Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes — full text

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1 2 3 Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes Table des matières CADRE DE RÉFÉRENCE ................................................................................................................................... 4 MISE EN CONTEXTE ........................................................................................................................................ 4 ÉNONCÉ DE MISSION DE LA POLITIQUE .............................................................................................................. 4 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE ............................................................................................................................. 4 PRINCIPES DIRECTEURS ................................................................................................................................... 4 RECONNAISSANCE ......................................................................................................................................... 5 CRITÈRES DE RECONNAISSANCE ........................................................................................................................ 5 PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE, DE MAINTIEN ET DE RÉVISION ......................................................................... 5 Dossier d'accréditation .......................................................................................................................... 5 Évaluation et recommandation ............................................................................................................. 6 Adoption de la liste des organismes reconnus et des subventions ...................................................... 6 Révision et renouvellement .................................................................................................................. 6 OBLIGATIONS DES ORGANISMES ...................................................................................................................... 6 RÉVOCATION DU STATUT ................................................................................................................................ 7 EXCLUSIONS AUTOMATIQUES .......................................................................................................................... 7 SOUTIEN DE LA VILLE ..................................................................................................................................... 7 TYPES DE SOUTIEN ......................................................................................................................................... 7 PROTOCOLE D'ENTENTE .................................................................................................................................. 8 SOUTIEN AUX ORGANISMES NON-ACCRÉDITÉS ................................................................................................... 8 MÉCANISMES D'ÉVALUATION ET DE SUIVI DE LA POLITIQUE ....................................................................... 9 4 MISE EN CONTEXTE La présente politique consacre la mise en place d'une procédure de reconnaissance des organismes et en explique les étapes. Cette reconnaissance donnera accès, à ceux qui en bénéficieront, à toute une gamme de services clairement définis. Cette nouvelle politique s'appuie également sur les orientations et politiques existantes de la Ville, et en constitue le prolongement logique et cohérent. En outre, elle permettra aux différents services municipaux de maximiser l'équité et l'efficacité dans la réponse aux besoins des organismes, et de consolider la relation de partenariat qui unit la Ville et les organismes en faveur du bien-être et de la qualité de vie de la population. ÉNONCÉ DE MISSION DE LA POLITIQUE Structurer et optimiser le soutien qu'offre la Ville de Val-d'Or aux organismes du milieu dans le but de maximiser la contribution de ces partenaires à la qualité de vie de la population. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE  Clarifier les attentes et les engagements de la Ville envers ses partenaires du milieu associatif valdorien;  Mettre en place un cadre d'analyse et de décision efficace visant à simplifier le processus d'attribution de soutien aux organismes;  Énoncer la procédure à suivre et les critères à respecter afin de pouvoir bénéficier du soutien de la Ville;  Contribuer à la consolidation et à l'amélioration des services offerts par les organismes du milieu;  Favoriser l'arrimage des objectifs de la Ville à ceux des organismes partenaires. PRINCIPES DIRECTEURS  Le respect de la diversité des milieux, des champs d'activité, de l'autonomie des organismes et de leurs pratiques;  La transparence et l'équité dans le traitement des dossiers et le soutien accordé;  La reconnaissance du travail des bénévoles et des organismes du territoire;  La réciprocité entre l'organisme, qui offre des services