Politique de confidentialité de la Municipalité de Sainte-Julienne
Sainte-Julienne, Quebec
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POLITIQUE NO 2023-03
Politique de confidentialité de la
Municipalité de Sainte-Julienne
2023
1
TABLE DES MATIÈRES
Contenu
1.
DÉFINITIONS ......................................................................................................................... 2
2.
OBJECTIFS ............................................................................................................................. 3
3.
CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................................... 4
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUILLIS PAR LES SERVICES .......... 4
5.
CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENT PERSONNELS ................ 4
6.
DROITS D'ACCÈS ................................................................................................................. 6
7.
DROIT DE RECTIFRICATION .............................................................................................. 6
8.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION ............................................................ 7
9.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............ 8
10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA
MUNICIPALITÉ ............................................................................................................................. 8
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ ......................................... 8
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ......... 9
13. PLAINTES .............................................................................................................................. 10
14. DISPOSITIONS FINALES .................................................................................................... 10
ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 4) ............................................................. 11
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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE SAINTE-JULIENNE
MRC DE MONTCALM
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-JULIENNE
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Sainte-Julienne (ci-après la « Municipalité »)
est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après
la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements
personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des
lois et règlements applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un
organisme municipal, doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des
renseignements personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne
concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est
instituée la présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Sainte-Julienne.
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la
signification ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur
l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Julienne;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu
par la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
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consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou
sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la
Municipalité collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un
ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité
dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un
employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les
règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de
la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement,
comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de
compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de
l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement
personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de
tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas
d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations
médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de
permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes
d'accès aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) :
Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction
veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2. OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
- Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer
efficacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen
technologique ;
- Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long
de son cycle de vie ;
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- Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins
pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la
Municipalité ;
- Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II
--
COLLECTE
DE
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
ET
CONSENTEMENT
3. CONFIDENTIALITÉ
3.1
La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend
accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de
leurs fonctions.
3.2
La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de
tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que
soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur
confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions
prévue à la Loi sur l'accès.
4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le
type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des
employés de la Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces
derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en
Annexe I de la présente Politique.
5. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENT PERSONNELS
5.1
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP
sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des
exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
5.2
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour
une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et
doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
5
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité
ne transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans
le consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne
concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements
personnels et recevoir tout de même des services de la part de la
Municipalité.
5.5
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP
la concernant, la personne concernée doit :
− À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant
l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la
Municipalité répondant à l'appel, en lui signifiant son refus audit
enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de
renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ;
− À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité
ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son
consentement à la collecte de renseignements personnels, en
signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant
l'employé de la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
− Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la
Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la
Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de
signifier son refus .
5.6
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services
de la Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte
et la détention de tout RP.
5.7
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à
tout service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
− Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins
d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
− Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une
évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux
membres de l'évaluation foncière de la Municipalité .
5.8
Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement
vocal ou visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la
reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié
en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction
étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements
personnels.
6
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. DROITS D'ACCÈS
6.1
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la
concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions
prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2
Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le
droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Municipalité
la concernant ;
6.3
La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la
personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre
connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant les
heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h 30 à 16 h 00 du lundi au jeudi et
le vendredi de 8 h 30 à 12 h 00, et d'en obtenir une copie ;
6.4
Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le
droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient
compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant
l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration
scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit.
Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la
reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette
personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement
de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais
exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de
documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6
Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la
personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant
de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du
document.
7. DROIT DE RECTIFRICATION
7.1
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un
fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou
équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa
collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la
Loi sur l'accès ;
7
7.2
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une
demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger
que cette demande soit enregistrée ;
7.3
La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un
fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée
requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une
attestation du retrait de celui-ci.
8. PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1
Une demande de communication ou de rectification ne peut être
considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne
physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de
représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la
succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de
cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant
mineur est décédé.
8.2
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa
demande.
8.4
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et
l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les
respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision
prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès.
8.5
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de
rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la
date de sa réception.
8.6
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique
paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des
activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le
prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au
requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la
personne concernée.
8.7
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
8.8
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le
cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu
par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il
peut être exercé.
8
8.9
Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les
recours prévus à la Loi sur l'accès.
9. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2
Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la
détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au
Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures
possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus
à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des
juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes
concernées.
10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA
MUNICIPALITÉ
10.1
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement
spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne
procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la
Municipalité.
10.2 Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen
technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
11.1
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité
que ce soit la Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme :
écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux
documents de la Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions
de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont
la
communication
ne
requiert
ni
calculs
ni
comparaison
de
renseignements ou de confection particulière ;
11.4
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être
suffisamment précise pour permettre de le trouver.
9
11.5
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les
vingt jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la
demande dans le délai prévu lui paraît impossible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable de
l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de 10 jours. Il
doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers
jours suivant la réception de la demande d'accès.
11.6
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen
de communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction
ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses
en raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer
par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail de la
Municipalité ou à distance.
11.7
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés
de la personne requérante conformément au Règlement sur les frais
exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de
documents et de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité
prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre
d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la
Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de
la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de
leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
11.9
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et
indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1
Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document
ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne
responsable de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
[email protected]
12.2
Toute personne peut formuler une question concernant la présente
politique de confidentialité de la Municipalité.
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CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère
la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière
de protection des renseignements personnels de la municipalité de Sainte-
Julienne publiée sur le site Internet de la Municipalité.
13.2
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été
refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information
ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne
requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de
réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans
les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai
accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer
brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet
de la Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci
entrent en vigueur au moment de son adoption par le Comité sur l'accès à
l'information et la protection des renseignements personnels de la
Municipalité.
14.3
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une
consultation du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de
15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
Monsieur Jean-Pierre Charron
Madame Nathalie Girard
Maire
Directrice
générale
et
greffière-
trésorière
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ANNEXE I - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (ARTICLE 4)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels
les RP sont
recueillis
Personnes ayant accès
aux RP
Moyens de collectes des
RP