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POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
FAISANT SUITE AU PROJET DE LOI 76
24 novembre 2010
politiquedegestioncontracturelle2010.doc
PRÉSENTATION
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article
938.1.2 du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion
contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour
assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter
avec la Municipalité de Stanbridge East (ci-après la « Municipalité »). Les mesures
en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans
cette disposition législative.
La présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute
disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de
gestion de contrats municipaux. Au contraire, cette politique se veut une ligne de
conduite afin de guider l'ensemble des intervenants dans le processus d'octroi ou de
gestion de contrats municipaux. Conséquemment, la présente politique de gestion
contractuelle sera annexée à tous les documents d'appel d'offres lancés par la
Municipalité afin de s'assurer que tous les soumissionnaires prennent connaissance
du contenue de la présente.
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil municipal et
devient effective à compter du 1e janvier 2011.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses
représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but
de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à
la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission
a) Par le biais d'un règlement de délégation à cet effet, le conseil délègue au
directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour
recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent.
b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel
d'offres et être composé d'au moins trois membres.
c) Tout membre du conseil municipal, employé et/ou dirigeant de la Municipalité
et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de
l'identité des membres de tout comité de sélection.
d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, tout
soumissionnaire doit, sous peine de rejet, joindre à sa soumission une
déclaration (ANNEXE I) attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence,
avec un des membres du comité de sélection.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre
le truquage des offres
a) Favoriser la participation des élus, des dirigeants et employés de la
Municipalité ainsi que les membres du comité de sélection à des formations
visant la prévention du truquage des offres en vue de lutter plus efficacement
contre les soumissions concertées.
b) Lors de tout appel d'offres, tout soumissionnaire doit, sous peine de rejet,
joindre à sa soumission une déclaration (ANNEXE I) attestant que sa
soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion,
communication, entente ou arrangement avec un ou plusieurs
soumissionnaires ou autres personnes pour convenir des prix à soumettre
ou pour influencer les prix soumis.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et
l'éthique en matière de lobbyisme (ci-après la « Loi sur le lobbyisme ») et
du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
a) Favoriser la participation des élus, des dirigeants et employés de la
Municipalité ainsi que les membres du comité de sélection à des formations
traitant des règles en matière de lobbyisme.
b) Lors de tout appel d'offres, tout soumissionnaire doit, sous peine de rejet,
joindre à sa soumission une déclaration (ANNEXE I) déclarant les
communications orales ou écrites, au sens de la Loi sur le lobbyisme, avec
tout membre du conseil municipal, employé et/ou dirigeant de la Municipalité
de manière à l'influencer aux fins de l'obtention du contrat. Si de telles
communications d'influences ont eu lieu, le soumissionnaire doit, sous peine
de rejet, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que ces
communications ont été faites après l'inscription exigée en vertu de la Loi sur
le lobbyisme.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
a) Favoriser la participation des élus, des dirigeants et employés de la
Municipalité ainsi que les membres du comité de sélection à des formations
visant à lutter plus efficacement contre les gestes d'intimidation, le trafic
d'influence ou la corruption.
b) Lors de tout appel d'offres, tout soumissionnaire doit, sous peine de rejet,
joindre à sa soumission une déclaration (ANNEXE I) attestant qu'il n'a posé
aucun geste d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption à l'égard du
présent appel d'offres.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a) Toute personne participant à l'analyse des soumissions et à l'octroi du
contrat doit déclarer tout conflit d'intérêt à l'égard de ladite soumission ou
dudit contrat.
b) Lors de tout appel d'offres, tout soumissionnaire doit, sous peine de rejet,
joindre à sa soumission une déclaration (ANNEXE I) déclarant les liens
familiaux, financiers, d'affaires ou autres liens susceptibles de créer un
conflit d'intérêts avec tout membre du conseil, employé et/ou dirigeant de la
Municipalité.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
a) Pour chaque procédure d'appel d'offres, la Municipalité procède à la
nomination d'un Responsable de l'information aux soumissionnaires
dont la fonction est de fournir les informations administratives et
techniques concernant la procédure d'appel d'offres en cours aux
soumissionnaires potentiels. Pour toute question ou commentaire relatif
au processus d'appel d'offres ou à l'objet du contrat sollicité, le
soumissionnaire doit obligatoirement et uniquement s'adresser au
responsable désigné dont les coordonnées apparaissent aux documents
d'appel d'offres.
b) Favoriser la participation des élus, des dirigeants et employés de la
Municipalité ainsi que les membres du comité de sélection à des
formations visant la saine gestion des contrats municipaux.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet
d'autoriser la modification d'un contrat.
a) Pour les contrats de plus de 25 000$, la Municipalité établi une
procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat,
laquelle devra être portée à l'attention de l'adjudicataire et de toute autre
personne responsable du suivi du contrat.
b) La Municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres que des
réunions de chantier seront tenues régulièrement pendant l'exécution
des travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
ADOPTÉE PAR LE CONSEIL MUNICIPAL DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
LE 6 DÉCEMBRE 2010
___________________________________
____________________________
Vera Gendreau, directrice-générale
Greg Vaughan, maire
et secrétaire-trésorière
ANNEXE I
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
Je
soussigné,
______________________________________
(Nom
du
Soumissionnaire) (ci-après le « Soumissionnaire »), en présentant la soumission ci-
jointe (ci-après la « Soumission ») à la Municipalité de Stanbridge East pour
____________________________________________________ (Nom et numéro
de l'appel d'offres) (ci-après l' « Appel d'offres ») déclare ce qui suit et certifie que
ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards.
