Directive particuliere relative a l'utilisation d'une autre langue que la langue officielle — full text

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Directive particulière précisant la nature des situations dans lesquelles la ville de Waterville entend utiliser une autre langue que le français Adoptée à la séance ordinaire du Conseil de la ville de Waterville du 4 novembre 2024 Directive Utilisation d'une langue autre que le français TABLE DES MATIÈRES PRÉAMBULE ............................................................................................................................... 3 1. OBJECTIF DE LA DIRECTIVE .................................................................................................. 4 2. CHAMP D'APPLICATION ..................................................................................................... 4 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX ........................................................................................................ 4 4. PRINCIPES DIRECTEURS ............................................................................................................. 4 1 LANGUE DU TRAVAIL ............................................................................................ 4 2 SERVICE AU PUBLIC .............................................................................................. 5 3 LANGUE DES DOCUMENTS, ENTENTES ET COMMUNICATIONS ..................................... 6 3 LANGUE DES CONTRATS ET APPELS D'OFFRES ........................................................... 6 5. MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT ...................................................................................... 7 5.1 FACULTÉS D'UTILISER UNE AUTRE LANGUE QUE LE FRANÇAIS ...................................... 7 5.2 IMPOSSIBILITÉ D'UTILISER UNE AUTRE LANGUE QUE LE FRANÇAIS ................................ 8 5.3 EXCEPTIONS DÉJÀ PRÉVUES ................................................................................... 8 6. RÔLES DE L'ÉMISSAIRE ................................................................................................................ 8 7. APPROBATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR ....................................................................................... 8 8. ANNEXE - LISTE DES SITUATIONS DANS LESQUELLES L'ORGANISME PEUT UTILISER UNE AUTRE LANGUE QUE LA LANGUE OFFICIELLE ........................................................................................... 9 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 3 Préambule La Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français a été sanctionnée le 1er juin 2022. Cette loi constitue la plus grande réforme de la Charte de la langue française (RLRQ, chapitre C-11) depuis 1977. Afin que l'État puisse créer un puissant effet de levier en faveur du français à titre de langue officielle et commune du Québec, le devoir d'exemplarité a été inséré dans la Charte de la langue française (Charte). Le Règlement sur la langue de l'Administration (RLRQ, chapitre C-11, r.9.1) et le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration (RLRQ, chapitre C-11, r.5.1) complètent le régime juridique applicable à l'Administration en matière d'utilisation du français. Ils prévoient, en plus de celles prévues dans la Charte, des situations où une autre langue que le français peut être utilisée. Les récentes modifications confèrent de nouvelles obligations à tous les organismes de l'Administration, dont la ville de Waterville, notamment celle prévue à l'article 29.1 de la Charte soit d'adopter une directive particulière, destinée notamment à son personnel afin de lui indiquer les règles de conduite applicables en matière linguistique et les exceptions qu'il peut utiliser dans le cadre de ses fonctions. Cette directive doit s'appuyer sur la cadre juridique établi par la Charte, le Règlement sur la langue de l'Administration ainsi que le Règlement concernant les dérogations au devoir d'exemplarité de l'Administration et les documents rédigés ou utilisés en recherche. La directive doit être adoptée avant le 1er décembre 2024 et transmise au ministre de la Langue française et au commissaire à la langue française. Directive Utilisation d'une langue autre que le français 4 1. OBJECTIF DE LA DIRECTIVE L'objectif de la présente directive est d'encadrer et de préciser les lignes directrices de l'utilisation d'une langue autre que le français au sein de la ville de Waterville. Elle circonscrit le cadre d'utilisation de l'exception afin de toujours favoriser l'utilisation du français. 2. CHAMP D'APPLICATION La directive s'applique à tous les employés et fonctionnaires de la ville de Waterville peu importe leur statut d'emploi. 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX La Politique de l'État (PLE), qui donne les grandes orientations en matière d'exemplarité, a été approuvée par le gouvernement le 22 février 2023. La ville de Waterville est un organisme de l'Administration auquel s'applique la PLE. La ville de Waterville est donc tenue de respecter le devoir d'exemplarité de l'État et, donc, de favoriser l'utilisation du français, même lorsqu'elle a la faculté d'utiliser une autre langue, dans ses communications écrites et orales. Néanmoins, certaines situations font en sorte que nous devions parfois utiliser d'autres langues, notamment dans le cadre de services aux citoyens. La Charte prévoit déjà certaines situations où une autre langue que le français peut être utilisée. La ville de Waterville par l'adoption de la présente directive destinée notamment à son personnel, indique les règles de conduite applicables en matière linguistique au sein de son organisation et les exceptions que le personnel peut utiliser dans le cadre de ses fonctions. Le recours à une autre langue ne doit jamais être systématique. Même lorsque la ville de Waterville dispose d'une faculté d'employer une autre langue, elle doit toujours utiliser le français dès qu'elle l'estime possible. 