Règlement no 22-02 - règlement de gestion contractuelle

Thérèse-De Blainville, Quebec

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## PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ RÉGIONALE DE COMTÉ THÉRÈSE-DE BLAINVILLE ## RÈGLEMENT N° 22:02 Règlement sur la gestion contractuelle de la MRC de Thérèse-De Blainville À une séance régulière du conseil de la Municipalité régionale de comté de Thérèse-De Blainville tenue en la salle du conseil de la MRC, mercredi le 31 août 2022 à 15h30, à laquelle sont présents : Madame Liza Poulin, mairesse Madame Christine Beaudette, mairesse Monsieur Gilles Blanchette, maire Monsieur Jean Comtois, maire Madame Julie Boivin, mairesse Monsieur Christian Charron, maire Madame Melissa Monk, conseillère Ville de Blainville Ville de Boisbriand Ville de Bois-des-Filion Ville de Lorraine Ville de Sainte-Anne-des-Plaines Ville de Sainte-Thérèse Ville de Rosemère formant quorum sous la présidence du préfet, monsieur Eric Westram, maire de la Ville de Rosemère. Et également présent: Monsieur Kamal El-Batal, directeur général et secrétaire-trésorier MRC de Thérèse-De Blainville ATTENDU QU'une Politique de gestion contractuelle a été adoptée par la MRC le 8 décembre 2010, conformément à l'article 938.1.2 du Code Municipal (CM); ATTENDU QUE l'article 938.1.2 du CM a été remplacé, le 1er janvier 2018, obligeant les municipalités, à compter de cette dernière date, à adopter un règlement sur la gestion contractuelle, la politique actuelle de la MRC étant ATTENDU QUE le règlement doit minimalement prévoir des mesures à l'égard des objets identifiés à la loi; ATTENDU QUE le règlement peut prévoir l'octroi de contrats de gré à gré pour les contrats d'au moins 25 000 $ mais inférieurs au seuil fixé par décret du ministre et prévoir, à cette fin, des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants; ATTENDU QUE la MRC souhaite, comme le lui permet le 4e alinéa de l'article 938.1.2. du CM, prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil décrété par le ministre; ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics; ATTENDU QU'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été présenté à la séance du 6 juillet 2022; ATTENDU QUE le directeur général mentionne que le présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la MRC, incluant certaines règles de passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil décrété par le ministre; ATTENDU QU'à l'exception de l'Art.3 de la Section 3 du Règlement 10-05 relativement à la "délégation et politique de variation budgétaire", tout mandat doit faire l'objet d'une résolution du conseil de la MRC lors d'une séance ordinaire ou extraordinaire avant qu'il ne soit octroyé par le directeur général; ET RÉSOLU UNANIMEMENT QUE LE PRÉSENT RÈGLEMENT SOIT ADOPTÉ ET QU'IL SOIT ORDONNÉ ET STATUÉ COMME SUIT: ## CHAPITRE | ## DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES ## SECTION I ## DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ## 1. Objet du règlement Le présent règlement a pour objet: - a) de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la MRC, conformément à l'article 938.1.2 du CM; - b) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil décrété par le ministre. ## 2. Champ d'application Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la MRC. Le présent règlement s'applique peu importe l'autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la MRC. ## SECTION II ## DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ## 3. Interprétation du texte Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. I-16). Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois ne permettent expressément d'y déroger par le présent règlement dont, par exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre Il du présent règlement. ## 4. Autres instances ou organismes La MRC reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. ## 5. Règles particulières d'interprétation Le présent règlement ne doit pas être interprété : - a) de façon restrictive ou littérale; - b) comme restreignant la possibilité pour la MRC de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire. Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter : - selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions; - de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la MRC. ## 6. Terminologie suivant: À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens - « Appel d'offres » : Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et ss du CM ou le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 du CM. Sont exclues de l'expression « appel d'offres », les demandes de prix qui sont formulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent règlement. Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres. - « Soumissionnaire » : ## CHAPITRE II ## REGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION ## 7. Généralités La MRC respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le Code municipal. De façon plus particulière : - a) elle procède par appel d'offres sur invitation lorsque la loi ou le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 du CM impose un tel appel d'offres, à moins d'une disposition particulière, à l'effet contraire, prévue au présent règlement; - b) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres public est imposé par la loi ou par le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 du CM; - c) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de se faire. Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la MRC d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder de gré à gré. ## 8. Contrats pouvant être conclus de gré à gré Tout contrat comportant une dépense d'au moins 25 000 $, mais égale ou inférieure au seuil décrété par le ministre, peut être conclu de gré à gré par la MRC. ## 9. Rotation - Principes La MRC favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8. La MRC, dans la prise de décision à cet égard, considère, notamment, les principes suivants: - a) le degré d'expertise nécessaire; - b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la MRC; - c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services; - d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés; - e) les modalités de livraison; - f) les services d'entretien; - g) l'expérience et la capacité financière requises; - h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché; - i) le fait que le fournisseur ait un établissement sur le teritoire de la MRC; - j) tout autre critère directement relié au marché. ## 10. Rotation - Mesures Aux fins d'assurer la mise en oeuvre de la rotation prévue à l'article 9, la MRC applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes : - a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le territoire de la MRC compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir; - b) une fois les fournisseurs identifies et en considérant les principes énumérés à l'article 9, la rotation entre eux est favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration; - c) la MRC peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins; - d) pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les fournisseurs potentiels, la MRC peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article. ## CHAPITRE III ## SECTION I ## 11. Contrat par appel d'offres Lorsque la MRC doit procéder par appel d'offres, les mesures suivantes s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat: - a) Truquage des offres - Mesures prévues à l'article 12 - b) Lobbyisme - Mesures prévues à l'article 13 - c) Intimidation, trafic d'influence ou corruption - Mesure prévue à l'article 14 - d) Conflit d'intérêts - Mesure prévue à l'article 15 - e) Modification d'un contrat - Mesure prévue à l'article 20 ## SECTION II ## TRUQUAGE DES OFFRES ## 12. