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MUNICIPALITÉ DE SAINTE-SOPHIE
POLITIQUE DE
COMMUNICATION
ADOPTÉE LE 5 NOVEMBRE 2024
RÉALISÉE EN OCTOBRE 2024
TABLE DES
MATIÈRES
LE RESPECT DE L'ENVIRONNEMENT,
ON Y PENSE ! !
1.
LA MISSION DU SERVICE DES
COMMUNICATIONS
2.
COMMUNICATIONS EXTERNES
3.
COMMUNICATIONS NUMÉRIQUES
4.
COMMUNICATIONS INTERNES
5.
RELATIONS AVEC LES CITOYENS
6.
ANNEXES
7.
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INTRODUCTION
Pour améliorer ses communications, la Municipalité de Sainte-Sophie adopte sa première politique
de communication. Ce document, élaboré avec soin et réflexion, est le fruit d'une recherch
e approfondie inspirée par des villes et municipalités exemplaires. Il a été adapté à la réalité de notre milieu et repose principalement sur les informations recueillies au fil de nombreux mois auprès de la population, de nos partenaires, et grâce à la consultation du personnel municipal qui travaille quotidiennement pour la Municipalité.
L'accent mis sur la transparence, l'interaction avec le public, la participation citoyenne et une mei
meilleure visibilité contribuera à faire rayonner notre communauté.
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LE RESPECT DE
L'ENVIRONNEMENT, ON Y PENSE !
La protection de l'environnement et le développement durable sont importants pour la Municipalité
de Sainte-Sophie. Ainsi, le Service des communications désire, par cette politique, confirmer qu
e de s effort s son t déployé s afi n d'investi r dan s de s action s promotionnelle s contribuan t à
la diminuti on de l'emprein te écologiqu e, en li en av ec l es valeu rs environnemental es de la mu
municipalité. Concrètement, cela se traduit notamment par les points suivants :
- Privilégier toute communication interne par voie électronique ;
- Travailler à réduire les déplacements en offrant certains services en ligne ;
- Favoriser la distribution de ses documents sous forme électronique pour réduire ses besoins en
impression ;
- Limiter la production de visuels à usage unique (par exemple, des coroplastes) et privilégier l'uti
l'utilisation de papier recyclé dans l'impression de ses documents.
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Le Service des communications a pour mission de gérer les communications internes et externes
de la Municipalité, ainsi que les activités de participation publique et le service à la clientèle. I
l dispos e d'un e expertis e dan s ce s domaine s e t intervien t tan t su r l e pla n stratégiqu e q
ue tactiqu e. Il veil le à ce q ue l es citoye ns de Sainte-Soph ie soie nt adéquateme nt inform és
des actuali tés de l'administrat ion et des décisi ons pri ses par le cons eil municip al . À cet eff et
, il s'assure de la justesse, de l'accessibilité, de la cohérence, de la transparence et de la diffusi
on de l'information.
Enfin, en plus d'être le gardien de l'image de marque de la Municipalité, il joue un rôle-conseil
auprès des autres services municipaux et du conseil municipal en définissant les stratégies d
e communication à employer pour répondre à leurs besoins et en orientant leurs démarches par le b
biais de stratégies de communication et de participation publique.
