Politique cadre sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Senneterre, Quebec
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Adoptée par la résolution no 2023-215 lors de la séance du 18 septembre 2023.
SEPTEMBRE 2023
Politique cadre sur
la gouvernance
applicable à la
protection des
renseignements
personnels
i
Table des matières
1. PRÉAMBULE ................................................................................................. 1
2. OBJET ............................................................................................................. 1
3. CADRE NORMATIF ...................................................................................... 1
4. DÉFINITIONS................................................................................................. 1
5.
CHAMP D'APPLICATION ............................................................................ 2
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ........................ 2
7.
REGISTRES .................................................................................................... 4
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ............. 6
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ................................................................................................ 7
10. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ............................................... 7
11. TRAITEMENT DES PLAINTES ................................................................... 8
12. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............................... 8
13. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ......................................................... 8
14. RÔLES ET RESPONSABILITÉS................................................................... 9
15. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION .......................................................... 11
16. SANCTIONS ................................................................................................. 11
17. MISE À JOUR ............................................................................................... 11
18. ENTRÉE EN VIGUEUR ............................................................................... 11
Politique cadre sur la gouvernance applicable
à la protection des renseignements personnels
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1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Senneterre (la « Ville »)
traite des Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site
web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de
respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la
présente Politique. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection
des Renseignements personnels que la Ville détient tout au long du Cycle de vie de
ceux-ci et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute
personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les
principes de protection des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de
ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville.
2. OBJET
La présente Politique :
énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des
Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice
des droits des Personnes concernées ;
prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
Renseignements personnels ;
définit les rôles et responsabilités en matière de protection des
Renseignements personnels à la Ville ;
décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son
personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur
l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette Loi, la
présente Politique est accessible via le site Internet de la Ville.
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
« CAI » la Commission d'accès à l'information du Québec.
« Comité » le Comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels de la Ville, si un tel comité doit obligatoirement être
constitué en vertu du Règlement excluant certains organismes publics de
l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels. Advenant le cas où la Ville n'a pas l'obligation de
constituer un tel Comité, le mot Comité désigne la directrice générale de la Ville.
« Cycle de vie » l'ensemble des étapes visant le traitement d'un Renseignement
personnel soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la
destruction de celui-ci.
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » la démarche
préventive qui vise à mieux protéger les Renseignements personnels et à respecter
la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs
qui auraient des conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée
des Personnes concernées.
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« Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou
communication non autorisées par la loi d'un Renseignement personnel, ou toute
perte ou autre atteinte à la protection de ce renseignement.
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les
Renseignements personnels.
« Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement -- soit par le recours à
cette seule information -- ou indirectement -- soit par combinaison avec d'autres
informations.
« Responsable de l'accès aux documents » ou « RAD » désigne la personne qui,
au sein de la Ville, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès
aux documents selon la Loi.
« Renseignement personnel sensible » désigne tout Renseignement personnel qui
-- de par sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en
raison de la manière dont il est utilisé ou communiqué -- suscite un haut degré
d'attente raisonnable en matière de vie privée.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP »
désigne la personne qui, au sein de la Ville, exerce cette fonction et veille à y assurer
le respect et la mise en œuvre de la Loi.
5.
CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la
Ville et à toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville
détient.
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle
de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1.
Collecte
6.1.1. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires
à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir
des Renseignements personnels, la Ville détermine les fins de leur
traitement. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels
strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la
Personne concernée.
6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville
informe les Personnes concernées, notamment, des fins et des
modalités de traitement de leurs Renseignements personnels et de
leurs droits quant à ces renseignements, par exemple, au moyen
d'une Politique de confidentialité.
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit
être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est
demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce
consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
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6.2.
Utilisation
6.2.1. La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville
peut modifier ces fins si la Personne concernée y consent
préalablement.
6.2.2. La Ville peut également les utiliser à des fins secondaires sans le
consentement de la Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas
suivants :
lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour
lesquelles les renseignements ont été recueillis;
lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la
Personne concernée;
lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément
par la loi;
lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques et que les
renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3. Lorsque la Ville utilise les Renseignements personnels à des fins
secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure énumérés à
l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au
registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de
Renseignements personnels est jugé plus à risque pour les Personnes
concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 8 des
présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de
Renseignements
personnels
qu'elle
recueille,
utilise
et
communique. Cet inventaire contient minimalement :
les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour
lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de
gestion de chaque fichier;
la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
les catégories de Personnes concernées par les renseignements
versés à chaque fichier;
les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans
l'exercice de leurs fonctions;
les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
Renseignements personnels.
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet
inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation
de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi.
6.3.
Communication
6.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut
communiquer des Renseignements personnels sans le consentement
de la Personne concernée. Le consentement doit être donné
expressément lorsque des Renseignements personnels sensibles sont
en cause.
