Politique de communication

Sainte-Martine, Quebec · adopted 2025-12-17

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POLITIQUE DE COMMUNICATION Numéro POL_COM__001.1 Version 1 Date d'adoption 9 septembre 2025 Résolution 2025-09-154 Date d'entrée en vigueur 9 septembre 2025 Date dernière modification Date de l'abrogation POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 2 Liste des modifications DATE VERSION MODIFICATIONS/COMMENTAIRES POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 3 TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION ..................................................................................................................... 5 2. ORIENTATION ........................................................................................................................ 5 2.1 Importance de la communication pour la Municipalité............................................ 5 2.2 Objectifs ......................................................................................................................... 5 2.3 Communication de nature politique et administrative ............................................. 6 3. MANDAT DU SERVICE DES COMMUNICATIONS ................................................................. 6 3.1 Publics cibles .................................................................................................................. 7 3.2 Demande de soutien auprès du Service des communications .................................. 7 4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE COMMUNICATION ET DE DÉCLARATION PUBLIQUE ............................................................................................................................... 8 4.1 Privilège du maire ......................................................................................................... 8 4.2 Membres du conseil municipal .................................................................................... 8 4.2.1 Déclarations des membres du conseil municipal .............................................. 8 4.3 Directeur général .......................................................................................................... 8 4.4 Service du greffe ........................................................................................................... 8 4.5 Service des communications ....................................................................................... 9 4.6 Service de sécurité incendie ........................................................................................ 9 4.7 Personnel municipal...................................................................................................... 9 5. COMMUNICATION INTERNE ................................................................................................. 9 5.1 Communication en situation d'urgence ..................................................................... 10 6. COMMUNICATION EXTERNE ............................................................................................... 10 6.1 Service à la clientèle .................................................................................................... 10 6.2 Séances du conseil municipal ..................................................................................... 11 6.3 Site web ......................................................................................................................... 11 6.4 Médias sociaux ............................................................................................................. 11 6.5 Info Sainte-Martine ...................................................................................................... 11 6.6 Système d'Alerte par Messagerie (S.A.M.) ................................................................. 11 6.7 Portail Citoyen .............................................................................................................. 12 6.8 Sondages....................................................................................................................... 12 7. NORMES ET PROCÉDURES ................................................................................................... 12 POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 4 7.1 Communications avec les médias .............................................................................. 12 7.1.1 Relation de presse ................................................................................................ 13 7.1.2 Communiqué de presse ....................................................................................... 13 7.1.3 Conférence de presse .......................................................................................... 13 7.1.4 Le point de presse ................................................................................................ 13 7.2 Interventions du Service de sécurité incendie........................................................... 14 7.3 Demande d'accès à l'information ............................................................................... 14 7.4 Entente de visibilité ...................................................................................................... 14 7.5 Identité visuelle ............................................................................................................ 