LA MISSION DU SERVICE
DES COMMUNICATIONS
LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Service des communications
Tiens un rôle-conseil en matière de communications et de participation publique auprès des
services municipaux et du conseil municipal ;
Coordonne la planification, le développement et la mise en œuvre de stratégies de
communication, ainsi que des plans de relations publiques et de promotion, favorisant une co
communication efficace avec l'ensemble de ses publics cibles ;
Réalise des actions de communication interne et externes selon les besoins des différentes d
directions de la Municipalité de Sainte-Sophie ;
Propose des stratégies de participation publique et un service à la clientèle de qualité afin d'
d'optimiser les relations avec les citoyens ;
Développe et produis du contenu pour différentes plateformes numériques ;
Est responsable de la gestion de l'image de la Municipalité. Ainsi, il s'assure de la cohérence
des messages dans l'ensemble des activités de la Municipalité, du respect de l'imag
e municipale, et veille à l'application des normes graphiques et des symboles identitaires ainsi qu'a
qu'au respect de la loi concernant la diffusion d'information ;
Est l'unique service habilité à diffuser à l'externe de l'information relative à l'administration
destinée au grand public (à l'exception du Service du greffe pour les avis publics et du Se
Service des travaux publics pour des avis d'urgence) ;
Hormis les documents rédigés par le Service du greffe, révise et approuve toute
documentation municipale destinée au grand public (après qu'une première révision a été effectu
effectuée par le secrétariat du service d'où émane la documentation) ;
Produis un bilan annuel de son plan de communication en évaluant les résultats.
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Les membres du conseil municipal
Peuvent être appelés à agir comme porte-parole officiel de la Municipalité de Sainte-Sophie :
Privilège du maire : le maire de Sainte-Sophie est le principal porte-parole de la Municipalité.
Il a le privilège de faire toute déclaration, verbale ou écrite, relative aux affaires municipales, en
en fonction des pouvoirs que lui confère la législation provinciale.
Déclaration des membres du conseil municipal :
À titre de membres du conseil municipal de la Municipalité de Sainte-Sophie, les conseillers
peuvent être appelés à commenter des décisions prises ou à intervenir au sujet des actualités d
e la Municipalité, s'ils sont mandatés par le maire. Autrement, toute déclaration d'un conseill
er municipal demeure personnelle ou politique et n'engage en rien le conseil municipal de
la Municipalité de Sainte-Sophie. Notons que les élus qui participent aux tables et aux comité
s de la Municipalité ont accès à de l'information privilégiée, laquelle demeure confidentielle tant que le
le conseil municipal n'en discute pas en séance publique.
Avise la direction générale de toute situation susceptible de générer une demande de la part
des médias concernant des dossiers politiques et administratifs ou susceptible de faire l'obje
l'objet d'une controverse dans l'opinion publique ;
Peuvent être sollicités dans le cadre de rencontres d'information et de mobilisation du p
personnel administratif de la Municipalité de Sainte-Sophie ;
Prennent part, comme représentants de la Municipalité de Sainte-Sophie, à différentes activ
activités organisées par la Municipalité (événements, consultations publiques, etc.) ;
Approuvent les grandes orientations de communication.
LES RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES AUTRES SERVICES ET INTERVENANTS
La Direction générale
Approuve les stratégies de communication interne et externe de la Municipalité ;
Veille à ce que la communication soit perçue comme une activité de gestion pleinement int
intégrée à la culture organisationnelle ;
Transmets aux services toute information pertinente à communiquer au personnel sur les ac
actualités de la Municipalité de Sainte-Sophie ;
Gère la relation entre les membres du conseil municipal et le personnel administratif ;
Exception : le service des communications a un lien direct avec le conseil municipal pour la
transmission périodique de courriels informatifs, d'invitations à des événements, d
e relations avec les médias, de représentations et de la rédaction d'allocutions dans le cadre de l
de la promotion d'activités ou de projets de la Municipalité ;
Assure le rôle de représentant administratif officiel de la Municipalité de Sainte-Sophie dans ce
certains événements ;
Est appelé à être le porte-parole officiel de la Municipalité de Sainte-Sophie concernant les sujets
sujets administratifs d'intérêt général ;
Informe le service des communications de toute situation susceptible de générer une
demande de la part des médias concernant des dossiers politiques et administratifs ou suscep
susceptible de faire l'objet d'une controverse dans l'opinion publique.