4. PRINCIPES DIRECTEURS La présente directive est divisée en quatre (4) grands principes directeurs, soient : 1. Langue du travail Toute personne retenue pour un poste au sein de la ville de Waterville doit posséder une maitrise adéquate du français pour remplir ses fonctions. La ville de Waterville peut exiger la connaissance ou un niveau de connaissance particulier d'une langue autre que la langue officielle si cette connaissance est nécessaire pour l'accomplissement des tâches. Cette exigence doit être justifiée selon les critères déterminés par la Loi. Directive Utilisation d'une langue autre que le français 5 Dans la mesure du possible, tous les équipements et outils de travail, y compris le matériel informatique et les périphériques mis à la disposition du personnel, ainsi que les inscriptions et la documentation afférente, doivent être en français ou configurés en français. Les membres du personnel s'expriment en français lors des réunions tenues avec des représentants d'autres administrations publiques ou d'organisations internationales qui ont le français comme langue officielle ou comme langue de travail ainsi qu'avec des représentants d'organismes ou d'entreprises établis au Québec. Ils peuvent cependant s'exprimer dans une autre langue lorsque des interlocuteurs de l'extérieur du Québec participent à ces réunions, si la majorité des personnes présentes ne comprend pas le français et qu'aucun service d'interprétation n'est disponible. Les communications internes doivent être diffusées strictement en français, qu'elles soient transmises par un moyen technologique ou non. De même, tout document qui renferme des renseignements destinés au personnel ou qui se rapporte à une formation, qu'elle soit spécialisée ou relève d'un domaine d'expertise technique et technologique, doit être rédigé en français. Tout document nécessaire à la gestion des ressources humaines est offert en français dès l'entrée en fonction du membre du personnel et en tout temps par la suite. Il en va de même pour la documentation sur les assurances, les conditions de travail, la rémunération, la retraite et la santé des personnes dans l'exercice de leurs fonctions (ergonomie, prévention des accidents, gestion des conflits et du harcèlement, mesures d'urgence, programmes d'aide aux employés, etc.). La même obligation s'applique aux documents relatifs à l'accompagnement des gestionnaires, du personnel (peu importe le statut) et des stagiaires. 2. Service au public Dans ses contacts avec le public, au téléphone ou en personne, le personnel de la ville de Waterville utilise le français pour un premier contact. Il ne doit jamais présumer qu'une personne désire qu'on s'adresse à elle dans une autre langue que le français. Le personnel doit toujours avoir un comportement exemplaire dans l'utilisation du français. Le personnel peut toutefois poursuivre la conversation dans une autre langue si l'interlocuteur en fait la demande ou indique qu'il ne peut pas s'exprimer en français. Le personnel de la ville de Waterville peut utiliser une autre langue que le français uniquement dans les cas exceptionnels prévus par la Charte de la langue française ou son cadre réglementaire. Avant d'utiliser une autre langue que le français, il doit s'assurer, au cas par cas, qu'il est dans une situation exceptionnelle prévue exclusivement à cet effet dans la Charte de la langue française. Directive Utilisation d'une langue autre que le français 6 La Ville de Waterville peut déroger au paragraphe 1 de l'article 13.2 de la Charte des droits et libertés de la personne en utilisant, en plus du français, une autre langue dans ses écrits, dans les cas suivants : - Lorsqu'une question ou une situation où la santé ou la sécurité publique l'exige ; - Lorsqu'une personne autochtone ne parle pas le français ou lorsque la ville de Waterville fournit un service aux organismes visés à l'article 95 de la Charte de la langue française ; - Lorsqu'une personne correspondait en anglais avec la ville de Waterville avant le 13 mai 2021 ; - Lorsque, à la suite d'une demande verbale faite par une personne pour que la ville de Waterville communique avec elle dans une langue autre que le français, la ville de Waterville veut obtenir de la personne les renseignements nécessaires pour établir si, en vertu de la Charte de la langue française, elle a la faculté de communiquer dans cette autre langue avec la personne en question ; - Lorsqu'une personne est déclarée admissible à recevoir l'enseignement en anglais en vertu des dispositions de la section I du chapitre VIII, autres que les articles 84.1 et 85 de la Charte de la langue française ; - Lorsque la ville de Waterville fournit des services pour l'accueil au sein de la société québécoise des personnes immigrantes durant les six premiers mois de leur arrivée au Québec ; - Lorsque la ville de Waterville fournit et reçoit des services et entretient des relations à l'extérieur du Québec ; - Lorsque la ville de Waterville fournit des services culturels et touristiques. 