Politique de gestion contractuelle (Règlement 374-19)

Sainte-Victoire-de-Sorel, Quebec

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Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca Province de Québec MRC De Pierre-De Saurel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel RÈGLEMENT #374-19 SUR LA GESTION CONTRACTUELLE CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Sainte-Victoire de Sorel s'est déjà dotée, en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (L.R.Q., c. C-27.1) d'une Politique de gestion contractuelle; CONSIDÉRANT QUE la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (L.Q. 2017 c. 13) a été sanctionnée le 16 juin 2017 et que certaines de ses dispositions sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018; CONSIDÉRANT QUE des mesures additionnelles doivent être prévues dans un règlement portant sur la gestion contractuelle afin que la Municipalité puisse exercer la faculté de donner des contrats de gré à gré tout en favorisant la rotation des fournisseurs; CONSIDÉRANT QUE des règles doivent également être mises en place pour la passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel, ces règles pouvant varier selon des catégories de contrats déterminées; CONSIDÉRANT QUE les organismes municipaux qui n'ont pas adopté de mesures de passation dans leur règlement de gestion contractuelle doivent accorder leurs contrats qu'après une demande de soumissions par voie d'invitation écrite auprès d'au moins deux fournisseurs si la dépense est de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil obligeant l'appel d'offres public; CONSIDÉRANT QUE, selon l'article 272 de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d'habitation du Québec fixe le seuil d'appel d'offres public à 101 100 $; CONSIDÉRANT QU'il est de l'avis du conseil de mettre en place un règlement sur la gestion contractuelle tenant compte des nouvelles règles applicables depuis le 1er janvier 2018; CONSIDÉRANT QU'avis de motion et présentation d'un projet de règlement a été donné à la séance ordinaire du 6 mai 2019 par M. le conseiller Martin Cournoyer. PAR CONSÉQUENT, il est proposé par M. le conseiller Martin Cournoyer appuyé par M. le conseiller Michel Roy que le conseil de la Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel décrète ce qui suit : Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca RÈGLEMENT #374-19 SUR LA GESTION CONTRACTUELLE ARTICLE 1 - PRÉSENTATION Le présent règlement sur la gestion contractuelle est adopté en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (L.R.Q., c. C-27.1). Selon ce règlement, toute municipalité doit adopter un règlement sur la gestion contractuelle. Ce règlement s'applique à tout contrat, y compris à un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l'article 935 ou à l'article 938.0.2. 1.1. Mesures prévues dans le règlement Ce règlement doit notamment prévoir: 1) Des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; 2) Des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes (chapitre T-11.011, r. 2) adopté en vertu de cette loi; 3) Des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; 4) Des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts; 5) Des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; 6) Des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat; 7) Des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935 et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de règles adoptées en application du quatrième alinéa. Ce règlement peut prévoir les règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de l'article 935. Ces règles peuvent varier selon des catégories de contrats déterminées. Lorsque de telles règles sont en vigueur, l'article 936 ne s'applique pas à ces contrats. 1.2. Publication du règlement Ce règlement de même que tout autre règlement portant sur la gestion contractuelle, notamment tout règlement déléguant le pouvoir de faire une dépense ou de passer un contrat au nom de la municipalité, doivent en tout temps être publiés sur le site Internet où la municipalité publie la mention et l'hyperlien visés au deuxième alinéa de l'article 961.4. Le secrétaire-trésorier doit, au plus tard le 30e jour suivant celui de l'adoption d'un règlement en vertu du présent article, en transmettre une copie certifiée conforme au ministre des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire. Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca Au moins une fois l'an, la municipalité dépose, lors d'une séance du conseil, un rapport concernant l'application de ce règlement. 1.3. Dispositions du règlement En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter un règlement de gestion contractuelle s'appliquant à tous les contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité. Les dispositions du présent règlement : 1) N'ont pas pour effet de remplacer ou modifier toute disposition législative ou réglementaire en matière de passation de contrats municipaux, notamment les dispositions applicables aux contrats d'une valeur égale ou supérieure au seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel; 2) N'ont pas pour effet d'empêcher qu'un contrat puisse être conclu dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, auquel cas le maire, ou toute autre personne autorisée par le règlement 369-18 en matière de délégation de pouvoir des dépenses pour les employés municipaux, peut passer outre aux présentes règles et adjuger le contrat nécessaire afin de pallier à la situation; 3) N'ont pas pour effet de limiter la possibilité pour la Municipalité d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré; 4) N'ont pas pour effet d'empêcher la Municipalité de procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de faire; 5) S'appliquent peu importe que le contrat soit octroyé par le conseil ou par un fonctionnaire autorisé; 6) Lient les soumissionnaires, les fournisseurs, de même que toute personne qui, par ses actions, cherche à conclure un contrat avec la Municipalité. Tout intervenant autorisé ou tout fournisseur ou entrepreneur impliqué dans un processus contractuel doit agir conformément au règlement de gestion contractuelle. ARTICLE 2 - LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission. 2.1. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-I) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus et prévoyant la création d'un comité de sélection, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration par laquelle il affirme que ni lui, ni l'un de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca 2.2. Confidentialité Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de la municipalité doit préserver en tout temps la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection, nommés par le directeur général en vertu d'une délégation règlementaire. ARTICLE 3 - MESURES FAVORISANT LE RESPECT DES LOIS APPLICABLES QUI VISENT À LUTTER CONTRE LE TRUQUAGE DES OFFRES 3.1. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-II) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration par laquelle il affirme que ni lui, ni l'un de ses représentants n'a été déclaré, dans les cinq (5) dernières années, coupable de collusion, de manœuvre frauduleuse, ou autre acte de même nature ou tenu responsable de tels actes, à l'occasion d'un appel d'offres ou d'un contrat, par une décision finale d'un tribunal, d'un organisme ou d'une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. 3.2. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-III) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration par laquelle il affirme que ni lui, ni l'un de ses représentants n'a participé à un truquage des offres, au sens de la Loi sur la concurrence du Canada, dans le cadre de cet appel d'offres, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. ARTICLE 4 - MESURES VISANT À ASSURER LE RESPECT DE LA LOI SUR LA TRANSPARENCE ET L'ÉTHIQUE EN MATIÈRE DE LOBBYISME ET DU CODE DE DÉONTOLOGIE DES LOBBYISTES ADOPTÉ EN VERTU DE CETTE LOI 4.1. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-IV) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration par laquelle il affirme que des gestes ou des communications d'influence n'ont pas eu lieu en vue d'obtenir le contrat et que si des communications d'influence ont eu lieu, elles l'ont été conformément à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et le Code de déontologie des lobbyistes et, dans ce cas, indiquer le nom de la personne avec qui elles ont eu lieu, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. 4.2. Formation et information Le directeur général doit suivre une formation sur la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et le Code de déontologie des lobbyistes, et s'assurer d'informer les élus et le personnel administratif de cette loi et du Code. Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca ARTICLE 5 - MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES GESTES D'INTIMIDATION, DE TRAFIC D'INFLUENCE OU DE CORRUPTION 5.1. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-V) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration par laquelle il affirme que sa soumission est établie sans geste d'intimidation, ni trafic d'influence ou de corruption, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. 5.2. Absence de droit de retrait Prévoir dans tout document d'appel d'offres et dans tout contrat, exigeant une garantie d'exécution, qu'une soumission ne peut être retirée après son dépôt et qu'en cas de refus de signer le contrat, le soumissionnaire est responsable, quel que soit le montant de sa garantie d'exécution, de la totalité de la différence de prix entre la sienne et la suivante si cette différence excède le montant de sa garantie d'exécution. 5.3. Confidentialité Limiter le plus possible la tenue de visites de chantier en groupe aux projets dont l'ampleur est telle que le projet ne peut pas être décrit de façon précise aux documents d'appel d'offres. ARTICLE 6 - MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR LES SITUATIONS DE CONFLITS D'INTÉRÊTS 6.1. Déclaration du soumissionnaire (ANNEXE A-VI) Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que pour être admissible à l'adjudication d'un contrat, tout soumissionnaire doit produire une déclaration attestant qu'il n'existe aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêt en raison de liens entre lui ou l'un de ses représentants avec un membre ou un fonctionnaire ou employé de la municipalité, et prévoir que le défaut de joindre cette déclaration ou de faire une fausse déclaration a pour effet d'entraîner le rejet de sa soumission. 6.2. Engagement des membres du comité de sélection (ANNEXE B) Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement à juger les offres avec impartialité et éthique. 6.3. Déclaration d'absences d'empêchement et de conflit d'intérêts potentiel (ANNEXE C) Toute personne participant à l'élaboration d'un appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, ainsi toute personne qui participe aux travaux du comité de sélection, doit compléter un formulaire d'absences d'empêchement et de conflit d'intérêts potentiel. ARTICLE 7 - MESURES AYANT POUR BUT DE PRÉVENIR TOUTE AUTRE SITUATION SUSCEPTIBLE DE COMPROMETTRE L'IMPARTIALITÉ ET L'OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS DE DEMANDE DE SOUMISSIONS ET DE LA GESTION DU CONTRAT QUI EN RÉSULTE Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca 7.1. Responsable en octroi de contrat Une personne responsable en octroi de contrat doit être nommée pour tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels. 7.2. Renseignements Prévoir dans tout appel d'offres, qui comporte une dépense de 25 000 $ ou plus, que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s'adresser uniquement au responsable en octroi de contrat dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres. 7.3. Clause de résiliation Prévoir dans tout appel d'offres, une clause permettant à l'organisme municipal, en cas de fausse déclaration, de résilier le contrat si le non-respect est découvert après l'attribution du contrat. 7.4. Dénonciation Mettre en place des procédures internes permettant de signaler les pratiques suspectes ou les actes illégaux et préciser, en donnant les coordonnées exactes, à qui s'adresser pour ce faire. 7.5. Formation Assurer une formation périodique au personnel concerné relativement aux règles d'attribution des contrats municipaux et à la présente politique. ARTICLE 8 - MESURES VISANT À ENCADRER LA PRISE DE TOUTE DÉCISION AYANT POUR EFFET D'AUTORISER LA MODIFICATION D'UN CONTRAT 8.1. Encadrement du processus de modification du contrat Prévoir, le cas échéant, dans tout appel d'offres et contrat, la procédure applicable aux ordres de changements ou aux modifications accessoires, lesquels ne doivent pas changer la nature du contrat, ainsi que les montants maximums et les autorisations requises ordinaires ou en cas d'urgence, et prévoir qu'à défaut de les obtenir le soumissionnaire ou le cocontractant n'a aucun recours contre l'organisme même si les travaux ont été exécutés. 