14 7.5.1 Logo ........................................................................................................................ 15 7.5.2 Papeterie et outils visuels ..................................................................................... 15 7.5.3 Signature électronique (courriel) ......................................................................... 15 7.5.4 Messagerie vocale et message d'absence ............................................................. 16 7.6 Affichage dans les édifices municipaux .................................................................... 17 7.7 Drapeau......................................................................................................................... 17 7.7.1 Présence et disposition ........................................................................................ 17 7.7.2 Mise en berne........................................................................................................ 18 7.8 Médias sociaux ............................................................................................................. 18 7.9 Information aux citoyens lors de travaux planifiés .................................................. 18 7.9.1 Travaux majeurs .................................................................................................... 19 7.9.2 Travaux mineurs .................................................................................................... 19 7.10 Présentation du budget annuel ................................................................................. 20 7.11 Rapport du Directeur général .................................................................................... 20 8. CONCLUSION ....................................................................................................................... 20 9. ANNEXES .............................................................................................................................. 20 9.1 Bibliographie et inspirations ...................................................................................... 20 Le masculin est employé dans ce document uniquement pour faciliter la lecture et uniformiser le texte. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 5 1. INTRODUCTION Pour assurer une communication efficace et transparente, la Municipalité de Sainte-Martine adopte la présente politique de communication. Celle-ci qui établit les principes directeurs encadrant nos interactions à l'interne et à l'externe. En définissant clairement nos objectifs et nos pratiques, nous visons à diffuser une information cohérente, à renforcer la confiance du public et à promouvoir une image professionnelle qui reflète positivement l'engagement et les valeurs de la Municipalité. Cette politique contribue à répondre avec précision aux besoins de la communauté, tout en favorisant un dialogue constructif et une amélioration continue de nos services. 2. ORIENTATION 2.1 Importance de la communication pour la Municipalité La communication joue un rôle essentiel pour assurer la transparence, favoriser l'engagement citoyen et soutenir les objectifs municipaux. Une communication efficace permet de diffuser des informations pertinentes et fiables, mais aussi de renforcer la confiance entre les autorités municipales et les citoyens. Elle facilite la compréhension des décisions et des initiatives locales, encourage la participation active des résidents et assure une réponse rapide et appropriée aux préoccupations de la communauté. À l'interne, des pratiques de communication claires et accessibles favorisent la circulation de l'information entre les membres du personnel, renforcent la cohésion et soutiennent un développement harmonieux de l'organisation. 2.2 Objectifs Interne : - Culture organisationnelle : promouvoir une culture axée sur la satisfaction des citoyens comme objectif central de la Municipalité. - Sentiment d'appartenance : renforcer le sentiment d'appartenance et la fierté des employés pour améliorer la rétention du personnel. - Mobilisation du personnel : encourager l'engagement en alignant les efforts sur les orientations, valeurs et priorités de l'organisation. Externe : - Accessibilité et transparence : assurer une communication claire et ouverte sur les services, programmes, événements, projets et règlement afin de renforcer la confiance et améliorer la qualité de vie des citoyens. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 6 - Gestion des urgences : diffuser rapidement et efficacement l'information essentielle en cas d'urgence ou d'avis, coordonner la réponse et réduire les risques de confusion ou de désinformation. - Participation citoyenne : Encourager la participation des citoyens et maintenir des relations positives avec la communauté. - Promotion de l'identité visuelle : Faire rayonner la Municipalité de Sainte-Martine et promouvoir l'image de marque 2.3 Communication de nature politique et administrative Tout d'abord, il est important de distinguer la communication politique de la communication administrative. - Communication politique : exprime les opinions, positions ou points de vue de la Municipalité sur des sujets qui n'ont pas encore fait l'objet de décisions officielles. Elle reflète généralement les priorités ou orientations idéologiques des élus. - Communication administrative : transmets des informations objectives et factuelles concernant les décisions, services, programmes, règlements ou activités de la Municipalité, une fois que les décisions officielles ont été prises Cette distinction est essentielle pour assurer la clarté et la cohérence des messages. En définissant clairement les rôles et objectifs de chaque type de communication, la Municipalité garantit une transmission appropriée de l'information, renforce la crédibilité de ses interventions et maintient la confiance du public. 