Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes — full text

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MUNICIPALITÉ DE SAINTE-SOPHIE MISE À JOUR AVRIL 2024 POLITIQUE DE RECONNAISSANCE ET DE SOUTIEN AUX ORGANISMES ADOPTÉ EN FÉVRIER 2017 Séq. 360066 GUY LAMOTHE MAIRE LE MOT DU MAIRE Chères concitoyennes, chers concitoyens, Je souhaiterais aujourd'hui mettre en lumière nos précieux organismes communautaires et les bénévoles qui les soutiennent. Sainte-Sophie est bien plus qu'une simple municipalité, c'est une communauté florissante grâce à l'engagement de nombreux citoyens. Nos associations locales, qu'elles soient culturelles, sportives ou sociales, jouent un rôle vital pour le bien-être de nos familles sophiennes. Derrière ces organismes se trouvent des bénévoles dévoués, prêts à donner de leur temps et de leur énergie pour le bien commun. Porteurs de projets, ils fournissent un soutien indispensable qui renforce nos liens et contribuent à améliorer la qualité de vie de chacun. Leur présence et leur action sont essentielles pour faire de Sainte-Sophie un endroit où il fait bon vivre. J'ai le plaisir de vous présenter la dernière version de notre politique de reconnaissance des organismes communautaires préparée par le service des loisirs, culture et vie communautaire et adopté par le conseil municipal. Cette mise à jour comprend des mesures supplémentaires pour soutenir et valoriser le travail de nos associations et de leurs bénévoles. Je tiens à exprimer ma profonde gratitude à tous ceux et celles qui contribuent au succès de notre vie communautaire en organisant de nombreuses activités qui dynamisent notre milieu. Ensemble, continuons à soutenir nos organismes et encourageons le bénévolat. Merci à chacun d'entre vous pour votre précieuse contribution. Cordialement, 1 Mission Au cœur de ses priorités, Sainte-Sophie offre à ses citoyens des services de proximité, de qualité tout en préservant son patrimoine historique et la protection de la nature qui l'entoure. Vision Ensemble, soyons une municipalité engagée, proactive, performante et fière de notre histoire, en saisissant les opportunités pour poursuivre notre développement économique et social tout en continuant d'offrir des services efficaces, de qualité et de proximité à notre population. Valeurs Respect Rigueur Intégrité Agilité Engagement Coopération MISSION ET VALEURS Soutenir les organismes et les groupes de citoyens désirant s'impliquer dans la vie communautaire de la Municipalité. Offrir une reconnaissance aux organismes à but non lucratif (OBNL) qui travaillent en collaboration avec le Service des loisirs, culture et vie communautaire de la Municipalité de Sainte-Sophie dans l'un de ses secteurs d'intervention. Définir clairement la nature de la collaboration et du soutien des organismes partenaires de la Municipalité. Déterminer l'admissibilité des organismes aux différentes formes de soutien qu'offre la Municipalité de Sainte-Sophie à ses organismes et partenaires à partir d'un cadre de référence unique selon les priorités et les besoins établis. Favoriser l'accessibilité à une diversité d'activités et de services pour les citoyens. 1.1 MISSION ET VALEURS DE LA MUNICIPALITÉ DE SAINTE-SOPHIE 1.3 RÔLE DU SERVICE DES LOISIRS, CULTURE ET VIE COMMUNAUTAIRE Le Service des loisirs de la Municipalité de Sainte-Sophie a pour mission de veiller au développement et à l'instauration de programmes de loisirs et d'événements spéciaux qui visent des objectifs de bien-être, de plaisir, de croissance personnelle, de paix et de santé sociale. Il participe à la planification et à l'aménagement des équipements et des infrastructures nécessaires pour sa population. Il intervient afin d'offrir des services et un soutien à l'organisation d'activités dans les domaines du loisir sociocommunautaire, culturel et sportif afin de contribuer à la qualité de vie de ses citoyens par la réalisation d'activités et de projets de qualité, accessibles et diversifiés. 