Politique de subventions, commandites et soutien materiel — full text

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Ville de Témiscaming POLITIQUE DE SUBVENTIONS, COMMANDITES ET DE SOUTIEN MATÉRIEL Adoptée à la séance ordinaire du conseil le 10 mars 2026 103-121/2026-03-10-103 2 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES ........................................................................................................................................................ 2 PRÉAMBULE ......................................................................................................................................................................... 3 1.- CADRE BUDGÉTAIRE ET PÉRIODE DE RÉFERENCE ................................................................................................. 4 2.- OBJECTIFS ...................................................................................................................................................................... 4 3.- DÉFINITIONS .................................................................................................................................................................... 5 4.- CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ ET DE TRAITEMENT ...................................................................................................... 5 5.- PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES ........................................................................................................ 7 6.- MODALITÉS DE TRAITEMENT DES DEMANDES ......................................................................................................... 7 7.- ADMISSIBILITÉ DES DEMANDES .................................................................................................................................. 7 8.- CRITÈRES D'ÉVALUATION DES DEMANDES .............................................................................................................. 8 9.- CRITÈRES DE RECEVABILITÉ ET DÉCISION ............................................................................................................. 10 10.- DÉCISION ET MODALITÉS DE VERSEMENT ............................................................................................................ 10 11.- CONTREPARTIE MINIMALE - CONDITIONS .............................................................................................................. 10 12.- EXCEPTION .................................................................................................................................................................. 11 13.- DISPOSITIONS FINALES............................................................................................................................................. 11 ANNEXE A - FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION, COMMANDITE OU SOUTIEN EN MATÉRIEL ............ 12 ANNEXE B - BILAN D'ACTIVITÉ ....................................................................................................................................... 16 ANNEXE C - GRILLE D'ANALYSE DE LA DEMANDE ...................................................................................................... 20 3 PRÉAMBULE La Ville de Témiscaming place au cœur de ses priorités le bien-être de sa population. Par la présente politique, elle souhaite établir des paramètres clairs d'analyse et assurer l'équité dans le traitement des demandes d'aide financière, de gratuités ou en soutien matériel. La politique vise les organismes à but non lucratif (OBNL) récréatifs (loisirs et sports), culturels, sociaux et communautaires. Elle constitue un outil d'aide à la prise de décision lors de demandes de soutien financier et de matériel formulées par divers organismes. La politique définit les objectifs, les critères et les secteurs d'intervention en matière de soutien financier ou en soutien matériel. Elle précise également les exigences, les critères d'évaluation et le formulaire requis. Cette politique vise à soutenir les organismes qui n'ont pas déjà accès à l'aide municipale et à éviter le dédoublement des investissements municipaux dans la tenue de certaines activités. Il est entendu que l'aide octroyée par la présente politique est limitée au montant que le conseil municipal lui affectera d'année en année à la suite de l'adoption de son budget. 4 1.