Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation (# 189-2024) - Ville de Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson

Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson, Quebec · adopted 2024-05-21

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Page 1 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Adoptée par résolution # 9785-052024 Le 21 mai 2024 ADMINISTRATION - GREFFE Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 2 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 1. OBJECTIFS La Ville de Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson accorde la plus haute importance à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique. Comme la Ville est un organisme assujetti, notamment, à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, il est de mise de définir les pratiques en matière de protection des renseignements personnels afin que les personnes qui utilisent les moyens technologiques mis à leur disposition puissent disposer des informations nécessaires pour prendre une décision éclairée quant à leurs renseignements personnels et à l'utilisation qu'en fait la Ville. La présente politique, qui concerne l'utilisation des outils d'analytique et des fichiers témoins (cookies) décrit comment et pourquoi la Ville de Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson recueille, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels et utilise des fichiers témoins (« cookies »), des balises Web ainsi que d'autres technologies d'identification, de profilage et de localisation sur son site web. 2. COLLECTE, UTILISATION ET CONSERVATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Comment les renseignements sont recueillis ? La Ville peut recueillir des renseignements personnels lorsque qu'une personne utilise le site Web ainsi que les diverses plateformes de la Ville, soit par l'utilisation de formulaires dynamiques ainsi que par des témoins de navigation (cookies) Quels renseignements sont recueillis, pourquoi et dans quel contexte? Les renseignements personnels recueillis par la Ville sont fournis directement par vous, notamment en remplissant des formulaires. Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir les services municipaux. Selon les services auxquelles vous souhaitez accéder, nous pourrions recueillir les renseignements suivants : - Noms et prénoms; - Adresses postales; - Adresses électroniques; - Numéros de téléphone; - Dates de naissance; - Numéros d'assurance sociale; - Photos ou vidéos qui permettent l'identification d'une personne; - Information de paiement; - Liens familiaux et renseignements médicaux; - Informations de localisation géographique; - Pièces d'identité; Selon les services auxquels vous souhaitez accéder, différents renseignements personnels peuvent être recueillis pour la prestation de services en ligne, par exemple, : Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 3 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 - Lors des demandes de services en ligne, par exemple, une requête pour les permis de rénovation et de construction; - Lorsque vous procédez à l'abonnement et la réservation à la bibliothèque ou aux activités de loisirs; - L'inscription aux activités et aux camps de jour; - Les demandes d'accès à l'information; - Les avis de réclamation; - Les demandes d'emploi; - Les inscriptions aux avis automatisés; Ces renseignements sont requis à des fins d'identification et de prestation de services. Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres Renseignements transmis par courriel ou par formulaire La Ville s'engage à prendre des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements confidentiels que vous lui transmettez. Si vous fournissez volontairement des renseignements personnels ou confidentiels par courriel ou par le biais de formulaires, seules les informations nécessaires sont utilisées pour permettre au personnel de la Ville de répondre à votre message ou de donner suite à votre demande. Les communications électroniques sont traitées avec la même confidentialité que les documents écrits. Infolettre La Ville a créé une infolettre comme outils de communication permettant d'informer la population sur des sujets pertinents. L'inscription à l'infolettre se fait sur une base volontaire. Les utilisateurs inscrits sur la liste d'expédition acceptent que la Ville se serve de leurs coordonnées courriel pour leur transmettre l'infolettre sur différents sujets municipaux. Les renseignements personnels des utilisateurs sont protégés en vertu de la présente politique. Les utilisateurs peuvent, à tout moment, se désabonner de l'infolettre. Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales. Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. Mesures prise pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels Nous avons mis en place des mesures de protection physiques (restrictions d'accès), technologiques (surveillance et contrôle), humaines (activités de formation et sensibilisation) pour protéger la Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 4 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons une procédure relative aux incidents de confidentialité. Elle prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. Seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. 