Politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail — full text

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Numéro POL_RH_001 Version 1 Date d'adoption 10 juin 2025 Résolution 2025-06-099 Date d'entrée en vigueur 10 juin 2025 Date dernière modification Date de l'abrogation POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 2 Liste des modifications DATE VERSION MODIFICATIONS/COMMENTAIRES POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 3 POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 4 La présente politique s'inscrit dans l'esprit des diverses lois et réglementations québécoises interdisant le harcèlement de toute personne en raison de l'un des motifs énumérés à la Charte des droits et libertés de la personne ainsi que le harcèlement psychologique prévu à la Loi sur les normes du travail. Elle a pour objectif d'affirmer l'engagement de la Municipalité de Sainte-Martine (ci-après « Municipalité ») à prévenir et faire cesser toute situation de harcèlement psychologique ou sexuel en milieu de travail, y compris toute forme de violence ou de harcèlement discriminatoire. Cette politique vise également à établir des principes clairs d'intervention par lesquels la Municipalité agit lorsqu'une plainte pour harcèlement est déposée, ou qu'une situation de harcèlement est signalée à la direction générale ou à l'un de ses gestionnaires. La présente politique a pour objectifs : a) d'affirmer clairement la volonté de la Municipalité de prévenir et, s'il y a lieu, de faire cesser le harcèlement psychologique ou sexuel en lien avec le travail, y compris le harcèlement provenant de sources externes, et ce, afin de permettre au personnel de la Municipalité, sans distinction quant à leur statut, d'œuvrer dans un milieu de travail exempt de harcèlement et propice à l'accomplissement du travail ; b) d'indiquer les moyens et mécanismes mis en place pour prévenir le harcèlement, notamment les programmes d'information et de formation offerts ; c) d'établir la procédure de prise en charge des plaintes et des situations problématiques qui sont portées à l'attention de la Municipalité et d'établir les responsabilités des différentes personnes impliquées dans l'application de la présente politique ; d) de sensibiliser et informer les membres de son personnel afin de prévenir les conduites de harcèlement et d'assurer à toute personne le droit d'être traitée en toute équité sans discrimination ni harcèlement dans le cadre de son travail. a) La présente politique s'applique à tous les élus et employés de la Municipalité de tous les niveaux hiérarchiques et nonobstant leur statut d'emploi, la nature de leur poste ou leur adhésion à une association syndicale. b) La politique s'applique à tous les lieux et contextes suivants : - Les lieux de travail, y compris les lieux de télétravail, le cas échéant ; - Tout autre lieu où les personnes sont susceptibles de se trouver dans le cadre de leur emploi. Par exemple, les lieux où ont lieu des activités de formation, de déplacements pour le travail, conférences, réunions, réceptions ou événements sociaux liés au travail ; POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 5 - Lors d'activités sociales liées au travail ; - Aux communications transmises ou reçues par tout moyen technologique ou autre, dans un contexte de travail (ex. : médias sociaux, courriels, textos, affichage, lettre) ou, si ces communications sortent du contexte du travail, lorsqu'elles ont un impact sur le climat de travail, sur l'image publique de la Municipalité ou lorsqu'elles vont à l'encontre des responsabilités de la Municipalité à l'endroit de ses citoyens ; - Aux incidents survenus à l'extérieur des lieux du travail qui, de par leur nature ou leur conséquence, ont une relation directe avec la fonction ou le travail de l'employé concerné. Harcèlement psychologique La Loi sur les normes du travail définit le harcèlement psychologique au travail comme étant une conduite vexatoire qui se manifeste par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés : - qui sont hostiles ou non désirés ; - qui portent atteinte à la dignité ou à l'intégrité psychologique ou physique ; - qui rendent le milieu de travail néfaste. Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour l'employé. Harcèlement discriminatoire La définition de harcèlement psychologique inclut le harcèlement à caractère discriminatoire lié à un des motifs prévus à l'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne. Ces motifs sont : - la race, - la couleur, - le sexe, - l'identité ou l'expression de genre, - la grossesse, - l'orientation sexuelle, - l'état civil, - l'âge sauf dans la mesure prévue par la loi, - la religion, - les convictions politiques, - la langue, - l'origine ethnique ou nationale, - la condition sociale, - le handicap ou l'utilisation d'un moyen pour pallier ce handicap. Harcèlement sexuel La Loi sur les normes du travail précise que les comportements qui se manifestent par des paroles, des actes ou des gestes à caractères sexuels font partie des conduites vexatoires incluses dans la définition du harcèlement psychologique. Violence à caractère sexuel Toute forme de violence visant la sexualité ou toute autre inconduite se manifestant notamment par des gestes, des pratiques, des paroles, des comportements ou des attitudes à connotation sexuelle non désirée, POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 6 qu'elles se produisent à une seule occasion ou de manière répétée, ce qui inclut la violence relative à la diversité sexuelle et de genre. Autres formes de violences La violence physique désigne tout acte ou toute parole qui porte atteinte à l'intégrité physique d'une personne ou qui est susceptible de la faire agir contre sa volonté au moyen de la force, la menace ou l'intimidation. La violence conjugale ou familiale est celle qui est transportée sur les lieux du travail. Afin de mieux saisir ce qui constitue du harcèlement psychologique ou sexuel et de la violence, des exemples ont été ajoutés à l'annexe 1. La présente politique repose sur les principes suivants : a) La Municipalité ne tolère aucune forme de harcèlement en contexte de travail, que ce soit : - Par ses élus ; - Par ses gestionnaires ; - Entre des collègues ; - Par des employés envers leurs supérieurs ou les élus ; - Par toute personne qui lui est associée : représentant, client, fournisseur, citoyen, usager, visiteur ou autre. b) La Municipalité privilégie la prévention pour contrer le harcèlement et favorise une démarche de règlement des conflits entre les personnes concernées ; c) La Municipalité a mis en place un mécanisme permettant de traiter avec diligence les situations de harcèlement afin de faire cesser la situation de harcèlement et ne pas laisser le climat de travail se détériorer ; d) Chaque partie impliquée dans une situation de harcèlement a droit à un traitement juste et équitable ; e) La Municipalité s'assure que tout employé se prévalant de la présente politique ne subisse aucun préjudice ni aucune mesure de représailles ; f) La bonne foi de toute personne qui dépose une plainte est présumée. La politique ne doit toutefois pas être utilisée de manière abusive ni avec l'intention de nuire ou d'induire en erreur. La personne qui déposerait des accusations mensongères dans le but de nuire est également passible de mesures disciplinaires appropriées ; g) Toute personne qui commet un manquement à la présente politique fera l'objet de mesures disciplinaires appropriées. Le choix de la mesure applicable tiendra compte de la gravité et des conséquences du ou des gestes ainsi que du dossier antérieur de la personne qui les a posés ; h) Toute personne externe qui commet un manque à la présente politique fera l'objet des mesures appropriées de la part de la Municipalité, dans les limites de ses pouvoirs légaux, réglementaires et contractuels. POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 7 Il appartient à tous le personnel d'adopter un comportement favorisant le maintien d'un milieu de travail exempt de harcèlement psychologique ou sexuel. À cet effet, les attentes envers tout membre du personnel sont les suivantes : - contribuer au maintien d'un milieu de travail exempt de harcèlement ; - respecter les personnes dans le cadre de leur travail ; - participer aux mécanismes mis en place par l'employeur pour prévenir et faire cesser le harcèlement ; - signaler dès que possible toute situation liée à du harcèlement à l'une des personnes désignées par la Municipalité pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements. Il appartient aux gestionnaires de la Municipalité de : - Sensibiliser les employés concernant la responsabilité de chacun et chacune dans le maintien d'un milieu de travail sans harcèlement ; - Détecter