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PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DU VAL-SAINT-FRANÇOIS
MUNICIPALITÉ D'ULVERTON
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA
MUNICIPALITÉ D'ULVERTON
CONSIDERANT QUE la Municipalité d'Ulverton (ci-après la « Municipalité ») est un organisme public
assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDERANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte
et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ;
CONSIDERANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme municipal,
doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements personnels par un
moyen technologique ;
CONSIDERANT QU'une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité et diffusée
par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDERANT QU'une telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la Municipalité ;
CONSIDERANT QUE l'art. 155, 1er al., par. 4 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics
et sur la protection des renseignements personnels spécifient que le gouvernement peut adopter un
règlement pour exclure un organisme public de l'obligation de former le comité prévu à l'article 8.1
ou modifier les obligations d'un organisme prévues à cet article en fonction de critères qu'il définit ;
CONSIDERANt les articles 2 et 3 du Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de
former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, la
municipalité d'Ulverton n'a pas l'obligation de former un tel comité ;
CONSIDERANT QUE la Municipalité d'Ulverton est visée par l'article 2 du Règlement excluant certains
organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à l'information et la protection
des renseignements personnels, les fonctions confiées au comité sur l'accès à l'information et la
protection des renseignements personnels par la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) sont exercées par le
responsable de la protection des renseignements personnels ou dans le cas d'une municipalité, par
le directeur général.
CONSIDERANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la présente
Politique de confidentialité de la Municipalité d'Ulverton ;
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
La Municipalité d'Ulverton vous invite à prendre connaissance de sa politique de confidentialité pour
connaître les règles qu'elle applique en matière de protection des renseignements personnels.
La Municipalité d'Ulverton exploite https://municipaliteulverton.com/ (le « Site »).
Avec le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une
attention particulière à la protection de la vie privée. C'est pourquoi la Municipalité s'engage à
respecter la confidentialité des renseignements personnels qu'elle collecte. La Municipalité gère
l'utilisation des renseignements personnels conformément aux normes édictées par la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.
A-2.1).
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1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous
énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès ;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité d'Ulverton ;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel ;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte,
détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de
ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique
et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de
téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou
professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un
haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison
du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information
financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le
numéro de permis de conduire ou l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi
sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la
Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements
personnels détenus par la Municipalité.
2.
OBJECTIFS
2.1.
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement
la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de
son cycle de vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
3.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.1.
Les renseignements, qui concernent une personne physique et permettent de
l'identifier, sont des renseignements personnels.
3.2.
Les renseignements personnels collectés par la Municipalité sont recueillis au travers de
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formulaires sur son site Web. La Municipalité utilise également des fichiers témoins pour
réunir certaines informations. Ces informations sont conservées par la Municipalité
d'Ulverton (151, route 143, Ulverton, QC, J0B 2B0).
3.3.
Seuls les employés municipaux ont accès aux renseignements. Les informations
demandées sont nécessaires pour nous permettre d'effectuer les suivis nécessaires.
Vous avez les droits d'accès et de rectification prévus par la Loi sur l'accès aux
documents et la protection des renseignements personnels.
3.4.
Nous collectons les renseignements suivants :
-
Nom
-
Prénom
-
Adresse civique
-
Adresse électronique
-
Numéro de téléphone
3.5.
Vos renseignements personnels sont collectés par le biais de formulaires, à savoir :
-
Formulaires de demande de permis en ligne
-
Formulaire de plaintes ou pour une demande d'accès à l'information ;
-
Rôle d'évaluation foncières en ligne ;
-
Formulaire d'inscription en ligne et accès au portail du Services d'appels
d'urgence automatisés
3.6.
Les informations qui sont recueillies sont utilisées aux fins suivantes :
-
Améliorer les services ;
-
Répondre correctement à vos questions, commentaires et suggestions ;
-
Obtenir des informations ;
-
Communiquer ou contacter les demandeurs.
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La MUNICIPALITÉ D'ULVERTON détermine, sur une base régulière et au moins chaque année,
le type de renseignement personnel recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie
des employés de la MUNICIPALITÉ D'ULVERTON ayant accès à ces renseignement personnel
et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau
présent en Annexe I de la présente Politique.
5.
CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1.
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi
sur l'accès.
5.2.
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut
refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de
même des services de la part de la Municipalité.
6.
RENSEIGNEMENTS TRANSMIS PAR COURRIEL OU PAR FORMULAIRE
La Municipalité s'engage à assurer la protection des renseignements confidentiels que vous lui
confiez. Si vous communiquez volontairement des renseignements personnels ou autrement
confidentielle, par courriel ou par formulaire, la Municipalité n'utilise que l'information requise
pour permettre au personnel de la Municipalité de répondre à votre message ou de donner
suite à votre demande. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures
de confidentialité que les autres documents écrits.
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7.
UTILISATION DE FICHIERS TEMOINS (« COOKIES »)
7.1.
Les témoins sont des petits fichiers de données qui peuvent inclure un identifiant unique
et anonyme. Les témoins sont envoyés à votre navigateur à partir d'un site Internet et
stockés sur le disque dur de votre ordinateur.
7.2.
Comme de nombreux autres sites, la Municipalité utilise des « témoins » pour recueillir
des informations. Vous pouvez configurer votre navigateur de sorte à refuser tous les
témoins ou à être informé lorsqu'un témoin est envoyé. Cependant, si vous n'acceptez
pas les témoins, vous ne pourrez peut-être pas utiliser certaines parties de notre Site.
8.
JOURNAUX DE DONNEES
8.1.
