Politique de soutien financier aux organismes à but non lucratif

Sainte-Thècle, Quebec

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POLITIQUE DE SOUTIEN FINANCIER AUX ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF MUNICIPALITÉ DE SAINTE-THÈCLE Table des matières 1. Contexte de la politique de soutien financier aux organismes 2. Objectifs de la politique 3. Règles d'admissibilité 3.1. Secteurs d'activités 3.2. Organismes admissibles 3.3. Type de demandes 3.3.1. Fonctionnement général 3.3.2. Demande pour des projets, des activités spécifiques ou des évènements spécifiques 3.3.3. Ententes-cadres 3.3.4. Contraintes 4. Règles d'appréciation des demandes 5. Dates limites 6. Documents à présenter 7. Conditions d'utilisation - 3 - 1. Contexte de la politique de soutien financier aux organismes La municipalité de Sainte-Thècle est régulièrement sollicitée pour accorder son soutien financier à divers organismes pour leur fonctionnement général, pour la tenue d'un évènement ou pour des projets spécifiques. Cette politique établit des règles d'attribution de l'aide financière disponible et des règles de présentation et d'examen des demandes. Elle constitue un document de référence permettant à l'ensemble des organismes intéressés de s'y référer. S'agissant d'une politique, celle-ci ne constitue en aucun cas un engagement de contribuer à toute demande présentée qui répondrait aux règles d'admissibilité. Il s'agit d'abord et avant tout d'un cadre de référence dans la présentation de demandes d'aide et dans l'analyse des demandes soumises, que le conseil municipal prévoit, entre autres, utiliser dans sa prise de décision. Finalement, la politique de soutien financier aux organismes ne limite pas l'adoption et la portée d'autres politiques ou des ententes spécifiques portant sur des activités ou des évènements émanant d'organismes à but non lucratif. C'est le cas notamment de la politique de contribution aux activités de loisirs. 2. Objectifs de la politique La municipalité favorise l'atteinte des objectifs qui suivent en matière de soutien financier aux organismes :  répondre avec équité aux demandes formulées par des organismes qui interviennent prioritairement sur l'amélioration de la qualité de vie de la population de Sainte- Thècle;  favoriser le développement et la tenue d'événements se déroulant sur le territoire de la municipalité en totalité ou en partie, ou dont les retombées sont démontrées pour Sainte-Thècle;  encourager la prise en charge de l'organisation d'activités de loisirs, d'activités culturelles et de services communautaires par le milieu;  encourager les efforts de recherche et les initiatives en matière de protection de l'environnement sur le territoire de Sainte-Thècle. - 4 - 3. Règles d'admissibilité 3.1 Secteurs d'activités Avec cette politique, la municipalité entend privilégier les secteurs d'activités suivants :  communautaire;  culture;  environnement;  loisirs. 3.2 Organismes admissibles Seuls les organismes reconnus par la municipalité peuvent présenter une demande de soutien. Un organisme reconnu doit satisfaire aux critères suivants :  être une personne morale à but non lucratif, dûment constituée. Si l'organisme est une coopérative, le statut à but non lucratif doit être inscrit dans les règles de la coopérative ainsi que la mention qu'elle n'attribue aucune ristourne à ses membres;  être régi par un conseil d'administration;  compter au moins 3 membres;  oeuvrer sur le territoire de Sainte-Thècle ou avoir mission générale ayant un impact positif sur la qualité de vie générale de la population de Sainte- Thècle;  avoir dûment dépensé une subvention municipale versée pour un projet antérieur ou avoir retourné à la municipalité la subvention non utilisée pour les fins auxquelles elle avait été accordée. 3.3 Types de demandes La présente politique porte uniquement sur les demandes de soutien financier. Toute autre demande concernant l'utilisation de services, de locaux ou d'équipements de la municipalité doit être abordée ponctuellement en fonction des besoins exprimés. 3.3.1 Fonctionnement général :  le financement par la municipalité de Sainte-Thècle n'est pas la seule source de financement des opérations de fonctionnement;  la mission et les objectifs de l'organisme doivent contribuer à la qualité de vie des citoyens de la municipalité;  la clientèle desservie ou potentielle de l'organisme doit inclure la population de Sainte-Thècle. - 5 - 3.3.2 Demandes pour des projets, des activités ou des événements spécifiques :  le financement par la municipalité de Sainte-Thècle n'est pas la seule source de financement (l'implication bénévole est prise en considération);  le projet doit se dérouler en partie ou en totalité sur le territoire de Sainte-Thècle et/ou les retombées doivent toucher directement la municipalité (visibilité municipale, entreprises, population);  le projet doit se réaliser en totalité dans l'année visée par la demande financière;  le budget d'opération (revenus et dépenses) du projet, de l'activité ou de l'évènement, doit être présenté, ainsi qu'une reddition de comptes à la fin de l'évènement;  les partenaires au déroulement du projet doivent être énoncés. 3.3.3 Ententes-cadres Lorsque des projets, des activités ou des événements présentés doivent s'étaler sur plus d'une année, la municipalité peut dans un tel cas accepter de contribuer sur la base de la signature d'une entente-cadre établissant les modalités de répartition de l'aide financière, les conditions de remise de chaque tranche d'aide et toute autre règle particulière. Peut également faire l'objet d'une entente-cadre un organisme qui sollicite la municipalité pour plusieurs activités ou évènements tenus dans une même année. 