8.2. Changements et modifications La personne responsable des plans et devis et de l'exécution du contrat, doit motiver les ordres de changement et les modifications, évaluer leur caractère et les crédits ou les suppléments qui en découlent et obtenir les autorisations prévues. ARTICLE 9 - MESURES POUR FAVORISER LA ROTATION DES ÉVENTUELS COCONTRACTANTS À L'ÉGARD DES CONTRATS QUI COMPORTENT UNE DÉPENSE D'AU MOINS 25 000 $ MAIS INFÉRIEURE AU SEUIL D'APPEL D'OFFRES PUBLIC FIXÉ PAR RÈGLEMENT MINISTÉRIEL 9.1. Rotation dans l'attribution des contrats La Municipalité favorise une rotation parmi les éventuels cocontractants qui peuvent répondre à ses besoins et, lorsqu'il s'agit d'une demande de prix ou d'un appel d'offres sur Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca invitation ou de gré à gré lorsque ce mode est autorisé, elle doit, dans la mesure du possible, inviter les nouveaux concurrents qui n'auraient pas été sollicités lors d'une adjudication antérieure. 9.2. Contrats de gré à gré Pour les contrats de gré à gré, une nouvelle recherche de soumissionnaires doit être effectuée à chaque nouveau contrat lorsque le marché est suffisant. À cet effet, le fonctionnaire responsable de la sollicitation doit prendre les moyens nécessaires afin de favoriser une telle rotation et documenter le processus au moyen d'un support approprié, afin de favoriser une répartition équitable des contrats et l'accessibilité aux nouveaux concurrents de la région. 9.3. Formulaire d'analyse pour le choix d'un mode de passation La rotation ne doit pas se faire au détriment de la saine gestion des dépenses publiques. Advenant le cas où la rotation ne peut être profitable à la Municipalité, le fonctionnaire responsable de l'appel d'offres doit documenter sa décision en remplissant le formulaire prévu en annexe du présent règlement et en s'appuyant sur des faits objectifs et démontrables. ARTICLE 10 - RÈGLES DE PASSATION DE CERTAINS CONTRATS 10.1. Règles générales de sollicitation et d'adjudication des contrats Sous réserve de ce qui peut être mentionné spécifiquement ci-après selon la nature du contrat à être octroyé, les règles prévues dans la présente section doivent être considérées de manière générale par la Municipalité, lorsqu'un processus de sollicitation est initié. Lorsqu'applicable, l'utilisation de contrats à forfait et à prix unitaire est favorisée plutôt qu'à taux horaire, et ce, afin de permettre un partage des risques avec les fournisseurs. 10.2. Contrats de gré à gré La Municipalité peut procéder à la sollicitation et à l'adjudication d'un contrat de gré à gré lorsque l'objet de ce contrat est prévu dans le Code municipal du Québec et respecte le seuil d'appel d'offres public fixé par règlement ministériel. Le fonctionnaire responsable a la responsabilité de vérifier auprès de plus d'une entreprise avant d'attribuer un contrat de gré à gré afin de s'assurer que ce contrat est à l'avantage de la Municipalité. Il doit également documenter les considérations qui l'ont amené à attribuer le contrat à une entreprise plutôt qu'une autre. 10.3. Fournisseurs locaux La Municipalité peut favoriser, pour tous les contrats non assujettis à un appel d'offres public, le recours aux entreprises locales et/ou régionales. Ainsi, la Municipalité peut octroyer un contrat à un fournisseur local ou régional n'ayant pas nécessairement fourni le prix le plus bas, à condition que, à qualité au moins équivalente, sont offre n'excède pas 5% de plus que le meilleur prix soumis par un fournisseur extérieur au territoire de la Ville ou de la MRC dans le cas de contrats inférieurs à 50 000 $, et de 2.5% du meilleur prix pour les contrats de 50 000 $ à 101 099$. Advenant qu'un fournisseur local soit en compétition avec un fournisseur régional, la Municipalité peut favoriser le fournisseur local et peut octroyer un contrat à ce fournisseur local, suivant la même règle de pourcentage. Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel Municipalité de Sainte-Victoire-de-Sorel 517, rang Sud Sainte-Victoire-de-Sorel (Québec) J0G 1T0 Téléphone : 450 782-3111/Télécopieur : 450 782-2687/www.saintevictoiredesorel.qc.ca 10.4. Adjudication des contrats L'adjudication du contrat au soumissionnaire ayant déposé la plus basse soumission conforme dans le cadre d'un appel d'offres est la règle. Lorsqu'un système d'évaluation et de pondération des offres est utilisé, le contrat est accordé au soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage. ARTICLE 11 - ENTRÉE EN VIGUEUR Le présent règlement vient abroger la Politique de gestion contractuelle. Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi. Michel Aucoin Stéphanie Dumont Maire Directrice générale Secrétaire-trésorière