- CADRE BUDGÉTAIRE ET PÉRIODE DE RÉFERENCE Chaque année, le conseil municipal de la Ville de Témiscaming établit, lors de l'adoption du budget municipal, les montants alloués aux subventions, commandites et soutiens matériels. Cette décision est généralement prise à l'automne et s'applique à l'exercice suivant, soit du 1er janvier au 31 décembre. Toute demande de soutien doit définir avec précision les besoins financiers ou matériels relatifs à la période concernée. Il incombe aux organismes de planifier leurs demandes en fonction de cet échéancier budgétaire. Trois dates officielles de dépôt sont prévues annuellement par la Ville : le 1er octobre, le 1er mars et le 1er mai. Dans le cas où une demande est déposée lors de la deuxième ou troisième période (1er mars ou 1er mai) et concerne un soutien pour l'année suivante, une décision ne pourra être prise qu'après l'adoption officielle du budget municipal, généralement lors d'une séance publique du conseil en décembre. Pour les commandites ponctuelles liées à des événements non prévus dans le budget et pour lesquels aucun soutien n'a été accordé durant l'année, la demande pourra être étudiée selon la disponibilité des crédits dans les dépenses variables. Dans ces circonstances, l'évaluation se fera lors de la séance municipale suivant la date officielle de dépôt, sous réserve des fonds disponibles. L'octroi de toute aide demeure strictement soumis à la disponibilité des crédits budgétaires et à l'approbation du conseil municipal. Aucun engagement ne sera considéré comme définitif avant l'adoption du budget municipal correspondant. 2.- OBJECTIFS La présente politique vise à : - Définir clairement les règles applicables aux demandes de subventions, commandites et soutien en matériel; - Établir un processus transparent, équitable et responsable d'analyse et de décision, assurant une répartition juste des ressources budgétaires; - Soutenir des initiatives qui contribuent au développement, à la qualité de vie et au rayonnement de la communauté témiscamienne; - Favoriser des partenariats qui renforcent la vie collective et dynamisent le milieu; - Assurer une saine gestion des fonds publics en tenant compte de la capacité de payer des citoyens; - Encourager les retombées sociales, culturelles et économiques bénéfiques pour la Ville de Témiscaming et ses résidents. 5 3.- DÉFINITIONS SUBVENTION : Une subvention est une aide financière directe accordée par la Ville de Témiscaming afin de soutenir la réalisation d'un projet ou d'une activité d'intérêt public. Elle n'implique aucune contrepartie publicitaire, à l'exception d'un remerciement symbolique (verbal, mention écrite, logo ou réseaux sociaux). COMMANDITE : Une commandite est un soutien financier ou matériel accordé par la Ville de Témiscaming en échange d'une contrepartie promotionnelle. Cette contrepartie peut prendre la forme de publicité, de visibilité ou d'un accès au potentiel commercial de l'activité, de l'événement ou du projet commandité. SOUTIEN EN MATÉRIEL: Un soutien en matériel est la mise à disposition, par la Ville de Témiscaming, de biens ou de services municipaux (tables, chaises, salles, équipements, signalisation, soutien matériel) ou encore l'octroi d'un rabais sur les tarifs municipaux, afin de faciliter la tenue d'un projet ou d'un événement. ORGANISME À BUT NON LUCRATIF (OBNL) répondant aux critères suivants : - Être un organisme à but non lucratif (OBNL), incorporé en vertu de la Loi sur les compagnies (partie III) ou bénéficiant d'un statut juridique reconnu; - Maintenir actif son statut d'organisme à but non lucratif auprès du Registraire des entreprises; - Œuvrer dans des secteurs d'intervention reconnus : récréatif (loisirs et sports), culturel, social ou communautaire, incluant des projets ayant des retombées touristiques et un intérêt collectif pour la population. - Tenir ses activités sur le territoire de la Ville de Témiscaming. Une exception pourra être faite pour des organismes régionaux desservant directement la population locale. 4.- CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ ET DE TRAITEMENT La présente politique est basée sur les critères suivants : - Pour recevoir un soutien, tout organisme à but non lucratif doit déposer une demande écrite à la Ville de Témiscaming au moyen du formulaire officiel prévu à l'annexe A. - La Ville de Témiscaming n'accepte pas les demandes de soutien provenant de particuliers. 