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POLITIQUE
DE GESTION CONTRACTUELLE
1.
Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses
représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but
de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à
la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.
1.1
Lorsqu'un contrat doit être octroyé par une procédure de demande de
soumissions,
a) Le soumissionnaire doit, avec sa soumission, fournir une déclaration écrite
affirmant qu'il n'a pas pris l'initiative de communiquer ou de tenter de
communiquer avec un membre du comité autre que le responsable de l'appel
d'offre, depuis sa nomination sur ce dernier, afin de favoriser sa soumission.
(Annexe « A ») Le défaut de produire cette déclaration a pour effet
d'entraîner le rejet de la soumission.
b) Un membre d'un comité de sélection doit immédiatement mettre fin à toute
communication initiée par un soumissionnaire et ayant pour but de favoriser
sa soumission.
1.2
Tout appel d'offres doit prévoir que le soumissionnaire doit pour tout
renseignement s'adresser exclusivement au responsable de l'appel d'offres
désigné par le conseil, dont les coordonnées apparaissent aux documents
d'appel d'offres.
2.
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre
le truquage des offres
2.1
Lorsqu'un contrat doit être octroyé par une procédure de demande de
soumissions, tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
affirmant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu
collusion avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter
contre le truquage des offres. (Annexe « B »)
2.2
Lorsqu'un contrat doit être octroyé par une procédure de demande de
soumissions, le document d'appel d'offres doit contenir la clause relative aux
pratiques anticoncurrentielles apparaissant à l'Annexe « C ».
3.
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et
l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des
lobbyistes adopté en vertu de cette loi
3.1
Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire doit rappeler, à toute personne qui
prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat, l'existence de
la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, et de l'importance
quelle soit respectée.
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3.2
La municipalité favorise la participation des membres du conseil et des cadres
municipaux à une formation destinée à les renseigner sur la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et/ou sur le Code de
déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
4.
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
4.1
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant que
ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du
conseil, d'un fonctionnaire ou de toute autre personne oeuvrant pour la
municipalité, dans le cadre de l'appel d'offres. (Annexe « B »)
4.2
Tout membre du conseil, fonctionnaire ou autre personne oeuvrant pour la
municipalité doit informer le plus tôt possible le directeur général de toute
tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin
dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme
limitant le droit de la personne concernée de porter plainte auprès d'un service
de police ou d'une autre autorité publique.
5.
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
5.1
Lorsque la municipalité utilise un système de pondération et d'évaluation des
offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer par écrit, avant de
débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire
particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat qui sera octroyé. (Annexe
« D »)
5.2
Les membres du conseil, les fonctionnaires municipaux, de même que toute
autre personne oeuvrant pour la municipalité, impliqués dans la préparation de
documents contractuels ou dans l'attribution de contrats seront informés, par le
responsable nommé, qu'ils doivent dénoncer l'existence de tout intérêt
pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de
conclure un contrat avec la municipalité. Un membre du conseil fait cette
dénonciation au conseil; le directeur général, au maire; les autres fonctionnaires
municipaux ainsi que les autres personnes oeuvrant pour la municipalité, au
directeur général.
6.
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
6.1
Un appel d'offres identifie une personne à qui est confié le mandat de fournir
toute information à ce sujet. Il est prévu dans tout document d'appel d'offres que
tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul
responsable pour obtenir toute information.
6.2
Il est interdit à tout membre du conseil ainsi qu'à tout fonctionnaire ou autre
personne oeuvrant pour la municipalité de répondre à toute demande
d'information relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le
demandeur à la personne responsable.
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Cette mesure ne s'applique pas à la personne responsable de fournir de
l'information aux soumissionnaires et n'empêche pas le conseil de nommer cette
personne sur le comité de sélection, s'il en est.
7.
Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet
d'autoriser la modification d'un contrat
7.1
Toute modification apportée à un contrat n'est valable que si elle est accessoire
au contrat et qu'elle n'en modifie pas la nature. Tout document d'appel d'offres
doit prévoir que, si la modification a pour effet d'en augmenter le prix, elle doit
être justifiée par écrit par le responsable de l'appel d'offres, qui soumet la
modification au conseil municipal pour approbation. La modification du contrat et
du prix n'est alors valable que suite à cette approbation.
Toutefois, lorsque le conseil municipal a, par règlement, délégué à un
fonctionnaire le pouvoir d'autoriser une dépense, ce règlement s'applique à une
modification au contrat, en respectant la procédure de modification prévue à
l'alinéa précédent et en faisant les adaptations nécessaires. Le fonctionnaire qui
a autorisé une modification doit cependant faire rapport au conseil, dans les
meilleurs délais, de la modification et lui transmettre la justification écrite du
responsable de l'appel d'offres, le cas échéant.
7.2
Dans le cas de travaux de construction dont la valeur excède 200 000.00$, la
municipalité doit tenir une ou des réunions de chantiers afin d'assurer le suivi de
l'exécution du contrat.
Adopté à la séance ordinaire du conseil tenue le 6 septembre 2011
Céline Avoine
Marie-Claude Chouinard
Maire
Directrice générale sec.trés.