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6.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un
mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat
ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville
doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le
mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la
Ville.
6.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des
tiers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à
l'article 8 des présentes. Une communication à des tiers est
consignée au registre à prévu cet effet.
6.4.
Conservation
6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les
Renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et
complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou
utilisés.
6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps
que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais
prévus à son calendrier de conservation.
6.5.
Destruction et anonymisation
6.5.1. Lorsque
sont
atteintes
les
finalités
pour
lesquelles
les
Renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements
sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives,
RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de
conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville.
7.
REGISTRES
7.1.
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1.1. Registre des communications de Renseignements personnels sans le
consentement d'une Personne concernée dans les cas suivants :
lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne
concernée à une personne ou à un organisme privé afin de
recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette
communication soit ou non expressément prévue par la loi;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un
décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui
établit les conditions de travail;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à
un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un
mandat ou d'un contrat de services;
lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à
des fins d'étude, de recherche ou de statistique;
après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68 de
la Loi.
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7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
la nature ou le type de renseignement communiqué;
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et
l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de
Renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
la raison justifiant cette communication.
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des
fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme
public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de services
ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre comprend :
le nom de l'organisme pour lequel renseignements sont
recueillis;
l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires;
la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission;
la nature ou le type de renseignements recueillis;
la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille
les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a
accès aux renseignements.
7.1.4. Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la
Ville à d'autres fins et sans le consentement de la Personne
concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour
lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de
la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une
loi au Québec. Un tel registre comprend :
la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1
de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique
applicable;
dans le cas visé au paragraphe 3o du deuxième alinéa de
l'article 65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend
nécessaire l'utilisation du renseignement;
la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins
de l'utilisation indiquée.
7.1.5. Registre des communications d'information concernant un Incident
de confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de
réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de
confidentialité;
7.1.6. Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
une description des renseignements personnels visés par
l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison
justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
une brève description des circonstances de l'incident;
la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière
n'est pas connue, une approximation de cette période;
la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident;
le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est
pas connu, une approximation de ce nombre;
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une description des éléments qui amènent l'organisation à
conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux
soit causé aux Personnes concernées, tels que la sensibilité des
renseignements
personnels
concernés,
les
utilisations
malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences
appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu'ils soient
utilisés à des fins préjudiciables;
si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit
causé, les dates de transmission des avis à la CAI et aux
Personnes concernées, en application du deuxième alinéa de
l'article 63.8 de la Loi ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de
la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le
secteur privé, de même qu'une mention indiquant si des avis
publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour
laquelle ils l'ont été, le cas échéant;
une brève description des mesures prises par l'organisation, à la
suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques
qu'un préjudice soit causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1.
La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements
suivants de Renseignements personnels :
avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de
refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de
services qui implique des Renseignements personnels;
avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à
l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un
organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de
services ou pour la réalisation d'une mission commune;
avant de communiquer des Renseignements personnels sans le
consentement des Personnes concernées à une personne ou à un
organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude,
de recherche ou de production de statistiques;
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels,
sans le consentement des Personnes concernées, conformément à
l'article 68 de la Loi;
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer
ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2.
En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des
Renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur
quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la
proportionnalité des mesures proposées pour protéger les Renseignements
personnels.
8.3.
De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à
l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une
protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des
Renseignements personnels généralement reconnus.
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8.4.
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes
les obligations en matière de protection des Renseignements personnels et
que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces
renseignements.
9.
ACTIVITÉS
DE
RECHERCHE
ET
ACCÈS
AUX
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1.
Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements
personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au
RPRP de la Ville;
9.2.
Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être
communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les
chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la Ville et
toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
10.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
10.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne
concernée dont les Renseignements personnels sont détenus par la
Ville dispose notamment des droits suivants :
le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la
Ville et d'en obtenir une copie, que ce soit en format
électronique ou non électronique;
-- à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques
sérieuses, un Renseignement personnel informatisé
recueilli auprès d'une Personne concernée, et non pas
créé ou inféré à partir d'un Renseignement personnel la
concernant, lui est communiqué dans un format
technologique structuré et couramment utilisé, à sa
demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa
demande, à toute personne ou à tout organisme autorisé
par la loi à recueillir un tel renseignement.
le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel
incomplet ou inexact détenu par la Ville;
le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements
personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un
traitement automatisé.
10.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès
aux documents contenant ces renseignements est assujetti à
certaines exceptions identifiées dans la Loi.
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10.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent
être consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec
ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Ville informe la
Personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter
sa demande.
10.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les
Personnes concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit.
Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et
peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
10.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles
doivent être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
10.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits
Renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux
Renseignements personnels existants.
11.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels
de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les
Renseignements personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre
dans un délai de 30 jours.