aux citoyens, et la Ville, qui le soutient dans cette mission;  La saine gestion des fonds publics et des infrastructures collectives, tant par l'administration municipale que par les organismes avec qui elle collabore. CADRE DE RÉFÉRENCE 5 RECONNAISSANCE La reconnaissance est un processus mené par la Ville qui officialise une relation avec un organisme. Ainsi, l'obtention de la reconnaissance rend l'organisme admissible à une gamme de services offerts par la Ville. CRITÈRES DE RECONNAISSANCE Afin de bénéficier de la reconnaissance officielle de la Ville de Val-d'Or et ainsi être admissible au soutien de celle-ci, l'organisme doit rencontrer les critères suivants (à moins d'une décision contraire du conseil :  Être légalement constitué en tant qu'organisme à but non lucratif (OBNL) ou coopérative, et ce depuis un minimum de 12 mois;  Avoir son siège social à Val-d'Or, ou y opérer un bureau ou un établissement;  Offrir ses services ou activités à la population valdorienne ou à certaines clientèles valdoriennes spécifiques;  Être un organisme dont les actions ou la mission correspond en tout ou en partie avec les objectifs contenus dans les politiques et orientations municipales;  Être inclusif et non discriminatoire, tant en ce qui concerne l'embauche du personnel, la composition du conseil d'administration ou le choix de la clientèle desservie.  Ne pas dédoubler les services de la Ville ou concurrencer l'activité d'un autre organisme, que ce soit en ce qui a trait à la discipline, le territoire ou le niveau de pratique de l'activité, à moins qu'une analyse de l'administration municipale n'ait démontré qu'un seul organisme ne peut répondre à tous les besoins. PROCÉDURE DE RECONNAISSANCE, DE MAINTIEN ET DE RÉVISION Dossier d'accréditation Il s'agit de la porte d'entrée du processus. Les documents soumis permettent à l'administration municipale de mieux connaître l'organisme et d'évaluer sommairement sa santé financière et organisationnelle. Par ailleurs, la somme des dossiers reçus permet à la Ville de prendre le pouls du milieu associatif valdorien. Le dossier d'accréditation (ou de renouvellement de l'accréditation) doit contenir : - Une copie de la charte et des lettres patentes incluant le Numéro d'entreprise du Québec, ou encore un État de renseignements d'une personne morale au registre des entreprises (lors de la première demande seulement); - Une copie des règlements généraux (lors de la première demande, ou si des modifications ont été apportées); - Une liste des membres du conseil d'administration; - Une Résolution du conseil d'administration affirmant la volonté d'obtenir l'accréditation et désignant une personne signataire à cette fin; 6 - Un aperçu des finances de l'organisme (état des revenus et dépenses); - La présentation d'une preuve de couverture d'assurance responsabilité; - Le compte-rendu de la plus récente assemblée générale annuelle de l'organisme. Évaluation et recommandation Ce sont les services municipaux qui interagissent avec les organismes et qui, de ce fait, les connaissent le mieux. Ils sont donc appelés à analyser et évaluer les demandes, puis à soumettre leurs recommandations au conseil municipal, tant en ce qui concerne les organismes à reconnaître que la réponse à leurs demandes de soutien. Adoption de la liste des organismes reconnus et des subventions Le conseil municipal adopte, d'une à deux fois par année, la liste mise à jour des organismes reconnus en vertu du processus d'accréditation. C'est également le conseil qui détermine le montant du soutien financier alloué - le cas échéant - aux organismes en ayant fait la demande, lors de l'élaboration du budget de la Ville pour l'année à venir. Révision et renouvellement La reconnaissance est valide pour une période de trois ans. Au terme de la troisième année, l'organisme devra déposer une demande de renouvellement de sa reconnaissance. L'organisme s'engage à informer le service municipal correspondant de tout changement administratif au sein de son organisation durant cette période de trois ans (composition du conseil d'administration, modification aux règlements généraux, changement d'adresse, etc.). OBLIGATIONS DES ORGANISMES Les organismes sans but lucratif qui sont reconnus par la Ville de Val-d'Or ont les obligations suivantes :  Transmettre à la Ville, selon le délai inscrit aux règlements généraux, des copies des documents relatifs à l'évaluation et à la planification de leurs activités (rapport annuel et bilan des activités, états financiers, plan d'action de la prochaine année, etc.);  Transmettre, sur demande, les ordres du jour et les procès-verbaux des diverses rencontres : conseil d'administration, assemblée générale annuelle, assemblée spéciale, etc.;  Acheminer sur demande à la Ville la grille tarifaire des activités et services de l'organisme;  Respecter le protocole de visibilité conclu avec la Ville de Val-d'Or;  Pour les organismes œuvrant avec les clientèles vulnérables et les mineurs, procéder à une vérification des antécédents judiciaires des membres du conseil