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 1. ## SECTION III ## LOBBYISME ## 13. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication d'influence a eu lieu, qu'elle a été faite après que toute inscription ait été faite au registre des lobbyistes lorsqu'elle est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 1. ## SECTION IV ## INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION ## 14. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la MRC. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 1. ## SECTION V ## CONFLIT D'INTÉRÊTS ## 15. Déclaration Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration affirmant solennellement s'il a personnellement, ou par le biais de ses administrateurs, actionnaires ou dirigeants, des liens familiaux, financiers ou autres, des liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, que ce soit directement ou indirectement avec un titulaire d'une charge publique, mandataire ou consultant de la MRC. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 1. ## SECTION VI ## COMITÉ DE SÉLECTION - Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former des comités de sélection dans tous les cas où un tel comité est requis par la loi. Un membre du conseil, un fonctionnaire ou un employé ne peut divulguer un renseignement permettant d'identifier une personne comme étant un membre d'un comité de sélection. 17. Tout membre d'un comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la MRC, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. ## SECTION VII ## IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ## 18. Responsable de l'appel d'offres Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute information ou précision relativement à l'appel d'offres. ## 19. Questions des soumissionnaires Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et émet, s'il le juge nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres. Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence des questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux soumissionnaires. ## SECTION VIII ## MODIFICATION D'UN CONTRAT ## 20. Modification d'un contrat Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix, doit être autorisée selon les pouvoirs délégués aux fonctionnaires de dépenser et de passer des contrats, ou par le conseil, en considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification. La MRC ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'une demande de soumission, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature. Le présent article n'a pas pour effet d'empêcher la MRC de prévoir, dans les documents d'appel d'offres, une procédure plus sévère d'octroi de modifications contractuelles. ## 21. Réunions de chantier Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la MRC favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ## CHAPITRE IV ## MESURES VISANT À FAVORISER LES BIENS ET SERVICES QUÉBÉCOIS AINSI QUE LES ENTREPRISES QUI ONT UN ÉTABLISSEMENT AU QUÉBEC ## 22. Objet Aux fins de la passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumission publique, la MRC favorise les biens et services québécois et les entreprises qui ont un établissement au Québec. À cette fin et dans la mesure du possible, lors de l'octroi d'un tel contrat, la MRC : 1° identifie les biens et services québécois et les entreprises qui ont un établissement au Québec; 2° permet à tous fournisseurs et entreprises qui ont un établissement au Québec de demander l'ajout de leur nom et leurs coordonnées aux fournisseurs et entreprises sollicités par la MRC. ## 23. Définition Les mots « établissements au Québec » sont définis comme un lieu où un fournisseur, un assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente et qui est clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Les mots « biens et services québécois » signifient des biens et services dont la majorité de leur conception, fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont faits en majeure partie à partir d'un établissement situé au Québec. ## 24. Surcoût raisonnable ## 25. Application et durée La présente section est applicable jusqu'au 25 juin 2024. ## CHAPITRE V ## DISPOSITIONS FINALES ## 26. Abrogation Le présent règlement remplace et abroge la Politique de gestion contractuelle (résolution #10-256) adoptée par le conseil de la MRC le 8 décembre 2010 et réputée, depuis le 1er janvier 2018, un règlement sur la gestion contractuelle. ## 27. Entrée en vigueur et publication <!-- image --> Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi. PIn ERIC WESTRAM PRÉFET CAMAL EL-BAT/ DIRÉCTEUR GÉNÉRAL ET SECRETAIRE-TRESORIER Hott DATE : 6 juillet 2022 Avis de motion et présentation du projet de règlement 22-02 : Adoption du Projet de Règlement 22-02 : Adoption du Règlement 22-02 Avis public et entrée en vigueur : 31 août 2022 <!-- image --> ## ANNEXE 1 ## DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE (Gestion contractuelle) - a) la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion communication, entente ou arrangement avec toute autre personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres; soussigné(e), soumissionnaire représentant soumissionnaire , déclare solennellement qu'au meilleur de ma connaissance : - ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne nous sommes livrés à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, je déclare que cette communication a été faite après que toute inscription, exigée en vertu de la loi, au registre des Lobbyistes, ait été faite; - ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du soumissionnaire ne - Ni moi ni aucun des administrateurs, actionnaires ou dirigeants, a des liens familiaux, financiers, d'affaires ou autres susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec un titulaire d'une charge publique mandataire ou consultant de la MRC, sauf avec les personnes suivantes : Noms Nature du lien ou de l'intérêt ET J'AI SIGNÉ : ffirmé solennellement devant moi a e jour de 2 Commissaire à l'assermentation pour le Québec ## ANNEXE 2 ## DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à (identifier le contrat), déclare solennellement n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard de ce contrat. Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la MRC, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant mor mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection. ET J'AI SIGNÉ : Affirmé solennellement devant moi à \_e jour de 20 Commissaire à l'assermentation pour le Québec