Politique de consultation et de participation publiques — full text

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 0d388b4e0e60 · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

1 de consultation et de participation publiques Ville de Trois-Rivières Politique 2 Édition La Politique de consultation et de participation publiques est une publication de la Ville de Trois-Rivières. Réalisation et coordination Direction des communications et de la participation publique, Ville de Trois-Rivières. Collaboratrices et collaborateurs Direction de l'aménagement et du développement durable Direction du greffe, gestion des documents et archives Consultations citoyennes et d'expertes et d'experts Direction des communications et de la participation publique Votepour.ca Photographes Christian Auger Dominic Bérubé Étienne Boisvert Mathieu Dupuis Ville de Trois-Rivières Document produit en août 2024. 3 Table des matières Mot du maire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Mise en contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Préambule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Champ d'application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Définitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Principes directeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Rôles et responsabilités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Mise en application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 4 Pour une ville qui vous ressemble La Ville de Trois-Rivières a franchi une nouvelle étape en adoptant sa Politique de participation publique, dont l'objectif est de favoriser l'acceptabilité sociale des projets municipaux ainsi que d'harmoniser les services offerts aux besoins de la communauté trifluvienne. Ayant pour thème « Pour une ville qui vous ressemble », la Ville s'engage, avec cette nouvelle politique et son plan d'action qui en découle, à renforcer le lien entre la population de Trois-Rivières et son administration municipale. Il s'agit d'un engagement envers notre démocratie locale. La Politique de consultation et de participation publiques vise à établir un cadre précis pour les démarches de participation publique entreprises par Trois-Rivières, à définir notamment les rôles et responsabilités des parties prenantes, et à clarifier les normes qui encadrent les pratiques de la Ville en matière d'information et de consultation. Ceci témoigne sans équivoque notre volonté d'établir un dialogue constructif avec la population. En menant diverses activités de consultation au fil des dernières années, nous avons su démontrer notre engagement à intégrer les citoyennes et les citoyens dans le processus décisionnel municipal et ainsi promouvoir l'acceptabilité sociale des projets. En parallèle, nous proposons un plan d'action ambitieux, couvrant la période de 2025 à 2028. Élaboré pour actualiser les principes directeurs 5 Mot du maire de cette nouvelle politique, le plan présente des actions clés visant à fournir une information objective et accessible, à encourager la participation des parties prenantes, et à accueillir la diversité des points de vue. Les actions proposées seront mises en œuvre en fonction des disponibilités budgétaires, assurant ainsi une gestion responsable et efficace des ressources de notre ville. La Direction des communications et de la participation publique s'est engagée à faire un bilan annuel, afin de s'assurer que les pratiques en matière de participation publique répondent adéquatement aux besoins de la population. En terminant, je souhaite remercier nos équipes municipales qui ont travaillé avec diligence à l'élaboration de cette nouvelle politique et de son plan d'action. Un grand merci également aux 500 Trifluviennes et Trifluviens qui ont participé à la démarche de consultation ayant mené à la rédaction de ces documents. Grâce à cette Politique ainsi qu'à son Plan d'action, Trois-Rivières s'engage sur la voie d'une gouvernance plus inclusive et participative. Jean Lamarche Maire de Trois-Rivières 6 Préambule La Ville de Trois-Rivières reconnaît l'apport des citoyennes et des citoyens dans le processus de décision municipale. En se dotant d'une Politique de consultation et de participation publiques, ci-après appelée « politique », elle met en place les conditions favorables pour établir un dialogue positif entre la Ville et sa population. Elle souhaite par le fait même favoriser l'acceptabilité sociale des projets et arrimer les services municipaux aux besoins de la communauté trifluvienne. Mise en contexte 7 Objectifs La présente politique poursuit les trois objectifs suivants : y Établir le champ d'application des démarches de participation publique menées par la Ville; y Définir les rôles et responsabilités des parties prenantes en matière de participation publique; y Préciser les normes qui encadrent les pratiques de la Ville en matière d'information et de consultation publique. Champ d'application Cette politique constitue un cadre de référence pour les démarches de participation publique menées par la Ville. Celles-ci permettent à la population de s'informer, de s'exprimer ou de contribuer à des projets relevant des compétences municipales telles que définies par la loi, notamment pour ces sujets : y Aménagement et urbanisme; y Culture, arts et lettres; y Développement économique; y Environnement et lutte aux changements climatiques; y Mobilité urbaine et transport; y Orientations budgétaires et grands projets d'investissements; y Parcs et espaces verts; y Politiques municipales; y Sécurité des milieux; y Sports, loisirs et vie communautaire. La tenue de démarches de participation publique sur ces sujets n'est pas obligatoire, sauf lorsqu'elle est requise par la loi. La présente politique ne remplace pas les procédures légales prévues à la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme (RLRQ, chapitre A-19.1). La Ville n'est donc pas exemptée de l'approbation référendaire. 