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Politique de confidentialité
Adoptée le 11 septembre 2023
1
1.
Objectif
La présente politique de confidentialité (ci-après « Politique ») vise à définir les pratiques adoptées par
la Ville de Sainte-Marie (ci-après « Ville ») à l'égard des renseignements personnels recueillis par un
moyen technologique. Elle décrit notamment la manière dont les renseignements personnels sont
recueillis, utilisés et communiqués.
La Politique explique également la manière de soumettre une demande d'accès à des renseignements
personnels et une demande de rectification de ces mêmes renseignements.
2.
Champ d'application de la Politique
La Politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par un moyen technologique
administré et contrôlé par la Ville.
Elle n'est pas applicable aux sites web exploités par des tiers sur lesquels la Ville ne possède aucun
contrôle. Ainsi, lorsque des renseignements personnels sont transmis à la Ville via une application,
une plateforme ou un site web administré par un tiers, la politique de confidentialité de ce tiers
s'appliquera.
La Ville n'est pas responsables des politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des
renseignements personnels de ces tiers et il est préférable de s'y référer avant de leur transmettre des
renseignements personnels.
3.
Définitions
Renseignements personnels : renseignement qui concerne une personne physique et qui permet,
directement ou indirectement, de l'identifier.
Loi : Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, c. A-2.1).
4.
Collecte
La Ville ne recueille que les renseignements personnels dont elle a besoin pour offrir ses services
municipaux.
Lorsque la personne concernée communique ses renseignements personnels à la Ville via un moyen
technologique, celle-ci est présumée consentir à l'utilisation et à la communication de ces
renseignements conformément à la présente politique. Dans l'éventualité où la personne concernée
refuserait de communiquer ses renseignements personnels, celle-ci pourrait se voir refuser l'accès
aux services pour lesquels ils étaient collectés.
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4.1. Types de renseignements personnels collectés
Les types de renseignements personnels recueillis sont notamment les suivants :
-
Renseignements d'identification : adresse, numéro de téléphone, sexe, âge, date de
naissance, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et adresse courriel;
-
Renseignements de santé : allergie, médicament, maladies, handicap et besoins particuliers;
-
Renseignements financiers : numéro de carte de crédit, revenu, numéro de compte bancaire
et renseignements relatifs à l'impôt;
-
Renseignements relatifs au travail : dossier disciplinaire, motifs d'absence, salaire et
évaluation du rendement et numéro de permis de conduire;
-
Renseignements scolaires et relatifs à la formation : curriculum vitae, diplômes;
-
Renseignements relatifs à la situation sociale ou familiale : situation familiale, contact
d'urgence, personne interdite de contact avec un enfant et personne autorisée à quitter avec
un enfant.
4.2. Renseignements personnels recueillis par un tiers
Dans la plupart des cas, les renseignements personnels détenus par la Ville de Sainte-Marie sont
collectés par un tiers via un moyen technologique (site web, application mobile, etc.).
Ainsi, en cliquant sur un hyperlien entraînant une redirection vers un site externe géré par un tiers, la
présente politique cesse de s'appliquer. La politique de confidentialité de ce tiers devient applicable.
La Ville recommande alors de prendre connaissance des politiques, procédures et pratiques de ce
tiers avant de lui communiquer des renseignements personnels.
5.
Utilisation
Outre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, la Ville de Sainte-Marie peut utiliser, au besoin, les
renseignements personnels dans le but de :
-
respecter ses obligations légales;
-
prévenir les cybermenaces et les fraudes;
-
répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
-
protéger ses droits intérêts ainsi que ceux du public;
-
collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes.
6.
Communication
Dans certaines circonstances, la Ville communique des renseignements personnels auprès de
fournisseurs ou de prestataires de services, dans le cadre d'une relation contractuelle essentielle à la
réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de communiquer les renseignements personnels,
la Ville prend les mesures raisonnables pour s'assurer que ces tiers s'engagent à respecter la présente
politique.
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7.
Hébergement
Les renseignements personnels recueillis par la Ville sont généralement hébergés au Québec. Ils sont
donc régis par les lois et règlements québécois applicables en matière de protection des
renseignements personnels.
Toutefois, lorsqu'ils ont été recueillis ou communiqués via une plateforme, une application ou un site
web administré par un tiers, il est possible que les renseignements personnels soient hébergés à
l'extérieur du Québec. À cet égard, il est préférable de se référer aux politiques et aux procédures de
confidentialité et de protection des renseignements personnels de ce tiers. Les renseignements
personnels pourraient être communiqués dans des pays étrangers ayant un cadre législatif différent.
Ils sont alors soumis aux lois du pays dans lesquels ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une
communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la
règlementation de ce pays.
8.
Conservation
Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites
dans la présente politique ou pour que la Ville puisse se conformer à ses obligations légales, régler
des différends et conclure des ententes. Ils sont supprimés dès qu'ils deviennent obsolètes ou inutiles.
Toute personne peut demander la rectification ou la suppression de renseignements personnels la
concernant (voir section 9.1).
9.
Protection
La Ville met en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques raisonnables
pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels détenus.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, la Ville avise conformément à la Loi, la
Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées lorsque l'incident
présente un risque de préjudice sérieux.
9.1. Limitation des accès
Seul le personnel autorisé ayant besoin de consulter des renseignements personnels dans l'exercice
de ses fonctions y a accès.
9.2. Avertissement
Aucune mesure de protection n'est absolue. Si une personne a un doute concernant la compromission
de la sécurité de renseignements personnels, elle doit contacter la Ville aux coordonnées indiquées à
la section 11.
10.
Droits et consentements
Les personnes désirant exercer un droit ou retirer leur consentement à l'égard de renseignements
personnels détenus par la Ville peuvent s'adresser au Responsable de la protection des
renseignements personnels (voir section 11).
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10.1. Droits
Conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, toute personne peut accéder aux renseignements personnels détenus à
son sujet et, le cas échéant, demander des rectifications. Des commentaires peuvent également être
formulés par écrit.
La rectification et la suppression d'un renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque
peuvent être demandées. Toutefois, pour que les renseignements personnels détenus soient exacts
et à jour, il est de la responsabilité de la personne concernée d'informer la Ville de tout changement
sans tarder.
Toute personne concernée peut se prévaloir du processus de traitement des plaintes relatives à la
protection des renseignements personnels prévu dans la Politique-cadre sur la gouvernance à l'égard
des renseignements personnels.
10.2. Consentement
Toute personne peut retirer son consentement à l'utilisation et à la communication de ses
renseignements personnels. Ce retrait peut toutefois la priver de certains services offerts par la Ville.
11.
Contact
Pour toute question ou commentaire concernant la présente politique ou la protection des
renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection des
renseignements personnels :
Me Hélène Gagné, OMA
Greffière et Responsable de la protection des renseignements personnels
270, avenue Marguerite-Bourgeoys, Sainte-Marie (Québec) G6E 3Z3
Tél : 418 387-2301, poste 2204
Courriel : [email protected]
La Responsable de la protection des renseignements personnels répond aux demandes d'accès, de
rectification et d'information ainsi qu'à toute plainte relative aux pratiques à l'égard des renseignements
personnels.
12. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.