Politique d'achat local et de disposition des biens — full text

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## Politique d'achat local et de disposition des biens Adoptée le 5 juin 2023 Résolution 2023-06-174 ## 1. But de cette politique Afin de soutenir l'économie locale et régionale, le conseil municipal désire favoriser l'achat local pour les contrats dont la dépense est de moins de 25 000 $ ainsi que pour tout contrat octroye de gré à gré ou sur demande de prix entre 25 000 $ et le seuil d'appel d'offres public en vertu du Règlement de gestion contractuelle numéro 253-2018. Le conseil souhaite également définir les règles relativement à la disposition de biens meubles appartenant à la Ville de Warwick. Le conseil cherche ainsi à favoriser la transparence à l'égard des fournisseurs et promouvoir les entreprises ayant un établissement sur le territoire de la Ville de Warwick, le tout dans le respect des lois et règlements en vigueur. Elle assure également la saine gestion des finances publiques et assure que les contrats sont conformes aux besoins et aux exigences de la Ville de Warwick. Cette politique est adoptée par le conseil municipal et ne peut être modifiée que par résolution. ## 2. Définitions Contrat de gré à gré : Tout contrat qui est conclu entre la Ville et un fournisseur et qui n'a pas fait l'objet d'une mise en concurrence. Demande de prix : Processus par lequel la Ville met en concurrence deux (2) ou plusieurs fournisseurs. Cette définition n'est pas assimilée à un appel d'offres sur invitation tel que spécifié a l'article 573.1 de la Loi sur les cités et villes (L.R.Q., C-19). Fournisseur local : Ayant un établissement d'entreprise situé dans les limites de la Ville de Warwick. Le fait que le propriétaire ou le représentant de l'entreprise soit résident de la Ville ne constitue pas un critère de qualification à un tel statut. Fournisseur régional : Ayant un établissement d'entreprise situé dans les limites de la MRC d'Arthabaska. Fournisseur externe : Une entreprise qui ne possède pas d'établissement dans la Ville de Warwick ou la MRC d'Arthabaska. ## 3. Achat local ## 3.1 Paramètres Afin de maintenir une offre de produits et de services compétitive au sein de la Ville de Warwick, l'achat local est encouragé. L'achat local est défini par l'octroi d'un contrat à un fournisseur ayant un établissement d'entreprise sur le territoire de la Ville de Warwick. Dans l'éventualité où le contrat ne peut être fourni par un fournisseur ayant un établissement d'entreprise sur le territoire de la Ville de Warwick, l'achat local est défini par l'octroi d'un contrat à un fournisseur ayant un établissement d'entreprise sur le territoire de la MRC d'Arthabaska. Afin de garantir la compétitivité des prix offerts par les fournisseurs locaux, la Ville demandera d'autres prix à des fournisseurs extérieurs à la Ville. La Ville se réserve le droit de ne pas comparer les prix dans certaines circonstances justifiables par la saine gestion de ses opérations. Dans le cas des contrats conclus de gré à gré, la Ville de Warwick peut favoriser l'achat local. Pour les contrats dont la dépense est de moins de 25 000 $ ainsi que pour les contrats dont la dépense est d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil requis pour un appel d'offres public et octroyé par demande de prix en vertu du Règlement de gestion contractuelle numéro 253-2018, la Ville pourra adjuger le contrat par préférence au fournisseur local possédant un établissement d'entreprise sur le territoire de la ville, en autant que le prix du contrat n'excède pas plus de 10 % le prix le plus bas d'un fournisseur provenant de l'extérieur de la Ville de Warwick et jusqu'à un écart maximal de 5 000 $ taxes en sus. Pour les contrats dont la dépense est de moins de 25 000 $ ainsi que pour les contrats dont la dépense est d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil requis pour un appel d'offres public et octroyé par demande de prix en vertu du Règlement de gestion contractuelle numéro 253-2018, et que des prix proviennent à la fois du territoire de la MRC d'Arthabaska mais situé à l'extérieur du territoire