Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels — full text

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QUÉBEC MRC DE DEUX-MONTAGNES VILLE DE SAINTE-MARTHE-SUR-LE-LAC Vfille de Saînte^arfch&suMe-Uic POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3000, chemin d'Oka, Sainte-Marthe-sur-le-Lac, Québec, JON 1PO - Téléphone : 450-472-7310 . Site Internet : vsmsll. ca Table des matières CHAPITRE l - APPLICATION ET INTERPRÉTATION................................................................ 4 2. Définitions..................................".."....""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""^ 3. Objectifs......................................... """".".""""""""""""""""""""""""-"""""""""""""""^ CHAPITRE II - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT ........... 5 4. Confidentialité......................................... ".......""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""^ 5. Types de renseignements personnels recueillis par les services .......................................................5 6. Consentementà la collecte de renseignements personnels ..............................................................5 CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION......................................................... 7 7. Droits d'accès........................................ "."."."....".".".".".""..".".""."...."......"".""."."..".".""".^ 8. Droit de rectification........................".........""""."""""""""""""""""""""""""""""""-"---7 9. Procédure d'accès ou de rectification ............................................................"....--.-.-."".-...-8 10. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ...........................................8 11. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA VILLE...................................8 12. Responsable de la protection des renseignements personnels............................................ -.-"--9 CHAPITRE IV - MESURES ADMINISTRATIVES...................................................................... 9 13. Plaintes ............................................ "..... "................ "..."...."."....... ".".."""."".".....".""..."".."" 14. Dispositions finales ............................................................ "."...... ".-----. -.-. ".-------9 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 2 Date de mise à jour : 2023-09-25 QUÉBEC MRC DE DEUX-MONTAGNES VILLE DE SAINTE-MARTHE-SUR-LE-LAC POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Séance ordinaire du municipal de la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac, tenue le 11 octobre 2023, à laquelle séance étaient présents : LE MAIRE : LES MEMBRES DU CONSEIL: François Robillard Alex Brisebois-Proulx, conseiller Claire Wallot, conseillère Francis Limoge, conseiller Une Surprenant, conseillère Loïc Boyer, conseiller Marc-André Daoust, conseiller Priscilla Lamontagne, conseillère Tous membres du conseil formant quorum. CONSIDÉRANT QUE la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac (ci-après la « Ville ») est un organisme public assujetti à la Loi sur /'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQc. A-2. 1 (ci-après la « Loi sur l'accès »); CONSIDÉRANT QUE la Ville s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ; CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme municipal, doit se doter, à partir du 22 septembre 2023, d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements personnels par un moyen technologique ; CONSIDÉRANT QU'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Ville et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ; CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Ville ; CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur /'accès, est instituée la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac; POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3 Date de mise à jour : 2023-09-25 EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT : CHAPITRE l - APPLICATION ET INTERPRÉTATION 2. DÉFINITIONS Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci- dessous énoncée: CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès; Conseil : Désigne le conseil municipal de la Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac; Employé : Désigne un(e) élu(e), un(e) cadre ou un(e) employé(e), à temps plein ou temps partiel, permanent, saisonnier ou contractuel; Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Ville et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ; l.o\sur\'accès:Dés\gne\a Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ e. A-2, 1 ; Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Ville collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels; Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Ville dans le cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ; Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Ville ; PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ; Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, telle que : l'adresse postale, Je numéro de téléphone ou le courriel, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ; Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle ; Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Ville ; Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur /'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements personnels détenus par la Ville. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 3. OBJECTIFS La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants : . Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ; . Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Ville tout au long de son cycle de vie ; . Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Ville ; . Assurer la confiance du public en la Ville, faire preuve de transparence concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Ville et leur donner accès lorsque requis. CHAPITRE II - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT 4. CONFIDENTIALITÉ 4. 1. La Ville conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. 4. 2. La Ville précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP. 4.3. La Ville applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l'accès. 5. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES La Ville détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Ville ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en Annexe l de la présente Politique. 6. CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 6.1. La Ville ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès. 6.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être : a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ; b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ; e) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause. 6.3. Sauf dans lescirconstancespermises parla Lo/sur/'occès, la Ville ne transmet pas à un tiers un RP relatif à une personne concernée sans le consentement spécifique de cette personne à un tel transfert. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5 Date de mise à jour : 2023-09-25 6.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services de la part de la Ville. 6.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la concernant, la personne concernée doit : À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à remployé de la Ville répondant à l'appel, en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ; À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Ville ou tout autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant remployé de la Ville lui ayant fait parvenir ledit formulaire ; Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Ville, afin de bénéficier de tout service prodigué par la Ville, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son refus ; 6.6. Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Ville lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP si la collecte de tels renseignements est nécessaire à la prestation de services par la Ville. 6.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service de la Ville dans les circonstances précises suivantes : Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la Ville ; Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l'évaluation foncière de la Ville; 6.8. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel, comporte le droit pour la Ville de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction destins pour lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements personnels. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION 7. DROITS D'ACCÈS 7. 1. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès : 7.2. Sauf exception prévue à la Loi sur /'accès, toute personne concernée a le droit de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la Ville la concernant; 7.3. La Ville donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Ville pendant les heures d'ouverture habituelles, et d'en obtenir une copie ; 7.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Ville prend des mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la Ville tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ e. E-20. 1) ; 7.5. L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Ville établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ e A-2. 1, r 3 ; 7.6. Lorsque la Ville entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. 8. DROIT DE RECTIFICATION 8.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur S'accès ; 8.2. Lorsque la Ville refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ; 8.3. La Ville, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 9. PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION 9. 1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé. 9.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Ville. 9.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande. 9.4. Cet avis de réception indique tes délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès. 9.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception. 9.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée. 9.7. Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de ia Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie. 9.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé. 9.9. Le RPRP veille à ce que te renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur /'accès. 10. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 10. 1. La Ville héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté. 10.2. Lorsque la Ville, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des personnes concernées. 11. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA VILLE 11. 1. Sauf sur autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la Ville ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la Ville. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 8 11.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP désormais. 12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 12. 1. Toute demande d'accès à un document de la Ville à un document ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Service du greffe et des affaires juridiques Ville de Sainte-Marthe-sur-le-Lac 3000 chemin d'Oka Sainte-Marthe-sur-le-Lac JON 1PO 12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de confidentialité de la Ville. CHAPITRE IV - MESURES ADMINISTRATIVES 13. PLAINTES 13. 1. Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Ville gère la protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Ville publiée sur le site Internet de la Ville. 13. 2. Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Ville a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée. 14. DISPOSITIONS FINALES 14. 1. La présente politique de confidentialité annule et remplace toute politique de confidentialité antérieure en vigueur. 14.2. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Ville dans une section dédiée à celle-ci. 14.3. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil de la Ville. 14.4. Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Ville. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 r-^i Maire Greffier Adoption de la politique : 11 octobre 2023 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Date de mise à jour : 2023-09-25 10 Service Ressources humaines Finances Finances Finances Finances Finances Bibliothèque Bibliothèque Loisirs Loisirs Greffe et archives Description des RP recueillis ANNEXE l - Politique de confidentialité (article 4) Fins pour lesquels les RP sont recueillis Personnes ayant accès aux RP Moyens de collectes des RP Dossiers d'employés Annie Lafleur Paye des employés assermentation Nadia O'Sullivan Martin Legault Johanne Parent Audrey Lanctôt Caroline Lajeunesse Olga Statnaia RachelLevesque Stéphanie Croteau Hélène Laurin Jolène Laurin