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Le Service du greffe
Est responsable de la tenue des assemblées publiques du conseil municipal ;
Reçois et traite les demandes de documents en vertu de la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, en assurant le
s suiuivis appropriés et en respectant les dispositions et les délais prescrits par la loi ;
Organise uniquement les assemblées publiques de consultation qui doit être tenue en vertu
de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, et en vertu de la Loi sur les élections e
t référendums dans les municipalités comme comme la tenue d'un registre ou d'un référendum;
Assure la rédaction, la révision, l'approbation et la diffusion des avis publics de la M
Municipalité de Sainte-Sophie.
Le Service sécurité incendie
Le directeur du Service de sécurité incendie est responsable d'informer les médias et de
représenter la Municipalité de Sainte-Sophie en ce qui concerne les événements o
u situation s d'urgenc e lié s à l a sécurit é civil e e t à l a sécurit é incendi e pou r l e volet o
opérationnel ;
Dans l'éventualité d'une situation de crise touchant la Municipalité, le plan de sécurité civile
prévaut sur les procédures habituelles. Dans ce cas, le Service de sécurité incendie rel
relèverait de la Direction générale et du maire.
Tous les services
Contribuent au développement du plan de communication annuel en partageant leurs gran
grands projets en début d'année ou en amont ;
Fait connaître tout autre besoin de soutien en communication (outre les grands projets identif
identifiables en début d'année) dans un délai raisonnable, sauf en cas d'urgence ;
Valident et vérifient toute information reliée à leur secteur d'activités ;
Peuvent être appelés à être porte-parole de la Municipalité de Sainte-Sophie si, à la suite
d'une demande du Service des communications, la direction générale les mandate dans le cadr
cadre d'un projet ou d'un sujet particulier ;
Avise le Service des communications de toute situation susceptible de générer une demande
de la part des médias concernant des dossiers politiques et administratifs ou susceptible de faire
faire l'objet d'une controverse dans l'opinion publique.
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Le personnel municipal
Se tiennent informés des nouvelles de la Municipalité de Sainte-Sophie en consultant les o
outils de communication de la Municipalité ;
Adopte une approche centrée sur la satisfaction du citoyen et une attitude positive dans sa
prestation de services aux citoyens ;
Veille à transmettre une information claire, transparente, véridique et vérifiée au Service des commun
communications ainsi qu'aux citoyens, s'il est appelé à communiquer directement avec eux ;
Redirige toute demande des médias au Service des communications ;
Peut être appelé à être porte-parole si son supérieur immédiat lui délègue cette re
responsabilité, selon le sujet à traiter publiquement ;
Avise son supérieur immédiat de toute situation susceptible de générer une demande de la
part des médias concernant des dossiers politiques et administratifs ou susceptible de faire l'obje
l'objet d'une controverse dans l'opinion publique.
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La Municipalité de Sainte-Sophie communique notamment par le biais de différentes
publications, parfois imprimées, mais majoritairement électroniques, qui ont chacune leu
r objecti f e t leu r publi c cible . Globalement , le s publication s d e l a Municipalit é d e Sainte-Soph
ie s'adressent aux citoyens de la municipalité, ne contiennent pas de publicité et peuvent met
tre en lumière les organismes reconnus par celle-ci, ainsi que parfois certaines entreprises ou
des cito yens d'except ion, dan s le c adr e de situat ions particuliè res, lor squ e le ser vic
e des communica tio ns le juge perti nen t. I l lui re vie nt de faire év olue r ces publica tions sel
on les tendances en matière de production de contenu, ainsi que les besoins de la Municipalité et des
citoyens.
COMMUNICATIONS
EXTERNES
PUBLICATIONS DU SERVICE DES COMMUNICATIONS
Le service des communications est la courroie de transmission entre les médias et la
Municipalité de Sainte-Sophie. À l'exception des opérations du Service de sécurité incendie e
t des sujets de nature politique, toutes les demandes des médias doivent passer par le service d
es communication s. P ar conséquen t, auc un servi ce municip al ou employ é, à l'excepti on de
la Direct ion généra le, n' est autor is é à diffu ser de l'informat io n à un mé dia au nom d
e la Municipa lit é de Sainte-Sop hi e, à m oins d'y être mand até. Préci sons qu e le m air e e
t les conseillers municipaux peuvent accorder une entrevue sur des sujets de nature politique s
ans en informer le service des communications. Il serait toutefois avisé qu'ils informent ce dernier d'une entr
entrevue portant sur des sujets de nature administrative relatifs à la Municipalité.