3.3.4 Contraintes La municipalité n'entend pas privilégier les projets dont les objectifs sont, directement ou indirectement :  l'acquisition et/ou l'amélioration de bâtiments, de terrains ou de véhicules;  le financement d'une dette (présente ou à venir);  le financement d'un projet déjà réalisé  de redistribuer un montant à un autre organisme. 4. Règles d'appréciation des demandes Lorsqu'une demande présentée est admissible au financement dans le cadre de la présente politique, elle est évaluée par la municipalité à partir des critères suivants : a) L'intérêt local Les organismes ou les projets admissibles devront susciter de par leurs actions un intérêt au développement ou à la qualité de vie de la communauté. - 6 - b) Accessibilité Les activités, les projets et les évènements privilégiés devraient être accessibles à la population locale. Lorsqu'il s'agit de projets spécifiques, ils doivent être bénéfiques à un segment identifié de la population. c) Projets ponctuels Pour les projets ponctuels, ceux-ci devraient viser l'amélioration des services, répondre à des besoins spécifiques ou agir comme projet pilote. Les projets reliés à l'environnement doivent être une activité ou un projet spécifique, ou encore avoir pour objet l'amélioration significative des connaissances. Dans ce dernier cas, ces connaissances doivent être complémentaires ou différentes de projets similaires déjà mis en place par d'autres groupes ou organismes publics. d) Viabilité L'organisme doit démontrer le rôle complémentaire que joue la contribution financière de la municipalité dans la réalisation du projet et préciser l'impact qu'aurait la contribution municipale sur la réalisation ou non de la demande. e) Disponibilité des fonds Le budget annuel attribué par le conseil municipal au soutien financier des organismes, selon le secteur d'activités, est disponible. 5. Dates limites La date limite pour présenter une demande est le jeudi précédent chaque séance de conseil municipal. La municipalité s'engage à rendre une réponse dans les trente (30) jours suivants chaque date limite. Toute décision rendue sera conditionnelle à la disponibilité des fonds pour l'année faisant l'objet du projet à financer. - 7 - 6. Documents à présenter Chaque demande devra comprendre les documents suivants :  une description du projet, le nom de la personne responsable et la liste des membres du comité organisateur ou du conseil d'administration;  une description de la clientèle cible;  les revenus et les dépenses ainsi qu'un échéancier du projet;  la liste des organismes et des entreprises partenaires;  le financement sollicité et son importance sur le coût du projet présenté;  le rapport de l'activité de l'année précédente si applicable. 7. Conditions d'utilisation Chaque organisme à qui une aide est accordée s'engage à utiliser la contribution pour les fins auxquelles elle a été accordée. La contribution municipale est habituellement versée dans les semaines suivant son acceptation par le conseil municipal. Advenant le cas où, pour quelque raison que ce soit, le projet ou l'activité de la demande financière ne s'était pas réalisé, l'organisme s'engage à retourner la subvention à la municipalité. L'organisme s'engage à remettre à la municipalité un bilan du projet réalisé ou une copie des résultats obtenus dans les six (6) mois de sa réalisation. Formulaire de demande d'aide financière Information générales Nom de l'organisme : __________________________________________________ Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) : ______________________________________ Adresse : ____________________________________________________________ Ville : _______________________________ Code postal : ________________ Téléphone : __________________________ Télécopieur : ________________ Courriel : ____________________________________________________________ Nom du responsable : __________________________________________________ Nombre d'employés ou bénévoles (précisez) : _______________________________ Date de fondation : ____________________________________________________ Décrivez brièvement la mission et les objectifs de l'organisme : _________________ ____________________________________________________________________ Secteur d'activité de l'organisme : Développement social, culturel et économique Éducation et aide à la jeunesse Santé et saines habitudes de vie Environnement Informations relatives au projet Nom du projet : Date de réalisation : Début Fin Lieu où se tiendra le projet : Décrivez brièvement le projet faisant l'objet d'une demande de contribution financière : MUNICIPALITÉ DE SAINTE-THÈCLE POLITIQUE DE SOUTIEN FINANCIER AUX ORGANISMES À BUT NON LUCRATIF Autre précisez : __________________ Quelle est la clientèle visée par le projet ? (À qui s'adresse-t-on ? Qui sont les participants et/ou bénéficiaires ?) Quel est le nombre approximatif de personnes rejointes par le projet : Quel est le territoire desservi par le projet et la provenance des participants : Montant demandé : Budget total du projet : Plan de visibilité Y aura-t-il un plan de visibilité pour publiciser la contribution de la municipalité? Si oui, le joindre à la demande. Sinon, préciser les méthodes et outils proposés pour publiciser la contribution de la municipalité : Avez-vous fait des demandes d'aide financière auprès de d'autres partenaires pour ce projet ? Si oui, lesquels et pour quels montants? La municipalité a-t-elle déjà été partenaire de cet événement ou de ce projet ? Oui En quelle(s) année(s) : Non La municipalité se réserve le droit de demander des documents afin de compléter son analyse de votre demande. Veuillez retourner votre demande à : Monsieur Louis Paillé Directeur général Municipalité de Sainte-Thècle 301, rue Saint-Jacques Sainte-Thècle (Québec) G0X 3G0 Courriel : [email protected]