3. MANDAT DU SERVICE DES COMMUNICATIONS Le Service des communications de la Municipalité de Sainte-Martine est responsable de la gestion et de la diffusion de l'information auprès des publics cibles internes et externes. En utilisant des outils adaptés et en cherchant constamment à améliorer ses méthodes et pratiques, il assure une transmission claire, efficace et précise de l'information. Le Service joue également un rôle clé dans la promotion de la Municipalité, en veillant à maintenir une image de marque forte, cohérente et fidèle qui reflète à la vision et aux valeurs du conseil municipal. Interne : Le Service des communications soutient les différents services municipaux en évaluant leurs besoins en communication, marketing et nouveaux médias. Il fournit les outils et conseils nécessaires pour optimiser leur visibilité et leur efficacité. Ses interventions comprennent notamment : - l'élaboration de stratégies de communication adaptées ; - la création de supports visuels et rédactionnels ; - la mise en place de solutions innovantes répondant aux besoins spécifiques de chaque service. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 7 Externe : Le Service des communications a pour mandat d'informer les citoyens sur les sujets essentiels à leur qualité de vie, dans un souci de transparence et de confiance. Ses responsabilités incluent la diffusion d'informations relatives aux : - services municipaux ; - avis et alertes ; - programmes et règlements ; - événements et activités ; - initiatives de la Municipalité. 3.1 Publics cibles Interne : - Membres du conseil municipal - Directeur général - Directeurs de services - Personnel actif Externe : - Citoyens - Entreprises, industries, commerces et institutions locales - Organismes et associations du territoire - Médias - Instances gouvernementales provinciales et fédérales - Touristes - Fournisseurs - Autres municipalités de la MRC - Autres parties prenantes 3.2 Demande de soutien auprès du Service des communications Toute demande de soutien en communication doit être adressée au Service des communications à l'adresse suivante : [email protected]. Pour assurer une réponse rapide et adaptée, la demande doit inclure les détails concernant les besoins spécifiques, les objectifs visés et les délais. Le Service des communications s'engage à offrir une assistance professionnelle afin de garantir la réussite des projets et de maintenir la cohérence des messages diffusés. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 8 4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE COMMUNICATION ET DE DÉCLARATION PUBLIQUE 4.1 Privilège du maire Le maire est le principal porte-parole de la Municipalité de Sainte-Martine. En vertu du Code municipal du Québec, il détient le privilège de faire toutes les déclarations, qu'elles soient verbales ou écrites, concernant les affaires municipales. Le maire peut déléguer ce rôle au maire suppléant, mais uniquement pour un sujet précis et avec un mandat explicite. 4.2 Membres du conseil municipal Les conseillers municipaux peuvent agir comme porte-paroles officiels de la Municipalité pour des mandats particuliers confiés par le maire ou le Directeur général, notamment sur des projets issus des comités auxquels ils siègent. Cependant, si un représentant des médias communique directement avec un conseiller, ce dernier doit préalablement aviser le maire, le Directeur général et le Service des communications, avant la tenue d'une entrevue. 4.2.1 Déclarations des membres du conseil municipal À titre de membre du conseil municipal, un conseiller peut être appelé à commenter des décisions prises ou à intervenir sur des services, activités, programmes, projets ou règlements. Par contre, ses propos sont considérés comme des déclarations personnelles et n'engagent aucunement le conseil municipal, à l'exception des mandats spécifiques confiés par le maire ou le Directeur général. 4.3 Directeur général Sous l'autorité du conseil municipal, le Directeur général coordonne les interactions entre le conseil et le personnel municipal et supervise la mise en œuvre ainsi que l'évaluation du plan de communication interne et externe. Il est autorisé à faire des déclarations publiques liées au fonctionnement administratif de la Municipalité et peut déléguer cette responsabilité à un directeur de service, lorsque jugé approprié 4.4 Service du greffe Le Service du greffe est responsable des communications liées aux obligations légales et réglementaires, telles que la préparation et la diffusion des avis publics, l'organisation et la tenue des assemblées publiques du conseil, la gestion des consultations légales et référendums. De plus, il applique la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 9 renseignements personnels. Toute demande relative à ces sujets doit être adressée par écrit au Service du greffe. 