les facteurs de risque, avec la collaboration du personnel de l'unité de travail ; - Décider des mesures à prendre pour éviter que les situations à risque repérées dans leur unité de travail conduisent au harcèlement, ou recommander des mesures et en exercer le suivi ; - Intervenir de façon informelle pour régler des situations à risque ; - Décider des mesures qui seront prises à la suite d'une intervention, y compris des mesures disciplinaires, ou recommander de telles mesures. La Municipalité s'engage à prendre les moyens raisonnables pour offrir un milieu de travail exempt de tout forme de harcèlement afin de protéger la dignité ainsi que l'intégrité psychique et physique des personnes. Conformément à ses obligations légales, la Municipalité met en place des mesures visant à identifier, contrôler et éliminer les risques de harcèlement psychologique ou sexuel, notamment en : a) Diffusant la présente politique de manière à la rendre accessible à l'ensemble de son personnel, par sa publication sur le site Internet de la Municipalité ; b) Remettant un exemplaire de la présente politique à tout élu ou employé afin qu'il puisse en prendre connaissance ; c) Remettant une copie aux représentants syndicaux représentant des personnes salariées de la Municipalité ; d) Maintenant une vigie accrue et continue à l'égard des risques et des facteurs de risque susceptibles de générer des situations de harcèlement, notamment les situations mentionnées à l'annexe 1 de la présente politique ; e) Veillant à la compréhension et au respect de la politique par toutes les personnes ; f) Faisant la promotion du respect entre les individus ; g) Adoptant un code de civilité afin de définir les comportements attendus et ceux qui sont inacceptables ; h) Sensibilisant régulièrement le personnel sur les rôles et les responsabilités de chacun en matière de POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 8 prévention du harcèlement, notamment à l'occasion des activités sociales tenues par la Municipalité (Voir annexe 2) ; i) Mettant en place un programme de formation et de sensibilisation pour les élus, le personnel et pour les personnes désignées pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements ; j) Intégrant les informations relatives au harcèlement dans la formation d'accueil des nouveaux employés ; k) Se dotant d'un processus diligent de prise en charge des plaintes et des signalements ; De plus, la Municipalité s'engage à intégrer la présente politique ainsi que toutes les mesures qui en découlent dans son programme de prévention en matière de santé et de sécurité au travail, la réviser une fois par an et diffuser ses modifications à l'ensemble de ses employés, le cas échéant. La Municipalité a l'obligation d'intervenir lorsqu'une situation problématique liée à du harcèlement, ou à des risques de harcèlement, est portée à son attention. Il est cependant de bonne pratique, lorsque cela est possible, que la personne qui estime subir des conduites inadéquates en contexte de travail avise la personne concernée que son comportement est indésirable avant de déposer une plainte ou un signalement. Elle devrait également noter la date et les détails des incidents ainsi que les démarches qu'elle a effectuées pour tenter de régler la situation. Si aucune démarche n'est possible ou si la conduite se poursuit malgré une première approche, la situation devrait être portée à l'attention des responsables désignés pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements afin qu'une intervention appropriée soit effectuée. Tout membre du personnel qui estime vivre du harcèlement lié à son travail ou avoir vécu du harcèlement peut déposer une plainte afin que l'employeur prenne les actions requises pour corriger la situation. Tout membre du personnel, notamment la personne qui est témoin de comportements ou de conduites s'apparentant à du harcèlement ou à risque de le devenir, peut aussi faire un signalement pour porter la situation à l'attention de l'employeur. Un signalement ou une plainte peuvent être formulés verbalement ou par écrit. Les détails des incidents doivent être décrits avec autant de précision que possible pour faciliter une prise en charge rapide et diligente. Un formulaire est disponible à l'annexe 6 afin de faciliter le dépôt d'une plainte écrite. Le signalement ou la plainte doit mentionner la nature des allégations, le