1.2 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE 1 Sport et plein air Encourager et favoriser l'engagement dans l'activité physique, le sport, et les activités en plein air, adaptés à différents stades de progression tels que l'initiation, la récréation, la compétition et l'excellence. Ceci, en stricte conformité avec les lois et règlements propres à chaque activité, assurant ainsi la sécurité des participants. Loisirs Encourager et favoriser la participation à des activités récréatives et sociales dans un contexte multidisciplinaire. Fait référence à une occupation individuelle ou collective de nature variée à laquelle une personne se consacre volontairement pendant son temps libre. Culture Promouvoir et développer des services et des activités artistiques et culturelles, intervenant dans une ou plusieurs fonctions : formation, éducation, création, production, diffusion, conservation et mise en valeur. Disciplines visées : arts de la scène, arts visuels, littérature, métiers d'arts, arts numériques, patrimoine, arts multidisciplinaires et sciences. Développement social Regrouper des individus à la vie collective, grâce à l'engagement citoyen en vue d'améliorer le bien-être de la population. Favoriser le renforcement des communautés, le développement personnel, social, économique et environnemental, l'offre de services de prévention d'aide et de soutien. RECONNAISSANCE DES ORGANISMES 2.1 SECTEURS D'INTERVENTION 2 2.2 TYPES D'ORGANISMES RECONNUS Organisme local Organisation locale à but non lucratif ayant son siège social à Sainte-Sophie, qui s'inscrit dans l'un des secteurs d'intervention reconnus. Elle joue un rôle direct dans l'évolution, le développement et à l'animation du milieu de vie, en créant ou produisant des services spécifiquement destinés aux résidents. Groupe spontané Afin de faciliter l'émergence d'initiatives issues de la communauté, la Municipalité offre un soutien à des groupes de personnes souhaitant se rassembler pour la pratique d'une activité ou l'organisation de projets collectifs, sans être constitués en organisme à but non lucratif (OBNL). Ces groupes doivent toutefois être parrainés par une entité (OBNL, municipalité, instance publique). Organisme régional Organisme à but non lucratif ayant ou n'ayant pas son siège social à Sainte-Sophie qui présente une offre de service aux citoyens de Sainte-Sophie dans l'un des secteurs d'intervention reconnus. Les organismes régionaux offrent leurs services au sein de la MRC de la Rivière-du-Nord et/ou de la région des Laurentides et peuvent détenir un protocole d'entente avec la Municipalité. Organisme partenaire Institutions ayant une relation de partenariat établie par un protocole d'entente ou non pour le développement, la réalisation de projets ou la gestion d'installations. Par exemple : Centre de services scolaires de la Rivière-du-Nord, les villes de la MRC Rivière-du-Nord et le Centre intégré de santé et de services sociaux des Laurentides. Exclusions Ne sont pas éligibles à la reconnaissance : Organismes, comités, groupes et fondations issus des milieux scolaires Ordres professionnels et organisations syndicales Organisations politiques Fondations et organismes à vocation philanthropique Clubs privés ORGANISME LOCAL ORGANISME RÉGIONAL GROUPE SPONTANÉ ORGANISME PARTENAIRE Détenir un statut légal d'organisme à but non lucratif X X X Œuvrer dans un secteur d'intervention reconnu par la municipalité et respecter la mission du service des loisirs, culture et vie communautaire X X X X Avoir un siège social à Sainte-Sophie X Être dirigé par un conseil d'administration d'un minimum de 3 personnes, idéalement 5 personnes X X Si applicable Avoir un conseil d'administration composé d'un minimum de 75% de résidents de Sainte-Sophie, dont le poste de président. X Se différencier d'un organisme déjà reconnu, soit par une offre de services ou de produits, par une mission différente ou par le type de clientèle à desservir. X X X X Offrir des services à la population sophienne X X X X Être composé d'un pourcentage minimum de membres ou de participants