En résumé, le service des communications :
Reçois et traite toutes les demandes des médias liées à l'administration municipale, no
notamment les demandes d'entrevue ;
Rédige et diffuse toute communication officielle de l'administration municipale
(communiqué de presse, invitation aux médias, fiche d'information destinée aux médias,
etc.) ;
Convoque et coordonne toutes les activités de presse (conférence de presse, point de p
presse, dévoilement, inauguration, etc.) ;
Assure la veille médiatique.
RELATIONS MÉDIAS
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QUELQUES LIGNES DIRECTRICES POUR MIEUX DISTINGUER LES
COMMUNICATIONS ADMINISTRATIVES DES COMMUNICATIONS
POLITIQUES :
Le Service des communications relève de la Direction générale, mais il est aussi appelé à
travailler avec le conseil municipal, à l'occasion. Par exemple, il rédige les allocutions du mair
e lorsqu'il assiste à des événements organisés par la Municipalité et assure une présence lors
de certaines activités. Lorsque les services municipaux formulent une demande de représentat
ion des é lus p our le urs événemen ts, ils doiv ent pas ser par le Serv ice des communicatio ns,
qui effectuera le suivi auprès du maire. Le Service des communications rédige également cer
tains discours du maire pour différentes publications. Il est responsable de la présence occasio
nnelle et de l'encadrement des élus dans différentes productions municipales, comme des vid
éos. En aucun cas, le Service des communications ne doit s'occuper des responsabilités afférentes aux
communications politiques des membres du conseil municipal.
CONSEIL MUNICIPAL
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COMMUNICATION ADMINISTRATIVE
Toute communication objective et factuelle permettant d'informer le public sur une résolution
du conseil, un nouveau service, programme, projet, règlement ou au sujet d'une activité de l
a Municipalité . Le s communication s administrative s relèven t e t émanen t d e l a directio n des
communications.
COMMUNICATION POLITIQUE
Toute déclaration verbale ou écrite relative aux affaires municipales n'ayant toujours pas fait
l'objet d'une adoption (décision) du conseil municipal par résolution. Toute communication de ce
cette nature relève et émane du cabinet du maire.
En plus des activités de presse, le Service des communications est responsable de l'organisation
et de la tenue d'événements officiels protocolaires, tels que la mise en berne des drapeaux, l
a signatur e d u livr e d'or , le s inauguration s liée s à de s événement s municipau x e t l a récepti
on civiq ue de personnalit és publique s. Le Servi ce d es communicatio ns s'assu re notamme nt du re
respect du protocole pour tous les événements.
Lors de la préparation d'un événement public (consultation citoyenne ou cérémonie
protocolaire), le Service des communications doit, en collaboration avec le service municipa
l responsable de l'organisation, veiller au respect de tous les aspects de l'image de la Municipalité. Par exemple, il confirme la présence de l'identité municipale sur les lieux de l'événement, approuve tous les visuels et veille à l'aspect technique (webdiffusion, prise de photos ou vidéos, présence d'un micro, table, lutrin, etc.).
Par ailleurs, la protection du logo et l'application du Guide de normes graphiques de la
Municipalité de Sainte-Sophie sont sous la responsabilité du Service des communications. Aucune tierce partie n'est autorisée à utiliser l'image de marque de la Municipalité, c'est-à-dire ses armoiries, son identité visuelle, son logo et ses outils promotionnels, sans avoir obtenu le consentement préalable du Service des communications, tant à l'interne qu'à l'externe.