4.5 Service des communications Sous l'autorité du Directeur général, le Service des communications définit les enjeux et les priorités en matière de communication interne, externe et de marketing, en alignement avec les attentes du conseil municipal, du Directeur général et des autres services municipaux. Il développe et met en œuvre le plan d'action en communication, protège la réputation de la Municipalité, et veille à ce que la communication soit intégrée dans la culture organisationnelle. Le Service des communications peut également agir comme porte-parole administratif pour centraliser la communication avec les médias et garantir l'exactitude de l'information diffusée. 4.6 Service de sécurité incendie Le Service de sécurité incendie informe le Directeur général et le Service des communications des événements et situations d'urgence liés à la sécurité civile et incendie. Le Directeur du Service de sécurité incendie peut, s'il est autorisé, être désigné comme porte-parole pour communiquer publiquement sur ces sujets, selon les besoins. En cas de crise affectant la Municipalité, le Plan de sécurité civile prévaut sur les procédures habituelles. 4.7 Personnel municipal Tous les employés municipaux sont considérés comme des agents d'information et ambassadeurs de la Municipalité. Ils doivent adopter un discours positif et respecter les limites de leurs responsabilités. En cas de doute, ils doivent se référer à leur directeur de service pour appliquer correctement la politique de communication. Si un membre du personnel est contacté par un média, il doit immédiatement en informer le Directeur général, ainsi que le Service des communications. Aucune déclaration publique ne doit être faite sans autorisation préalable. 5. COMMUNICATION INTERNE La Municipalité de Sainte-Martine met en place diverses mesures pour assurer une communication interne fluide et efficace. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 10 Le Directeur général facilite les échanges entre le conseil municipal et le personnel administratif, veille à ce que les préoccupations des employés soient entendues, encourage le partage d'informations entre les services et favorise la transparence. Afin de soutenir cette circulation de l'information, le Directeur général et les directeurs de service tiennent une rencontre hebdomadaire de type « SCRUM ». Suivant ces rencontres, les directeurs de service doivent transmettre, à leurs équipes, les informations nécessaires pour atteindre les objectifs organisationnels. Ils sont les principaux responsables de la communication au sein de leur équipe et avec leurs collaborateurs et partenaires, en s'assurant que toute information pertinente soit communiquée en temps opportun. Un bulletin interne mensuel est également produit et transmis à tous les employés municipaux. Il regroupe les informations importantes concernant la vie organisationnelle : mises à jour administratives, anniversaires, programme d'aide aux employés, état d'avancement des projets municipaux, événements à venir, retours sur événements, etc. Par ailleurs, il incombe à chaque membre du personnel de se tenir informé sur les politiques générales, les décisions du conseil municipal et les projets de la Municipalité, même lorsque ceux-ci ne relèvent pas directement de son service. 5.1 Communication en situation d'urgence Lors d'une situation d'urgence, le maire agit comme principal porte-parole. Il peut déléguer ce rôle à un autre membre du conseil municipal, si nécessaire. Le Service des communications soutient le porte-parole en lui fournissant les outils nécessaires et en diffusant rapidement l'information aux citoyens. Dès qu'une situation est jugée urgente, le service concerné doit informer sans délai le Directeur général et le Service des communications en fournissant toutes les informations pertinentes. Le Service des communications est responsable de l'envoi d'une alerte via le Système d'Alerte par Messagerie (S.A.M.), permettant de rejoindre rapidement les citoyens lors d'une situation urgente ou prioritaire. Les modalités de diffusion destinées aux citoyens sont précisées à la section 6 : Communication externe. 6. COMMUNICATION EXTERNE 6.1 Service à la clientèle Une communication efficace est essentielle pour garantir une interaction positive avec les citoyens via le service à la clientèle. Pour garantir un accès facile aux informations et aux services, la Municipalité met en place divers canaux de communication : lignes téléphoniques, adresses électroniques, site web, plateformes en ligne et portail citoyen. Chaque Direction est responsable de faire parvenir les informations pertinentes, de traiter les demandes et les plaintes dans des POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 11 délais raisonnables et, le cas échéant, de transférer ces demandes aux services appropriés pour un suivi adéquat. 6.2 Séances du conseil municipal Lors des séances du conseil municipal, les élus prennent des décisions importantes sous forme de règlements ou de résolutions. La Municipalité met à la disposition des citoyens un calendrier des séances, l'ordre du jour et les procès-verbaux. Ces informations sont accessibles en tout temps sur le site web, et des publications sur les médias sociaux sont diffusées avant chaque séance pour tenir les citoyens informés. Le Service de greffe et des communications veillent que l'information soit diffusée dans un délai raisonnable après chaque séance. 