8 Participation publique La participation publique est une forme de participation citoyenne, au même titre que la participation électorale ou la participation sociale. Elle désigne l'engagement des individus dans des mécanismes de participation formels mis en place par la Ville. La participation publique ne vise pas à se substituer à la démocratie représentative ou à l'expertise des fonctionnaires. Elle vise à renforcer les processus de décision en y ajoutant l'apport de la population. Participation citoyenne La participation citoyenne englobe trois domaines d'activités à l'intérieur desquels s'exprime la citoyenneté, soit : y La participation électorale; y La participation sociale; y La participation publique. Mesure de participation publique Une activité ou un moyen déployé dans le cadre d'une démarche de participation publique. La mesure de participation publique permet à la population de contribuer au processus de décision se rapportant à un projet donné. Il peut s'agir d'une mesure d'information, de consultation ou de participation active. Démarche de participation publique Ensemble des mesures de participation publique déployées dans le cadre d'un projet. Les démarches peuvent comprendre : y Des mesures d'information (séance d'information, documentation, etc.); y Des mesures de consultation (sondage, séance de consultation publique, etc.); y Des mesures de participation active (atelier de cocréation, cohorte citoyenne, etc.). 1 Les définitions proposées s'inspirent du dictionnaire de la participation de l'Institut du nouveau monde et du Rapport du groupe de travail pour un cadre de référence en matière d'urbanisme participatif. Définitions Afin d'assurer une compréhension commune de la politique, il convient de préciser certaines notions1. 9 Processus décisionnel Le processus décisionnel désigne l'ensemble des étapes du cheminement d'un projet, du moment où la Ville en est saisie jusqu'à son adoption par le conseil municipal. Séance de consultation publique Rencontre publique organisée par la Ville pour obtenir l'opinion de la population à l'égard d'un projet. La Ville réserve la notion d'assemblée publique de consultation aux activités qui relèvent de ses obligations légales. Ces activités ne sont pas encadrées par la présente politique. Personnes participantes Un individu qui prend part à une mesure de participation publique. Il peut s'agir d'une personne résidant sur le territoire trifluvien, d'une ou d'un propriétaire d'immeuble ou la représentante ou le représentant d'une organisation établie sur son territoire. Projet Sujet faisant l'objet d'une démarche de participation publique. Ville La Ville est entendue comme l'organisation municipale comprenant l'administration municipale et le conseil municipal. 10 Afin de baliser ses actions en matière de participation publique, la Ville s'est dotée de trois principes directeurs. Principes directeurs 11 Fournir une information objective et accessible Dans une démarche de participation publique, la Ville s'assure que la population ait accès à une documentation synthèse présentant l'information pertinente se rapportant au projet, sous réserve des restrictions prévues à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). Elle explique les objectifs de la démarche de participation publique, les différentes étapes de celle-ci et les moyens mis à la disposition des personnes intéressées à participer. Afin de favoriser la bonne compréhension des projets, la Ville privilégie l'utilisation d'un vocabulaire simple et accessible. Favoriser la participation des parties prenantes et accueillir la diversité des points de vue La Ville encourage la participation des citoyennes et des citoyens provenant de différents milieux. Pour ce faire, elle utilise des moyens de communication et des stratégies de consultation qui offrent à l'ensemble de la population la possibilité de faire entendre sa voix. La Ville s'assure que les échanges d'opinions se déroulent dans un climat respectueux et sécuritaire favorisant un dialogue constructif entre les différentes personnes participantes. Valoriser l'apport de la participation publique dans les décisions municipales La Ville rend compte de ses démarches de participation publique en rapportant de façon objective les préoccupations, les opinions et les idées émises par la population aux différentes parties prenantes, notamment aux membres du conseil municipal. Lorsqu'une décision est prise dans un projet, l'apport des citoyennes et des citoyens dans le processus de décision sera expliqué. 