sophiens 75 % Selon la représentativité 75 % Si applicable 2 2.3 CRITÈRES DE RECONNAISSANCE Les critères suivants sont les éléments sur lesquels la Municipalité de Sainte-Sophie se base afin de reconnaître, ou ne pas reconnaître, un organisme. ORGANISME LOCAL ORGANISME R RÉGIONAL GROUPE S SPONTANÉ ORGANISME PARTENAIRE Détenir un statut légal d'organisme à but non lucratif X X X X X X X X N/A Informer le Service des loisirs, culture et vie communautaire de toutes modifications concernant l'adresse du siège social, les règlements généraux et le contenu de leurs lettres patentes X X N/A X Faire la vérification des antécédents judiciaires pour tout employé ou bénévole qui œuvre auprès de la clientèle vulnérable X X X X Approbation de toutes publicités si présence du logo ou mention de la Municipalité X X X X Permettre au représentant municipal d'assister aux rencontres du C.A. et de l'A.G.A en tant qu'observateur X X 75 % 75 % Respecter les lois et les règlements X X Si applicable 2 2 2.4 OBLIGATIONS DES ORGANISMES EN LIEN AVEC LA RECONNAISSANCE Afin de conserver leur reconnaissance, les organismes sont dans l'obligation de se conformer aux exigences suivantes : * Pour le groupe spontané, fournir les membres impliqués du groupe. ORGANISME LOCAL ORGANISME RÉGIONAL GROUPE SPONTANÉ ORGANISME PARTENAIRE Formulaire de reconnaissance municipale dûment rempli X X X X Résolution du conseil d'administration permettant la reconnaissance municipale X X X Fournir une copie des lettres patentes et des règlements généraux X X X Liste des membres du conseil d'administration avec coordonnées complètes X X X X Ordre du jour et procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle X X X États financiers de l'organisme X X X Vérification des antécédents judiciaires pour tout employé ou bénévole qui œuvre auprès de la clientèle vulnérable. X X X Preuve de toutes les assurances et les permis pertinents pour la gestion de l'organisme et/ou la tenue d'événements X X X X 2 2.5 PROCÉDURES DE RECONNAISSANCE Formulaire de demande et autres documents Tout organisme répondant aux critères de reconnaissance peut faire parvenir une demande au Service des loisirs, culture et vie communautaire en fournissant les documents suivants : 2 2.5 PROCÉDURES DE RECONNAISSANCE Acheminement des demandes Les demandes peuvent être acheminées en tout temps. Études des demandes Un accusé de réception sera envoyé à chaque organisme qui fera parvenir une demande de reconnaissance au Service des loisirs, culture et vie communautaire. Au besoin, l'organisme pourrait être appelé à fournir des informations supplémentaires. Les demandes seront analysées par le même service municipal qui transmettra ses recommandations au conseil municipal. Traitement des demandes Les demandes seront présentées à la séance du conseil municipal suivant le dépôt de la demande. Un délai de deux à six semaines doit être compté. Décision rendue Dans le cas d'une acceptation, celle-ci se confirme par résolution du conseil municipal et par l'émission d'un protocole d'entente à signer entre l'organisme et la Municipalité dont le renouvellement est annuel. Dans le cas d'un refus, une lettre est envoyée à l'organisme pour lui exposer les motifs du refus de reconnaissance demandée. Durée de la reconnaissance La reconnaissance est accordée pour une période d'un an et débute à partir de la date d'adoption de la résolution municipale ou à la date de signature du protocole d'entente. Renouvellement Un organisme peut demander le renouvellement de sa reconnaissance à toutes les années suivantes si celui-ci est toujours conforme aux critères de reconnaissance, en acheminant l'ensemble des documents demandés. Aucune reconduction automatique de la reconnaissance d'un organisme n'est possible. Le conseil municipal se réserve le droit de mettre un terme à la reconnaissance si l'organisme ne respecte pas ses obligations ou pour toute autre justifications pertinentes. 