6.3 Site web Le site web de la Municipalité de Sainte-Martine est le principal outil de communication et d'informations envers ses différents publics cibles. Il est géré par le Service des communications, en collaboration avec les autres services, afin d'assurer l'exactitude et la mise à jour de son contenu. 6.4 Médias sociaux Les médias sociaux sont utilités par la Municipalité pour informer les citoyens sur tout sujet, initiative et événement susceptibles de les intéresser. Ils sont également utilisés en cas d'alerte, avis et situation d'urgence. La gestion des comptes relève du Service des communications ou de toutes personnes déléguées par celle-ci. 6.5 Info Sainte-Martine La Municipalité rédige et distribue un bulletin d'information, « L'Info Sainte-Martine », quatre fois par an. Le Service des communications est chargé de la rédaction et de la sélection des informations à inclure, en collaboration avec différents services, pour offrir un contenu intéressant et informatif aux citoyens. On y retrouve des variétés d'informations regroupées sous les catégories suivantes : « Actualités municipales », « Administration », « Grand Dossier », « Urbanisme et environnement », « Sécurité incendie », « Loisirs, sports et vie communautaire », « Bibliothèque » et « Nos organismes ». 6.6 Système d'Alerte par Messagerie (S.A.M.) POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 12 La Municipalité de Sainte-Martine dispose d'un S.A.M. qui permet de rejoindre rapidement ses citoyens lors d'une situation jugée urgente ou prioritaire. Ce service est offert sans coût pour les résidents. Pour recevoir les alertes, les résidents doivent s'inscrire à la base de données et choisir leur canal préféré : appel vocal, message texte et/ou courriel. Il leur revient également de demander leur retrait de la base de données en contactant le Service des communications. Toute l'information relative au S.A.M., à l'inscription et à la désinscription est disponible sur le site web de la Municipalité sous Citoyens > En ligne > Alertes citoyennes (SAM). 6.7 Portail Citoyen La Municipalité dispose d'un Portail citoyen via la plateforme Voilà! Cette dernière permet aux citoyens de recevoir régulièrement les dernières nouvelles, les événements à venir et d'autres rappels importants. La plateforme offre également un accès facile au relevé du compte de taxes municipales ainsi que la possibilité d'effectuer des demandes de permis, des requêtes et des plaintes en ligne. Le Portail est accessible sur le web sous Citoyens > En ligne > Portail citoyen et via l'application mobile, et ce, gratuitement. L'inscription et la désinscription se font sur une base volontaire, et les citoyens peuvent personnaliser la plateforme afin de ne recevoir que l'information qui les intéresse. 6.8 Sondages La Municipalité peut, au besoin, solliciter l'avis des citoyens par sondage afin d'évaluer leur satisfaction. Le Service des communications analyse les données recueillies et rédige un rapport détaillé. 7. NORMES ET PROCÉDURES Pour améliorer ses communications et standardiser ses pratiques, la Municipalité de Sainte-Martine établit des cadres d'intervention clairs, sous forme de normes et de procédures spécifiques. 7.1 Communications avec les médias Afin de garantir l'exactitude et la cohérence des informations diffusées, le Service des communications est désigné comme le point central de coordination interne et unique interlocuteur pour les médias en matière d'informations administratives, institutionnelles, et politiques. Il constitue la source officielle de diffusion, à l'exception des communications à caractère politique, qui relèvent du maire. Aucun autre service municipal n'est autorisé à communiquer des informations aux médias au nom de la Municipalité, et le personnel municipal POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 13 ne doit divulguer aucune information sans avoir été mandaté par le Service des communications. Toute demande médiatique doit être redirigée vers un membre du Service des communications. Toute demande de renseignements à caractère politique émanant des médias et adressée au maire ou à un conseiller doit être directement redirigée vers la personne concernée. De plus, le Service des communications ne peut utiliser les canaux de diffusion de la Municipalité au profit d'un tiers au sein de l'organisation. 7.1.1 Relation de presse Dans le but de transparence et proactivité, la Municipalité de Sainte-Martine peut contacter directement les médias afin de publier des communiqués de presse, organiser des conférences de presse et tenir des points de presse avec les journalistes. 7.1.2 Communiqué de presse Le communiqué de presse, utilisé pour diffuser des informations d'intérêt général pour la majorité de la population, est lié aux activités du conseil municipal. Sous la responsabilité du maire et du Directeur général, il est rédigé et diffusé par le Service des communications. Les informations sont fournies par le service concerné et validées par le maire ou le Directeur général dépendant des circonstances. 7.1.3 Conférence de presse La conférence de presse est un moyen de diffuser des informations importantes aux médias. Lors de cet événement, la mairesse ou un représentant désigné prendra la parole pour s'adresser aux journalistes, suivi d'une session de questions, de la prise de photos officielles et d'entrevues individuelles. Un communiqué de presse sera publié après la conférence. Le Service des communications apportera son accompagnement avant, pendant et après l'événement. 