Comme beaucoup d'exploitants de sites, l'hébergeur de notre Site peut recueillir des
informations (« Journaux de données ») que votre navigateur transmet à chaque fois
que vous consultez notre Site. Ces Journaux de données peuvent inclure des
informations telles que l'adresse de protocole Internet (« IP »), l'emplacement
géographique de l'ordinateur que vous utilisez pour accéder au Site, le type et la
version de votre navigateur, les pages de notre Site que vous consultez, l'heure et la
date de consultation, le temps passé sur ces pages, ainsi que d'autres statistiques
d'utilisation.
8.2.
Si vous possédez des identifiants pour vous connecter à la section sécurisée du Site
(« Inscription aux alertes »), vous devez savoir que la date et heure d'utilisation de ces
identifiants ainsi que l'adresse IP de l'ordinateur utilisé sont conservés.
8.3.
Vos identifiants sont de votre responsabilité. Vous êtes entièrement responsable de
toute utilisation ou utilisation non appropriée de votre compte et les données
personnelles à la suite de la transmission de vos coordonnées à quelqu'un d'autre. Vous
devez conserver vos informations de compte dans une confidentialité absolue et éviter
de les divulguer à d'autres.
9.
DONNEES ANALYTIQUES ANONYMES
Le Site utilise des outils de récupération de données anonymes comme la provenance, le type
de navigateur utilisé, le nombre de pages vues, dans le but d'améliorer notre site Internet et
de mieux vous servir.
Google Analytics - Règles de confidentialité de Google Analytics
10.
PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
10.1.
La Municipalité s'engage à ne pas commercialiser les renseignements personnels
collectés. La Municipalité ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations
personnelles nominatives (par exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone,
l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations financières qui pourraient permettre
de vous identifier.
10.2.
La Municipalité s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à
moins que cela ne soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une
ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de l'exécution d'un contrat confié à un
tiers.
10.3.
Lorsque la Municipalité retient les services d'une société externe, elle emploie tous les
moyens appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés
conformément à la loi applicable à la Municipalité et collectés, utilisés, conservés et
détruits d'une manière respectant le cadre réglementaire auquel la Municipalité est
assujettie.
11.
LIENS VERS D'AUTRES SITES
Le Site municipal peut contenir des liens vers d'autres sites que nous n'exploitons pas. Si vous
cliquez sur le lien d'une tierce partie, vous serez redirigé vers le site de cette tierce partie Nous
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vous conseillons de lire la Politique de confidentialité de tous les sites que vous consultez. Nous
n'avons aucun contrôle sur les politiques de confidentialité ou les pratiques des sites ou des
services de tierces parties et nous rejetons toute responsabilité concernant le contenu.
12.
CONSERVATION DE L'INFORMATION
La Municipalité conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour
la réalisation des fins déterminées ou autrement nécessaires pour se conformer aux lois
applicables. Lorsque les Renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents aux
fins déterminées, ou requises par les lois applicables, la Municipalité prend des mesures pour
les supprimer, détruire, effacer, agréger ou les rendre anonymes. Conformément aux bonnes
pratiques d'affaires, la Municipalité continue de faire évoluer ces contrôles, horaires et
pratiques pour la conservation de l'information et des archives ainsi que de la destruction qui
s'appliquent à vos Renseignements personnels.
13.
ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, SUPPRESSION ET DROIT DE RECTIFICATION
13.1.
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous
pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou
formuler par écrit des commentaires.
13.2.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
13.3.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses,
nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un
format technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si
vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par
la loi à recueillir un tel renseignement.
14.
RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT
14.1.
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la
communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que
nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
14.2.
Pour
exercer
vos
droits,
écrivez-nous
à
l'adresse
courriel :
[email protected] (voir la section « Nous joindre »). Nous pourrions
vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous.
15.
MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
15.1.
Nous nous réservons le droit, de temps à autre, d'actualiser la présente Politique de
confidentialité. Nous vous informerons de toutes modifications apportées en publiant
la nouvelle Politique de confidentialité sur le Site. Nous vous invitons à lire régulièrement
la présente Politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuels
changements. Vous acceptez d'être lié par toutes les modifications apportées aux
termes de cette Politique de confidentialité. Toutes les modifications entreront en
vigueur dès le dépôt de la Politique de Confidentialité modifiée. La continuation de
l'utilisation du Site indiquera votre acceptation des conditions modifiées. Si vous n'êtes
pas en accord avec l'une des conditions modifiées, vous devez éviter toute utilisation
du Site.
16.
PLAINTES
16.1.
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection
d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels de la municipalité d'Ulverton publiée sur le site Internet de la Municipalité.
16.2.
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée
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en tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le
délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la
Commission d'accès à l'information de réviser cette décision. La demande de révision
doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l'expiration
du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer
brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
17.
COMMENT NOUS CONTACTER
17.1.
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection
de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de
la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Direction générale
151, route 143, Ulverton, QC J0B 2B0
Tél. : 819 826-5049, poste : 103
Courriel : [email protected]
18.
DISPOSITIONS FINALES
18.1.
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
18.2.
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil d'administration de la Municipalité.
18.3.
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP
et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de
la Municipalité.
18.4.
La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le conseil.
_________________________________________
_____________________________________________
Lynda Tétreault,
Vicki Turgeon,
Mairesse
Directrice générale, greffière-trésorière
Adoptée à Ulverton, le 3E du jour du mois de juin 2024.
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ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 6)
Service
Description des RP recueillis
Fins pour lesquels les RP sont
recueillis
Personnes ayant accès aux RP
Moyens de collectes de RP