2 Les organismes reconnus peuvent demander une expertise au Service des loisirs, culture et vie communautaire pour les sujets suivants : Fonctionnement et gouvernance (budget, règlements généraux, animation d'assemblée, demande de subvention, développement, saine gestion, etc.) Programmation et élaboration d'activités et d'événements Résolution de problèmes et de conflits Formation, recrutement et sélection des bénévoles Création d'un organisme Pour bénéficier d'accompagnement, l'organisme doit formuler sa demande au représentant du Service des loisirs, culture et vie communautaire. SOUTIEN TECHNIQUE ET LOGISTIQUE 3.1 SOUTIEN PROFESSIONNEL 3 Selon le statut de reconnaissance de l'organisme, la Municipalité de Sainte-Sophie peut lui accorder la disponibilité des locaux, pavillons et plateaux sportifs pour la tenue d'activités rattachées à la mission de l'organisme. Pavillons disponibles Pavillon Lionel-Renaud (bureau ou grande salle) Pavillon Bellevue Pavillon Racine Plateaux sportifs Gymnase de l'école Jean-Moreau Gymnase de l'école du Joli-Bois Gymnase de l'école du Grand-Héron Aréna régional de la Rivière-du-Nord (salle de réunion, glaces (espaces 1 et 2)) Infrastructures sportives Terrains de soccer (Parc Sophie-Masson, Parc Bellevue, Parc Roland-Guindon, Parc Charles- Brière) Terrain de baseball (Parc Sophie-Masson, Parc Breen) Autres terrains sportifs selon la demande Pour toute demande de réservation, l'organisme doit remplir le formulaire de demandes de réservation en ligne au minimum trois semaines avant la tenue de son événement. Le Service des loisirs, culture et vie communautaire se réserve le droit d'accorder ou non le prêt ou la location de salles ou de plateaux, selon leur disponibilité ou toute autre contrainte rencontrée. Les demandes de réservation de salles seront traitées selon le calendrier des réservations disponible en ligne et via un envoi de courriel semi-annuel. Toutes demandes de réservation récurrente ou faisant partie d'un calendrier annuel défini seront incluses à mêmes les protocoles d'entente de l'organisme reconnu. Les organismes locaux ont la possibilité de faire la location du pavillon Lionel-Renaud gratuitement une fois par année à des fins d'activités d'autofinancement. 3.2 UTILISATION DES PAVILLONS ET DES PLATEAUX SPORTIFS 3 La Municipalité de Sainte-Sophie met à la disposition des organismes locaux un service d'impression et de photocopies selon les balises suivantes : Impression de documents en noir et blanc pour les opérations du conseil d'administration (rapports, procès-verbaux, horaires, lettres, etc.) Impression en noir et blanc de documents reliés à la programmation régulière Impression de documents pour événements ou activités de financement (affiches, billets, programme, etc.) Seul le personnel du service des Loisirs, culture et vie communautaire est autorisé à utiliser le photocopieur pour exécuter la tâche. Il faut compter un délai de trois jours ouvrables pour obtenir les photocopies demandées. Toutes demandes de photocopies doivent être acheminées par courriel au [email protected] . La Municipalité de Sainte-Sophie offre du soutien technique ainsi que du prêt de matériel aux organismes reconnus pour la tenue de leurs événements spéciaux tels que chapiteaux, tables, chaises, clôtures de sécurité, système de son, etc., conditionnellement à la disponibilité de ces équipements. Dans le cas où des demandes concurrentes seraient reçues, le traitement se fera selon les priorités suivantes : Les besoins de la Municipalité Les besoins des organismes locaux et la récurrence de l'événement La date de réception du formulaire de demande Pour toute demande de soutien aux événements ou de prêt de matériel, l'organisme doit remplir le formulaire en ligne et le transmettre au service des Loisirs, culture et vie communautaire au minimum trois semaines avant la tenue de son activité. 