3. Langue des documents, ententes et communications Le français est la langue de rédaction et de diffusion des documents, des ententes et des communications institutionnelles, quel qu'en soit le support. Tout membre du personnel qui rédige un texte destiné à la diffusion publique a la responsabilité de s'assurer de sa qualité linguistique. L'information véhiculée par la Ville sur ses sites Web et dans les réseaux sociaux est, par défaut, en français. La page d'accueil des sites Web et des réseaux sociaux l'est également. Les attestations, certificats et autres décisions écrites sont rédigés en français seulement. Un membre du personnel peut donner verbalement des explications dans une autre langue à une personne qui s'adresse à lui dans cette langue. 4. Langue des contrats et appels d'offres Directive Utilisation d'une langue autre que le français 7 En tant qu'organisme public, la ville de Waterville doit utiliser son pouvoir d'achat de manière à choisir les fournisseurs qui respectent les exigences de la Charte de la langue française. Les contrats et appels d'offres faits au Québec sont en français seulement. Toutefois, une version des documents de l'appel d'offres peut également être produite dans une autre langue lorsque les principaux fournisseurs susceptibles de déposer une soumission sont établis à l'extérieur du Québec. Toute entreprise, personne morale ou association qui sollicite ou obtient un contrat, une subvention ou un avantage, quelle qu'en soit la valeur, doit s'engager à respecter, dans le cadre de l'exécution du contrat ou de l'utilisation de la subvention ou de l'avantage, les dispositions de la Charte de la langue française. Elle doit également s'assurer que ses sous-traitants respectent ces dispositions. 5. MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT 5.1 Facultés d'utiliser une autre langue que le français La ville de Waterville peut utiliser une autre langue que le français uniquement dans les cas exceptionnels prévus par la Charte ou par son cadre réglementaire. Avant d'employer une autre langue que le français, tout employé s'assure, en le vérifiant au cas par cas, qu'il est dans une situation exceptionnelle prévue par la Charte ou par son cadre réglementaire. Il peut en tout temps se référer à l'Émissaire de la langue française désigné par résolution. Conformément au paragraphe 2 de l'article 13.2 de la Charte, une exception permettant à la ville de Waterville de recourir à une autre langue que le français à l'écrit dans une situation lui confère aussi la faculté d'utiliser cette autre langue à l'oral dans la même situation. Cependant, avant d'utiliser une autre langue que le français, la ville de Waterville doit s'assurer que : - tous les moyens raisonnables ont été pris pour utiliser exclusivement le français; - l'utilisation exclusive du français aurait pour conséquence de compromettre sa mission ou le service au citoyen. Le membre du personnel de la ville de Waterville qui communique dans une autre langue que le français en vertu de l'une ou l'autre des dispositions de temporisation du Règlement sur la langue de l'Administration doit aviser la personne avec qui il communique que le recours à cette autre langue est exceptionnel et temporaire. La situation doit être documentée et répertoriée au rapport annuel à cet effet. Directive Utilisation d'une langue autre que le français 8 5.2 Impossibilité d'utiliser une autre langue que le français Lorsqu'un employé constate, après vérification, qu'il n'est pas dans une situation où la Charte ou son cadre réglementaire lui accorde la faculté d'employer une autre langue, il utilise exclusivement le français. 5.3 Exceptions déjà prévues Des exceptions sont déjà prévues dans la Charte. Bien que celles-ci n'ont pas à être présentées dans la directive (car l'utilisation d'une autre langue que le français dans les cas prévus par ces exceptions découle de la reconnaissance et non de la directive), celles-ci sont présentées en annexe afin de concentrer l'information pour faciliter la compréhension et l'application par le personnel de la ville de Waterville. Conformément au paragraphe 2 de l'article 13.2 de la Charte, une exception permettant à l'Administration de recourir à une autre langue que le français à l'écrit dans une situation lui confère également la faculté d'utiliser cette autre langue à l'oral dans la même situation. 6. RÔLES DE L'ÉMISSAIRE L'Émissaire aura comme responsabilité de faire des recommandations ou contrôles de la présente directive et de proposer toute modification, mise à jour ou clarification afin de faciliter son usage et sa compréhension. L'Émissaire a également la responsabilité de remettre aux élus, au plus tard le 31 mars de chaque année, un rapport sommaire quant à la situation du français au sein de l'organisation municipale. Il peut formuler des recommandations au besoin. 7. APPROBATION ET ENTRÉE EN VIGUEUR La présente directive entre en vigueur à la date de son adoption. Elle doit également être approuvée par le ministre de la Langue française. Toute modification à son contenu doit également recevoir les approbations nécessaires. La présente directive est mise à jour au moins tous les cinq (5) ans. Elle peut être révisée avant cette échéance notamment lorsque des changements apportés à la Charte ou de ses règlements doivent être pris en compte ou que des exigences supplémentaires sont jugées nécessaires. Directive Utilisation d'une langue autre que le français 9 ANNEXE Directive Utilisation d'une langue autre que le français 10 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 11 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 12 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 13 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 14 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 15 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 16 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 17 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 18 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 19 Directive Utilisation d'une langue autre que le français 20