consommées à l'intérieur d'une période de douze (12) mois, qui sont non capitalisables et qui sont financées à même les revenus courants du budget de fonctionnement. - Dette à long terme L'ensemble des emprunts à long terme contractés par la Municipalité; - Excédents de fonctionnement accumulés Constituent, en vertu des principes comptables généralement reconnus, la somme de tous les excédents et les déficits annuels accumulés par la ville. Ils sont composés entre autres des réserves financières et des fonds réservés ainsi que des éléments suivants : o Excédent de fonctionnement non affecté Représente la partie de l'excédent accumulé qui n'a aucune restriction quant à son utilisation. o Excédent de fonctionnement affecté Comprend la partie de l'excédent accumulé dont l'utilisation est réservée par résolution ou règlement à des fins précises. - Excédent de fonctionnement annuel Corresponds à l'excédent des revenus sur les dépenses de fonctionnement en tenant compte des éléments ayant des traitements distincts sur les plans comptable et fiscal. Politique de gestion des réserves et des excédents accumulés Page 7 sur 8 - Fonds réservés Fonds créés par règlement ou par résolution du conseil municipal afin de répondre à des besoins spécifiques en conformité avec différentes lois. - Immobilisations Actifs corporels identifiables qui satisfont à tous les critères suivants : o Ils sont destinés à être utilisés pour la prestation de services, pour des fins administratives ou pour la production de biens ou à servir à l'entretien, à la réparation, au développement ou à la mise en valeur ou à la construction d'autres immobilisations; o Ils ont été acquis, construits, développés ou mis en valeur en vue d'être utilisés de façon durable; o Ils ne sont pas destinés à être vendus dans le cours normal des activités. - Réserve financière Réserve constituée dans le but de permettre la création de fonds pour la gestion courante des opérations ou pour la réalisation d'investissements futurs dans divers domaines. Ainsi, les réserves favorisent une meilleure équité intergénérationnelle des dépenses et permettent de mieux répartir dans le temps l'effort financier de la ville et, conséquemment, des citoyens. - Service de la dette Comprends le remboursement du capital, les intérêts et les frais de financement et de refinancement. 8 Date d'entrée en vigueur La présente politique entre en vigueur dès son adoption lors de la séance régulière du conseil le 2 avril 2024.