Politique sur la gouvernance et la protection des renseignements personnels
Sainte-Thérèse, Quebec
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE
ET LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Date d'émission : 2 octobre 2023
Date d'entrée en vigueur : 2 octobre 2023
Table des matières
1.
INTRODUCTION
2.
PRINCIPE
3.
CADRE NORMATIF
4.
DÉFINITIONS
5.
CHAMP D'APPLICATION
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
6.1
Collecte
6.2
Utilisation
6.3
Communication
6.4
Conservation
6.5
Destruction et anonymisation
7.
REGISTRES
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11. TRAITEMENT DES PLAINTES
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
16. SANCTIONS
17. MISE À JOUR
18. ENTRÉE EN VIGUEUR
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1.
INTRODUCTION
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Sainte-Thérèse (la « Ville ») traite
des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens
et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de
protéger les Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente
politique. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection des
renseignements personnels que la Ville détient tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux
droits des personnes concernées.
La protection des renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne
qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de
protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui
découlent de sa relation avec la Ville.
2.
PRINCIPE
La présente politique :
énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des
renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des droits
des personnes concernées ;
prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels ;
définit les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements
personnels à la Ville ;
décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(RLRQ, c. A-2.1). Conformément à cette Loi, la présente politique est accessible via le site
Internet de la Ville.
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les termes suivants désignent :
CAI
Commission d'accès à l'information du Québec.
Comité
Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels de la Ville.
Cycle de vie
Ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement
personnel, soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation
et la destruction de celui-ci.
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Évaluation des
facteurs relatifs
à la vie privée
ou « ÉFVP »
Démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements
personnels et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle
consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des conséquences
positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes
concernées.
Incident de
confidentialité
Désigne toute consultation, utilisation ou communication non autorisées
par la loi d'un renseignement personnel ou toute perte ou autre atteinte
à la protection de ce renseignement.
Loi
Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
Personne
concernée
Désigne une personne physique à qui se rapportent les renseignements
personnels.
Renseignement
personnel
Désigne toute information qui concerne une personne physique et qui
permet de l'identifier directement -- soit par le recours à cette seule
information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres
informations.
Responsable de
l'accès aux
documents ou
« RAD »
Désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et
qui doit répondre aux demandes d'accès aux documents selon la Loi.
Renseignement
personnel
sensible
Désigne tout renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment
médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière
dont il est utilisé ou communiqué, suscite un haut degré d'attente
raisonnable en matière de vie privée.
Responsable de
la protection des
renseignements
personnels ou
« RPRP »
Désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et
veille à y assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi concernant la
protection des renseignements personnels.
5. CHAMP D'APPLICATION
La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Ville et à toute
personne qui traite des renseignements personnels que la Ville détient.
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6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie
dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1
Collecte
6.1.1
La Ville ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation
de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels,
la Ville détermine les fins de leur traitement. La Ville ne recueille que les
renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2
La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée.
6.1.3
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les personnes
concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par
exemple, au moyen d'une politique de confidentialité ou d'un avis « juste-à-temps ».
6.1.4
Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre,
éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en
termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la
réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2. Utilisation
6.2.1 La Ville n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces
renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la personne
concernée y consent préalablement.
6.2.2 Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la personne
concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis ;
lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée ;
lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette
utilisation soit ou non prévue expressément par la loi ;
lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production
de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3 Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois
premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle
utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.3.
6.2.4 Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de renseignements personnels
est jugé plus à risque pour les personnes concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu
de l'article 8 des présentes afin de mitiger les risques identifiés.
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6.2.5 La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels
qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement :
les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier ;
la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque
fichier ;
les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs
fonctions ;
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
personnels.
6.2.6 Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la Loi.
6.3
Communication
6.3.1 Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des
renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le
consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels
sensibles sont en cause.
6.3.2 Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour
l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services
ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la Ville.
6.3.3 Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la
Ville procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. Une communication
à des tiers est consignée au registre prévu à cet effet.
6.4
Conservation
6.4.1 La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels
qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont
recueillis ou utilisés.
6.4.2 La Ville conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour
mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5. Destruction et anonymisation
6.5.1 Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été
collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur
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les archives (RLRQ, c. A-21.1), et suivant les délais prévus au calendrier de
conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville.
7. REGISTRES
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1 Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement
d'une personne concernée dans les cas suivants :
lorsque la Ville communique l'identité d'une personne concernée à une personne ou à
un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces
derniers ;
lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément
prévu par la loi ;
lorsque la Ville communique des renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une
directive ou d'un règlement qui établit les conditions de travail ;
lorsque la Ville communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ;
lorsque la Ville communique des renseignements personnels à des fins d'étude, de
recherche ou de statistique ;
après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des renseignements
personnels dans les cas visés par l'article 68.
7.2 Dans les cas visés au paragraphe 7.1, le registre comprend :
la nature ou le type de renseignement communiqué ;
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ;
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant,
qu'il s'agit d'une communication de renseignements personnels à l'extérieur du
Québec ;
la raison justifiant cette communication.
7.3 Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la
mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore pour
la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre
comprend :
le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ;
l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont
nécessaires ;
la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ;
la nature ou le type de renseignements recueillis ;
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
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la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au
sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
7.4 Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres fins
et sans le consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation est compatible
avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la
personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Un tel
registre comprend :
la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant
l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable ;
dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la loi, la
disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement ;
la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée.
