Politique portant sur la confidentialité et la sécurité de l'information — full text

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ORDONNANCE 2024-01-05 OBJET : Politique portant sur la confidentialité et la sécurité de l'information ATTENDU QU'en vertu du premier alinéa de l'article 8 de la Loi concernant la Ville de Schefferville (L.R.Q.,1990, c43, a.8), la ministre des Affaires municipales peut nommer une personne pour administrer les affaires de la Ville de Schefferville; ATTENDU QUE la ministre des Affaires municipales a nommé M. Jean Dionne à titre d'administrateur de la Ville de Schefferville, à compter du 14 décembre 2020; ATTENDU QU'en vertu de la Loi concernant la Ville de Schefferville (L.R.Q., 1990, c43), l'administrateur exerce les pouvoirs du conseil par ordonnance; ATTENDU QUE la présente Politique témoigne de l'engagement de la Ville de Schefferville concernant la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et confidentiels; ATTENDU QUE la Ville de Schefferville est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C-1.1); ATTENDU QUE la Politique portant sur la confidentialité et la sécurité de l'information fait suite à l'adoption de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels; ATTENDU la recommandation de l'assistante greffière, madame Anne Lacoursière et qui a été vue et approuvée par la greffière-trésorière, madame Diane Cyr, EN CONSÉQUENCE, l'administrateur agissant en vertu l'article 8 de la Loi concernant la Ville de Schefferville : Décrète l'adoption de la Politique la confidentialité et la sécurité de l'information annexée à la présente ordonnance. Adoptée à Québec le 31 janvier 2024. Jean Dionne, administrateur 2024 POLITIQUE Confidentialité et sécurité de l'information Ville de Schefferville 2024 1 Ville de Schefferville 2024 2 PRÉAMBULE L'ordonnance fait partie intégrante de la présente politique. OBJECTIF La présente politique témoigne de l'engagement de la Ville de Schefferville concernant la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et confidentiels. La Ville de Schefferville est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C-1.1). Cette politique définit comment la Ville protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS Estimant primordiale la protection de la vie privée et des renseignements personnels et confidentiels qu'elle recueille et conserve, la Ville s'engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Elle s'assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qu'on lui communique pour obtenir les services souhaités. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION La Ville s'engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements, notamment : - La disponibilité de l'information de façon qu'elle soit accessible en temps voulu et de la manière requise par les personnes autorisées; - L'intégrité de l'information de manière qu'elle ne soit pas détruite ou altérée de quelque façon, sans autorisation et en respect du calendrier de conservation de la Ville, et que le support de cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue; - La confidentialité de l'information en limitant la divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance; - L'identification et l'authentification de façon à confirmer, lorsque requis, l'identité d'une personne ou l'identification d'un document ou d'un dispositif; - La conformité aux exigences légales, règlementaires ou d'affaires auxquelles la Ville est assujettie. DÉFINITIONS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Tous les renseignements qui concernent un individu et qui permettent de l'identifier, sauf les exceptions prévues par les lois applicables. Ces renseignements peuvent être de nature personnelle comme l'adresse, le numéro de téléphone, l'état de santé, les habitudes de vie ou la situation financière. RENSEIGNEMENT CONFIDENTIELS Tous les renseignements qui concernent un immeuble ou une personne morale et relatifs à de l'information que son auteur ou son propriétaire estime confidentielle, étant de nature financière, commerciale ou stratégique; à moins que les lois applicables dans le secteur public prévoient par exception que cette information détenue par la Ville acquiert un caractère public. Ville de Schefferville 2024 3 SÉCURITÉ DE L'INFORMATION Protection résultant de l'ensemble des mesures de sécurité mises en place pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de l'information que la Ville détient en fonction de la sensibilité et de la valeur de cette information, des risques auxquels elle est exposée et des obligations auxquelles elle est soumise. CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS CONSENTEMENT ET MODE DE COLLECTE La collecte des renseignements par la Ville s'effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l'utilisateur et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré. En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la Ville indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l'utilisateur pour en faire usage. La Ville devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins des renseignements déjà recueillis. Certains services ou activités de la Ville peuvent s'adresser aux personnes mineures. Dans ce cas, la collecte des renseignements personnels se fait avec le consentement des parents ou du représentant de l'enfant. La collecte s'effectue notamment par l'entremise de formulaires, du site web, d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires. Dans le cas du site web de la Ville, des fichiers témoins (« cookies ») sont utilisés pour recueillir des informations. L'utilisateur peut configurer son navigateur pour la gestion de ses fichiers témoins ou les personnalisés en utilisant le bandeau lorsqu'il accède au site de la Ville. Cependant, le refus d'accepter des témoins peut ne pas permettre l'utilisation de certaines fonctions du site. RENSEIGNEMENTS COLLECTÉS Selon la prestation