L'utilisation des armoiries est exclusivement réservée au conseil municipal de la Municipalité de
Sainte-Sophie. Les services municipaux ne sont pas autorisés à les utiliser dans leurs
communications.
RELATIONS PUBLIQUES
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Structures d'affichage pour coroplastes et enseignes lumineuses
La Municipalité possède plusieurs structures d'affichage sur son territoire permettant l'i
l'installation de coroplastes et/ou la diffusion de visuels numérique.
Les coroplastes doivent être fournis par l'organisme et les visuels doivent être approuvés par le
service des communications au préalable. L'affichage des coroplastes est conditionnel à l
a disponibilité des espaces et à une entente avec le service des communications. Un préavis
de deu x semaines est nécessaire.
Par ailleurs, comme stipulé dans l'article 16 du règlement SQ-901, l'affichage de publicité sur le
mobilier urbain ou d'autres structures publiques est prohibé, sauf dans le cas spécifique et sous cer
certaines conditions lors des campagnes électorales fédérales, provinciales ou municipales.
SOUTIEN PROMOTIONNEL AUX ORGANISMES
Une politique de reconnaissance des organismes offre un soutien aux organismes, comprenant
un volet technique et logistique dans lequel les publications promotionnelles sont fournies sous
diverses formes gratuitement.
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Babillards
Plusieurs babillards peuvent accueillir les affiches promotionnelles des organismes dans les
bâtiments municipaux. Ces affiches doivent préalablement être validées par un membre d
u personnel municipal avant d'être installées. Les dimensions maximales sont de 11" x 17" (format
Ledger).
Journal le Contact
Le journal trimestriel est imprimé et distribué à toutes les adresses résidentielles de Sainte-
Sophie. Un calendrier des organismes communautaires rassemble toutes les activités de ceux-ci
et leurs coordonnées. Les informations des organismes doivent être transmises au service de
s loisirs , cultur e e t vi e communautair e selo n le s date s d e tombé e prévues . De s article s e t d
es phot os peuve nt aus si êt re publi és concerna nt l es organisme s, sel on l es actualit és et l'espace
disponible dans le journal.
Réseau sociaux
La Municipalité détient une page Facebook, un compte Instagram, un compte LinkedIn ainsi
qu'un compte YouTube. Sur demande, selon les disponibilités et à la discrétion du service de
s communications, celui-ci peut republier un article de ses organismes partenaires paru sur ses r
réseaux sociaux.
Site Web
Une section dédiée aux organismes communautaires est accessible sur le site Web de la
Municipalité. Les informations concernant les activités offertes aux membres et aux citoyens, l
e recrutement de bénévoles, les événements et autres nouvelles y sont publiées. Les organism
es o nt la responsabili té de fai re parven ir leu rs informatio ns et de mett re à jo ur celles-ci p
périodiquement au service des communications.
Infolettre loisirs
Ponctuellement, le service des loisirs fait parvenir son infolettre à sa liste de membres. Cet envoi
concerne spécifiquement les événements de loisirs et communautaires offerts aux citoyens de
Sainte-Sophie.
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COMMUNICATIONS EN SITUATION D'URGENCE
Membre du comité des mesures d'urgence, le Service des communications est responsable de mai
maintenir à jour un plan de communication en mesure d'urgence.
Mentionnons qu'un plan de sécurité civile, qui trace la voie vers une action collective réfléchie,
efficace et concertée de tous les acteurs de la Municipalité de Sainte-Sophie, en cas de sinistr
e ou de situation d'urgence, est établi. Les alertes automatisées diffusées, par exemple, lors d
es avis d'ébullition d'eau sont de la responsabilité du Service des communications en collaborat
ion a vec le serv ice des trav aux publi cs, t out co mme tou tes les communicati ons relati ves aux
urgences.