Je
déclare
au
nom
de
_____________________________________________________
(Nom
du
Soumissionnaire) que :
(i)
j'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration;
(ii)
je suis autorisé par le Soumissionnaire à signer la présente déclaration
et à présenter, en son nom, la Soumission qui y est jointe;
(iii)
toutes les personnes dont les noms apparaissent sur la Soumission ci-
jointe ont été autorisées par le Soumissionnaire à fixer les modalités
qui y sont prévues et à signer la Soumission en son nom;
MESURE 1: DÉCLARATION VISANT LA MESURE 1 DE LA POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
1)
COMMUNICATION
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a)
que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou
tenté de communiquer avec un des membres du comité de
sélection dans le but d'exercer une influence à l'égard du présent
Appel d'offres ;
(b)
qu'il a ou qu'un des ses représentants a communiqué ou tenté
de communiquer avec un des membres du comité de sélection
dans le but d'exercer une influence à l'égard du présent Appel
d'offres ;
MESURE 2 : DÉCLARATION VISANT LA MESURE 2 DE LA POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
2)
TRUQUAGE DES OFFRES
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a) que la Soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu
collusion, communication, entente ou arrangement avec un ou
plusieurs soumissionnaires ou autres personnes pour convenir des
prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
(b) que la Soumission a été préparée et déposée après qu'il y ait eu
collusion, communication, entente ou arrangement avec un ou
plusieurs soumissionnaires ou autre personnes pour convenir des prix
à soumettre ou pour influencer les prix soumis. Si tel est le cas, le
Soumissionnaire doit divulguer, dans un document (lequel doit être
joint à cette annexe par le Soumissionnaire lors du dépôt des
documents d'appel d'offres), tous les détails s'y rapportant, y compris
le nom des soumissionnaires ou autres personnes et les raisons de
ces communications, ententes ou arrangements.
MESURE 3 : DÉCLARATION VISANT LA MESURE 3 DE LA POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
3)
LOBBYSIME
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a) qu'aucune communication orale ou écrite, au sens de la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (ci-après la « Loi
sur le lobbyisme ») n'a eu lieu auprès de tout membre du conseil
municipal, employé et/ou dirigeant de la Municipalité de manière à
l'influencer aux fins de l'obtention du contrat.
(b) qu'il y a eu communication orale ou écrite, au sens de la Loi sur le
lobbyisme auprès de tout membre du conseil municipal, employé et/ou
dirigeant de la Municipalité de manière à l'influencer aux fins de
l'obtention du contrat.
Veuillez inscrire les noms des membres du conseil municipal,
employés et/ou dirigeants de la Municipalité avec qui de telles
communications ont eu lieu et les motifs de vos discussions :
Noms :
Motifs :
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
3.1) INSCRIPTION AU REGISTRE DES LOBBYISTES
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a)
qu'il est ou que son représentant est un lobbyiste inscrit au
registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur le
lobbyisme tel qu'il appert de la preuve jointe à la présente
déclaration (Soumissionnaire doit joindre la preuve de l'inscription
à la présente déclaration) ;
(b)
qu'il n'est pas ou que son représentant n'est pas un lobbyiste
inscrit au registre des lobbyistes, instauré en vertu de la Loi sur le
lobbyisme ;
MESURE 4 : DÉCLARATION VISANT LA MESURE 4 DE LA POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
4)
INTIMIDATION ET CORRUPTION
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a)
qu'il n'a posé aucun geste d'intimidation, de trafic d'influence
ou de corruption relativement au présent Appel d'offres ;
(b)
qu'il a posé des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou
de corruption relativement au présent Appel d'offres ;
MESURE 5 : DÉCLARATION VISANT LA MESURE 5 DE LA POLITIQUE DE GESTION
CONTRACTUELLE DE LA MUNICIPALITÉ DE STANBRIDGE EAST
5)
CONFLIT D'INTÉRÊT
Le Soumissionnaire déclare (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) :
(a) qu'il n'a pas de liens familiaux, financiers, d'affaires ou autres liens
susceptibles de créer un conflit d'intérêt relativement au présent
Appel d'offres avec tout membre du conseil municipal, employé et/ou
dirigeant de la Municipalité ;
(b) qu'il a des liens familiaux, financiers, d'affaires ou autres liens
susceptibles de créer un conflit d'intérêt relativement au présent
Appel d'offres avec tout membre du conseil municipal, employé et/ou
dirigeant de la Municipalité ;
Veuillez inscrire les noms des gens avec qui le Soumissionnaire a un
lien susceptible de créer un conflit d'intérêt et spécifier la nature de
ce lien.
Noms :
Nature du lien :
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________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
Nom du représentant du Soumissionnaire
Signature du représentant du Soumissionnaire
(à être signé devant le Commissaire
à
l'assermentation)
Titre
Date
Affirmé solennellement devant moi à ______________________ ce
_________ième jour de _____________________ 20________
Signature du commissaire
Nom du commissaire (en caractère
d'imprimerie)
Commissaire à l'assermentation