3.3 PHOTOCOPIES 3.4 SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS ET PRÊT DE MATÉRIEL La Municipalité de Sainte-Sophie met à la disposition des organismes reconnus différents moyens de communication afin que ces derniers puissent faire connaître leurs services, activités et événements auprès de la population : Affichage sur le panneau numérique Calendrier des organismes (Journal Le Contact) Réseaux sociaux Section « Vie communautaire » du site web de la Municipalité Les demandes de publications doivent respecter la politique de communication en vigueur et doivent être transmises au service des Loisirs, culture et vie communautaire au minimum trois semaines avant la tenue de l'activité. Toutes demandes doivent être acheminées par courriel au [email protected] 3 3.5 PUBLICATIONS PROMOTIONNELLES 3 La Municipalité de Sainte-Sophie peut accueillir les organismes dans les bâtiments lui appartenant, selon leur disponibilité et leur historique d'attribution. Dans le cadre d'un prêt d'espace d'entreposage et/ou de local dédié à l'organisme, la Municipalité s'engage à : Mettre à la disposition de l'organisme le lieu prêté pour le terme déterminé; Défrayer les frais encourus pour l'électricité, le chauffage, le système d'alarme et l'internet du local; Faire l'entretien ménager, selon l'entente avec l'organisme; Déneiger les voies d'accès et les stationnements ; Ne pas prêter les lieux à qui que ce soit d'autre que l'organisme, sans en avoir discuté avec celui-ci préalablement. L'organisme doit s'engager à : Utiliser le lieu prêté uniquement aux fins entendues avec le Service des loisirs, culture et vie communautaire; Garder les lieux propres et le cas échéant, effectuer l'entretien ménager; S'assurer que les usagers respectent le lieu prêté par la Municipalité Assumer entièrement la responsabilité civile de tout accident ou incident pour dommages corporels, matériels et moraux, qui pourrait survenir lors d'une activité organisée par l'organisme, sur le lieu prêté par la Municipalité. Il est de la responsabilité de l'organisme de se prémunir d'une assurance générale de responsabilité civile pour chaque activité ou événement. 3.6 PRÊT DE LOCAUX ET ESPACES D'ENTREPOSAGE 3 La Municipalité se réserve le droit, en tout temps, de reprendre le local prêté pour les besoins de la Municipalité ou d'utiliser prioritairement le lieu prêté pour des raisons de force majeure (situation d'urgence). Aucune modification au lieu prêté ne devra être apportée sans le consentement préalable de la Municipalité. Advenant l'approbation, les travaux nécessitant des modifications, tant mineures que majeures, devront être effectuées par les employés de la Municipalité de Sainte-Sophie. Il est de la responsabilité de l'organisme de faire respecter les lois et les règlements qui régissent l'utilisation des bâtiments à vocation publique, tel que : Loi concernant la lutte contre le tabagisme Loi sur les permis d'alcool Loi sur les droits d'auteurs 3.6 PRÊT DE BUREAUX, LOCAUX ET ESPACES D'ENTREPOSAGE (SUITE) 3 La Municipalité de Sainte-Sophie est inscrite au Programme d'assurances pour les organismes sans but lucratif offert par l'Union des municipalités du Québec (UMQ) par l'intermédiaire de BFL Canada risques et assurances inc. Il s'agit d'un programme très avantageux en termes de couvertures et de coûts, créé spécifiquement pour les organismes à but non lucratif. Ce programme d'assurance est destiné aux organismes à but non lucratif reconnus par la Municipalité, membres de l'Union des municipalités du Québec. Il est important pour les organismes à but non lucratif de détenir des garanties d'assurance visant à les protéger pour les dommages causés à leurs biens ainsi que pour les conséquences des actes de leurs représentants par le biais de différentes polices d'assurance. Afin d'obtenir la reconnaissance de la Municipalité, les organismes doivent détenir les assurances suivantes : L'UMQ agit seulement aux fins de procéder à une demande commune de soumissions publiques au nom des municipalités ou organismes qui ont adhéré au programme. Chaque organisme signataire s'engage à conduire ses affaires de manière prudente, raisonnable et à minimiser les risques de sinistres ainsi qu'à régler les litiges qui pourraient survenir entre lui et les