Politique de confidentialité - Ville de Sainte-Julie — full text

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Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 1 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Responsable de l'application Direction générale Responsable de la mise à jour Service du greffe Date d'adoption 12-09-2023 Numéro de résolution 23-343 Date de diffusion 22-09-2023 Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 2 Qu'entend-on par « renseignement personnel » ? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels ? Nous recueillons vos renseignements personnels notamment lorsque vous : - participez à une activité ou vous inscrivez à des services offerts par la Ville ; - demandez des informations ; - faites une plainte, une requête ou une réclamation ; - effectuez un paiement ; - souhaitez obtenir des documents relatifs à votre propriété ; - votez dans le cadre d'une élection municipale ; - utilisez le réseau informatique de la Ville. EN BREF... COMMENT : Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier. QUOI : Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d'achat ou de paiement et des renseignements concernant votre utilisation de nos services. POURQUOI : Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications. Qui d'autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements. OÙ : Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec. VOS DROITS : Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectifica- tion de ces renseignements en nous écrivant. VOTRE CONSENTEMENT : Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir. La Ville de Sainte-Julie s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite. Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 3 Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi ? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants : Renseignements sur votre identité Renseignements d'utilisation Lesquels ? Pourquoi ? Nom, adresse et autres coordonnées Pour fins d'identification Pour prévenir les fraudes et/ou l'usurpation d'identité Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Date de naissance Numéros identificatoires (permis de conduire, assurance maladie, assurance sociale, passeport) Situation familiale Pour offrir des services adaptés aux besoins Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Pour recouper les dossiers des membres d'une même famille Situation professionnelle Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Lorsque requis par la loi Lesquels ? Pourquoi ? Adresses IP et MAC Pour assurer le bon fonctionnement du réseau informatique de la Ville et prévenir les cybermenaces, abus et fraudes Habitudes, opinions, préférences Pour des fins statistiques ou de consultation/sondage Pour offrir des services adaptés aux besoins Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 4 Renseignements liés aux services municipaux en ligne Lesquels ? Pourquoi ? Nom, adresse et autres coordonnées Pour fins d'identification Pour prévenir les fraudes et/ou l'usurpation d'identité Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Date de naissance Numéros identificatoires (permis de conduire, assurance maladie, assurance sociale, passeport) État de santé Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Pour offrir des services adaptés aux besoins Situation familiale Pour offrir des services adaptés aux besoins Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Pour recouper les dossiers des membres d'une même famille Situation professionnelle Pour s'assurer de l'éligibilité à certains services Lorsque requis par la loi [ex. : payer un constat d'infraction, obtenir une licence, soumettre une demande de permis de rénovation ou de construction, s'abonner à la bibliothèque, à un service de loisir, s'inscrire aux camps de jour] De manière générale... Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales ; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes ; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes ; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ; - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes. Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 5 Catégories de tiers Ce qu'ils font pour nous Gestion des relations avec les citoyens Inscription aux services offerts par la Ville, envoi des communications et des alertes, gestion électronique des plaintes et requêtes, plateforme de consultation Services de paiement Traitement des paiements informatisés À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ? Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique. Où vos renseignements sont-ils hébergés ? Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseigne- ments personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires. Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. Pour en apprendre plus, rendez-vous sur notre site Web sous l'onglet Quels sont vos droits dans la section Politique de confidentialité. Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 6 Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ? Mesures Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. La sécurité de nos serveurs est également gérée par un tiers spécialisé. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? » à la page suivante. Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas ? Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. Ville de Sainte-Julie Politique de confidentialité 7 Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels ? Accès, suppression et rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, communiquez avec le Service du greffe, par courriel au [email protected]. Pour plus de coordonnées, consultez la section Nous joindre. Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez les liens suivants : https://www.cai.gouv.qc.ca/citoyens/ https://www.quebec.ca/nouvelles/actualites/details/loi- 25-nouvelles-dispositions-protegeant-la-vie-privee-des- quebecois-certaines-dispositions-entrent-en-vigueur- aujourdhui-43212 https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/A-2.1 https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/p-39.1 Comment nous contacter ? Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseigne- ments personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Service du greffe Ville de Sainte-Julie 1580, chemin du Fer-à-Cheval, Sainte-Julie (Québec) J3E 2M1 Téléphone : 450 922-7050 [email protected] Notre Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectifica- tion, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels. Cette politique sera-t-elle mise à jour ? Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour, et nous diffuserons un avis de modification, par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.