Politique de confidentialité — full text

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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Approbation par le comité sur l'accès à l'information : 24 août 2023 Adoption par le conseil municipal : 5 septembre 2023 780586 Politique de confidentialité 2/9 Dernière mise à jour : 24 août 2023 La Municipalité de Sainte-Sophie s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite. Politique de confidentialité 3/9 EN BREF COMMENT : Lorsque vous naviguez sur notre site Web, téléchargez une de nos applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de vous identifier. QUOI : Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de nos services. POURQUOI Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer notre site Web ou nos applications. Qui d'autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements. OÙ Nous sommes situés au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements à l'extérieur du Québec. VOS DROITS Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant. VOTRE CONSENTEMENT Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut nous empêcher de continuer à vous servir. Politique de confidentialité 4/9 Qu'entend-on par « renseignement personnel »? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels? Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous : - Par courriel via l'adresse [email protected] ou toutes autres adresses courriel - Par notre site Web - Services en ligne - Formulaires - Par téléphone Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants : Renseignements sur votre identité Lesquels? - Nom de famille actuel et prénom - Nom et prénom (conjoint, conjointe) - Nom et prénom (mère) - Nom et prénom (père) - Adresse permanente - Adresse électronique (courriel) - Nom de l'employeur - Numéro de téléphone (personnel) - Numéro de télécopieur - Numéro de carte de crédit - Numéro de permis de conduire - Numéro d'assurance maladie - Date de naissance - Photographie - Preuve de résidence - Preuve d'identité - Sexe - Scolarité/formation/diplôme Politique de confidentialité 5/9 Pourquoi? La collecte des renseignements par la Municipalité s'effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l'utilisateur et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré. La Municipalité pourra donc vérifier l'identité de l'usager, assurer la protection de l'usager et celle de la Municipalité contre la fraude et les fausses déclarations, offrir une prestation de service personnalisée, déterminer l'admissibilité aux services offerts, suivre les requêtes de services, communiquer de l'information aux citoyens qui le souhaitent sur les services et programmes en vigueur, élaborer des statistiques et améliorer les services offerts. Renseignements d'utilisation Lesquels? - Application d'une loi - Application d'un règlement - Application d'un programme ou d'une politique - Pour la gestion interne de la Municipalité - À des fins statistiques Pourquoi? Sous réserve des limites prévues par la loi, l'utilisateur dispose en tout temps d'un droit d'accès, de modification, de rectification et dans les cas qui le permettent, de suppression des renseignements personnels le concernant et qu'il aurait fournis sur le site Internet de la Municipalité de Sainte-Sophie. La Municipalité applique son calendrier de conservation des documents selon les dispositions de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). Documents liés aux services municipaux en ligne Lesquels? Pourquoi? - S'inscrire à Mon compte de taxes Consulter et/ou recevoir votre compte de taxes, gestion interne de la Municipalité - Soumettre une demande de permis et certificats Application d'une loi, d'un règlement, d'un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques - Soumettre une plainte Gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques - Soumettre une requête Application d'une loi, d'un règlement, d'un programme, à des fins statistiques - Soumettre une demande d'accès à l'information Application d'une loi, d'un programme, pour la gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques - S'abonner à la bibliothèque Application d'un règlement, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques Politique de confidentialité 6/9 - S'inscrire au camp de jours Application d'un règlement, application d'un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques - S'inscrire à un service de loisir Application d'un règlement, d'un programme, gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques - Obtenir une licence Application d'une loi, d'un règlement ainsi que la gestion interne de la Municipalité, à des fins statistiques De manière générale... Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres; - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels? Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique. Catégorie de tiers Ce qu'ils font pour nous  Gestion de relation avec le citoyen  Traitement des demandes  Services de paiement  Traitement de paiement de factures Où vos renseignements sont-ils hébergés? Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Canada. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels. Politique de confidentialité 7/9 Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires. Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, en apprendre plus ici : « Rectifier vos renseignements personnels ». Comment protégeons-nous vos renseignements personnels? Mesures Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse suivante [email protected]. France Charlebois, OMA Directrice du greffe et greffière-trésorière adjointe Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels 450 438-7784, poste 5212 Politique de confidentialité 8/9 Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas? Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels? Accès, suppression et rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement. Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse suivante [email protected]. Nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous. Comment nous contacter? Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : France Charlebois, OMA Directrice du greffe et greffière-trésorière adjointe Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels 450 438-7784, poste 5212 Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels. Politique de confidentialité 9/9 Allons-nous mettre à jour cette politique? Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons un mois à l'avance afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.