6 - Conformément à la Loi sur l'interdiction de subventions municipales (RLRQ, c. I-15), la Ville ne peut accorder d'aide financière ou matérielle à des commerces ou à des entreprises privées. - Toutefois, un individu peut déposer un projet par l'intermédiaire d'un organisme à but non lucratif reconnu, qui agira comme partenaire et porteur officiel de la demande. - L'organisme doit être établi sur le territoire de la Ville de Témiscaming et exercer la majeure partie de ses activités dans cette localité. Toutefois, une dérogation peut être accordée aux organismes régionaux dont les interventions profitent directement à la population locale. - Lorsqu'une commandite est sollicitée pour un événement, celui-ci doit se dérouler sur le territoire de Témiscaming. Une exception peut être accordée pour des événements hors du territoire qui offrent des retombées significatives à la population locale. - La Ville de Témiscaming ne se substitue pas au secteur privé. Les organismes sont encouragés à rechercher d'autres partenaires financiers ou commanditaires dans le milieu privé. - Dans certains cas particuliers, le conseil municipal peut autoriser par résolution une entente spécifique afin de répondre à des besoins particuliers exprimés par un organisme, en échange d'une contrepartie en visibilité ou reconnaissance publique. - Les ententes conclues ne doivent pas créer d'engagement futur ou influencer de façon explicite ou implicite la conduite des affaires de la Ville. - La contribution municipale ne doit en aucun cas servir à un usage personnel ni profiter directement à un élu ou un employé municipal. - La Ville de Témiscaming se réserve le droit de rejeter toute demande si le montant demandé excède les crédits budgétaires disponibles ou si le budget annuel consacré aux subventions, commandites et au soutien matériel est épuisé. - L'organisme ne doit pas avoir pour mission principale la promotion d'une cause religieuse ou politique. Dans son appréciation, la Ville de Témiscaming s'assurera que toutes les demandes similaires sont traitées équitablement et qu'aucun organisme n'est favorisé de manière indue. 7 5.- PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES 1. Dépôt d'une demande écrite adressée à la Ville de Témiscaming, accompagnée des documents requis; 2. Analyse de la demande; 3. Recommandation au conseil municipal; 4. Décision finale adoptée en séance du conseil; 5. Avis transmis à l'organisme demandeur. 6.- MODALITÉS DE TRAITEMENT DES DEMANDES Le comité d'analyse, composé de deux élus ainsi que de la directrice des loisirs, de la culture et de la vie communautaire et de la coordonnatrice culturelle et communautaire, se réunit trois fois par an. Les dates limites pour déposer une demande sont le 1er mars, le 1er mai et le 1er octobre. Les dossiers sont examinés dans le mois suivant chaque échéance, puis une recommandation est formulée à l'attention du conseil municipal. Il est essentiel que toutes les demandes soient soumises avant les dates prévues ; celles arrivant après seront automatiquement reportées à la prochaine réunion du comité. Par exemple, une demande reçue le 15 avril sera étudiée lors du tour du 1er mai et présentée au conseil municipal en juin. Le comité transmet ses recommandations au conseil municipal, qui doit approuver les décisions par résolution. L'octroi de l'aide dépend des crédits budgétaires disponibles et du respect des critères définis par cette politique. Toute décision concernant des demandes pour une année budgétaire future reste sujette à l'adoption du budget municipal. 7.- ADMISSIBILITÉ DES DEMANDES Pour qu'une demande soit recevable, l'organisme demandeur doit utiliser le formulaire officiel disponible sur le site internet de la Ville de Témiscaming ou à l'hôtel de ville. L'organisme doit fournir, avec sa demande, les informations suivantes : - Nom et adresse de l'organisme; - Objet de la demande (subvention, commandite, soutien en matériel); - Profil de l'organisme : mission, clientèle visée, principaux secteurs d'intervention; - Copie de la charte d'organisme à but non lucratif (si applicable); - Date et lieu de réalisation du projet ou de l'activité; - Description détaillée du projet ou de l'activité; 8 - Clientèle visée; - Impacts anticipés du projet ou de l'activité sur la communauté; - Montant demandé à la Ville de Témiscaming (ou type de soutien en matériel sollicité), budget prévisionnel, avec coûts et revenus du projet inclus ; - Autres sources de financement confirmées ou sollicitées; - Appuis demandés en biens, services ou soutien financier; - Démonstration d'une saine gestion financière (états financiers récents ou budget annuel); 8.