7.5 Registre des communications d'information concernant un incident de confidentialité à
une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave
associé à un incident de confidentialité ;
7.6 Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette
information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle
description ;
une brève description des circonstances de l'incident ;
la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une
approximation de cette période ;
la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident
;
le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une
approximation de ce nombre ;
une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non
un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, tels que la
sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes
possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et
la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables ;
si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de
transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en application du deuxième
alinéa de l'article 63.8 de la Loi ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une
mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour
laquelle ils l'ont été, le cas échéant ;
une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance
de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé.
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8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1 La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de
renseignements personnels :
avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un
système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des
renseignements personnels ;
avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel
elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission
commune ;
avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des
personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ;
lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans le consentement
des personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi ;
lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec
ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir,
d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2 En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des renseignements
personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution
et de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger
les renseignements personnels.
8.3 De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du
Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment
au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement
reconnus.
8.4 La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations
en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont
été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1 Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels à des fins
de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Ville.
9.2 Lorsque l'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués
à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les
dispositions contractuelles types de la Ville et toute mesure supplémentaire identifiée
dans l'ÉFVP.
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10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1 Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont
les renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits
suivants :
le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la Ville et d'en obtenir une
copie, que ce soit en format électronique ou non électronique :
-
à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement
personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou
inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans
un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce
renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout
organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement ;
le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la
Ville ;
le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés
pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
10.2 Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la
Loi.
10.3 Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas
échéant, la Ville informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais avant
de traiter sa demande.
10.4 Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées
peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
10.5 Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
10.6 Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment
précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. Le
droit d'accès ne s'applique qu'aux renseignements personnels existants.
11. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Ville
ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels
doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
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12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1 La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégralité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis,
utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment compte
du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de
leur quantité, de leur localisation et de leur support.
12.2 Les membres du personnel de la Ville sont tenus de respecter la confidentialité des
informations et sont soumis au Règlement RV-1526 adoptant le code d'éthique et de
déontologie des employés municipaux de la Ville de Sainte-Thérèse. Seules les
personnes devant avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs
fonctions sont autorisées à le faire.
13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
13.1 Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la procédure de
traitement des incidents de la Ville, comprenant notamment l'Encadrement administratif
sur l'accès aux documents et protection des renseignements personnels JU-0005. La
Ville prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit
causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent. Elle met à jour
son programme de protection des renseignements personnels, le cas échéant.
13.2Tout incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.6 de la présente politique.
13.3Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes
concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAL.
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La protection des renseignements personnels que la Ville détient repose sur l'engagement de
tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des suivants :
14.1 Le RPRP :
s'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de
vie, de la collecte à la destruction ;
siège au comité ;
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous réserve
des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
o donner au requérant un avis de la date de déception de sa demande ;
o aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
o répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande
ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Ville,
dans un délai de 10 jour supplémentaire, après avoir avisé le requérant par écrit ;
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o prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir
les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ;
o motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
o à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant ;
o rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être
accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le
délai dans lequel il peut être exercé ;
o veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le
temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi ;
supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente politique ;
participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un incident de confidentialité,
notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences
anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés
à des fins malveillantes ;
le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec
la communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de
contrats de services confiés à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la présente
politique.
14.2 Le Comité :
veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres
du personnel et des membres de la direction de la Ville sur les obligations et les pratiques
en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels ;
élabore les principes de diffusion de l'information ;
approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de protection
des renseignements personnels ;
émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la
communication de données ou le profilage ;
identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et
en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées ;
approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis ;
émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la
conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec ;
est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation
électronique de services impliquant des renseignements personnels :
o veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des
renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à
la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés ;
o le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la personne
concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans
un format technologique structuré et couramment utilisé ;
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escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP ;
doit être avisé de tout incident de confidentialité impliquant les renseignements
personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y donner ;
revoit la procédure de traitement des incidents de la Ville dans l'éventualité d'un
incident de confidentialité ;
revoit les règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels
provenant de sondages ;
revoit toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements
personnels ;
revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie
privée dans le cadre de son utilisation.
14.3 Toute personne qui traite des renseignements personnels que la Ville détient :
agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente politique à ses activités ;
n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions ;
n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à
l'accomplissement de ses fonctions ;
conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient
accès ;
protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a
accès par un mot de passe ;
s'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance
dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire ,
s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements
personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses
obligations de confidentialité ;
détruit tout renseignement personnel conformément à la procédure de gestion
documentaire de la Ville ;
participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des
renseignements personnels qui lui sont destinées ;
signale tout manquement, incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité
qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la
confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par la
Ville.
15. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de
protection des renseignements personnels. Notamment, elle offrira, à compter de l'automne
2023, diverses formations aux services afin que tous les membres de son personnel soient
en mesure de connaître le rôle qu'ils ont à jouer dans ce domaine, de comprendre les principes
de la protection des renseignements personnels, d'enrichir leurs connaissances et leurs
compétences en cette matière et de maîtriser les nouvelles obligations découlant de l'entrée
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en vigueur de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des
renseignements personnels. Elle offrira également, au cours des prochains mois, des
formations relatives à la cybersécurité.
16. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente politique est passible de sanctions selon le cadre
normatif applicable.
17. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des
renseignements personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements
personnels de la Ville, la présente politique pourra être mise à jour au besoin.
18. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la Ville.
Préparé par Me Sylvie Trahan, directrice et greffière
Approuvé par Me Sylvie Trahan, OMA, directrice et greffière
Services juridiques et greffe
Le 25 septembre 2023
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