de la Ville de Warwick, et à la fois de l'extérieur de la MRC d'Arthabaska, la Ville ourra adjuger le contrat par préférence au fournisseur régional possédant un établissemen l'entreprise sur le territoire de la MRC d'Arthabaska situé à l'extérieur du territoire de la Ville de Warwick, en autant que le prix du contrat n'excède pas plus de 5% le prix le plus bas d'un fournisseur provenant de l'extérieur de la MRC d'Arthabaska et jusqu'à un écart maximal de 2 500 $ taxes en sus. ## 3.2 Critères d'admissibilité Pour bénéficier de cette politique, le fournisseur ayant un établissement d'entreprise sur le territoire de la Ville de Warwick ou, à défaut, sur le territoire de la MRC d'Arthabaska, doit être en mesure de répondre aux exigences de la Ville en matière de : - a. Qualité des matériaux, du bien ou du service; - b. Expertise et expérience; - c. Disponibilité et délais de livraison; - d. Respect par le fournisseur de toutes les dispositions requises en vertu des lois applicables. ## 4. Dispositions des biens Lorsque certains biens ne sont plus requis ou doivent être remplacés, la Ville de Warwick doit appliquer la méthode jugée la plus rentable pour leur aliénation. Selon la quantité et la nature des biens, les directeurs de services concernés déterminent le moment et le processus à mettre en œuvre pour s'en départir. Dans un souci de développement durable, une évaluation devra préalablement être effectuée afin de vérifier si l'article peut servir à un autre service ou être réutilisé à d'autres fins. Sont touchés par ces règles de disposition d'actifs, aussi bien le matériel désuet, les surplus de marchandise, que les biens perdus, oubliés ou saisis qui ne sont pas réclamés dans les soixante jours par leur propriétaire. Les directeurs de services concernés doivent préparer la recommandation pour autorisation au conseil municipal, lorsque requis. ## 4.1 Demandes de soumissions Dans le cas d'un bien d'une valeur supérieure à 5 000 $, la Ville de Warwick doit procéder par demande de propositions pour revendre ces biens. Cette demande sera publiée sur le site internet de la Ville et contiendra toutes les conditions que les personnes intéressées devront respecter pour que leur proposition soit recevable. Elle peut également, dans le cas de matériel ou de véhicules, proposer le produit comme valeur d'échange au moment d'une demande de propositions pour l'acquisition d'un bien ou d'un véhicule neuf. Le conseil municipal doit autoriser la vente après la réception des propositions. ## 4.2 Vente par le biais du Centre de Services Partagés du Québec Le Centre de Services Partagés du Québec offre un service spécialisé de gestion et disposition des biens. Il procède, au nom de la Ville, à des demandes de soumissions ou à la vente à l'encan des biens dont la Ville veut se départir. Cette méthode a l'avantage de faire appel à un plus grand bassin de municipalités/acheteurs potentiels. Le conseil municipal doit autoriser la vente après la réception des offres. ## 4.3 Vente de gré à gré Dans le cas d'un bien d'une valeur inférieure à 5 000 $, la Ville peut s'en départir de gré à gré dans la mesure où l'offre correspond à la valeur estimée du bien. Les directeurs de services de la Ville de Warwick sont autorisés à accepter des offres dans le cas de vente de gré à gré, sur approbation de la direction générale. ## 4.4 Cession à des organismes à but non lucratif Il est parfois onéreux de se départir de biens de faible valeur. La Ville favorise, dans de telles circonstances, la cession de ces biens en priorité à des organismes à but non lucratif, et ce, gratuitement. Si aucun organisme à but non lucratif désire se prévaloir de ces biens, la Ville peut ensuite les céder à faible coût à tout autre personne ou entité. ## 4.5 Mise au rebut Lorsque des biens municipaux n'ont plus aucune valeur, sont inutilisables, et ne peuvent pas être réparés ou recyclés de façon économique, ils peuvent alors être mis au rebut. ## 5. Entrée en vigueur  La présente politique entre en vigueur à compter du 5 juin 2023. U pille Conties Noëlla Comtois, Mairesse suppléante Matthieu Levasseur, M.A.P. Directeur général