7.1.4 Le point de presse Dans le même esprit qu'une conférence de presse, un point de presse est plus bref et se concentre sur des aspects spécifiques d'un sujet. Cet événement est organisé uniquement en cas de nécessité ou d'urgence. Le Service des communications soutient le maire, le Directeur général ou tout représentant désigné pour fournir des informations claires aux citoyens. Après le point de presse, aucune autre action n'est requise de la part du Service des communications, sauf demande spécifique d'un membre du conseil. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 14 7.2 Interventions du Service de sécurité incendie Lors d'une intervention du Service de sécurité incendie, le porte-parole en la matière, ou son représentant, peut répondre aux questions des médias. L'entrevue doit porter exclusivement sur les informations inhérentes à l'intervention. Pour toute intervention du Service de sécurité, un rapport de l'événement est dûment transmis aux médias ainsi qu'au maire, le Directeur général et au Service des communications. Cette responsabilité relève de la direction du Service de sécurité incendie. En cas de situation exceptionnelle, le Directeur général peut mandater le Service des communications pour la gestion des médias. 7.3 Demande d'accès à l'information Conformément à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels, toute demande relative au droit d'accès à l'information publique et à la divulgation des informations doit être adressée au Service du greffe. Chaque demande, qu'elle émane d'un citoyen, d'un membre du personnel ou du conseil municipal, doit être traitée conformément à la Loi. Le greffier est responsable de la gestion et du suivi des demandes, en veillant au respect des dispositions et des délais légaux. Le formulaire de demande d'accès à l'information est disponible sur le site web de la Municipalité. 7.4 Entente de visibilité Une entente de visibilité est un accord entre deux parties où l'une fournit un soutien financier, matériel ou autre à un événement, projet ou organisation, et en retour, l'autre partie s'engage à offrir des opportunités de visibilité. La Municipalité soutient les subventions au fonctionnement accordées à ses organismes paramunicipaux, mandataires et principaux partenaires par le biais de telles ententes. La rédaction, la gestion et l'application des ententes de visibilité relèvent du Service des communications. La gestion peut également être faite par le Service des Loisirs, sports et vie communautaire. Dans l'éventualité de l'adoption d'une Politique de commandite, celle-ci viendra préciser les critères d'admissibilité, les types de soutien offert, les modalités de visibilité attendues ainsi que le processus de demande et d'approbation. 7.5 Identité visuelle La Municipalité de Sainte-Martine accorde une grande importance au maintien d'une identité POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 15 visuelle forte, cohérente et clairement définie. Le Guide des normes graphiques précise les règles à respecter afin d'assurer l'uniformité de l'image de marque. Tous les services municipaux sont tenus d'appliquer ces normes, tant dans leurs communications internes qu'externes, afin de préserver une image professionnelle et uniforme de la Municipalité. L'utilisation de l'identité visuelle doit respecter les directives du Guide des normes graphiques, incluant l'intégration des éléments visuels sur le site web et les médias sociaux. La police de caractères doit également être conforme aux règles établies dans le Guide. Le logo et l'image de marque promotionnelle de la Municipalité sont protégés par la loi. Leur utilisation par des tiers nécessite l'autorisation préalable du Service des communications, responsable de leur protection et de l'application du Guide des normes graphiques. Toute personne ou organisme autorisé à utiliser l'image de marque de la Municipalité doit obtenir une approbation écrite du Service des communications avant toute utilisation. 7.5.1 Logo Le logo de la Municipalité constitue l'élément central de son identité visuelle. Il doit être utilisé dans sa forme officielle et conformément aux directives établi. Toute modification ou adaptation du logo est strictement interdite. L'approbation du Service des communications est requise avant toute utilisation. Pour toute question, veuillez communiquer avec le Service des communications. 7.5.2 Papeterie et outils visuels La Municipalité met à la disposition de ses services divers outils corporatifs développés en fonction de son identité visuelle (papier en-tête électronique, modèles de documents, estampes sur enveloppes, pochettes, cartes professionnelles, etc.). Tous les services sont tenus d'utiliser uniquement ces modèles ou outils officiels dans leurs communications auprès d'un public externe, qu'elles soient électroniques ou imprimées. Pour toute question à ce sujet ou toute demande spécifique, veuillez communiquer avec le Service des communications. 