nom de la ou des personnes à l'origine du harcèlement allégué (ci-après nommée « la personne mise en cause »), la relation entre la personne plaignante et la personne mise en cause (par exemple, supérieur ou collègue), la date du ou des incidents, leur description et, s'il y a lieu, le nom des témoins. Toute plainte relative à une conduite de harcèlement psychologique doit être déposée dans les deux (2) ans de la dernière manifestation de cette conduite. POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 9 Sur réception d'une plainte, les personnes désignées par la Municipalité pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements (« Personnes désignées ») doivent vérifier si elle contient tous les éléments mentionnés au point 9.2 et si elle a été déposée dans le délai prescrit. Si la personne désignée croit qu'il manque des éléments d'analyse au dossier, elle invite la personne plaignante ou la personne ayant signalé la situation de harcèlement à compléter sa plainte ou son signalement de façon à la clarifier. Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la plainte originale ou clarifiée au sens du paragraphe précédent, la personne désignée ouvre un dossier, accuse réception par écrit de la plainte et peut communiquer avec les personnes qu'elle juge pertinentes, en l'occurrence, la direction du service concernant, la direction générale et/ou le responsable des ressources humaines. La personne désignée avise ensuite par écrit la personne mise en cause du dépôt d'une plainte à son égard et l'informe des éléments principaux de la plainte. Elle l'avise par la même occasion du processus d'analyse de la recevabilité de la plainte. La personne désignée peut analyser elle-même la recevabilité de la plainte si elle juge, à première vue, la plainte manifestement frivole, non fondée ou prescrite ou elle peut confier ce mandat à une ressource externe spécialisée pour accomplir cette fonction. Si la plainte est jugée irrecevable, par la personne désignée ou par une ressource externe, les personnes concernées sont avisées par écrit dans les plus brefs délais. Lorsqu'une plainte est jugée recevable à première vue, la personne désignée peut, de concert avec la direction générale et/ou le responsable des ressources humaines, opter pour l'une des mesures d'intervention suivantes : a) Rencontres individuelles avec les personnes concernées pour faire le point sur la situation et identifier la problématique en vue d'y remédier ; b) Rencontre de médiation en vue d'amener les personnes concernées à trouver ensemble des moyens pour dénouer la situation ; c) Enquête formelle visant à analyser de façon approfondie la situation de harcèlement ou à risque de harcèlement, à orienter les mesures à mettre en place afin de corriger la situation à l'origine de la plainte ou du signalement et à éviter qu'elle ne se reproduise. Si la personne désignée recommande la médiation, elle informe par écrit les personnes de l'existence d'un processus de médiation et sollicite leur consentement à y participer. Chacune des parties dispose d'un délai que la personne désignée estime raisonnable pour accepter la médiation. Si les parties acceptent le processus de médiation, la personne désignée mandate une ressource externe à titre de médiatrice afin que la médiation ait lieu dans un environnement neutre et impartial. POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 10 Si une ou les parties refusent le processus de médiation et que la personne désignée estime que les rencontres individuelles ne seront pas suffisantes pour régler la situation visée par la plainte, ou encore, en cas d'échec de la médiation, elle avise les parties qu'une enquête interne sera effectuée ou, si les ressources à l'interne ne sont pas disponibles ou qu'elles n'ont pas les compétences requises, qu'une ressource externe neutre et impartiale procédera à une enquête formelle dans les plus brefs délais. Si l'enquête ne permet pas d'établir qu'il y a eu des comportements inacceptables, toutes les preuves matérielles seront conservées pendant deux ans et détruites par la suite. Dans le cadre du dépôt d'une plainte ou d'un signalement au sens de la présente politique, la Municipalité s'engage à : a) Prendre en charge la plainte ou le signalement dans les plus brefs délais ; b) Préserver la dignité et la vie privée des personnes concernées ; c) Veiller à ce que toutes les