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Adoptée le 5 octobre 2020
Politique de location de salles
Service des loisirs et de la vie communautaire
Politique de location de salles
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CHAPITRE I
DISPOSITIONS PRÉLIMINAIRES
ARTICLE 1
BUT
La présente politique a pour but de préciser les règles et les procédures pour la location des
différentes salles appartenant et/ou gérées par la Ville (ci-après « Salles »). La Ville
souhaitant offrir la possibilité aux citoyens de participer à des activités culturelles, sociales,
philanthropiques, charitables, artistiques, sportives ou éducatives, et ce, de façon équitable,
la présente politique permet d'assurer une gestion adéquate des locations des Salles et de
prévenir les dommages aux Salles et aux équipements municipaux.
ARTICLE 2
OBJECTIFS GÉNÉRAUX
La politique de location et de prêt d'équipements a pour objectif de :
- Définir les paramètres d'utilisation;
- Établir les modes de fonctionnement;
- S'assurer que l'utilisation des Salles soit effectuée en toute conformité avec la
présente politique;
- Préserver les équipements municipaux.
ARTICLE 3
OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
La politique de location et de prêt d'équipements a aussi pour objectif de :
- Établir clairement les droits et obligations des utilisateurs;
- S'assurer que les obligations soient respectées;
- Assurer une allocation équitable des ressources mises à la disposition des
organismes, regroupements et individus.
CHAPITRE II
ARTICLES GÉNÉRAUX
ARTICLE 4
APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique s'applique pour l'utilisation des locaux suivants :
- La salle du Conseil situé au 1er étage de l'hôtel de ville;
- La salle Glen Sutton situé au 2e étage de l'hôtel de ville;
- Le gymnase de l'école primaire de Sutton;
- Le chalet du Parc Goyette-Hill;
ARTICLE 5
VOCATION DES SALLES
La vocation des Salles est d'offrir un espace réservé pour des activités culturelles, sociales,
philanthropiques, charitables, artistiques, sportives ou éducatives accessibles à la
population.
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CHAPITRE III
MODALITÉS
DE
FONCTIONNEMENT
ET
RESPONSABILITÉS
ARTICLE 6
PRIORITÉ GÉNÉRALE DE LOCATION
La location d'une Salle est effectuée dans l'ordre et prioritairement :
- Aux organismes à but non lucratif reconnus et enregistrés auprès du Registraire des
entreprises du Québec ou de Corporation Canada (ci-après « OBNL »);
- Aux citoyens, résidants et/ou propriétaires d'un immeuble sur le territoire de la
Ville (ci-après « citoyens ») louant à des fins culturelles, sociales, philanthropiques,
charitables, artistiques, sportives ou éducatives (ci-après « fins communautaires »);
- Aux autres personnes civiles et/ou morales non mentionnées ci-dessus.
Le conseil municipal se réserve toutefois le droit d'adopter une résolution, à son entière
discrétion, afin de permettre à certains organismes gouvernemental ou paragouvernemental
d'utiliser gratuitement ou à tarif réduit les Salles. Le coordonnateur du Service des loisirs
et de la vie communautaire a, en tout temps, discrétion quant à la fréquence de location et
l'utilisation des Salles, incluant le fait de donner la priorité aux besoins municipaux et/ou
gouvernementaux.
ARTICLE 7
MODALITÉS DE LOCATION
Le citoyen et/ou la personne responsable représentant l'OBNL (ci-après collectivement
« Personne Responsable ») doit remplir le formulaire prescrit par la Ville ou effectuer une
demande de réservation par téléphone ou par courriel auprès du coordonnateur du Service
des loisirs et de la vie communautaire.
Lorsque la Salle est allouée, la Personne Responsable doit venir signer le contrat de
location mentionné à l'article 11 de la présente politique et doit s'y conformer.
L'approbation et le refus de prêter une Salle est à l'entière discrétion du coordonnateur du
Service des loisirs et de la vie communautaire. Le coordonnateur du Service des loisirs et
de la vie communautaire se garde aussi le droit de restreindre la fréquence de location d'une
Salle par souci d'équité face aux autres utilisateurs.
La location et l'accès à une Salle seront uniquement valides pour la Salle demandée après
approbation.
Activités ponctuelles
Les demandes de locations pour une activité ponctuelle sont recevables en tout temps.
Les utilisateurs peuvent bénéficier de la Salle demandée si celle-ci est disponible. La
priorité sera établie en fonction de la date de réception des demandes.
Activités récurrentes
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Les demandes de locations pour une activité récurrente pour l'année en cours sont
recevables en tout temps. Elles seront évaluées et accordées si la Salle est disponible.
Les demandes de locations pour une activité récurrente pour la prochaine année sont
recevables entre le 1er et le 31 août de l'année en cours. Nonobstant l'article 6 de la présente
politique, la priorité pour ces demandes pour une activité récurrente sera accordée comme
suit :
1. Activité organisée par un service de la Ville;
2. Activité organisée par un organisme à but non lucratif offrant des services sur le
territoire de la Ville;
3. Renouvellement d'une activité de l'année précédente;
4. Activité organisée par un résident de Sutton;
5. Activité organisée par un non-résident de Sutton.
Après la période du 1er au 31 août, les demandes de locations pour une activité récurrente
sont encore recevables, mais la priorité sera établie en fonction de la date de réception de
des demandes.