12 Les démarches de participation publique reposent sur la collaboration de plusieurs parties prenantes. Chacune a un rôle à jouer pour s'assurer que les démarches contribuent positivement à la prise de décision municipale. Rôles et responsabilités 13 Mandat de la Direction des communications et de la participation publique La Direction des communications et de la participation publique (ci-après nommée Direction des communications) est maître d'œuvre des démarches de participation publique réalisées par et pour la Ville, à l'exception des procédures obligatoires prévues par une loi ou un règlement. Dans le cadre des démarches de participation publique, la Direction des communications joue le rôle d'intermédiaire entre le public et les services municipaux qui portent le projet. Ainsi, la Direction des communications s'assure que les activités de participation publique soient réalisées dans un climat favorable au dialogue à la fois respectueux et constructif. La Direction des communications a également la responsabilité de rendre compte fidèlement et objectivement des opinions exprimées dans le cadre des activités de participation publique dont elle est responsable. Administration municipale Les membres de l'administration municipale participent activement à la présentation des projets faisant l'objet d'une démarche de participation publique. Ils sont responsables de présenter les projets et d'en expliquer les aspects techniques de manière à les rendre compréhensibles au public. Les membres de l'administration municipale s'engagent à prendre en considération les préoccupations, les besoins et les opinions de la population dans l'élaboration et la mise en œuvre des projets. Conseil municipal Lors des activités de participation publique, les membres du conseil municipal sont en mode écoute. Ils participent aux activités à titre d'observatrices ou d'observateurs afin d'assister aux échanges et d'entendre les idées proposées. Cette position vise à éviter la partisanerie et à permettre aux personnes participantes de s'exprimer librement. Le Cabinet du maire peut désigner une représentante ou un représentant du conseil municipal afin de participer activement à une présentation faite lors d'une séance d'information ou d'une consultation. Dans un tel contexte, la personne désignée a le rôle et la responsabilité d'expliquer la position du conseil municipal à l'égard du projet. Personnes participantes Les personnes participant aux démarches de participation publique sont invitées à faire preuve d'écoute et d'ouverture à l'égard des différents points de vue exprimés. Les personnes participantes s'engagent à respecter les règles de fonctionnement des activités de participation publique et à s'exprimer de manière respectueuse afin de permettre un dialogue constructif. 14 Mise en application La présente politique établit des critères et des normes qui doivent encadrer les différentes étapes d'une démarche de participation publique. 15 Étape 1 Demande de participation publique Conformément à la Politique de communication, personne ne peut engager la Ville dans une démarche de participation publique ni l'annoncer publiquement, sans avoir impliqué la Direction des communications au préalable. Lorsqu'elles souhaitent soumettre un projet à une démarche de participation publique, les directions doivent déposer une demande à la Direction des communications. 16 Étape 2 Analyse et approbation d'une démarche de participation publique La Ville doit évaluer s'il est pertinent de soumettre un projet à une démarche de participation publique. Les projets sont analysés en fonction des critères suivants : y Intérêt collectif du projet : - Nombre de personnes touchées; - Envergure territoriale du projet. y Impacts prévisibles du projet au niveau : - Social : qualité de vie, cohabitation sociale, sécurité des milieux, accès aux services municipaux, etc.; - Environnemental : protection des milieux naturels, lutte aux changements climatiques, qualité de l'air, etc.; - Économique : orientations budgétaires, investissements d'envergure, taxes et tarifs municipaux, etc. y Apport de l'expertise citoyenne : - Possibilité de faire évoluer le projet en fonction des besoins de la population. En collaboration avec les différentes intervenantes ou intervenants municipaux, la Direction des communications analyse les projets pour déterminer s'il est pertinent de les soumettre à une démarche de participation publique. Le cas échéant, la Direction des communications élabore, en collaboration avec la direction cliente, un plan de participation publique détaillant les mesures à mettre en œuvre et l'échéancier de réalisation de la démarche. 17 Étape 3 Promotion des démarches de participation publique Chaque démarche de participation publique de la Ville est publicisée. Les actions de communication varient d'une démarche à l'autre. L'objectif étant toujours de joindre les personnes concernées. Les démarches de participation publique de la Ville sont présentées sur son site Web. On y présente les objectifs, les échéanciers et les activités de participation publique prévues. L'information produite est rédigée dans un langage simple et accessible qui permet de bien comprendre les enjeux, la politique ou le projet à l'étude. Lorsqu'une démarche touche un groupe particulier de la population, la Ville s'assure d'inviter les personnes concernées dans un délai raisonnable. À moins de circonstances exceptionnelles, l'annonce d'une démarche de participation publique se fait au moins quinze jours avant le début de celle-ci. 18 sont recueillis et analysés afin d'être soumis à l'administration municipale et aux membres du conseil municipal lors de la prise des décisions. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, les personnes intéressées disposent minimalement de 21 jours pour soumettre un commentaire écrit lors d'un appel de mémoire. Mesures de participation active Les mesures de participation active visent à impliquer la population dans le processus de décision municipal. Elles sont utilisées lorsque les besoins, les valeurs et les aspirations de la population ont un impact important sur la définition d'un projet municipal. À travers ces mesures, la population est invitée à contribuer aux décisions municipales de différentes façons, notamment en : y Identifiant les enjeux d'un projet; y Définissant les options possibles; y Évaluant les scénarios envisagés; y Émettant des recommandations sur le projet faisant l'objet d'une démarche de participation publique. Étape 4 Déroulement des démarches de participation publique Selon les objectifs poursuivis, les démarches de participation publique peuvent prendre différentes formes. Mesures pour informer La Ville peut déployer différentes actions en vue d'informer la population. Les mesures d'information ont comme objectif de permettre à la population de comprendre les enjeux et les options envisagées dans le cadre d'un projet particulier. Les mesures d'information sont généralement utilisées au début des démarches de participation publique. Dans cette optique, elle doit permettre aux personnes intéressées d'avoir accès à l'information nécessaire pour émettre une opinion éclairée sur le projet sur lequel elles sont consultées. Les mesures d'information peuvent également être utilisées pour informer la population par rapport à des projets qui ont fait l'objet d'une décision du conseil municipal. Dans ces situations, il s'agit d'expliquer les projets et de répondre aux questions des personnes intéressées par un projet particulier. Mesures pour consulter Les mesures de consultation déployées par la Ville visent à connaître l'opinion de la population par rapport à un projet particulier. Les commentaires 19 Informer Fournir à la population l'information nécessaire pour l'aider à comprendre les problèmes, les options ou les solutions envisagées. Consulter Obtenir la rétroaction du public sur les analyses, les options possibles et ou les décisions. Impliquer Travailler directement avec le public tout au long du processus de façon cohérente pour s'assurer que ses préoccupations et aspirations sont comprises et prises en considération. Déléguer Conﬁer au public le soin de prendre la décision ﬁnale. Collaborer Forger un partenariat avec le public à toutes les étapes du processus décisionnel, y compris l'élaboration des options possibles et l'identiﬁcation de la solution préférée. Augmentation du niveau d e participation publiqu e Type d'action Type d'action Type d'action Type d'action Type d'action - Séance d'information; - Documentation/vidéo; - Communiqué de presse. - Séance de consultation publique; - Sondage d'opinion; - Dépôt de mémoire. - Atelier de consultation; - Groupe de discussion; - Kiosque de consultation. - Atelier de coconstruction - Cohorte citoyenne; - Comités municipaux. - Référendum; - Budget participatif. Objectif Objectif Objectif Objectif Objectif Échelle de la participation publique 20 Étape 5 Diffusion des résultats et rétroaction Les rapports de consultation sont disponibles sur le site Web municipal dans les trois mois qui suivent l'activité de participation publique. Lorsqu'une décision est prise dans le cadre d'un projet ayant fait l'objet d'une démarche de participation publique, la Ville en informe le public en rappelant l'apport des consultations publiques dans la recherche de l'intérêt collectif. Ces rétroactions font partie intégrante de la démarche et sont effectuées de manière proactive par la Ville. Accessibilité des démarches de participation publique La Ville s'engage à rendre ses démarches de participation publique les plus accessibles possible. Une attention particulière est notamment accordée à l'accessibilité universelle des lieux choisis pour tenir des activités de participation publique. Dans la mesure du possible, la Ville adapte ses démarches de participation publique pour tenir compte de la réalité des groupes les plus vulnérables et les moins favorisés de la population. De plus, elle veille à permettre la participation du plus grand nombre en combinant différentes mesures de participation publique. Les démarches permettent ainsi aux personnes concernées de participer en présence ou à distance, par écrit ou à l'oral. Afin d'éviter toute forme d'exclusion numérique, il est possible pour les personnes intéressées de participer aux consultations électroniques de la Ville (sondage, récolte d'idées, etc.) en communiquant par téléphone avec le Service 311. 21 22 Conclusion La Politique de consultation et de participation publiques est un engagement important envers la démocratie locale. 23 À travers cette politique, la Ville réaffirme sa volonté d'établir un dialogue constructif avec la population dans le but de prendre des décisions qui répondent à l'intérêt collectif. La politique s'inscrit donc en continuité avec les initiatives déployées par la Ville notamment par la création de la Direction des communications en 2019. Au cours des dernières années, la Ville a mené plusieurs activités permettant à la population d'échanger sur les projets qui façonnent son développement. Avec cette politique, la Ville souhaite encadrer et faire évoluer ses pratiques de manière à répondre aux besoins de la population en matière de participation publique. Ce faisant, la Ville concrétise les objectifs qu'elle s'est fixés dans son Plan d'orientations politiques en permettant aux citoyennes et citoyens de contribuer au processus de prise de décision municipale et de favoriser l'acceptabilité sociale des projets.