3. UTILISATION DES TÉMOINS DE NAVIGATION Qu'est-ce qu'un témoin de navigation? Les témoins de navigation, communément appelés les cookies, sont de petits fichiers texte qui sont téléchargés sur votre appareil lorsque vous visitez un site web, utilisez une application mobile ou téléchargez un courriel. Les fichiers témoins permettent à un site Web de reconnaître un appareil, et de stocker des informations (par exemple sur vos préférences ou votre utilisation du site web) et de lire ces informations chaque fois que vous accédez au site Web. Les fichiers témoins sont stockés sur vos appareils et ne sont lus que si vous donnez votre consentement. Vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser globalement ces fichiers témoins pour l'ensemble du site, ou de personnaliser vos préférences. Vous pouvez également modifier vos choix à tout moment. Quoi faire pour contrôler les fichiers témoins placés sur votre ordinateur ? La plupart des navigateurs disponibles vous permettent de configurer comment les fichiers témoins sont acceptés par le navigateur que vous choisissez d'utiliser. Gardez à l'esprit que la modification de vos paramètres de fichiers témoins peut empêcher certains sites Web de fonctionner correctement. Pour plus de renseignements à ce sujet, vous pouvez consulter la documentation rendue disponible par le développeur de votre navigateur, notamment afin de savoir comment configurer les paramètres concernant les fichiers témoins. Vous pouvez également utiliser le mode privé ou incognito de votre navigateur qui supprimera automatiquement tous les fichiers témoins placés lors de votre utilisation du mode privé lorsque tous les onglets du mode privé seront fermés. Consultez la rubrique d'aide de votre navigateur pour en savoir plus sur le fonctionnement du mode privé. Quels sont les types de témoins et balises web que nous recueillons ? Lorsque vous utilisez notre site web, nous recueillons notamment : le nom de domaine de votre fournisseur d'accès Internet, votre adresse IP, le type de navigateur (Explorer, Firefox, etc.) et de système d'exploitation (Windows, Mac OS, etc.) que vous utilisez, la date et l'heure de votre visite, les pages que vous consultez et l'adresse du site référent, si vous accédez à notre site web à partir d'un site web tiers. Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 5 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 Comment et à quelles fins utilisons-nous les fichiers témoins sur notre site web? La Ville emploie les témoins de navigation pour optimiser la navigation sur le site Web et pour recueillir de l'information permettant d'améliorer le fonctionnement et la qualité des contenus du site. Les cookies utilisés par nos outils numériques ne collectent pas les renseignements personnels sur le visiteur. Le site web ne place aucun cookie permanent sur les ordinateurs des visiteurs. 4. STATISTIQUES La Ville a recours à des outils d'analyse (Google Analytics) sur ses plateformes. Ces outils permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation d'Internet. La Ville conserve ce type d'information pour comptabiliser, entre autres : - le nombre de visiteurs; - les pages les plus fréquentées; - la technologie utilisée par la clientèle de ses Plateformes; - les sites référents; - le pays d'origine des utilisateurs. Ces données ne contiennent pas de renseignements personnels. Les données recueillies par Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs de Google et peuvent être traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les données peuvent être assujetties à la législation de ce pays. Pour un complément d'information sur cet outil d'analyse, consultez les Conditions de service de Google Analytics (disponible en anglais uniquement). 5. AUTRES MOYENS DE TRANSMISSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Liens vers d'autres sites Le site web de la Ville peut contenir des liens vers d'autres sites. Les échanges d'informations sur ces sites ne sont pas soumis à la présente politique de confidentialité, mais à celle du site externe, le cas échéant. Nous vous invitons ainsi à bien prendre connaissance des politiques de confidentialité de tels sites tiers avant d'y accéder. Renseignements communiqués à l'extérieur du Québec Il est possible que la Ville communique, héberge un renseignement personnel ou confie la tâche de conserver pour elle un renseignement personnel à une entité située à l'extérieur du Québec. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différents. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 6 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que les autres politiques et directives en place à la Ville de Sainte-Marguerite-du- Lac-Masson. 6. COMMENT NOUS CONTACTER? Aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), pour toute question ou commentaire au sujet de cette politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées suivantes : Gilles Boucher, maire Par la poste : 88, chemin Masson, Sainte-Marguerite-du-Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 Par téléphone : 450-228-2543 poste 227 Par courriel : [email protected] Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours, tel que prévu dans la Directive sur la gouvernance des renseignements personnels. Mise à jour de la présente politique Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer à d'éventuelles nouvelles exigences de la loi, nous publierons un avis à cet effet au minimum 15 jours au préalable afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons alors la nouvelle version à votre disposition sur le site Web. Les versions antérieures seront également disponibles dans la présente section du site Web Entrée en vigueur et adoption de la présente politique La présente politique a été approuvée par le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels lors de la rencontre du 5 avril 2024, est entrée en vigueur à la signature des membres du Comité sur l'accès de la Ville, ce même jour (s) SIGNATURE (s) SIGNATURE Monsieur Gilles Boucher Madame Judith Saint-Louis Maire (s) SIGNATURE Greffière (s) SIGNATURE Madame Julie Forgues Madame Marie-Pier Pharand Directrice générale Dir. Gén. adj. et assist.greffière. Politique de confidentialité sur l'utilisation des fichiers témoins et des technologies d'identification, de profilage et de localisation # 189-2024 Page 7 de 7 88, chemin Masson Lac-Masson (Québec) J0T 1L0 www.lacmasson.com Tel : 450 228-2543 | Téléc. : 450 228-4008 La présente politique a été déposée et adoptée par le conseil municipal le 21 mai 2024. (s) SIGNATURE (s) SIGNATURE Monsieur Gilles Boucher Maire Madame Julie Forgues Directrice générale