personnes concernées soient traitées avec humanité, équité et objectivité et à ce qu'un soutien adéquat leur soit offert ; d) Protéger la confidentialité du processus d'intervention, notamment des renseignements relatifs à la plainte ou au signalement ; e) Prendre toutes les mesures raisonnables pour régler la situation, y compris les mesures disciplinaires appropriées ; f) S'assurer que les personnes désignées pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements seront dûment formées pour assumer les responsabilités qui leur sont confiées et qu'elles auront les compétences et les outils nécessaires à leur disposition pour le traitement et le suivi de la plainte ou du signalement, notamment en matière d'évaluation des plaintes alléguant du harcèlement, en vue de recommander une enquête administrative. Les personnes désignées par la Municipalité pour recevoir et prendre en charge les plaintes et les signalements sont les suivantes : Directeur(trice) général(e) et greffier(ère) trésorier(ère) Directeur(trice) des affaires juridiques et contractuelles et greffier(ère) adjoint(e) Municipalité de Sainte-Martine Municipalité de Sainte-Martine 3, rue des Copains 3, rue des Copains Sainte-Martine (Québec) J0S 1V0 Sainte-Martine (Québec) J0S 1V0 Tél : 450-427-3050 poste 225 Tél : 450-427-3050 poste 252 [email protected] [email protected] Ces personnes doivent principalement : - Recevoir les plaintes et les signalements ; - Évaluer la recevabilité de chaque demande et recommander les actions ou les interventions appropriées en fonction du contexte ; - Déterminer qui sera la personne compétente qui sera chargée de l'intervention ou de statuer sur la recevabilité de la plainte (la personne désignée elle-même, autre intervenant interne ou POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 11 intervenant externe) ; - Faire les suivis afin d'assurer que les personnes concernées sont adéquatement soutenues et que l'intervention a permis d'obtenir les effets souhaités. La direction générale est responsable de l'application et du respect des dispositions de la présente politique. Elle prendra les mesures nécessaires pour faire connaître, diffuser, réviser et respecter cette politique et ses modifications. Chaque employé est responsable de prendre les mesures nécessaires pour s'acquitter des obligations découlant de cette politique. Les personnes suivantes peuvent être sanctionnées en vertu de la présente politique : - La personne, incluant les tiers dans les limites des pouvoirs de la Municipalité, qui a adopté à l'égard d'un employé un comportement constituant du harcèlement ; - La personne qui a déposé une plainte jugée malveillante ou de mauvaise foi ; - Toute personne qui exerce des représailles à l'endroit d'une personne plaignante, qui a été interrogée dans le cadre d'une enquête ou qui a été mise en cause dans le cadre d'une plainte ; - L'employé qui ne collabore pas aux différentes étapes du processus prévues dans la politique ; - L'employé qui ne respecte pas le caractère confidentiel des informations échangées dans le cadre du processus visé par la présente politique, dans le but de nuire soit à la partie plaignante, à la personne mise en cause, à un témoin ou à l'organisation La présente politique sera révisée tous les 5 ans ainsi qu'au besoin. La présente politique sera communiquée à tous les élus et employés déjà en fonction ainsi qu'aux nouveaux élus ou employés lors de leur entrée en fonction. Un rappel sera également fait annuellement. La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption et remplace toutes autres politiques ou pratiques antérieures. Mélanie Lefort Mairesse Joanie Ouellet Directrice des affaires juridiques et contractuelles et greffière adjointe POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 12 La Loi sur les normes du travail donne des critères pour déterminer ce qui peut être considéré comme du harcèlement psychologique ou sexuel, soit : - une conduite vexatoire (blessante, humiliante) ; - qui se manifeste de façon répétitive ou lors d'un acte unique et grave ; - de manière hostile (agressive, menaçante) ou non désirée ; - portant atteinte à la dignité ou à l'intégrité de la personne ; - entraînant, pour celle-ci, un milieu de travail néfaste (nocif, nuisible). La discrimination fondée sur l'un ou l'autre des motifs énumérés dans l'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne (la race, la couleur, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, la grossesse, l'orientation sexuelle, l'état civil, l'âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l'utilisation d'un moyen pour pallier ce handicap) peut aussi constituer du harcèlement. Cette définition s'applique à tous les contextes de travail, y compris sur les réseaux sociaux ou en contexte de télétravail et lors de la participation aux activités sociales liées au travail. À titre d'exemple, les comportements qui suivent pourraient être considérés comme étant des conduites vexatoires constituant du harcèlement s'ils correspondent à tous les critères de la définition énoncée dans la loi. Comportements pouvant être liés à du harcèlement psychologique - abus de pouvoir, c'est-à-dire lorsqu'une personne se sert de son pouvoir, par intimidation, menace ou coercition, pour abuser d'un employé ou entraver l'exercice de ses fonctions de façon déraisonnable (compromettre son emploi, nuire à son rendement, entraver ou menacer sa carrière, etc.). - Intimidation et cyberintimidation ; - Menaces ; - Isolement ; - Propagation de rumeurs ; - Intrusions dans la vie privée ; - Propos ou gestes offensants ou diffamatoires à l'égard d'une personne ou de son travail ; - Violence verbale ; - Dénigrement et déconsidération. Comportements pouvant être liés à du harcèlement sexuel - Toute forme d'attention ou d'avance non désirée à connotation sexuelle, verbalement ou par écrit, par exemple : - sollicitation insistante - regards, contacts physiques - insultes sexistes, propos grossiers - propos, blagues ou images à connotation sexuelle La notion de harcèlement doit être distinguée d'autres situations comme un conflit interpersonnel, un stress lié au travail, des contraintes professionnelles difficiles ou l'exercice normal des droits de gérance (gestion de la présence au travail, conseil, évaluation, gestion de la performance, organisation du travail, mesure disciplinaire, etc.). POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 13 Les activités sociales organisées par la Municipalité sont une occasion de fraterniser entre collègues dans un contexte plus léger, ludique ou festif. Afin d'assurer le maintien d'un bon climat en tout temps et éviter les dérapages, chaque participant a la responsabilité d'adopter un comportement adéquat et de se conformer aux règles de conduite suivantes. Respect et courtoisie : Tous les participants sont tenus de se comporter avec respect et courtoisie envers les autres participants, en évitant tout langage ou comportement offensant, discriminatoire ou dégradant. Le bien-être et le confort de toutes les personnes à l'emploi de la Municipalité demeurent la priorité de l'organisation, même en contexte informel et social. Image de la Municipalité et loyauté : Les participants, même en contexte social, demeurent les représentants de la Municipalité et doivent agir en tout temps avec loyauté de manière à préserver l'honneur et la réputation de la Municipalité. Ils ne doivent en aucun cas adopter des comportements de nature à compromettre l'image de la Municipalité. Consentement : Tout contact physique, qu'il soit de nature amicale ou romantique, doit être basé sur le consentement mutuel. Aucune avance sexuelle non sollicitée ne sera tolérée. Égalité des genres : Les activités sociales doivent promouvoir l'égalité des genres et le respect des droits des personnes de tous les sexes. Aucun commentaire sexiste ou discriminatoire ne sera toléré, même sous le couvert de la blague. Alcool, drogues et autres substances : La consommation d'alcool ou de substances légales doit se faire de manière responsable et ne doit pas entraîner un comportement inapproprié ou agressif envers les autres participants. Tout abus sera sanctionné et pourra entraîner l'expulsion de la personne consommatrice sur-le-champ. La consommation de drogues ou de substances illicites est strictement prohibée et la même politique de tolérance zéro de la Municipalité s'applique aux événements sociaux organisés par l'employeur. Prohibition du harcèlement : Aucune forme de harcèlement psychologique ou sexuel ne sera tolérée lors des activités sociales. Les participants doivent signaler tout comportement de harcèlement conformément à la Politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail. Intervention : Toute personne témoin d'un comportement