de service offerte, la Ville pourrait collecter et conserver l'un ou l'autre des renseignements suivants : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de carte de crédit, numéro de permis de conduire, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et date de naissance. De plus, des renseignements relatifs aux activités culturelles, de loisirs et de la situation familiale pourraient également être collectés et conservés en plus que certains renseignements sur la condition de santé du participant et/ou un handicap. FINALITÉ DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS Lorsque la Ville collecte et conserve des renseignements personnels et confidentiels, son objectif est d'offrir un service personnalisé et sécuritaire aux usagers dans le respect des lois applicables et de ses règles de sécurité. Ainsi, la Ville utilisera les renseignements personnels, confidentiels ou techniques recueillis aux fins suivantes : - Vérifier l'identité de l'usager; - Assurer la protection de l'usager et celle de la Ville contre la fraude et les fausses déclarations; - Offrir une prestation de service personnalisée; - Déterminer l'admissibilité aux services offerts par la Ville; - Suivre les requêtes de services auprès de la Ville et de ses mandataires; Ville de Schefferville 2024 4 - Communiquer de l'information aux citoyens qui le souhaitent, sur les services et programmes en vigueur; - Élaborer des statistiques; - Améliorer les services offerts. DROIT DE RECTIFICATION, DE RETRAIT ET DE DESTRUCTION Le citoyen peut demander que ses renseignements soient corrigés, détruits ou qu'ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis. Pour ce faire, il contacte le service concerné : [email protected] Conformément à la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), au calendrier de conservation et au plan de classification de la Ville, les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits. Conformément aux lois applicables, la Ville de Schefferville s'engage à respecter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, à moins d'obligations juridiques à l'effet contraire. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION La Ville utilise largement les technologies de l'information pour supporter ses processus d'affaires afin d'offrir une prestation de services conforme à sa déclaration de services. Tous les renseignements personnels et confidentiels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. Le personnel et ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des informations. La Ville met en place des mesures de sécurité et de gestion des accès adéquates, utiles et nécessaires selon le niveau de sensibilité des renseignements traités. Seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction peuvent le faire. La Ville intègre les innovations technologiques afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des transactions et des renseignements dans ses différents modes de prestation de services. RESPONSABILITÉ DE L'USAGER L'usager est responsable de l'information qu'il achemine à la Ville ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements, d'identification et d'authentification (code utilisateur, code d'accès, mot de passe, etc.). La Ville ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager. L'usager doit également s'assurer que le système ou l'équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l'information de la Ville est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Ville ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le système de l'usager. Dans l'éventualité où la confidentialité de ses renseignements venait à être compromise ou son identité usurpée, l'usager est tenu d'en aviser la Ville le plus tôt possible en contactant le service concerné : [email protected]. Il n'est pas dans les pratiques de la Ville de solliciter les citoyens, par courriel ou autrement, pour obtenir des renseignements personnels ou confidentiels les concernant. En cas de doute, l'usager est invité à communiquer avec le service concerné à : [email protected] RESTRICTIONS RELATIVES À L'ACCÈS AUX SERVICES La Ville se réserve en tout temps le droit de détruire le compte d'un utilisateur, et ce, à sa seule discrétion et Ville de Schefferville 2024 5 sans préavis. La Ville se réserve également le droit de restreindre l'accès d'un utilisateur aux applications offertes par la Ville, en tout ou en partie. La Ville ne pourra être tenue responsable d'une telle suspension, annulation ou restriction. DÉCLARATION D'INCIDENT La Ville s'engage à informer les usagers en cas d'incident affectant la protection des renseignements personnels. LIENS AVEC D'AUTRES SITES Le site Internet de la Ville de Schefferville propose des hyperliens vers d'autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité et de sécurité, mais à celle du site externe. La Ville n'est pas responsable du contenu de ces sites et ne les endosse pas. La Ville ne peut être tenue responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l'utilisation de ces sites. RESPONSABLES DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE La personne responsable de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de la Ville est chargée de s'assurer du respect du volet protection des renseignements personnels et confidentiels de la politique. La personne responsable de la sécurité de l'information numérique de la Ville est chargée de s'assurer du respect du volet de la sécurité de l'information numérique de la politique. POUR PLUS D'INFORMATION, COMMENTAIRES OU PLAINTES Pour toute question, commentaires ou plaintes sur cette politique ou son application, le citoyen peut communiquer par écrit au responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Ville de Schefferville : Responsable de l'accès Ville de Schefferville 505, rue Fleming Schefferville (Québec) G0G 2T0 ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par ordonnance.