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PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DE L'ÉRABLE
MUNICIPALITÉ DE SAINTE-SOPHIE-D'HALIFAX
PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES
DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT
ATTENDU QUE le 1er décembre 2017, le projet de loi n° 108, favorisant la surveillance
des contrats des organismes publics et instituant l'Autorité des marchés publics (L.Q.
2017, c.27), a été sanctionné;
ATTENDU QUE, conformément à l'article 938.1.2.1 du Code Municipale la municipalité
doit se doter d'une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes
formulées dans le cadre de l'adjudication d'un contrat à la suite d'une demande de
soumissions publiques ou de l'attribution d'un contrat de gré à gré avec un fournisseur
unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de
soumissions publiques;
EN CONSÉQUENCE, il est proposé par Madame Manon Lambert, appuyé et résolu à
l'unanimité des membres du conseil que la procédure soit adoptée :
ARTICLE 1- PRÉAMBULE
Le préambule fait partie intégrante de la présente procédure.
ARTICLE 2- OBJECTIF DE LA PROCÉDURE
Conformément à l'article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec, la présente procédure
a pour objectif d'établir des règles propres à maintenir un traitement équitable des
plaintes formulées auprès de la Municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax dans le cadre
d'un processus d'adjudication ou d'attribution de contrat à la suite d'une demande de
soumissions publiques ou de l'attribution d'un contrat gré à gré avec un fournisseur
unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de
soumissions publiques.
ARTICLE 3- DÉFINITIONS
Dans la présente procédure, les expressions termes et mots suivants ont le sens et
l'application qui suivent :
a) « Processus d'adjudication » : tout processus de demande de soumissions
publiques en cours devant mener à l'adjudication d'un contrat pour l'exécution
de travaux ou pour la fourniture d'assurances, de matériel, de matériaux ou de
services, incluant les services professionnels et comportant une dépense égale
ou supérieures au seuil minimal de demande de soumissions publiques
applicable.
b) « Processus d'attribution » : tout processus visant à attribuer de gré à gré un
contrat pour l'exécution de travaux pour la fourniture d'assurances, de matériel,
de matériaux ou de services, incluant les services professionnels et comportant
une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions
publiques avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux,
le matériel ou les services demandés, et ce, conformément à l'article 938.0.0.1
du Code municipal du Québec.
c) « Responsable désigné » : personne chargée de l'application de la présente
procédure ;
d) Le « SEAO » : Système électronique d'appel d'offres approuvé par le
Gouvernement pour l'application de la Loi sur les contrats des organismes
publics (chapitre C-65.1);
ARTICLE 4- RESPONSABLE DÉSIGNÉ
L'application de la présente procédure est confiée à la directrice générale.
Cette personne est responsable de recevoir les plaintes de même que les manifestations
d'intérêts, les examine, en fait l'analyse et répond à celles-ci dans les délais requis par la
Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l'Autorité
des marchés publics.
ARTICLE 5- PLAINTES FORMULÉES À L'ÉGARD D'UN PROCESSUS D'ADJUDICATION
5.1
Intérêt requis pour déposer une plainte
Seule une personne intéressée (entreprise) ou un groupe de personne intéressées
(sociétés de personnes, groupe de sociétés de personnes, entreprises) à participer à un
processus d'adjudication ou d'attribution en cours ou son représentant peut porter
plainte relativement à ce processus.
Dans le cadre d'un processus d'adjudication en cours, est une personne intéressée ou un
groupe de personnes intéressées, le plaignant qui a l'intention de réalisé le contrat, qui
est apte à soumissionner et qui a la capacité de répondre aux besoins exprimés par la
Municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax dans ses documents d'appel d'offres.
Dans le cadre d'un processus d'attribution en cours, est une personne intéressée ou un
groupe de personnes intéressées, le plaignant qui, dans l'éventualité où la Municipalité
de Sainte-Sophie-d'Halifax devait remédier à la situation dont il se plaint, peut
valablement manifester son intérêt et démontrer sa capacité à réaliser le contrat.
5.2
Motifs au soutien d'une plainte
Les motifs devant soutenir une plainte relative à un processus d'adjudication ou
d'attribution en cours doivent être fondés sur l'une ou l'autre des conditions suivantes :
a) Des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des
concurrents ;
b) Des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils
soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés;
c) Des conditions qui ne soient pas conformes au cadre légal applicable à la
Municipalité de Sainte-Sophie-d'Halifax.
