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Politique de gestion des dons et commandites
Sainte-Sophie-d'Halifax
Portée
La présente politique a pour but de baliser et de standardiser le processus d'attribution de dons
et de commandites de la municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax, de sorte que ce dernier soit
juste et équitable et reflète les priorités et les valeurs propres de ses citoyens.
Objectifs
Cette politique poursuit les objectifs suivants :
- Orienter efficacement les citoyens et les organismes qui souhaitent obtenir un soutien
financier de notre part;
- Évaluer les demandes de dons et de commandites qui parviennent à la municipalité sur la base
des mêmes critères;
- Assurer un traitement cohérent et efficace des demandes;
- Aider le conseil municipal dans leur prise de décision quant aux demandes de dons et
commandites;
- Rechercher l'équité dans l'allocation des ressources financières vouées aux dons et
commandites.
Définition
- Un don constitue une participation financière offerte à des fins caritatives pour financer les
activités d'un organisme sans but lucratif;
- Une commandite représente un soutien matériel et/ou financier apporté à un organisme sans
but lucratif en vue d'en retirer des avantages publicitaires.
Principes directeurs
Notre politique de gestion des dons et commandites s'appuie sur ces grands principes :
Lorsqu'une demande de don ou de commandite provient d'un organisme, ce dernier
doit, de préférence, résider sur le territoire de la municipalité; dans le cas contraire,
l'organisme doit faire la démonstration que l'objet de sa demande contribue au
rayonnement de la municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax à l'échelle régionale et/ou
nationale ou soit bénéfique à la population de la municipalité.
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Lorsqu'une demande de don ou de commandite porte sur un événement, ce dernier
doit soit se dérouler sur le territoire de la municipalité ou s'adresser aux résidents de
notre municipalité.
Secteurs d'intervention
Dans le processus d'attribution de dons et commandite, la municipalité privilégie les secteurs
d'intervention suivants :
La santé et l'activité physique
Les initiatives sociocommunautaires
L'éducation
La famille
Les loisirs et la culture
Le développement socio-économique de notre municipalité
La municipalité se réserve le droit de contribuer financièrement à une cause ou activité qui ne
correspond pas à ces secteurs privilégiés si celle-ci répond aux besoins ou intérêts du moment
pour la municipalité.
Critères de sélection
Toute demande de dons et commandites sera évaluée selon les critères suivants :
Ampleur du potentiel de visibilité pour la municipalité et la région;
Concordance du projet ou de l'initiative avec les secteurs d'intervention de la
municipalité et l'image qu'elle souhaite projeter auprès de ses différentes clientèles;
Crédibilité et réputation du demandeur;
L'implication de la population dans le projet ou activité;
Les retombés pour nos citoyens;
Une seule demande par année peut être présentée par l'organisme demandeur
Une seule contribution financière par année sera octroyée par la municipalité à un
même organisme;
La demande doit être présentée avec le formulaire prévu à cette fin et une lettre
expliquant clairement les buts et les besoins de la contribution financière demandée, le
montant de celle-ci ainsi que les retombées qui sont attendues de l'activité ou de
l'organisme.
Exclusions
En dépit des principes et critères énumérés précédemment, la municipalité de Sainte-Sophie-
d'Halifax ne soutiendra pas les demandes qui présentent les caractéristiques suivantes :
Les initiatives à connotation religieuse, politique ou sexuelle;
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Les demandes en provenance d'organismes qui ont déjà fait l'objet d'un don ou d'une
commandite de la municipalité dans l'année en cours;
Les commerces et les entreprises privées;
Les demandes qui feraient en sorte de permettre à un employé de la municipalité ou à
un élu de recevoir des biens, des services ou des éléments d'actifs pour son usage ou
son gain personnel.
Mécanisme d'attribution de dons et commandites
Pour les fins du traitement uniforme des demandes de dons et commandites qui lui
parviennent, la municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax s'engage à respecter le processus qui
suit :
Toutes les demandes sont étudiées par le conseil municipal et adopté par résolution.
Les dons et commandites seront accordé 2 fois par année, soit à la séance du conseil
municipal de janvier et de juillet. (Les séances du conseil se déroulent toujours le 2e
mardi du mois)
Procédure pour soumettre une demande
Toute demande de don ou de commandite doit être formulée par écrit et contenir les
renseignements suivants :
Le nom, la fonction et les coordonnées du demandeur;
La présentation de l'organisme, du projet ou de l'activité qui fait l'objet de la demande;
Le lieu et la date de l'activité, s'il y a lieu;
La clientèle et le territoire visés;
La nature et la valeur de la contribution demandée;
Dans le cas d'une demande de commandite, les détails de la contrepartie publicitaire
offerte à la municipalité.
De plus, chaque personne ou organisme demandant un don ou commandite doit aussi remplir le
formulaire se trouvant à la page 5 de ce document et nous le remettre dans les délais.
Les demandes doivent être envoyées à l'adresse suivante au plus tard au début de décembre
(pour le conseil de janvier) ou au début de juin (pour le conseil de juillet) :
Bureau municipal - Sainte-Sophie-d'Halifax
10, rue de l'église
Sainte-Sophie-d'Halifax, Qc, Ca, G0P 1L0
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Autres dispositions :
L'implication de la municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax auprès d'un organisme
œuvrant dans un secteur d'intervention donné n'engage pas la municipalité à
s'impliquer financièrement auprès tout autre organisme actif dans le même secteur.
En dépit des critères de sélection édictés dans la présente politique, la municipalité de
Sainte-Sophie-d'Halifax se réserve le droit de rejeter une demande de don ou de
commandite, notamment si la somme demandée est trop importante en regard du
budget alloué ou si le budget annuel attribué aux dons et commandites est épuisé.
La municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax se réserve le droit de demander un compte
rendu auprès du demandeur à l'issue de l'activité ou du projet auquel elle a contribué
financièrement.
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Formulaire à compléter et remettre avec toute demande
Étape 1 :
Si l'organisme demandeur répond à l'un ou l'autre des critères d'admissibilité de base, passez à
l'étape 2 pour vérifier les critères d'évaluation. Sinon, il n'y aura pas de dons ou subventions
remis.
Critères d'admissibilité de base
Oui
Non
Il s'agit d'un organisme légalement constitué de la municipalité de
Sainte-Sophie-d'Halifax
Il s'agit d'un organisme qui offre des services directs aux citoyens de
Sainte-Sophie-d'Halifax (l'organisme doit être en mesure de le
prouver)
Étape 2 :
Si l'organisme demandeur répond à l'un des critères d'évaluation, un don ou une subvention
peut lui être remis selon les choix budgétaires de la municipalité et sa capacité financière.
Critères d'évaluation
Oui
Non
L'organisme agit dans le secteur de l'éducation
L'organisme agit dans le secteur de la santé et activité physique
L'organisme agit dans le secteur de la famille
L'organisme agit dans le secteur des loisirs et de la culture
L'organisme agit dans le secteur de la lutte à la pauvreté
L'organisme agit dans le secteur du développement socio-
économique de notre municipalité