- CRITÈRES D'ÉVALUATION DES DEMANDES Chaque demande est analysée par le comité d'analyse selon une grille de pointage basée sur les informations fournies dans le formulaire officiel. La grille de pointage constitue un outil d'aide à la décision. Le conseil municipal conserve son pouvoir décisionnel. A. Admissibilité de l'organisme (local / régional) Demandeur situé à Témiscaming ou dont le siège social est à Témiscaming 10 pts Demandeur régional desservant la population de Témiscaming 5 pts Autre 0 pts B. Lieu et nature du projet (retombées locales) Se déroule à Témiscaming et impacte directement la communauté 15 pts Se déroule hors de Témiscaming mais bénéficie à la population locale 10 pts Ne se déroule pas à Témiscaming et impact limité 0 pts C. Impact du projet sur la communauté Impact élevé - Projet répondant à un besoin clairement identifié, rejoignant une clientèle large ou prioritaire (jeunes, aînés, familles, population vulnérable, etc.) et démontrant des retombées concrètes sur la qualité de vie, l'accessibilité, la participation citoyenne ou le dynamisme du milieu. 20 pts 9 Impact modéré - Projet pertinent pour la communauté, rejoignant une clientèle ciblée ou limitée, avec des retombées positives ponctuelles ou sectorielles. 10 pts Impact faible - Retombées limitées, peu démontrées ou principalement internes à l'organisme, sans bénéfice clair pour la collectivité. 0 pts D. Contribution financière demandée à la Ville de Témiscaming: Moins de 25 % du budget global 15 pts De 25 % à 49 % du budget 10 pts De 50 % à 74 % du budget 5 pts 75 % ou plus du budget 0 pts E. Diversité des partenaires financiers (entreprises privées, partenaires publics ou communautaires) incluant la Ville de Témiscaming comme partenaire: 2 à 5 partenaires 15 pts 1 partenaire 7 pts Aucun autre partenaire 0 pts F. Accessibilité (droit d'entrée ou gratuité) Activité gratuite 5 pts Activité avec droit d'entrée 0 pts G. Visibilité et retombées pour la Ville Très grande visibilité (médias, affiches, réseaux sociaux, mention officielle) 20 pts 10 Visibilité moyenne (réseaux sociaux, programme de l'événement) 10 pts Visibilité limitée (remerciement verbal seulement) 5 pts Aucune visibilité 0 pts Résultat /100 pts Seuil de recevabilité : 60 points (60 %) Les demandes sont également évaluées en fonction de : - L'impact du projet sur la communauté; - La capacité de l'organisme à réaliser le projet; - La visibilité offerte à la Ville de Témiscaming (dans le cas d'une commandite); - La diversité des sources de financement et la santé financière de l'organisme. 9.- CRITÈRES DE RECEVABILITÉ ET DÉCISION Toute demande ayant obtenu une note de 60 points ou plus sur 100 est considérée admissible à l'analyse. Elle sera ensuite étudiée afin de déterminer si une subvention est accordée et, le cas échéant, pour quel montant. 10.- DÉCISION ET MODALITÉS DE VERSEMENT Le conseil municipal peut proposer un montant différent, modifier ou rejeter toute demande. Le comité d'analyse peut approuver ou refuser les demandes de 500 $ et moins, selon le budget disponible, sans l'accord préalable du conseil municipal. Les décisions sont ensuite communiquées au conseil à titre d'information. 11.- CONTREPARTIE MINIMALE - CONDITIONS La Ville de Témiscaming entend par contrepartie minimale les éléments suivants : - Mention du partenariat de la Ville de Témiscaming dans les publications liées à l'événement ou à l'activité soutenue; 11 - Affichage du logo de la Ville avec la mention « Partenaire » sur le site Internet ou la page Facebook de l'OBNL; - Affiche ou bannière à l'effigie de la Ville de Témiscaming (fournie par celle-ci) installée sur les lieux de l'événement ou de l'activité; - Permission donnée à un membre du conseil municipal de la Ville de Témiscaming de prendre brièvement la parole lors de l'événement, ou publication d'un court texte de remerciement dans le programme officiel, le cas échéant. 12.- EXCEPTION Ne sont pas soumis à la présente politique: - Organismes municipaux mandatés par la Ville de Témiscaming. 13.- DISPOSITIONS FINALES La présente politique entre en vigueur à la date de son adoption par résolution du conseil municipal de la Ville de Témiscaming. Elle remplace toute directive, politique ou résolution adoptée antérieurement relativement aux dons, subventions, commandites ou soutiens en nature.