5.3
Modalités et délais de transmission d'une plainte
Toute plainte doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés
publics disponible sur son site internet et doit être transmise par voie électronique au
responsable désigné à l'adresse courriel suivante : [email protected].
Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception
des plaintes indiquée dans l'avis publié sur le SEAO.
5.4
Contenu d'une plainte
Toute plainte doit contenir les informations minimales suivantes :
a) La date à laquelle elle est transmise;
b) L'identification et les coordonnées du plaignant (nom, adresse,
numéro de téléphone et adresse courriel);
c) Les motifs justifiant son intérêt;
d) L'identification de la demande de soumissions visée par la
plainte (numéro de la demande de soumission, numéro de
référence SEAO, titre);
e) Un exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
f) Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité des
marchés publics;
Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte peut
également être ajouté.
5.5
Recevabilité de la plainte
La plainte doit remplir les critères de recevabilité suivants :
a) Elle doit être transmise par une personne intéressée ou un groupe de personnes
intéressés au sens de l'article 5.1 de la présente procédure;
b) Elle doit avoir été transmise par voie électronique au responsable désigné;
c) Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés
publics;
d) Elle doit avoir été reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite
de réception des plaintes indiquée dans l'avis publié sur le SEAO
e) Elle doit porter sur un processus d'adjudication ou d'attribution en cours au sens
de l'article 3 de la présente procédure;
f) Elle doit porter sur le contenu des documents de demande de soumissions
disponibles dans le SEAO au plus tard (2) deux jours avant la date limite de
réception des plaintes, si applicable;
g) Elle doit être fondée sur l'un ou l'autre des motifs énumérés à l'article 5.2 de la
présente procédure.
5.6
Réception et examen d'une plainte
Dès réception d'une plainte, le responsable désigné procède à son examen
conformément à ce qui suit.
D'une part, il vérifie l'intérêt du plaignant au sens de l'article de la présente procédure.
S'il s'avère que le plaignant n'a pas l'intérêt requis au sens de cet article, il en avis le
plaignant sans délai.
D'autre part, une fois qu'il a validé l'intérêt du plaignant, il fait mention de la réception
d'une première plainte dans le SEAO.
Par la suite, il confirme que les autres critères de recevabilité prévus à l'article 5.5 de la
présente procédure, il en avise sans délai le plaignant en lui précisant le ou les critères
d'irrecevabilité prévus à l'article 5.5 de la présente procédure qui ne sont pas remplis.
Si la plainte est recevable, le responsable désigné s'assure auprès du responsable de
l'appel d'offres, des vérifications qui doivent être faites pour juger du bien-fondé des
motifs au soutien de la plainte.
Si requis, dans le cadre de l'examen de la plainte, le responsable désigné peut retenir les
services de ressources externes.
5.7
Décision
Le responsable désigné transmet la décision au plaignant par voie électronique après la
date limite de réception des plaintes indiquée dans l'avis publié sur le SEAO, mais au plus
tard (3) jours avant la date limite de réception des soumissions peut être repoussée,
auquel cas, ce nouveau délai est publié sur SEAO.
S'Il y a plus d'une plainte pour une même demande de soumission reçues, le responsable
désigné transmet les décisions au même moment à chacun des plaignants.
Au besoin, le responsable désigné peut reporter la date limite de réception des
soumissions pour qu'un délai minimal de (7) sept jours restent à courir à compter de la
date de transmission de la décision, auquel cas, ce nouveau délai est publié dans le
SEAO.
Dans le cadre d'une plainte portant sur un processus d'attribution en cours, le
responsable désigné doit transmettre sa décision à la personne qui a manifesté son
intérêt au moins (7) sept jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la
conclusion du contrat.
La décision comporte un avis au plaignant à l'effet qu'il dispose d'un délai de (3) trois
jours suivant la réception de la décision pour formuler une plainte auprès de l'Autorité
des marchés publics.
Le responsable désigné doit inscrire qu'il a transmis sa décision relative à la plainte, sans
délai, dans le SEAO.
ARTICLE 6- ENTRÉE EN VIGUEUR ET PUBLICATION
La présente procédure entre en vigueur lors de sa publication conformément à la Loi.
Marie-Claude Chouinard
Julie Paris
Mairesse
Directrice générale
Secrétaire-Trésorière