d'administration, du 7 personnel et des bénévoles qui auront à côtoyer ces clientèles. RÉVOCATION DU STATUT Tout organisme qui ne se conforme pas aux obligations énumérées ci-dessus recevra un avis lui enjoignant de rétablir la situation. Si aucune entente de redressement n'est conclue et que l'organisme faillit à ses obligations, il verra sa reconnaissance municipale révoquée. Cette révocation lui sera signifiée par la direction du service municipal concerné. Dès que sa reconnaissance lui est retirée, l'organisme perd les privilèges qui y sont rattachés. De même, la Ville peut révoquer le statu de tout organisme reconnu coupable de malversation, de mauvaise gestion ou de pratiques illégales, et ce jusqu'à ce que preuve soit faites que des mesures de redressement ont été élaborées et mises en place. Par ailleurs, un organisme peut demander en tout temps de mettre fin à la reconnaissance accordée par la Ville en remettant à la direction du service municipal concerné une résolution de son conseil d'administration à cet effet. Les avantages conférés par la reconnaissance prennent fin à la date de réception de cette résolution. L'organisme demeure toutefois responsable de rembourser à la Ville tout montant qui pourrait lui être dû. EXCLUSIONS AUTOMATIQUES Ne peuvent bénéficier de l'accréditation les entités suivantes : - Les entreprises privées - Les organismes et les regroupements dont l'offre de service n'est pas publique - Les institutions ou organisations publiques et parapubliques - Les organismes religieux; - Les fondations et les organismes à vocation philanthropique (ex. : fondations d'hôpitaux et de centres de santé spécialisés, etc.) - Les organisations de politique partisane - Les ordres professionnels, les organisations syndicales - Les coopératives à vocation « commerciale », à l'exception de celles dites de « solidarité ». Le conseil municipal se réserve le droit de soutenir autrement - ponctuellement ou en vertu d'une entente - certaines de ces entités, notamment mais non exclusivement pour la tenue d'activités ou de projets spéciaux bénéficiant à la communauté. SOUTIEN DE LA VILLE TYPES DE SOUTIEN Le soutien offert par la Ville de Val-d'Or peut prendre diverses formes, en fonction des besoins exprimés par les organismes reconnus, les types d'organismes et leur secteur d'activité :  Professionnel et administratif : conseils, soutien à la logistique, formations. 8  Communication et promotion : publicité des activités de l'organisme dans les publications, calendrier ou outils de communication de la Ville;  Financier : accès à divers programmes de subvention, soit pour le fonctionnement régulier, soit pour la réalisation de projets ou la tenue d'activités spéciales.  Matériel : accès à des locaux et à des équipements appartenant à la Ville ou dont elle est chargée de la gestion. La Ville s'engage à colliger les différentes mesures d'aide aux organismes qu'elle met en place et à en mettre la liste à jour régulièrement. Cette offre de service sera promue auprès des organismes accrédités et de la communauté en général. PROTOCOLE D'ENTENTE Selon le type de soutien accordé, un protocole d'entente liant la Ville et l'organisme pourra être signé. Ce document doit préciser les engagements de chaque partie. Il permet de nouer une relation claire et sans ambiguïté. Il contient entre autres les formes que prendra le soutien de la Ville de Val-d'Or envers l'organisme, bien qu'il soit possible que pour les aspects non financiers, des demandes ponctuelles puissent être reçues et acceptées ultérieurement. SOUTIEN AUX ORGANISMES NON-ACCRÉDITÉS La Ville pourra offrir des services à des organismes non accrédités ou à des regroupements informels de citoyens, en vertu d'une grille tarifaire déterminée et d'une liste de ressources disponibles pour la communauté. Elle privilégiera par contre les projets et regroupements qui font écho aux orientations et objectifs contenus dans les politiques municipales. La Ville offrira en outre un accompagnement aux regroupements de citoyens souhaitant rassembler les conditions requises pour obtenir l'accréditation. 9 MÉCANISMES D'ÉVALUATION ET DE SUIVI DE LA POLITIQUE Afin de s'assurer que la politique et les procédures qu'elle prévoit atteignent les objectifs pour lesquels elles ont été mises en place, la Ville de Val-d'Or prévoit mener une évaluation périodique des processus mis en place et de leurs résultats, ainsi que de l'appréciation des organismes. Un comité de suivi de la politique, formé de membres du conseil municipal et des directions des services concernés, sera formé. Ce comité aura pour mandat d'évaluer si l'administration municipale rencontre les objectifs contenus dans la politique et de formuler des recommandations pour augmenter l'efficacité de la Ville en matière de soutien aux organismes du milieu. Ce comité pourra faire appel aux ressources de son choix pour l'épauler dans cette tâche. Le conseil de ville apportera, lorsque jugé nécessaire, les ajustements pertinents pour maximiser l'atteinte des objectifs de la présente politique.