Renouvellement de location
À chaque année, la Personne Responsable doit déposer une nouvelle demande. La nouvelle
demande sera réévaluée selon la présente politique.
Annulation d'une réservation
La Personne Responsable qui doit annuler une réservation se doit d'en avertir le plus tôt
possible le coordonnateur du Service des loisirs et de la vie communautaire. La salle sera
alors remise à la disposition d'autres utilisateurs. Advenant le cas où la salle reste inutilisée
à plusieurs reprises sans que le coordonnateur du Service des loisirs et de la vie
communautaire n'ait été informé de l'annulation, les prochaines demandes pourraient être
refusées.
Suspension et révocation de contrat
Tout contrat d'utilisation peut être suspendu ou révoqué, sans préjudice, aux conditions
suivantes :
- Une force majeure, incluant notamment un bris de tuyauterie ou de chauffage;
- Tout besoin municipal prioritaire;
- Le non-respect du contrat signé par la Personne Responsable.
ARTICLE 8
TARIFICATION DES SALLES
Les frais de location des Salles sont ceux établis dans le Règlement décrétant la tarification
pour le financement de certains biens, services ou activités de la Ville pour l'année en
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cours au moment de la location. Si une demande est déposée pour l'année suivante, les
tarifs sont ceux applicables pour l'année suivante.
Le montant est payable en totalité avant le début de l'activité sans quoi l'accès aux Salles
ne sera pas accordé.
Les organismes, organisations ou individus qui utilisent les Salles peuvent charger des frais
d'entrée ou d'inscription aux participants.
ARTICLE 9
REMISE DES CLÉS
Si, pour la réalisation de l'activité, des clés doivent être remises à la Personne Responsable,
celle-ci doit venir les chercher au plus tard une journée avant la tenue des activités. S'il n'y
a aucune remise des clés, l'accès à la salle sera alloué par le coordonnateur du Service des
loisirs et de la vie communautaire ou toute personne désignée par celui-ci.
Le dépôt prévu au Règlement décrétant la tarification pour le financement de certains
biens, services ou activités de la Ville sera exigé et sera remis lors du retour de la clé.
Pour les activités ponctuelles, la Personne Responsable doit rapporter les clés au plus tard
le prochain jour ouvrable suivant la fin du contrat. Pour les activités récurrentes, la
Personne Responsable doit rapporter les clés au plus tard cinq (5) jours suivant la fin du
contrat. En tout temps, le coordonnateur du Service des loisirs et de la vie communautaire
peut exiger à la Personne Responsable de rapporter les clés qui lui a été prêtée.
Les clés sont récupérées et rapportées à la réception de l'hôtel de ville de Sutton situé au
11, rue Principale Sud.
ARTICLE 10
CLAUSES AU CONTRAT DE LOCATION DE SALLE
- La Personne Responsable doit stipuler de façon précise l'activité qu'il compte
réaliser lors de la réservation. Certaines restrictions peuvent s'appliquer selon
l'activité et l'heure de la réservation;
- La Personne Responsable devra acquitter les frais de location qui s'applique;
- Les décorations, les affiches de murs ou autres doivent être fixées à l'aide
d'adhérent qui n'endommage pas la peinture. Celles-ci doivent être enlevées dès la
fin de l'activité. Aucune installation permanente ne sera tolérée;
- Pendant l'utilisation de la Salle, la présence de la Personne Responsable est requise.
Elle prend les dispositions de surveillance nécessaires;
- Les utilisateurs ne doivent pas circuler inutilement dans les lieux où sont situés les
Salles;
- La Personne Responsable se doit de respecter la capacité de la Salle;
- Aucun matériel ne peut être entreposé dans les Salles, dans les espaces de
rangement ou à proximité des Salles;
- La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de bris d'équipement
appartenant aux utilisateurs;
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- Les utilisateurs doivent avoir quitté les lieux au plus tard à 23 h et à ce moment,
toutes les portes doivent être barrées, les lumières et les fenêtres doivent être
fermées et la Salle doit être propre et rangée;
- Lors de son départ, la Personne Responsable doit s'assurer que la Salle est dans le
même état qu'à son arrivée. À défaut, la Ville pourra exécuter ou faire exécuter les
travaux nécessaires afin de remettre la Salle en état et facturer la Personne
Responsable, l'OBNL et/ou les citoyens suivant les coûts réels encourus, plus les
frais administratifs prévus au Règlement décrétant la tarification pour le
financement de certains biens, services ou activités de la Ville pour l'année en
cours;
- La Personne Responsable doit s'assurer qu'aucun alcool n'est consommé dans la
Salle sans avoir obtenu l'autorisation préalable écrite du conseil municipal, ainsi
qu'un permis délivré par la Régie des alcools, des courses et des jeux;
- Le locataire doit assurer le respect de la Loi sur le tabac. Toutes les interdictions
liées au tabac s'appliquent également au cannabis.
ARTICLE 11
RÉSILIATION ET MODIFICATION UNILATÉRALE PAR
LA VILLE
Le coordonnateur du Service des loisirs et de la vie communautaire peut, en tout temps
pour des motifs sanitaires, de sécurité publique ou de besoins municipaux et/ou
gouvernementaux, annuler la location des Salles. Le coordonnateur du Service des loisirs
et de la vie communautaire peut, en tout temps et pour les mêmes motifs, modifier les
termes et/ou les procédures de location conclus avec la Personne Responsable ou toute
autre personne.