inapproprié est encouragée à intervenir de manière appropriée ou à signaler l'incident à la personne désignée à la Politique, à la personne responsable des ressources humaines, ou au gestionnaire responsable de l'événement. Confidentialité : Les informations personnelles partagées lors des activités sociales doivent être traitées avec discernement, respect et confidentialité. Responsabilité individuelle : Chaque participant est responsable de son propre comportement et de ses interactions avec les autres. Tout comportement inapproprié peut compromettre la participation de la personne à l'emploi de la Municipalité à l'événement ou entraîner les mesures disciplinaires ou administratives qui s'imposent. Répercussions : Tout manquement aux règles de conduite peut entraîner des mesures immédiates comme l'expulsion de l'événement ou encore des sanctions disciplinaires, allant de l'avis écrit au congédiement, selon la gravité de l'incident. POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 14 J'ai reçu un exemplaire de la Politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail. J'en ai lu le contenu et je le comprends. La direction générale ou la personne désignée a répondu de façon satisfaisante à toutes mes interrogations. Je comprends que je suis tenu de respecter la présente politique. Je comprends également que la présente politique est nécessairement appelée à évoluer et à être modifiée. Il est donc entendu que les changements apportés peuvent entraîner le remplacement, la modification ou l'élimination de l'une ou l'autre des composantes de cette politique. Ces changements me seront communiqués par la direction générale ou la personne responsable des ressources humaines au moyen d'un avis écrit. J'accepte la responsabilité de me tenir au courant de ces changements et de collaborer à la mise à jour de mes connaissances sur la question. Veuillez nous remettre une copie dûment signée de la présente et conserver l'original dans vos dossiers. Nom (lettre majuscule) Signature Date POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 15 Dans le cadre de la présente enquête, l'employeur a mandaté _________________ _ (prénom et nom de l'enquêteur) pour mener le processus d'enquête à la suite du dépôt d'une plainte. En toute connaissance de cause ainsi que des divers principes qui s'y rattachent, je, soussigné(e) ________________________ (prénom et nom) m'engage à respecter l'ensemble des règles fondamentales de confidentialité et des procédures établies découlant de la politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail. De plus, je m'engage à : - Reconnaître que mon témoignage a été sollicité dans le cadre d'une enquête indépendante en milieu de travail. - Répondre aux questions qui me sont posées de façon honnête et au meilleur de ma connaissance. - Maintenir la confidentialité des échanges tenus au cours de l'entrevue et de tous les documents pouvant y avoir été échangés. - Conserver de façon confidentielle et diligente tous les documents pertinents permettant de faire état de ma version des faits ou pouvant m'avoir été remis dans le cadre de ce processus d'enquête. - Informer sans délai la personne désignée dans la politique de toute situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité des renseignements transmis. - Ne pas faire allusion ni tenir des conversations pouvant compromettre l'identité de certaines personnes ou compromettre le déroulement de la présente enquête, et ce, même après que celle-ci soit finalisée. À noter que le présent engagement ne constitue pas une limitation à consulter ou obtenir des conseils auprès d'instances habilitées à cette fin, en cas de nécessité. Cela ne pourrait constituer une entrave au présent engagement, considérant qu'un tel droit s'inscrit dans l'ordre naturel des principes de justice. Les témoignages recueillis seront ______________________ __ (transmis ou non à la personne qui a mandaté l'enquêteur/conservés par l'enquêteur de façon confidentielle, etc.). L'enquêteur n'est toutefois pas tenu de maintenir confidentielles les informations recueillies, si celles-ci laissent supposer un danger réel ou possible pour la vie ou la sécurité des personnes. Au terme de l'actuel processus, il est à noter qu'aucune copie du rapport ou des annexes afférentes ne sera remise aux parties. Néanmoins, ces documents pourraient être admissibles en preuve dans l'éventualité où