7.5.3 Signature électronique (courriel) Pour garantir uniformité et professionnalisme, tous les membres du personnel sont tenus d'utiliser la signature de courriel standard fournie par le Service des communications. Cette signature inclut les éléments suivants : POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 16 Nom de l'employé Titre Service municipal Numéro de téléphone Adresse postale Logo de la Municipalité 7.5.4 Messagerie vocale et message d'absence Par souci d'harmonisation des messages vocaux, les membres du personnel détenant une boîte vocale doivent obligatoirement enregistrer un message identique à celui stipulé ci- dessous. De plus, il est exigé de préparer un message d'absence sur la boîte vocale de même qu'un courriel de réponse automatisé lors de période d'absence temporaire ou indéterminée. La mise à jour des messages doit s'effectuer au départ et au retour. Message de boîte vocale « Bonjour, vous avez bien joint [nom de l'employé] du service [nom du service] de la Municipalité de Sainte-Martine. Je suis présentement dans l'impossibilité de vous répondre. Veuillez me laisser un message détaillé incluant la raison de votre appel et vos coordonnées. Je vous rappellerai dès que possible. Merci! Pour une assistance immédiate, composer le 450-427-3050. » Message de boîte vocale lors d'absence « Bonjour, vous avez bien joint [nom de l'employé] du service [nom du service] de la Municipalité de Sainte-Martine. Je serai à l'extérieur du bureau jusqu'au [jours/mois] inclusivement. Si votre demande est urgente, veuillez communiquer avec [nom d'un membre du personnel de votre service] au [numéro de téléphone]. Sinon, veuillez me laisser un message détaillé incluant la raison de votre appel et vos coordonnées. Je vous rappellerai à mon retour. Merci! » Courriel de réponse lors d'absence « Bonjour, Veuillez noter que je suis absent(e) du bureau jusqu'au [jour/mois] inclusivement. Pour toute question urgente, vous pouvez contact [nom d'un membre du personnel de votre service] à [courriel]. Merci et bonne journée, [Signature de courriel habituelle] » POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 17 7.6 Affichage dans les édifices municipaux La Municipalité de Sainte-Martine a mis en place des règles afin de contrôler les messages véhiculés à l'intérieur des bâtiments publics et dans le but de protéger son image. La compétence d'autoriser l'affichage dans un bâtiment spécifique revient au gestionnaire de l'endroit. Ainsi, toute demande d'affichage doit être adressée au service municipal concerné. Le Service des communications se réserve le droit de vérifier le contenu et le design graphique de l'affichage, en veillant à ce qu'ils respectent les normes établies par l'Office québécois de la langue française. Le Service des communications se réserve également le droit de retirer toute affiche ne respectant pas les règles établies. Types d'affichage autorisés : - Informations pertinentes sur la sécurité publique et des alertes importantes pour les résidents. - Services, activités, programmes, projets et règlements de la Municipalité de Sainte- Martine - Affiches concernant des événements organisés par la Municipalité et ses organismes paramunicipaux ; - Annonces relatives aux activités communautaires et événements de partenariat avec la Municipalité ; - Affiches d'organismes externes, à condition qu'elles respectent les directives de cette politique. 7.7 Drapeau Le Service des communications, en collaboration avec les autres services municipaux, est responsable de l'entretien des drapeaux hissés devant l'Hôtel de Ville, dans les autres bâtiments municipaux, ainsi que dans la salle du conseil municipal et lors d'événements publics. Ce service gère également les commandes de drapeaux ; il est donc essentiel d'informer, dès que possible, un membre de l'équipe lorsqu'un remplacement ou une nouvelle commande est nécessaire, puisqu'il est interdit de déployer des drapeaux abîmés, usés ou salis. 7.7.1 Présence et disposition Trois drapeaux sont hissés au-dessus de l'entrée principale de l'Hôtel de Ville : le drapeau du Québec (à gauche), le drapeau du Canada (au Centre) et le drapeau arborant le logo officiel de la Municipalité de Sainte-Martine (à droite). Les drapeaux doivent être maintenus à une hauteur suffisante pour éviter tout contact avec le sol et la base de la hampe, et doivent être soigneusement repassés avant leur installation. Tout drapeau déchiré ou décoloré doit être remplacé sans délai. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 18 7.7.2 Mise en berne La Municipalité de Sainte-Martine met les drapeaux en berne les drapeaux lors de situations suivantes : - Décès ou événement tragique collectif national déclaré pas le Parlement du Canada ou l'Assemblée nationale du Québec ; - Décès d'un élu municipal en poste, d'un ancien maire ou d'un citoyen émérite ; - Certaines commémorations ou jours fixes ; - Événement exceptionnel ou en signe de solidarité ; - Sur demande justifiée du maire. Selon la situation, la mise en berne peut concerner un ou plusieurs drapeaux et s'étendre sur une période déterminée. Dans tous les cas : - Les drapeaux extérieurs : doivent être abaissés à mi-mât ; - Les drapeaux intérieurs doivent porter un ruban noir, appelé « cravate », attaché au sommet de la hampe pour signaler un deuil ; - Le drapeau du Québec ne peut être mis en berne que sur demande du Premier ministre. Dans ce cas, tous les autres drapeaux doivent également être mis en berne. - Si le drapeau officiel de la Municipalité est mis en berne, les drapeaux du Québec et du Canada sont retirés. - La mise en berne s'effectue à partir de l'avis de décès jusqu'au coucher du soleil le lendemain. Le Directeur général peut décider de remettre les drapeaux en berne lors de la journée des funérailles ou du service commémoratif. 