12.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin
d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des
Renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués,
conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte
du degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité
de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur
support.
12.2. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin
que seuls ceux ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs
fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
13.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
13.1. Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément au
plan de réponse aux incidents de la Ville. La Ville prend alors les
mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit
causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se
produisent. Elle met à jour son programme de protection des
Renseignements personnels, le cas échéant.
13.2. Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné
au registre des Incidents de confidentialité, conformément à
l'article 7.1.6 de la présente Politique.
13.3. Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice
sérieux pour les Personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec
diligence ainsi que la CAI.
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14.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
14.1. La protection des Renseignements personnels que la Ville détient
repose sur l'engagement de tous ceux qui traitent ces
renseignements et plus particulièrement des suivants :
14.2. Le RPRP :
s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au
long de leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
siège au Comité (si la Ville a l'obligation de constituer un
Comité);
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de
rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD,
y compris :
-- donner au requérant un avis de la date de réception de sa
demande;
-- aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
-- répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le
traitement de la demande ne paraît pas possible sans
nuire au déroulement normal des activités de la Ville,
dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir
avisé le requérant par écrit;
-- prêter assistance au requérant pour identifier le
document susceptible de contenir les renseignements
recherchés lorsque sa demande est imprécise;
-- motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
-- à la demande du requérant, lui prêter assistance pour
l'aider à comprendre la décision le concernant;
-- rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie
au requérant. Elle doit être accompagnée du texte de la
disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant,
et d'un avis l'informant du recours en révision et
indiquant notamment le délai dans lequel il peut être
exercé;
-- veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la
demande soit conservé le temps requis pour permettre au
requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi.
supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la
présente Politique;
participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un
Incident de confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité
des renseignements visés, aux conséquences anticipées de leur
utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient
utilisés à des fins malveillantes;
le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de
confidentialité
en
lien
avec
la
communication
de
Renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de
contrats de services confiés à des tiers conformément à
l'article 6.3.2 de la présente Politique.
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14.3. Le Comité :
veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la
formation des membres du personnel et des membres de la
direction de la Ville sur les obligations et les pratiques en matière
d'accès à l'information et de protection des Renseignements
personnels;
élabore les principes de diffusion de l'information;
approuve la présente Politique;
émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques
marketing impliquant la communication de données ou le
profilage;
identifie les principaux risques en matière de protection de
Renseignements personnels et en avise la direction, s'il y a lieu,
afin que des mesures correctives soient proposées;
approuve toute dérogation aux principes généraux de protection
des renseignements personnels qui auront été établis;
émet des directives pour la protection des Renseignements
personnels, notamment pour la conservation de ceux-ci par des
tiers et à l'extérieur du Québec;
est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour
tous les projets d'acquisition, de développement et de refonte
des systèmes d'information ou de prestation électronique de
services impliquant des renseignements personnels :
-- veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée
à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins
auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution
des Renseignements et au support sur lequel ils seront
hébergés;
-- le cas échéant, s'assure que le projet permet de
communiquer à la Personne concernée les Renseignements
personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un
format technologique structuré et couramment utilisé;
escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP;
doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux
suites à y donner;
revoit le plan de réponse aux incidents de confidentialité dans
l'éventualité d'un Incident de confidentialité;
revoit toute question d'intérêt touchant la protection des
Renseignements personnels;
revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du
respect de la vie privée dans le cadre de son utilisation.
14.4. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la
Ville détient :
agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente
Politique à ses activités;
n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses
fonctions;
n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les
dossiers destinés à l'accomplissement de ses fonctions;
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conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes
autorisées y aient accès;
protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession
ou auxquels elle a accès par un mot de passe;
s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont
elle prend connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins
d'être dûment autorisée à le faire;
s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat,
les Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le
cadre de ses fonctions et maintient ses obligation de
confidentialité;
détruit tout Renseignement personnel conformément au
calendrier de conservation de la Ville;
participe aux activités de sensibilisation et de formation en
matière de protection des Renseignements personnels qui lui
sont destinées;
signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute
autre situation ou irrégularité qui pourrait compromettre de
quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la
confidentialité de Renseignements personnels conformément à
la procédure établie par la Ville.
15.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Ville s'engage à sensibiliser ses élus et employés en matière de Renseignements
personnels
en
utilisant
diverses
méthodes,
notamment :
des
capsules
documentaires, des webinaires, des infolettres.
16.
SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le
cadre normatif applicable.
17.
MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de
protection des Renseignements personnels et à améliorer le programme de
protection des Renseignements personnels de la Ville, la présente Politique pourra
être mise à jour au besoin. Veuillez vous rendre à la version sur le site Web de la
Ville pour consulter la version la plus récente.
18.
ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil de la
Ville.