compagnies d'assurances. La Municipalité de Sainte-Sophie recommande à tous les organismes reconnus de se prévaloir de ce programme et ainsi bénéficier de meilleures couvertures à moindre coût. Pour obtenir des informations sur le programme d'assurance, veuillez contacter : BFL CANADA risques et assurances inc 2001, avenue McGill Collège, bureau 200 Montréal, Québec H3A 1G1 Ligne sans frais : 1 800 465-2842 3.7 PROGRAMME D'ASSURANCES Biens Recommandé Responsabilité civile Obligatoire Administration et dirigeants Obligatoire Accident des administrateurs non rémunérés et des bénévoles Recommandé 4 DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE 4.1 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ SPÉCIFIQUES Les organismes locaux reconnus ont la possibilité de faire une demande de subvention annuelle auprès de la Municipalité. Ce programme a pour but de soutenir les organismes dans leurs opérations courantes ainsi que dans la réalisation de projets spéciaux. Le soutien financier accordé par la Municipalité tiendra des comptes des ressources disponibles. Le comité des loisirs étudie chaque demande d'aide financière, établis son admissibilité et détermine le montant de l'aide financière et émet les recommandations au conseil municipal, le cas échéant, pour approbation. Être reconnu dans la catégorie « organisme local » par la Municipalité et respecter l'ensemble des dispositions et des modalités de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes Offrir un service sur une base régulière à la population sophienne Avoir dûment rempli le formulaire de demande d'aide financière Avoir remis une résolution du conseil d'administration de l'organisme autorisant la demande d'aide financière Avoir remis les états financiers de l'année précédente 4.2 CRITÈRES D'ÉVALUATION L'organisme doit : Offrir des services accessibles à la population sophienne Démontrer un effort d'autofinancement pour la réalisation de sa mission et de ses projets (ex. activités de financement, recherche de subventions autres, etc.) Démontrer une saine gestion financière Équilibre financier État des surplus et déficit accumulés Être impliqué et collaborer avec la Municipalité 4 4.3 MODALITÉS DU SOUTIEN FINANCIER Le soutien financier accordé peut varier selon les dépenses annuelles prévues par l'organisme et par l'analyse des états financiers de l'organisme Le soutien financier est accordé pour une période de 12 mois Le soutien financier peut être récurrent ou conditionnel, selon l'analyse du comité des loisirs 4.4 PÉRIODE DE DÉPÔT Les demandes pourront être acheminées avant le 15 mars et le 15 octobre de chaque année. Une seule demande par année par organisme est admissible. Les groupes spontanés ne peuvent avoir accès à la subvention annuelle. Toutefois, il est possible pour eux de déposer un projet dans le cadre du programme « Projets d'initiatives citoyennes » 5 FORMULAIRES Veuillez consulter la section « Loisirs et culture / Vie communautaire » sur le site web de la Municipalité de Sainte-Sophie pour obtenir les formulaires suivants. Vous pouvez également en faire la demande auprès du secrétariat du Service des loisirs, culture et vie communautaire. DEMANDE DE RECONNAISSANCE DEMANDE DE RÉSERVATION DE LOCAUX ET DE PLATEAUX DEMANDE DE PRÊT DE MATÉRIEL ET DE SOUTIEN AUX ÉVÉNEMENTS DEMANDE DE PRÊT DE LOCAUX ET/OU D'ESPACE D'ENTREPOSAGE DEMANDE D'AIDE FINANCIÈRE 6 ANNEXES ET INFORMATIONS 6.1 ANNEXES Annexe 1 Tableau - soutien technique et logistique Annexe 2 Classification des organismes reconnus Annexe 3 Calendrier des réservations de salles Pour consulter ces annexes, veuillez visiter la section « Loisirs et culture / Vie communautaire » sur le site web de la Municipalité de Sainte-Sophie. 6.2 INFORMATIONS Veuillez consulter la section « Loisirs et culture / Vie communautaire » sur le site web de la Municipalité de Sainte-Sophie pour obtenir les formulaires et les annexes. Vous pouvez également en faire la demande auprès du secrétariat du Service des loisirs, culture et vie communautaire.