7.8 Médias sociaux Le Service des communications est responsable de la gestion des médias sociaux ainsi que du respect de la Nétiquette de la Municipalité de Sainte-Martine. Celle-ci décrit la politique d'utilisation des médias sociaux, en précisant les directives, les codes de conduite à suivre ainsi que les attentes en matière de comportement lors des interactions en ligne, tant à l'interne qu'à l'externe. Pour plus d'information, veuillez consulter la Nétiquette. 7.9 Information aux citoyens lors de travaux planifiés Pour garantir transparence et accessibilité, la Municipalité de Sainte-Martine s'engage à informer les citoyens non seulement en cas d'urgence, mais également concernant les travaux planifiés POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 19 susceptibles de causer des désagréments. Le Service des communications, en collaboration avec les services concernés, est responsable de la mise en place des outils d'information appropriés. 7.9.1 Travaux majeurs Pour les travaux ayant un impact significatif sur la vie quotidienne, telle que les projets de réfection, de remplacement d'infrastructures existantes ou la construction de nouvelles infrastructures, la Municipalité suit une procédure établie en collaboration avec le Directeur général, le Service des travaux publics et le Service des communications. Responsabilité de la Municipalité de Sainte-Martine - Informer les citoyens des travaux à venir via les différents canaux de communication, soit lettre, dépliant, réseaux sociaux, affiche, Info Sainte- Martine, etc. Le S.A.M. peut également être utilisé à cet effet en cas de situation jugée importante ; - Organiser une soirée d'information, avec les différentes parties impliquées, pour les citoyens lorsque nécessaire ; - S'assurer que les entrepreneurs respectent leurs exigences et responsabilités en ce qui concerne les termes de communication avec la collectivité. Responsabilité de l'entrepreneur - Prévenir le Service des communications de tout événement particulier susceptible d'affecter la circulation, l'accès aux propriétés ou les services municipaux, et ce avant le début des travaux ; - Informer immédiatement le Directeur des travaux publics et le Service d'urbanisme de tout changement, retard ou ajustement apporté au calendrier des travaux ; - Respecter les normes de sécurité et de signalisation sur le chantier afin de réduire les désagréments pour les résidents. 7.9.2 Travaux mineurs Pour tous les travaux considérés comme mineurs par la Municipalité (tels que le remplacement d'infrastructures existantes, les bordures de rue, ou l'ajout de sable dans les parcs), le processus d'information est simplifié. Étant donné leur nature ou leur courte durée, une lettre informative peut être envoyée aux citoyens concernés si le personnel responsable du projet le juge nécessaire. Sinon, les informations seront communiquées via les médias sociaux et le site web de la Municipalité pour tenir les citoyens informés. POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 20 7.10 Présentation du budget annuel Chaque année, lors d'une séance extraordinaire, le conseil municipal de la Municipalité adopte le budget pour l'année suivante. Un communiqué de presse sera diffusé après cette séance, mettant en avant les points clés du budget. Conformément au Code municipal du Québec, la Municipalité de Sainte-Martine publie les détails du budget de fonctionnement et d'investissement après son adoption. Ces informations sont diffusées sur le site web de la Municipalité et sur les réseaux sociaux. En début d'année, un dépliant explicatif est distribué à chaque résidence afin d'assurer la transparence et le respect du règlement. De plus, toute information concernant le budget est disponible en tout temps sur le site web de la Municipalité sous Administration et finance > Budget. La rédaction, la révision et la conception du budget relèvent du Directeur général avec l'aide des Services des finances. 7.11 Rapport du Directeur général En plus du budget annuel, la Municipalité de Sainte-Martine publie un rapport annuel présentant la vision, les orientations et les principales réalisations de l'année écoulée, ainsi que les priorités pour l'année à venir pour les différents services municipaux. L'élaboration du rapport relève du Directeur général. Le Service des communications peut être sollicité pour intervenir ou réviser le document, au besoin. Ce rapport est présenté lors d'une rencontre annuelle des cadres. 8. CONCLUSION En respectant les directives énoncées dans la Politique de communication, nous nous assurons que tous les membres de l'organisation soient alignés pour garantir une communication claire et cohérente, tant à l'interne qu'envers nos citoyens. Votre collaboration et le respect de ces pratiques sont essentiels pour atteindre nos objectifs communs et promouvoir une image professionnelle et positive de la Municipalité. Pour toute question ou commentaire, veuillez communiquer directement avec le Service des communications à [email protected]. 9. ANNEXES 9.1 Bibliographie et inspirations POLITIQUE De communication POL_COM_001.1 21 - Loi sur les cités et villes - Loi sur les accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels - Politique et procédures de communication, Ville de Drummondville, 2016. - Politique de communication, Ville de Salaberry-De-Valleyfield, 2022. - Politique de communication, Ville de Granby, Janvier 2014 - Politique de communication, Ville de Pointe-Claire, 2023 - Politique de communication, Ville de Chambly