Le Service des communications approuve toutes les promotions officielles municipales de la M
Municipalité de Sainte-Sophie, telles que :
- Objets promotionnels destinés aux employés et à la population ;
- Publicité dans les médias ;
- Affichage municipal, y compris :
- Enseigne numérique ;
- Oriflammes ;
- Panneaux extérieurs ;
- Affiches sur les babillards publics, écrans dans les bâtiments municipaux, et autres ;
- Accroche-portes, dépliants.
PROMOTION ET PUBLICITÉ
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En matière de diffusion de contenu sur Internet, il incombe au Service des communications de :
- Gérer et alimenter en contenu le site Internet de la Municipalité de Sainte-Sophie ;
- Les services municipaux sont responsables de communiquer tout changement à intégrer au
site Internet au Service des communications ;
- Animer et interagir avec les citoyens sur les médias sociaux de la Municipalité de Sainte-
Sophie, soit : Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube ;
- Publier et maintenir à jour les formulaires et les services offerts en ligne sous sa responsabilité ;
- Coordonner la publication de publicités en ligne ;
- Veiller à ce que la Municipalité de Sainte-Sophie ait un bon référencement au sein des moteurs
de recherche.
Le Service des communications assure la webdiffusion de toutes les séances du conseil
municipal de la Municipalité. Il gère également la webdiffusion et assure la modération de
s questions et commentaires en ligne lorsque les assemblées publiques sont diffusées en ligne. Lorsque requis, le Service des communications peut produire et réaliser des capsules vidéo d'information ou de promotion d'une actualité particulière de la Municipalité de Sainte-Sophie. Enfin, le Service des communications prend des photos d'événements, de projets ou d'autres activités, et les traite pour garantir que leur qualité respecte les standards de la Municipalité de Sainte-Sophie. Il relève également du Service des communications de gérer la banque d'images municipales et de veiller au respect des droits d'auteur.
COMMUNICATIONS
NUMÉRIQUES
INTERNET
PRODUCTION NUMÉRIQUE
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Les communications internes contribuent à bien informer le personnel et à le mobiliser pour
servir au mieux les citoyens de Sainte-Sophie.
Le Service des communications :
- Rédige, en collaboration avec les services municipaux, et diffuse les communications internes
destinées aux employés ;
- Rédige et diffuse les communiqués aux employés ; - Les notes de service internes sont de la
responsabilité de chaque service municipal (par exemple, une note de la Direction générale, un
e consigne du Service des ressources humaines ou une note sur des travaux publics) ; ce sont e
ux qui les diffusent aux employés concernés ;
- Collabore avec le Service des ressources humaines pour la tenue d'événements internes, tels
que les fêtes d'employés ou les activités de reconnaissance ;
- Applique les normes graphiques et veille au respect de la qualité de l'image de la Municipalité
dans les communications internes ;
- Conseille et accompagne les services municipaux en matière de communication interne ;
- Assure une uniformisation dans les gabarits de courriels et de messages vocaux des employés.
COMMUNICATIONS
INTERNES
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La participation publique est une composante importante du portfolio du Service des
communications et des relations avec les citoyens. De l'information à la consultation en passan
t pa r l a concertation , le s activité s d e participatio n publiqu e son t ponctuellemen t réalisée s à
la Municipali té de Sainte-Sophi e. Ains i, le Servi ce d es communicatio ns off re a ux autr es servi
ces municip aux un accompagnem ent d ans ce domai ne, all ant de l'élaborat ion de stratég ies de pa
participation publique à la mise en œuvre de moyens de participation.
Voici quelques exemples des activités qui relèvent du Service des communications et des
relations avec les citoyens :
- Promotion du projet d'initiatives citoyennes ;
-Organisation et animation de rencontres d'information ;
- Élaboration et publication de sondages ;
- Partage des résultats auprès de la population.
RELATIONS AVEC LES
CITOYENS
PARTICIPATION PUBLIQUE
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DOCUMENTATIONS
RELATIVES
Règles d'utilisation de l'enseigne lumineuse
Politique de confidentialité
Politique médias sociaux
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