d'autres recours étaient intentés. De ce fait, cela n'exclut pas la possibilité que les personnes puissent être sujettes à témoigner afin de corroborer leurs dires. Je comprends que le défaut de respecter cet engagement de confidentialité constitue une violation de la politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail, qui pourrait entraîner des mesures administratives ou des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement. Et j'ai signé, Le __________________ (jour/mois/année) à ________________________ (ville) ________________________________ (prénom, nom en lettres moulées) ________________________________ (Signature) * À noter qu'un engagement de confidentialité devrait être soumis à chacune des personnes rencontrées dans le cadre d'une enquête (personne plaignante, personne mise en cause, personne témoin, personne accompagnatrice). POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 16 Engagement Par la présente, je déclare mon engagement à respecter la politique de prévention et de prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail. J'assure que mes recommandations et mes interventions seront impartiales, respectueuses et confidentielles. Daniel LeBlanc, Date Directeur général et greffier trésorier Joanie Ouellet Date Directrice des affaires juridiques et contractuelles et greffière adjointe POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 17 Prénom : Nom : Adresse : No. de téléphone : Adresse courriel personnelle : Pouvons-nous laisser un message : oui non Fonction : Service : Je déclare avoir été : victime de : témoin de : Harcèlement psychologique Harcèlement sexuel Violence Prénom : Nom : Fonction : Service : Lien avec le (la) ou les mis(e)s en cause : Collègue Membre de la direction Subordonné Supérieur Citoyen Élu Fournisseur Autres : Prénom : Nom : Fonction : Service : Lien avec le (la) ou les mis(e)s en cause : Collègue Membre de la direction Subordonné Supérieur Citoyen Élu Fournisseur Autres : Prénom : Nom : Fonction : Service : Lien avec le (la) ou les mis(e)s en cause : Collègue Membre de la direction Subordonné Supérieur Citoyen Élu Fournisseur Autres : Prénom : Nom : Fonction : Service : Lien avec le (la) ou les mis(e)s en cause : Collègue Membre de la direction Subordonné Supérieur Citoyen Élu Fournisseur Autres : POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 18 Est-ce qu'il y a un ou des témoins ? Oui, veuillez préciser ci-dessous Non Prénom : Nom : Fonction : Service : Prénom : Nom : Fonction : Service : Prénom : Nom : Fonction : Service : Prénom : Nom : Fonction : Service : Avez-vous informé l'auteur du harcèlement, de l'effet provoqué par son comportement et de le cesser ? Oui Non Veuillez expliquer la démarche et le résultat : Avez-vous informé votre supérieur immédiat ou toute autre personne de confiance de la situation ? Oui Non Veuillez préciser et expliquer : POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 19 Décrire les événements du plus récent au plus lointain. Indiquez pour chaque événement : la date, le lieu, les faits, les paroles et/ou gestes reprochés. Indiquez comment vous avez réagi et quel est l'impact sur vous et votre milieu de travail. Si vous manquez d'espace, réutiliser cette feuille autant de fois que nécessaire. POLITIQUE Prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail POL_RH_001-2025.1 20 Veuillez ajouter toutes autres informations ou commentaires pertinents et utiles entourant la ou les situation(s) citée(s) : Si vous le souhaitez, indiquer vos attentes, incapacités et préoccupations face à la situation. Je souhaite et je serai accompagné par un collègue, un représentant de mon syndicat ou de mon association professionnelle. Précisez : J'atteste que les informations fournies sont exactes et je suis conscient(e) que les fausses allégations sont passibles de sanctions selon les dispositions prévues à la Politique de prévention et prise en charge des situations de harcèlement, de violence et d'incivilité au travail Signature Date (aaaa-mm-jj) Remettre votre formulaire en mains propres, ou dans une enveloppe cachetée avec la mention « CONFIDENTIEL », à votre gestionnaire, la personne désignée ou encore à la personne responsable des ressources humaines. Toute plainte est traitée avec discrétion et la confidentialité est exigée de toutes les personnes impliquées. Reçu par Fonction Signature Date (aaaa-mm-jj)